Kitchener-Waterloo Multicultural Centre + Jotform Enterprise: Hasil sekilas
Penghematan biaya tahunan
$100.000
Jumlah pengiriman formulir
35.000+
Jumlah integrasi formulir
4 (Microsoft Power Automate, Mailchimp, Google Sheets, dan webhook)
Sejak 1967, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre (KWMC) di Ontario telah menjadi pusat dukungan bagi para imigran, pengungsi, mahasiswa internasional, dan anggota masyarakat di seluruh wilayah tersebut.
Organisasi ini menawarkan layanan permukiman, bantuan ketenagakerjaan, program bahasa, serta layanan interpretasi dan penerjemahan. Mereka juga menyelenggarakan salah satu festival multikultural terbesar di Kanada setiap tahun, yang mempertemukan puluhan ribu orang untuk merayakan keberagaman.
Di balik semua dampak itu ada tim nirlaba kecil yang berkomitmen untuk mengurangi hambatan dan membantu para pendatang baru berkembang. Seperti banyak organisasi di sektor ini, mereka membutuhkan sistem yang dapat mengimbangi skala pekerjaan mereka yang terus berkembang.
Di sinilah Jotform Enterprise berperan.
Menghilangkan hambatan yang memperlambat pekerjaan misi
Sebelum mengadopsi Jotform Enterprise, permintaan layanan penerjemah lisan di KWMC sebagian besar ditangani melalui telepon.
Staf akan menerima panggilan, mencatat detail, menindaklanjuti dengan penerjemah, dan mendokumentasikan semuanya setelahnya. Cara ini sempat berjalan baik — tetapi seiring meningkatnya permintaan, prosesnya menjadi tidak efisien dan sulit dikelola.
Organisasi ini membutuhkan cara yang lebih baik untuk mengumpulkan informasi yang tepat sejak awal. Detail seperti durasi janji temu, persyaratan bahasa, kebutuhan penjadwalan, dan lokasi sangat penting untuk mengoordinasikan layanan penerjemah secara efektif.
Pada saat yang sama, sebagai organisasi nirlaba kecil, mereka memiliki filosofi pengadaan yang sederhana. Seperti yang dijelaskan oleh Direktur Keuangan dan Layanan Bisnis Mac Summers, pendekatan staf sangat sederhana: pilih pemimpin pasar. Dalam bidang formulir dan alur kerja, pemimpin itu adalah Jotform.
Saya pasti merekomendasikannya.
Mac Summers, Direktur Keuangan dan Layanan Bisnis, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Mengotomatiskan proses manual untuk mempercepat alur kerja
Dengan Jotform Enterprise, KWMC membangun sistem yang memungkinkan agensi mitra dan klien untuk meminta layanan penerjemah secara online.
Alih-alih mengandalkan panggilan telepon, kini pemohon mengirimkan formulir online yang berisi semua informasi yang diperlukan. Hal itu saja sudah secara signifikan mengurangi komunikasi bolak-balik dan beban administrasi.
Namun transformasi yang sesungguhnya terjadi ketika tim menerapkan alur kerja otomatis.
Kami menggunakan [Jotform Enterprise] di hampir setiap departemen.
Mac Summers, Direktur Keuangan dan Layanan Bisnis, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Setelah formulir dikirim, email, persetujuan, dan notifikasi yang sesuai akan dipicu secara otomatis dan diarahkan ke orang yang tepat. Permintaan mengalir dengan lancar melalui sistem tanpa memerlukan pengawasan manual yang terus-menerus.
Organisasi ini menyebut sistem tersebut sebagai Language Interpreter Services Application, atau disingkat LISA. Sistem ini berfungsi seperti platform gig untuk para penerjemah, yang bekerja sebagai kontraktor alih-alih karyawan.
Ribuan alur kerja diotomatiskan melalui LISA setiap tahun. Tanpa otomatisasi, mengelola volume sebesar itu tidak akan mungkin dilakukan dengan jumlah staf yang sama.
“Ini bekerja dengan sangat baik,” kata Summers.
Memberdayakan tim di seluruh departemen
Apa yang awalnya menjadi solusi untuk layanan penerjemah dengan cepat menyebar ke seluruh organisasi.
“Kami menggunakannya di hampir setiap departemen,” kata Summers.
Kini formulir digunakan untuk penerimaan klien, proses internal, koordinasi program, dan lainnya. Bagian-bagian formulir yang berbeda dapat ditampilkan atau disembunyikan agar lebih sesuai dengan audiens yang mengisinya. Staf penerima, penerjemah, dan klien hanya melihat informasi yang relevan bagi mereka.
Para penerjemah, misalnya, dapat mencatat jam kerja langsung melalui formulir, serta melaporkan pengeluaran untuk parkir atau perjalanan. Hal ini menghilangkan dokumen tambahan dan menjaga semua catatan tetap terorganisir di satu tempat.
Sistem ini juga terintegrasi dengan alat penting lainnya dalam perangkat KWMC.
Dengan menggunakan Microsoft Power Automate, pengiriman formulir secara otomatis memicu pembuatan pesanan pembelian dan pesanan penjualan di buku besar organisasi. Ketika sebuah faktur disetujui, entri jurnal dibuat secara otomatis.
Tingkat otomatisasi ini sangat berharga untuk program yang didanai oleh hibah pemerintah. Misalnya, organisasi ini menyediakan layanan penerjemah untuk tempat penampungan korban kekerasan dalam rumah tangga, pekerjaan yang sebagian didanai oleh provinsi Ontario. Para pemberi dana tersebut memerlukan pelaporan terperinci tentang bagaimana layanan diberikan.
Karena Jotform langsung terhubung ke sistem keuangan dan pelaporan mereka, informasi tersebut sudah terstruktur dan mudah diakses.
Bagi para pemimpin nirlaba yang jika tidak harus menghabiskan banyak waktu untuk menyiapkan laporan, otomatisasi seperti ini bisa menjadi pengubah permainan.
Menerapkan sistem yang dapat diskalakan
Sejak mengadopsi Jotform Enterprise, peningkatan efisiensi di KWMC telah signifikan.
Menurut Summers, tanpa sistem LISA yang didukung oleh Jotform Enterprise, organisasi ini kemungkinan perlu merekrut dua staf penuh waktu tambahan hanya untuk mengimbangi alur kerjanya.
Bagi banyak organisasi nirlaba, merekrut dua karyawan baru — dengan gaji tahunan masing-masing sekitar $50.000 dalam kasus KWMC — tidaklah realistis. Otomatisasi secara efektif memberi tim kapasitas yang mereka butuhkan tanpa membebani anggaran.
Selain otomatisasi alur kerja, KWMC telah menemukan cara kreatif lain untuk memanfaatkan platform ini.
Dengan Agen AI Jotform, mereka membangun chatbot AI di situs web mereka untuk membantu menangani pertanyaan yang masuk tentang Kitchener-Waterloo Multicultural Festival tahunan, yang menarik sekitar 65.000 pengunjung setiap tahun. Chatbot ini menjawab pertanyaan umum dari pengunjung, vendor, dan anggota masyarakat. Jika menemui sesuatu yang tidak dapat dijawabnya, chatbot akan secara otomatis mengirim email ke koordinator acara untuk ditindaklanjuti.
Organisasi ini juga menghubungkan Jotform dengan Mailchimp untuk menyederhanakan komunikasi email. Ketika klien mengisi formulir penerimaan, informasi mereka secara otomatis ditambahkan ke daftar email yang sesuai. Hal ini membantu tim menghubungkan para pendatang baru dengan program dan komunitas yang relevan — seperti program Conversational English mereka, yang memasangkan peserta dengan sukarelawan untuk latihan bahasa mingguan.
Dibangun dengan mempertimbangkan organisasi nirlaba
Keamanan dan aksesibilitas sama pentingnya dalam lingkungan nirlaba. KWMC menggunakan single sign-on (SSO) untuk mengelola akses pengguna, yang memungkinkan staf mereka masuk dengan aman tanpa pengaturan yang rumit.
“SSO adalah sentuhan yang bagus,” kata Summers.
Bagi organisasi yang mengelola TI-nya sendiri secara internal, kemudahan implementasi sangatlah penting. Ketika teknologi bekerja dengan lancar di belakang layar, tim KWMC dapat tetap fokus pada hal yang paling penting: melayani komunitas mereka.
Memperkuat dampak komunitas
Setiap pemimpin nirlaba memahami pertukaran antara pekerjaan administratif dan pekerjaan yang berorientasi misi. Semakin banyak waktu yang dihabiskan tim untuk mengelola spreadsheet, mengejar persetujuan, dan memproses permintaan secara manual, semakin sedikit waktu yang dapat mereka gunakan untuk membantu orang.
Alat seperti Jotform Enterprise membantu menyeimbangkan kembali persamaan tersebut.
Bagi tim di Kitchener-Waterloo Multicultural Centre, hasilnya berbicara dengan sendirinya.
“Saya pasti merekomendasikannya,” kata Summers.
Kirim Komentar: