Columbia County School District (CCSD) di Georgia punya 31 sekolah, mulai dari tingkat SD sampai SMA. Misi distrik ini adalah melibatkan, memperkaya, dan menginspirasi hampir 30.000 siswanya. Untuk mendukung misi itu, para staf di CCSD mengandalkan banyak sekali jenis formulir. Tak lama berselang, sebagian besar formulir tersebut masih berupa kertas.
Alur persetujuan hampir tak bisa dilacak dan butuh waktu terlalu lama untuk diselesaikan. Para pendidik harus menyisir email dan mencari untaian pesan yang panjang hanya untuk tetap mendapat informasi terbaru.
“Formulir kertas selalu menyita waktu,” kata Joahn Sperry, business systems analyst di CCSD. “Anda mengirimkannya lewat surat antarkantor atau menyerahkannya langsung — rasanya kuno sekali sekarang.”
Kami berurusan dengan software yang bikin Anda ingin mencongkel mata sendiri karena fungsinya tertinggal jauh,” ujarnya. “Jotform berhasil mengikuti perkembangan zaman dengan baik.
Joahn Sperry, Business Systems Analyst, CCSD
Para administrator CCSD mencari solusi yang lebih baik dan menemukan Jotform Enterprise. Kini formulir online mudah dibuat dan dibagikan. Mengisinya pun jadi lebih gampang. Data tanggapan tertata rapi dan bisa diurutkan. Karena alur kerjanya otomatis, semuanya rampung lebih cepat. Tim administrasi bisa melihat dengan jelas status setiap persetujuan, dan untaian email yang panjang kini sudah tak lagi diperlukan.
“Apakah hidup jadi lebih mudah dengan Jotform? Ya, 100 persen,” kata Sperry.
Case study results at a glance
Kolaborasi di 31 sekolah
3.600 karyawan, termasuk 1.800 guru kelas, merasakan manfaat setelah beralih dari formulir kertas.
45.000 tanggapan dan terus bertambah
Berkat alur kerja yang lebih ringkas, hampir 30.000 siswa punya lebih banyak waktu berkualitas bersama para pendidik.
Dari untaian email berisi 15 pesan menjadi satu sumber kebenaran
Jotform membuat pelacakan data jadi sederhana dan menghapus email yang tak perlu dari setiap alur kerja.
Serba tak teratur
Distrik ini sebenarnya sudah punya sistem digital untuk urusan HR, penggajian, dan dokumentasi kepatuhan. Namun seperti yang dijelaskan Sperry, sebuah distrik sekolah berjalan dengan jauh lebih banyak hal ketimbang alur kerja khusus itu saja.
“Ada ribuan formulir bisnis umum yang Anda butuhkan hanya untuk menjalankan semuanya,” katanya, sambil menyebut formulir pengajuan izin parkir untuk siswa SMA dan formulir izin karyawisata.
Dengan begitu banyak formulir yang dipakai, tanggapan nyaris mustahil dilacak. Ini jadi masalah besar terutama untuk alur persetujuan perangkat lunak. “Situasinya sudah seperti ladang tanpa aturan. Sekolah-sekolah meminta atau bahkan menerapkan aplikasi perangkat lunak tanpa proses pemeriksaan resmi,” kata Sperry.
Sperry dan Karin Edwards, sekretaris eksekutif, bercerita bahwa butuh 15 pertukaran email atau lebih hanya untuk menyelesaikan satu permohonan persetujuan. “Kami melakukannya lewat pertukaran email, tapi kami tak punya jejak dari proses yang sebenarnya,” ujar Sperry. “Kami bisa menyimpan email-nya, tapi itu tidak benar-benar membantu kami melacak [prosesnya].”
Tanpa jejak audit, para pemangku kepentingan tak bisa tahu apakah sebuah permohonan disetujui atau ditolak. Bagi distrik dengan 3.600 karyawan, termasuk 1.800 guru kelas, alur kerja yang merepotkan ini terus menumpuk — dan membebani para pendidik dengan terlalu banyak pekerjaan yang menyita waktu.
Distrik ini perlu mengambil kembali kendali dan mencegah perangkat lunak digunakan tanpa persetujuan resmi. Sperry pun memulai dengan membuat alur kerja proses persetujuan perangkat lunak menggunakan Jotform Enterprise.
Menyeimbangkan teknologi: integrasi Google dan Microsoft dari Jotform menyiapkan siswa untuk lingkungan pascakelulusan yang serbabisa
Kita punya banyak pilihan soal teknologi yang kita pakai sehari-hari. Hal yang sama juga berlaku bagi lembaga pendidikan. Sebagian bekerja di lingkungan Google, sementara yang lain menggunakan Microsoft.
Integrasi Jotform sejalan dengan strategi CCSD untuk menyiapkan siswa agar mahir menggunakan kedua sistem operasi. Saat dibutuhkan, administrator bisa memindahkan data tanggapan secara otomatis ke Google Sheets atau Microsoft Excel lewat integrasi Google dan Microsoft dari Jotform.
“Kelas K–5 memakai Google Classroom,” kata Sperry. “Tapi mulai kelas enam ke atas, kami menyisipkan Microsoft. Dengan begitu, saat siswa lulus, mereka jadi pembelajar yang lebih seimbang.”
Jotform punya ratusan integrasi. Dan dengan webhook Jotform, hampir tak ada batas untuk aplikasi eksternal mana saja yang bisa terhubung ke Jotform.
Solusi digital yang sederhana
Ketika Sperry mulai membuat alur kerja, Pembuat Alur Kerja tanpa kode dari Jotform membuat prosesnya jadi mudah. Ia bisa menyusun alur kerja sendiri tanpa menambah beban tim ITnya.
Alur permintaan perangkat lunaknya dimulai dari sebuah formulir yang mengumpulkan informasi yang ia butuhkan, misalnya departemen mana yang mengajukan permintaan. Logika bersyarat mengarahkan tanggapan ke pemangku kepentingan dan departemen yang tepat, sehingga semua orang tetap mendapat informasi.
“Sekarang pengguna diarahkan untuk mengisi informasi tertentu di dalam formulir. Permintaan itu masuk ke saya untuk diperiksa,” kata Sperry. “Saya menghubungi perusahaan perangkat lunaknya, mengevaluasi [perangkat lunak itu], lalu [permintaan tersebut] bergerak melewati proses persetujuan ke berbagai pihak yang berwenang.”
Edwards, yang membantu mengelola alur permintaan perangkat lunak, sangat menghargai transparansi baru dalam proses persetujuan. “Dulu, ada saja orang yang tidak membalas email terbaru,” jelasnya. “Anda tidak punya seluruh alurnya dalam satu tempat. Sekarang, semuanya ada di situ.”
Karena alur kerjanya mudah dilacak, Sperry bisa memastikan kembali keputusan-keputusan di masa lalu. “Ini mungkin sudah menyelamatkan saya satu dua kali, saat saya bisa bilang, ‘Tidak kok, kita memang sudah melakukan ini, dan ini buktinya,’ ” ujarnya.
Apakah hidup jadi lebih mudah dengan Jotform? Ya, 100 persen.
Joahn Sperry, Business Systems Analyst, CCSD
Distrik ini juga memperbaiki proses pengajuan cuti profesionalnya dengan Jotform. Sebelumnya, alur kerja ini masih memakai kertas. Menurut Sperry, mengubah formulir kertas menjadi alur kerja online dengan Jotform jauh lebih mudah dibanding memakai perangkat lunak lain yang diandalkan distrik.
“Kami berurusan dengan perangkat lunak yang bikin Anda ingin mencongkel mata sendiri karena fungsinya tertinggal jauh,” katanya. “Jotform berhasil mengikuti perkembangan zaman dengan baik.”
Jotform Enterprise membantu Sperry dan timnya membuat alur kerja rumit yang ternyata sangat sederhana untuk dikelola. “Kalau saya bisa masuk ke sana dan dalam beberapa jam saja sudah bisa membuat sesuatu, lalu bisa melihat riwayatnya, itu luar biasa.”
Ingin mengirim data tanggapan Anda ke Excel? Coba integrasi Excel kami.
Lebih sedikit pekerjaan menyita waktu, lebih banyak pekerjaan bermakna
Dengan mendigitalkan jejak kertas dan untaian email yang dulu “serba tak teratur”, Columbia County School District telah mengganti proses yang berserakan dengan alur kerja yang ringkas dan transparan. Jotform Enterprise membuat rantai email panjang jadi masa lalu, dan jejak audit yang terpusat memastikan akuntabilitas di seluruh 31 sekolah.
Setelah lebih dari 45.000 tanggapan, distrik ini terus meninggalkan formulir kertas dan tindak lanjut manual yang tidak efisien, dan beralih ke solusi tanpa kode yang gesit. Hasilnya? Para pendidik jadi lebih sedikit menghabiskan waktu untuk melacak persetujuan dan mengejar dokumen — dan punya lebih banyak waktu untuk melibatkan, memperkaya, dan menginspirasi 30.000 siswa mereka.
Bagikan kisah Anda
Ceritakan apa yang berhasil dicapai tim Anda dengan Jotform Enterprise. Ajukan studi kasus.
Kirim Komentar: