Recruter un(e) hygiéniste ou un(e) responsable d’accueil pour votre cabinet dentaire est la partie facile. C’est la période qui suit l’envoi de la lettre d’offre que la plupart des cabinets perdent discrètement du temps.
Les formalités administratives liées à l’embauche dans les cabinets dentaires sont particulièrement lourdes. Elles comprennent les attestations de formation HIPAA, la documentation OSHA relative aux agents pathogènes à diffusion hématogène, la vérification des licences et des certifications, ainsi que le consentement à la vérification des antécédents, sans oublier les formulaires fiscaux et d’avantages sociaux standards dont tout employeur a besoin.
Lorsque toute cette documentation est éparpillée entre des fils d’e-mails, des dossiers papier et le souvenir de quelqu’un quant à savoir si tel document a été signé, l’intégration s’étire de quelques jours à quelques semaines, et des lacunes de conformité apparaissent.
La formation continue ajoute une couche supplémentaire. Les cabinets dentaires doivent suivre qui est à jour sur les protocoles de contrôle des infections, qui a besoin d’une remise à niveau HIPAA, et qui doit renouveler sa certification de RCP. Et ils doivent prouver que le personnel est à jour en matière de formation, en cas d’inspection ou d’audit du conseil professionnel.
La planification est un casse-tête à part entière. Entre les hygiénistes, les assistant(e)s et la couverture de l’accueil répartis sur plusieurs fauteuils (ou plusieurs sites pour les grands groupes), les échanges de postes et les demandes de congés gérés par message texte se transforment en un manque de personnel que personne n’avait vu venir, jusqu’à ce que le patient soit déjà installé dans le fauteuil.
C’est là que la plupart des cabinets utilisent encore des outils conçus pour le travail posté dans le commerce de détail, et non pour la conformité dans le secteur de la santé, ou n’utilisent aucun outil de planification du tout.
Un flux de travail d’intégration numérique peut acheminer automatiquement chaque nouvelle recrue à travers la même séquence : formulaires, signatures électroniques, collecte de documents et un registre clair attestant que tout ce qui était requis a bel et bien été réalisé, dans l’ordre et dans les délais.
Le suivi de la formation et des certifications peut se faire de la même manière, avec des rappels envoyés avant qu’un document n’expire plutôt qu’après. Et les formulaires de planification du personnel et de demande de congés remplacent la discussion de groupe par quelque chose de réellement traçable et que les responsables peuvent consulter d’un coup d’œil.
Jotform Entreprise permet aux cabinets dentaires de créer tout cela sans écrire une seule ligne de code : des formulaires d’intégration compatibles HIPAA, Jotform Sign pour chaque signature électronique requise, et des flux de travail qui maintiennent les dossiers de formation prêts pour un audit plutôt que dispersés. Les bonnes équipes ne fonctionnent pas sur de bonnes intentions. Elles fonctionnent sur des systèmes qui font du bon déroulement des choses la norme par défaut.
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