Les étapes pour planifier des rendez-vous avec Google Forms
- Créer un formulaire Google Forms
- Configurer les champs de rendez-vous
- Supprimer les créneaux horaires qui ne sont plus disponibles
Tutoriel interactif étape par étape
Lorsqu’un client ou un patient souhaite fixer un rendez-vous, il est beaucoup plus pratique de le laisser choisir un créneau disponible que de multiplier les échanges d’emails pour trouver une date qui convienne à toutes les parties. La méthode la plus simple consiste à créer un formulaire Google dédié à la prise de rendez-vous.
Google Forms permet de centraliser toute la gestion des disponibilités, surtout si vous utilisez déjà Google Agenda pour suivre vos rendez-vous. L’outil se partage facilement et la plupart des gens le connaissent déjà.
Découvrez dans cet article comment utiliser un formulaire Google Forms pour planifier des rendez-vous, ainsi qu’une alternative plus performante que Google Forms : Jotform.
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Créer un formulaire de planification de rendez-vous avec Google Forms
Pour créer un planning de rendez-vous à l’aide de Google Forms, plusieurs étapes sont nécessaires. Cela implique notamment l’installation d’extensions et le téléchargement de fichiers sur votre ordinateur. Assurez-vous donc de disposer des droits d’accès requis avant de commencer.
Si vous recherchez une autre solution de création de formulaires au sein de Google Workspace, sachez que le générateur de formulaires Jotform est proposé gratuitement et constitue une alternative intéressante.
1. Créez un formulaire Google Forms
Pour commencer, accédez au site Google Forms et créez un formulaire vierge. Ajoutez ensuite les champs dont vous avez besoin. Par exemple, une question à choix multiples pour que les utilisateurs précisent le type de service qu’ils souhaitent, ainsi que des champs de réponse courte pour recueillir leurs coordonnées.
2. Configurez les champs de rendez-vous
Ensuite, vous passerez à la création d’une question – à choix multiples ou sous forme de liste déroulante – qui rassemblera tous les créneaux horaires proposés à vos clients ou usagers, en fonction de ce que votre structure offre habituellement.
Vous pouvez également structurer votre formulaire de la manière suivante : demandez d’abord aux répondants de choisir le jour de la semaine qui les arrange, puis utilisez une logique conditionnelle pour leur afficher les créneaux horaires correspondant à ce jour.
3. Supprimez les créneaux horaires qui ne sont plus disponibles
Si vous souhaitez pouvoir bloquer les créneaux horaires déjà réservés par vos clients, découvrez comment ajouter Choice Eliminator à Google Forms afin d’éviter les conflits de réservations.
Ce module complémentaire est disponible sur la Google Workspace Marketplace. Une fois installé, intégrez-le à votre formulaire à l’aide de l’icône représentant une pièce de puzzle située en haut de celui-ci afin de finaliser la configuration de votre formulaire Google Forms pour la planification de rendez-vous.
Si vous avez besoin d’explications plus détaillées pour créer une feuille d’inscription avec Google Forms, consultez notre guide dédié, il couvre l’intégralité du processus de configuration étape par étape.
Utiliser Jotform pour planifier des rendez-vous
Contrairement à Google Forms, l’outil de création de formulaires en ligne de Jotform permet de personnaliser entièrement votre formulaire de planification de rendez-vous tout en simplifiant le paramétrage des créneaux. Il suffit de sélectionner l’élément Rendez-vous lors de la création de votre formulaire avec Jotform pour intégrer un calendrier affichant les disponibilités pour chaque jour. Vous pouvez alors définir des conditions telles que la durée des créneaux ou encore les dates de congé à exclure.
L’élément Rendez-vous affiche automatiquement uniquement les créneaux horaires disponibles. Chaque réponse est ensuite conservée sur la plateforme Jotform. Vous pouvez également encaisser le paiement directement depuis le même formulaire, grâce aux intégrations de Jotform avec les passerelles de paiement les plus populaires.
Si vous souhaitez que vos rendez-vous soient automatiquement transférés dans votre calendrier Google Agenda, une intégration est également disponible. L’intégration Google Agenda de Jotform crée automatiquement un événement dans votre calendrier pour chaque formulaire de rendez-vous rempli et soumis par vos clients.
Conseil de pro
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Migrez vos formulaires Google Forms vers Jotform en un seul clic
Vous souhaitez essayer Jotform mais craignez de devoir recréer vos formulaires Google Forms existants ? Bonne nouvelle ! Nul besoin de tout recommencer. Grâce à l’outil d’importation Google Forms de Jotform, vous pouvez migrer vos formulaires Google Forms vers Jotform en quelques minutes.
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N’hésitez pas à consulter également le guide de Jotform dédié à Google Forms.
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