JT’s Landscape Maintenance di Waterford Township, Michigan, adalah bisnis keluarga kecil. Stafnya biasanya memiliki lebih banyak pekerjaan daripada waktu yang mereka miliki untuk menyelesaikannya. Jadi, menghemat waktu yang dapat digunakan untuk mengejar lebih banyak pekerjaan benar-benar membuat perbedaan pada keuntungan.
Di masa lalu, bisnis ini mengandalkan kombinasi kertas dan map berkas untuk melacak pekerjaan. Namun suatu hari saat kunjungan kerja, seorang calon pelanggan meminta estimasi. Ternyata pada hari itu, anggota tim JT’s tidak membawa salinan kertas formulir estimasi. Itu adalah momen yang menyadarkan.
Dalam mencari solusi, staf JT’s menemukan Jotform melalui pencarian Google. Ketika mereka menyadari bahwa mereka dapat mendigitalkan semua formulir kertas mereka menggunakan Editor PDF Jotform, mereka mengganti proses manual mereka dengan kombinasi formulir online, Aplikasi Jotform, Agen AI, fitur kalkulasi, dan alat kolaborasi.
Sejak memanfaatkan Jotform awal tahun ini, JT’s Landscape Maintenance telah membuka peluang pendapatan baru, menghemat waktu, dan meningkatkan koordinasi tim.
JT’s Landscape Maintenance + Jotform: Hasil sekilas
$120.000 per tahun dalam potensi pendapatan
Staf menggunakan AI App Builder untuk membuat pusat kolaborasi yang membebaskan tim JT’s untuk mengambil pekerjaan baru. Mereka memperkirakan pekerjaan tambahan ini akan menghasilkan hingga $10.000 pendapatan bulanan.
Penghematan $3.000+ per tahun
Mendigitalkan estimasi dan faktur mengurangi biaya perlengkapan kantor sekitar $260 per bulan — dana yang kini digunakan untuk makan siang karyawan.
Koordinasi tim yang lebih baik
Alur kerja seluler JT’s meningkatkan visibilitas, komunikasi, dan efisiensi di seluruh pekerjaan.
Bisnis yang berkembang terhambat oleh proses berbasis kertas
Selama bertahun-tahun, JT’s Landscape Maintenance mengandalkan formulir kertas, estimasi tulisan tangan, dan koordinasi manual untuk menangani operasi sehari-hari. Namun seiring bisnis mulai berkembang, tim yang erat ini merasa semakin sulit untuk
- Menstandarkan harga
- Membuat estimasi di lokasi dengan cepat
- Menjaga dokumen kantor tetap terorganisir
- Mengoordinasikan tim lapangan di berbagai pekerjaan
Jonathan Dickman, penasihat operasi hybrid dan “pisau Swiss Army” perusahaan, tahu bahwa tim membutuhkan sistem yang lebih dapat diskalakan.
“Kami berbasis kertas,” tegas Dickman. “Semuanya [ada] di map berkas dan amplop manila…. Itu menjadi terlalu berantakan bagi kami.”
JT’s menemukan bahwa ketergantungannya pada kertas menyebabkan harga dan estimasi yang tidak konsisten, serta jadwal pelanggan yang tidak teratur.
Di balik permukaan ada masalah terkait lainnya, seperti tidak adanya cara mudah untuk melatih staf baru, berbagi pengetahuan institusional, atau memastikan keamanan informasi pelanggan.
Memusatkan operasi dengan AI App Builder
Proses merapikan dimulai dengan Dickman mencari PDF yang dapat diedit secara online. Itu membawanya ke Editor PDF Jotform, dan dari sana, ia mencari cara untuk mengintegrasikan Jotform secara efektif ke bagian lain dari bisnis.
Ia mengalami momen pencerahan ketika menyadari bahwa membuat aplikasi dapat menyelesaikan dua masalah sekaligus: cara membuat estimasi dengan mudah di lapangan dan cara membuat semua anggota tim memiliki pemahaman yang sama secara operasional.
Dickman menggunakan Aplikasi Jotform untuk membuat aplikasi internal khusus yang dapat diakses tim di seluruh operasi seluler.
Di antara sumber daya lainnya untuk karyawan, aplikasi ini mencakup
- Kalkulator material
- Panduan estimasi
- Lembar waktu karyawan
- Catatan klien yang dapat dicari
Menggunakan AI untuk menyederhanakan estimasi berbasis aplikasi
Dickman menemukan betapa mudahnya menyesuaikan aplikasi yang awalnya ia buat (serta alur kerja yang ia dan staf butuhkan) — tanpa pengetahuan coding apa pun.
Alih-alih merancang semuanya secara manual — seperti membuat tab terpisah di dalam aplikasi untuk tata letak berbeda dan navigasi yang lebih mudah — ia cukup menjelaskan penyesuaian yang ia inginkan kepada pembuat AI Jotform.
“Ini benar-benar mulus,” kagum Dickman. “Saya akan benar-benar mendengarkan apa yang [Podo] katakan dan rekomendasi penyempurnaannya. Begitulah cara saya mendapatkan semua fitur keren itu.”
Ia menemukan bahwa sifat pembuat AI yang memandu sendiri membantunya mengembangkan aplikasinya dari dasar menjadi canggih, termasuk fitur yang lebih canggih seperti kalkulator material.
Sebagai bagian penting dari pembuatan estimasi, kalkulator material membantu tim lapangan JT’s secara otomatis menghitung biaya material lanskap khusus berdasarkan volume tanah, kebutuhan mulsa, estimasi rumput, dan tonase batu/granit.
Staf kemudian dapat membawa informasi tersebut ke toko perlengkapan untuk mendapatkan apa yang mereka butuhkan, menghemat waktu dan menstandarkan pembuatan estimasi sekaligus.
Kini, alih-alih mengandalkan satu orang untuk estimasi, penjadwalan rute, penetapan harga, atau koordinasi proyek, Dickman menekankan bahwa “semua orang memiliki akses ke sumber daya yang sama secara real-time…. Ini menyelaraskan semua orang secara bersamaan.”
Menciptakan peluang bisnis baru dengan mengganti kertas
Dengan mengubah proses berbasis kertas menjadi aplikasi bertenaga AI yang kaya sumber daya, JT’s Landscape Maintenance dapat memanfaatkan peluang bisnis baru (dan signifikan), mengurangi beban administrasi, dan memberi tim lapangan sumber daya yang mereka butuhkan untuk bekerja secara mandiri.
JT’s mengubah potensi bisnisnya dengan dua cara spesifik dengan bantuan AI App Builder Jotform:
- Peningkatan potensi pendapatan: Menghemat perkiraan lima jam per minggu memungkinkan perusahaan untuk mengambil pekerjaan baru, setara dengan $10.000 pendapatan bulanan tambahan. Selain itu, mereka menghemat lebih dari $3.000 dengan mendigitalkan dokumen dan alur kerja.
- Koordinasi tim yang lebih baik: Alur kerja seluler bersama perusahaan meningkatkan visibilitas, efisiensi, dan komunikasi di seluruh pekerjaan, mengurangi kebingungan secara menyeluruh.
Perusahaan juga diberdayakan untuk menyarankan peluang upsell di lokasi, menjawab pertanyaan operasional secara real-time, dan membimbing karyawan baru — yang belum terbiasa dengan percakapan penjualan pada umumnya — menggunakan petunjuk dari “Grizz,” Agen AI Jotform-nya.
Hasil dari mengintegrasikan agen dalam alur kerja sehari-hari perusahaan adalah onboarding karyawan yang lebih cepat serta dukungan di dalam maupun di luar lapangan.
Bisnis kecil dengan alur kerja tingkat enterprise
JT’s Landscape Maintenance mengubah operasinya dari koordinasi berbasis kertas menjadi sistem digital yang terhubung dan bertenaga Jotform AI. Ekosistem digitalnya kini membantu perusahaan memanfaatkan bisnis baru, menyederhanakan alur kerja, dan memberdayakan karyawan.
Seperti yang dikatakan Dickman, “Ini benar-benar hal yang indah.”
Kirim Komentar: