Nouvelle fonctionnalité : creez des PDFs protégés par mot de passe pour les soumissions par email

Vous nous l’avez demandé et nous l’avons fait – JotForm vous propose désormais une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de définir un mot de passe pour les PDF joints aux emails liés aux soumissions de formulaires.

De nombreuses organisations (agences immobilières, cabinets d’avocats,  établissements d’enseignement,etc.) collectent des informations sensibles auprès de leurs clients. Cela peut être des adresses personnelles, des numéros de téléphone, des informations bancaires ou des numéros de sécurité sociale.

Les entreprises qui collectent ce genre de données doivent veiller à ce que les données collectées ne tombent pas entre de mauvaises mains. Pour éviter cela, la meilleure solution reste de privilégier la protection par mot de passe pour envoyer des fichiers PDF par email.

L’utilisation de cette fonctionnalité est une solution gagnant-gagnant car 1) elle est facile à mettre en œuvre et 2) elle augmente la confidentialité de vos informations. Lorsque vous ajoutez un mot de passe à vos fichiers PDF avant d’envoyer les soumissions par email, vous protégez les informations à chaque étape du processus et vous vous assurez qu’elles ne sont vues que par les personnes qui sont censées les voir.

Mais soyons clairs, cette fonctionnalité ne protège que le PDF joint. Le corps de l’email n’est pas chiffré par défaut, vous devez donc activer le chiffrement du formulaire pour vous assurer que le corps de l’email est protégé.

Il existe diverses raisons pour lesquelles une entreprise peut avoir besoin d’une plus grande confidentialité autour de certains de ses documents sensibles. Il peut s’agir de discussions autour d’un accord commercial confidentiel, de traiter des informations personnelles ou de collecter des données privées.

Même si vous ne traitez pas d’informations personnelles ou privées, ajouter un mot de passe supplémentaire peut représenter un avantage supplémentaire car cela signifie que toutes vos bases sont couvertes.

Voici comment configurer la mise en place du mot de passe :

1. Allez dans votre formulaire et cliquez sur “Paramètres” dans la barre de navigation. Une fois là, allez dans le panneau latéral gauche et cliquez sur “Emails”. Ensuite, cliquez sur l’icône “modifier”(en forme de crayon). 

2. Cliquez sur le bouton “Avancé”.

3. Basculer l’interrupteur “Pièce jointe PDF” sur “Oui”.

4. Cochez la case qui indique, “Activer la protection par mot de passe”.

  5. Saisissez le mot de passe choisi dans la zone de texte.  

  6. Et enfin, sauvegardez les changements en cliquant sur “Enregistrer”.  

Et voilà ! Utilisez cette fonctionnalité pour vous assurer que vos pièces jointes PDF incluses avec les emails de soumission sont aussi sécurisées que possible.

Cette nouvelle fonctionnalité vous intéresse-t-elle ? Fonctionne-t-elle pour vous ? Faites-nous part de votre avis dans les commentaires ci-dessous !

Vous cherchez à transformer vos données en documents ? Consultez notre guide sur comment modifier un PDF à grande échelle.

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