US Sailing + Jotform Enterprise: Hasil sekilas
% departemen yang menggunakan Jotform
100
Jumlah titik data yang dikumpulkan per pemilik kapal
2.000+
Jumlah integrasi platform yang digunakan
4 (Google Calendar, Google Sheets, Gmail, Dropbox)
Bagi banyak organisasi nirlaba, efisiensi bukan sekadar target — melainkan kebutuhan. Ketika misi Anda bergantung pada cara Anda mengelola relawan, donatur, dan anggaran yang ketat, setiap jam yang dihemat berarti lebih banyak waktu untuk melayani komunitas Anda. Itulah yang dirasakan tim di US Sailing, badan pengelola nasional untuk olahraga layar, setelah mereka beralih ke Jotform Enterprise.
Sejak 1897, US Sailing sudah membantu menumbuhkan minat terhadap olahraga layar melalui pendidikan, kompetisi, serta mendorong kesempatan yang setara di atas air. Mulai dari melatih dan menyertifikasi juri lomba hingga mendukung atlet Olimpiade, pekerjaan mereka menjangkau banyak sudut dunia olahraga layar. Namun sampai beberapa tahun lalu, sebagian besar pekerjaan itu masih terhambat oleh formulir kertas, email yang tersebar, dan pelacakan manual.
Dari tumpukan kertas ke proses yang rapi
Sebelum memakai Jotform, tim US Sailing menangani permintaan dan pengumpulan data dengan cara lama: manual, sering kali di atas kertas. Peri Burns, direktur departemen pendidikan organisasi ini, masih ingat betul tantangannya. Mengumpulkan permintaan kursus baru dan masukan tentang kursus berarti harus mengejar email, memilah tumpukan formulir kertas, dan berharap tidak ada yang terlewat.
Ketika organisasi beralih ke Jotform, prosesnya jadi jauh lebih efisien. Burns menyebutnya sebagai “perubahan yang memang perlu,” dan menjelaskan bagaimana mendigitalkan formulir membuat permintaan terpusat dan pelacakan jadi lebih sederhana, sehingga yang dulunya kacau kini jauh lebih tertata. “Ini benar-benar menghemat waktu,” kata Burns.
[Jotform Enterprise] membuat kami bisa mendapatkan data yang lebih baik.
Sydney Hough, Manajer Keanggotaan, US Sailing
Dengan satu platform untuk mengumpulkan dan mengelola data, tim US Sailing bisa menangani data dengan lebih mulus. “Punya satu lokasi terpusat untuk semua pengumpulan data itu sangat membantu,” ujar Burns.
Menjaga pelatihan layar tetap di jalurnya
Pendidikan adalah salah satu program terbesar US Sailing. Kini setiap permintaan untuk mengikuti kursus layar dimulai dari sebuah formulir Jotform sederhana yang otomatis memicu sebuah alur kerja. Kursus ditambahkan ke antrean tim lalu ditugaskan ke seorang instruktur. Begitu kursus selesai, survei tindak lanjut dikirim secara otomatis kepada para peserta.
Departemen pendidikan juga mengandalkan perangkat pelaporan Jotform untuk mengambil keputusan berbasis data. “Kami sering sekali membuat laporan,” kata Burns. Dengan akses langsung ke masukan dan metrik kursus, tim bisa menyempurnakan program pelatihan dan mendukung para instruktur secara real-time.
Kemudahan pemakaian menjadi kunci agar Jotform diterima di seluruh organisasi. “Mudah digunakan, baik untuk membuat formulir maupun bagi pengguna akhir yang mengisi formulirnya,” tambah Burns. Hari ini, Jotform Enterprise ikut menggerakkan operasional harian organisasi — mendukung misinya untuk mendidik dan menginspirasi generasi pelaut berikutnya.
Melaju dengan data yang benar-benar bekerja
Di sisi administrasi lomba, Judie McCann mengawasi proses pendaftaran dan sertifikasi para juri lomba di seluruh negeri. Baginya, Jotform Enterprise bukan sekadar perangkat formulir — melainkan bagian dari rutinitas sehari-harinya. “Saya benar-benar memakai ini sepanjang hari, setiap hari,” kata McCann.
Timnya memakai Jotform untuk mengelola pendaftaran, pemeriksaan latar belakang, banding, dan rekomendasi. Saat tiba waktunya menghitung suara untuk pemberian trofi atau meninjau tanggapan, Tabel Jotform memberikan akses langsung ke data yang relevan. “Saya bisa menarik laporan tanggapan, dan itu sangat membantu,” kata McCann. “Saya tidak perlu membuat laporannya. Semuanya sudah dibuatkan untuk saya.”
Dengan semuanya berada di satu tempat — formulir, data, dan laporan — tim administrasi lomba US Sailing bisa fokus pada hal yang paling penting, yaitu menjaga keadilan, keamanan, dan mutu dalam olahraga ini. “Memiliki semuanya di satu tempat benar-benar membantu alur kerja kami,” kata McCann. Atau seperti yang diungkapkan direktur komunikasi dan pemasaran Sarah Hawkins, “Kami suka Jotform. Kami mengandalkannya dalam alur kerja dan keseharian kami.”
Kami suka Jotform. Kami mengandalkannya dalam alur kerja dan keseharian kami.
Sarah Hawkins, Direktur Komunikasi dan Pemasaran, US Sailing
Berlayar mulus dengan solusi yang bisa berkembang
Departemen lepas pantai US Sailing membantu memberikan panduan dan layanan kepada para pemilik kapal besar yang ikut kompetisi, agar lombanya tetap adil, aman, dan setara. Setiap tahun departemen ini mengelola data lebih dari 1.000 pemilik kapal besar, sehingga stafnya membutuhkan sistem yang bisa berkembang dan mampu menangani alur kerja rumit serta kumpulan data yang besar. “Kami mengumpulkan banyak data untuk setiap kapal, dan kami memakai serangkaian formulir Jotform untuk melakukannya,” jelas Sydney Hough, manajer keanggotaan.
Dengan Jotform Enterprise, timnya membangun sistem pendaftaran yang mulus dan terhubung ke basis data internal. Sistem ini mencakup alur kerja otomatis, koneksi API, serta integrasi dengan perangkat seperti Google Calendar dan Gmail. Dengan ribuan titik data yang dikumpulkan dari setiap pemilik kapal, otomatisasi ini menghemat waktu yang berharga sekaligus menjaga akurasi. “Koneksi itu benar-benar membantu kami mempercepat pekerjaan dan membuat semuanya lebih efisien,” kata Hough.
Jotform Enterprise juga memungkinkan US Sailing menyesuaikan cara pengumpulan data dengan audiensnya yang beragam, mulai dari pelaut berpengalaman sampai peserta yang baru pertama kali ikut. Hough mencatat betapa mudahnya orang dari segala usia dan tingkat kenyamanan dengan teknologi untuk mengisi formulir, serta betapa fleksibelnya tampilan data bagi staf. Ia juga memuji pilihan penyesuaian Jotform, yang membuat mereka bisa mengubah formulir untuk menanyakan hal-hal yang sangat spesifik. “Itu membantu kami mendapatkan kejelasan data,” kata Hough. “Kami jadi bisa mendapatkan data yang lebih baik.”
Lalu bagaimana saat tim butuh bantuan menyiapkan alur kerja yang rumit? “Tim [dukungan Enterprise] luar biasa,” kata Hough. “Layanan pelanggannya sangat baik.”
Saya akan merekomendasikan Jotform Enterprise kepada siapa saja.
Sydney Hough, Manajer Keanggotaan, US Sailing
Perangkat kolaborasi tim untuk pertumbuhan seluruh organisasi
Bagi US Sailing, Jotform Enterprise tidak hanya memodernkan pengumpulan data — tetapi juga memperkuat kolaborasi, meningkatkan akurasi data, dan memberi staf lebih banyak waktu untuk fokus pada dampak.
Organisasi nirlaba juga butuh solusi yang bisa mengimbangi misi mereka yang terus berubah, dan menurut Hough, rangkaian fitur Jotform yang lengkap membantu US Sailing mengikuti kebutuhan yang berubah-ubah. “Setiap kali saya mencari [fitur tertentu], kalian selalu punya. Rasanya kalian selalu tiga langkah di depan,” kata Hough.
“Saya akan merekomendasikan Jotform Enterprise kepada siapa saja,” tambahnya — sebuah pernyataan yang menunjukkan betapa besar perubahan yang bisa dibawa oleh teknologi yang tepat.
Perbesar dampak misi organisasi nirlaba Anda
Entah Anda menjalankan program berskala nasional seperti US Sailing atau mengelola inisiatif lokal, Jotform Enterprise membantu organisasi nirlaba menyederhanakan operasional, meningkatkan kolaborasi, dan menggali wawasan — sambil menghemat waktu untuk hal yang paling penting. Pelajari bagaimana Jotform Enterprise bisa membantu organisasi nirlaba Anda mengumpulkan data yang lebih baik, memperbaiki koordinasi, dan membebaskan waktu tim Anda agar lebih fokus pada misi organisasi.
Kirim Komentar: