10 conseils pour passer à des réunions sans papier

Il y a tant de personnes qui travaillent à domicile maintenant que les réunions sont passées d’une salle physique à une salle virtuelle. De fait, ne plus avoir recours au papier n’est plus seulement un objectif noble : dans un monde désormais dominé par la réunion en visioconférence, le papier n’est même plus une option.

C’est finalement une excellente conséquence positive à la situation, dont nous devrions nous féliciter. Pendant trop longtemps, le papier était un mal nécessaire de la vie de bureau – coûteux, responsable d’un important gaspillage, encombrant et faisant perdre un temps énorme à ceux qui étaient chargés d’imprimer, d’assembler et de distribuer des documents aux équipes.

Des études montrent que 30% des documents imprimés ne sont même jamais récupérés de l’imprimante. Une erreur embarrassante pour les employés et qui peut mettre sérieusement en danger la sécurité de votre entreprise.

Avons-nous même besoin de mentionner le coût que tout ce papier représente pour l’environnement ? Faire disparaître les ordres du jour imprimés et les monceaux de documents n’est pas seulement une aubaine pour la planète ; cela signifie également plus d’économie pour votre entreprise.

Les réunions entièrement numériques, sans distraction liée aux documents papier, peuvent vous faire économiser de l’argent, augmenter la productivité et rendre le lieu de travail plus sécurisé. Mais si vous avez l’habitude de distribuer des documents à chaque réunion et de rédiger vos notes sur papier pour en conserver une trace écrite, faire le chemin vers un avenir sans papier n’est pas toujours évident.

Nous avons compilé 10 conseils pour vous aider à vous débarrasser du papier et à adopter une manière plus écologique, plus propre et plus rentable de gérer une réunion :

  • Les réunions productives commencent avant qu’une seule personne ne soit entrée dans la salle (ou ne se connecte, si vous êtes passé aux visioconférences). Rédigez votre ordre du jour dans un document partageable que les parties concernées peuvent examiner et commenter avant d’envoyer l’invitation à la réunion. Cela rendra votre réunion plus pertinente tout en augmentant l’engagement au sein de votre équipe.
  • Joignez l’ordre du jour de la réunion et tous les autres documents et présentations importants à l’invitation, afin que tous ceux qui sont invités à la réunion sachent à quoi s’attendre.
  • Si vous avez des documents imprimés que vous souhaitez partager, numérisez-les et convertissez-les en PDF plutôt que de distribuer des copies papier.
  • La recherche montre que réaliser des brainstorming silencieux est plus efficace que si tout le monde cherche à faire bruyamment entendre ses idées. Utilisez un générateur de formulaires en ligne comme JotForm pour collecter des idées individuelles qui peuvent être partagées avec le groupe pour discussion.
  • Dites simplement non aux blocs-notes. Encouragez les personnes présentes à votre réunion à prendre des notes dans une application comme Evernote ou OneNote, plutôt que sur un bloc papier. Cela peut également faciliter le partage de notes une fois la réunion terminée.
  • Si vous aimez esquisser des idées et des plans sur un tableau blanc, prenez une photo du tableau à la fin de la réunion et partagez-la avec le groupe dans votre rapport de suivi. De nombreuses plateformes de visioconférence proposent des tableaux blancs virtuels qui peuvent être partagés et enregistrés.
  • Réfléchir en groupe est souvent considéré comme un ennemi de l’innovation, mais les employés manquent souvent de confiance en eux ou dans leurs idées pour exprimer ces mêmes idées originales devant leur équipe. Pour évaluer l’intérêt pour les idées controversées, vous pouvez rédiger une enquête rapide qui permettra à votre équipe de voter de manière anonyme.
  • N’oubliez pas de faire un suivi. Une fois la réunion terminée, partagez les notes et les prochaines étapes avec votre équipe afin que chacun soit parfaitement au fait de ce qui est attendu. Envisagez de partager des documents pertinents avec des personnes qui n’étaient pas à la réunion mais qui pourraient tirer bénéfice d’un récapitulatif.       
  • Demandez des avis. Envisagez d’envoyer un court sondage en trois questions après la réunion pour découvrir ce qui fonctionne, ce qui doit être amélioré et les suggestions que votre équipe pourrait avoir à vous faire. 

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