Comment ajouter une signature électronique dans Google Forms

Les formulaires en ligne peuvent être utilisés de différentes manières. c’est une solution simple pour collecter des données, que ce soit pour les entreprises, les organisations à but non lucratif et même les particuliers.

Les cabinets médicaux, les prestataires de services de garde d’enfants et les salles de spectacle, par exemple, ne sont que trois types d’entreprises qui peuvent collecter des données avant un événement en envoyant aux participants un lien vers un formulaire.

Cela peut remplacer des processus habituellement réalisés via papier comme les formulaires d’admission ou les dérogations, à condition qu’il y ait une place pour une signature électronique. C’est un mécanisme qui permet d’économiser du temps, de l’argent et, dernièrement, potentiellement de sauver des vies.

Les signatures électroniques permettent aux gens de signer plus facilement des contrats et des documents et de démarrer immédiatement des projets. Lorsque les entreprises adoptent les signatures électroniques, elles constatent une amélioration de 83% dans l’obtention des approbations et économisent 86% sur les coûts des documents.

Pour les entreprises qui ont besoin d’un simple formulaire signé, il est logique d’intégrer la signature électronique dans un formulaire électronique, puis d’envoyer le lien du formulaire à la personne qui doit le signer. Étant donné que Gmail compte plus de 1,5 milliard d’utilisateurs actifs dans le monde, il est logique d’ajouter une signature électronique dans Google Forms, car les utilisateurs peuvent facilement accéder à la plate-forme à partir de leurs comptes Google.

Astuce de pro

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Est-il possible d’ajouter une signature électronique dans Google Forms ?

Si l’on doit croire les forums d’assistance de Google, il n’existe pas de solution simple pour ajouter une signature électronique dans Google Forms. Les utilisateurs ont cherché sur différentes plateformes, y compris sur les marketplaces dédiées aux applis Google, et il semble que rien n’existe.

Techniquement, Google Forms ne dispose pas de fonction de signature électronique ni d’extension pouvant être utilisée à cette fin. De fait, les utilisateurs de Google Forms ont recours à des solutions de contournement, par exemple en incluant un champ permettant aux utilisateurs de saisir leurs initiales pour indiquer qu’ils acceptent cela comme alternative à la signature électronique.

Le problème avec l’utilisation d’un champ pour que les gens saisissent leurs initiales ou leur nom ou l’ajout d’une case à cocher, est qu’il n’y a pas de véritable signature électronique, juste un système basé sur une déclaration sur l’honneur. Il ne confirme pas l’identité de la personne qui signe le document de manière significative.

Les logiciels de signature électronique comme DocuSign et Adobe Sign génèrent un certificat de sécurité qui comprend des informations traçables – qui a signé le document, quand il l’a signé et où il l’a signé – qui comprend généralement l’adresse IP du signataire. Ce logiciel est conforme à l’US ESIGN Act et à l’Uniform Electronic Transactions Act (UETA) afin que, en cas de question ou de litige concernant le document, la signature puisse être vérifiée.

Avec une solution de contournement, des éléments importants de ESIGN et UETA ne sont pas réunis et des problèmes peuvent survenir. Vous n’aurez pas d’enregistrement qui spécifie comment la signature a été créée, ni de texte ou de graphisme ajouté à l’enregistrement signé pour prouver qu’il a été signé avec une signature électronique. Cela laisse beaucoup de marge de manœuvre aux gens pour se retirer des contrats ou prétendre qu’ils ne comprennent pas un contrat.

Comment vous assurer que votre signature électronique est valide

Pour ceux qui veulent s’assurer que les signatures électroniques sur leurs formulaires sont légales, utiliser Google Forms n’est peut-être pas la meilleure solution. Comme il n’y a aucun moyen d’ajouter un champ de signature électronique dans Google Forms, cela peut valoir la peine de chercher ailleurs  pour générer des formulaires qui nécessitent une signature – idéalement, en choisissant un fournisseur de formulaire qui peut s’intégrer à la plate-forme de signature électronique de votre choix.

Il existe de nombreux widgets de signature électronique qui peuvent être intégrés dans des formulaires : celui que vous allez utiliser dépend de vos préférences personnelles. Les programmes suivants fournissent tous les fonctions requises pour se conformer aux lois applicables aux signatures électroniques :

Ajouter des signatures électroniques aux formulaires

La création de formulaires en ligne incluant des signatures électroniques est un processus assez simple. Recherchez un fournisseur de formulaires qui vous permet de déplacer des champs dans vos formulaires par glissé-déposé. Le générateur de formulaires doit également avoir des modèles qui vous aident à créer des formulaires en ligne, ce qui vous fera gagner du temps et vous permettra d’envoyer des documents aux clients et prospects beaucoup plus rapidement.

Assurez-vous qu’il est facile d’ajouter des signatures électroniques à vos formulaires. Lorsque vous examinez les solutions de signature électronique et les fournisseurs de formulaires, privilégiez un processus simple. Idéalement, vous devriez pouvoir ajouter la signature électronique aussi rapidement que vous le feriez pour tout autre élément de formulaire, comme une case à cocher.

S’il n’existe pas de solution simple pour ajouter un champ de signature électronique à Google Forms, vous pouvez toujours faire signer vos formulaires électroniques. Il vous suffit de choisir un fournisseur qui dispose d’un widget pour les signatures électroniques ou qui vous permet d’intégrer un widget du fournisseur de signature électronique que vous souhaitez utiliser.

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