Bagaimana IBEW Local 26 mempercepat aplikasi anggota hingga 92% dengan Jotform Enterprise

IBEW Local 26 + Jotform Enterprise: Hasil sekilas

Waktu penyelesaian aplikasi berkurang hingga

92%

Jumlah aplikasi yang diproses pada 2025

3.000+

Peningkatan jumlah aplikasi yang diproses setiap tahun sejak 2018

77%

Jika Anda saat ini memimpin serikat pekerja atau organisasi nirlaba lainnya, kemungkinan besar Anda harus mengelola perekrutan, orientasi, kepatuhan, pelaporan, dan ratusan hal lain di antaranya. Anda sangat peduli dengan misi Anda — tetapi terlalu sering, dokumen dan proses manual merampas waktu dan energi dari dampak yang ingin Anda ciptakan.

Itulah persis situasi yang dihadapi IBEW Local 26 beberapa tahun lalu.

Didirikan pada 1892, IBEW Local 26 adalah cabang dari serikat pekerja International Brotherhood of Electrical Workers yang mewakili para teknisi listrik di seluruh Washington, DC, Maryland, dan Virginia. Organisasi ini memperjuangkan upah yang adil, tunjangan yang kuat, dan kondisi kerja yang aman sambil melatih generasi berikutnya dari teknisi listrik yang terampil. Misinya jelas: Memberdayakan anggota dengan pelatihan kelas atas, melindungi hak-hak mereka, dan memberikan keunggulan di setiap lokasi kerja.

Namun, bahkan organisasi yang digerakkan oleh misi dengan sejarah lebih dari seabad pun bisa mendapati diri mereka bergantung pada proses yang sudah usang.

Mengubah tumpukan kertas menjadi efisiensi digital

Sebelum mengadopsi Jotform, perekrutan dan orientasi keanggotaan di IBEW Local 26 merupakan proses berbasis kertas. Para kandidat harus menghadiri sesi tatap muka dan duduk selama hampir satu jam untuk mengisi enam atau tujuh halaman dokumen — sering kali menduplikasi informasi di berbagai formulir.

Seperti yang dijelaskan oleh organizer Mark Pontello, prosesnya memakan waktu dan tidak efisien. Para organizer harus mengelola “campuran template Dropbox dan Outlook” agar semuanya tetap berjalan. Melacak apa yang sudah dikirimkan — dan apa yang masih kurang — memerlukan tindak lanjut manual.

Pontello menemukan Jotform melalui formulir online yang sedang diisi oleh istrinya. Ia mengatakan bahwa ia langsung menyadari: Inilah solusi yang dibutuhkan organisasi untuk mendigitalkan alur kerja mereka dan terus melayani anggota tanpa gangguan.

“Begitu saya menemukannya dan mengetahui cara menggunakannya untuk aplikasi kami, kami langsung melaju,” kata Pontello.

Serikat pekerja ini beralih langsung dari formulir keanggotaan berbasis kertas ke aplikasi yang sepenuhnya digital.

Dampaknya sangat dramatis. Dokumen yang dulu membutuhkan waktu satu jam untuk diisi kini menjadi satu formulir online yang bisa diselesaikan dalam lima menit — pengurangan 92 persen dalam waktu pengisian aplikasi.

Pada 2018, IBEW Local 26 memproses sekitar 700 aplikasi keanggotaan setiap tahun. Pada 2025, jumlah itu melampaui 3.000 — peningkatan sebesar 77 persen.

Ini benar-benar mengubah segalanya.

Mark Pontello, Organizer, IBEW Local 26

Mendigitalkan bukan hanya formulir, tetapi seluruh alur kerja

Banyak pemimpin organisasi nirlaba khawatir bahwa transformasi digital akan memerlukan proyek TI yang rumit atau konsultan yang mahal. Pengalaman Pontello menunjukkan sebaliknya.

Ia memulai dengan paket pengguna tunggal untuk mengelola aplikasi keanggotaan. Melihat nilai yang diberikan platform ini, organisasi pun meningkatkan ke Jotform Enterprise untuk memperluas akses di berbagai departemen.

Saat ini, proses aplikasi keanggotaan mereka — termasuk pengumpulan dokumen dan persetujuan — berjalan melalui Jotform. “Ini membantu kami melacak apa yang sudah kami terima dan apa yang kami butuhkan dari para pelamar,” jelas Pontello.

Karena pengalaman kerja yang dibutuhkan untuk menjadi anggota harus diverifikasi dengan dokumentasi, fitur unggah berkas Jotform menjadi sangat penting. Alih-alih mengejar lampiran melalui rangkaian email, para pelamar dapat mengunggah semuanya dengan aman, sehingga staf IBEW Local 26 dapat mengaksesnya di satu tempat.

Pontello bahkan membangun sendiri alur kerja persetujuan multilangkah yang canggih. Ia tertawa sambil mengatakan bahwa semuanya terbentuk melalui “coba-coba,” tetapi hasilnya sangat kuat. Aplikasi bergerak melalui proses persetujuan tanpa email bolak-balik yang tak ada habisnya, dan para pemangku kepentingan yang tepat diberi tahu secara otomatis.

“Pengiriman email otomatis sangat membantu anggota tim kami,” kata Pontello.

Mereka kini berada dalam apa yang disebut Pontello sebagai versi 2.0 dari proses aplikasi mereka — terus menyempurnakan dan meningkatkan seiring diluncurkannya fitur-fitur baru Jotform.

Memberdayakan anggota tim

Seiring pertumbuhan organisasi nirlaba, koordinasi menjadi semakin sulit. Beberapa anggota staf perlu mengakses informasi yang sama, tetapi hambatan izin dan sistem yang terpisah-pisah dapat menimbulkan kebingungan.

Dengan Jotform Enterprise, IBEW Local 26 beroperasi dari basis data terpusat. Semua orang bekerja dari satu sumber kebenaran yang sama.

“Ini membuat semuanya jauh, jauh lebih mudah dan lancar untuk tetap sejalan,” kata Pontello.

Bagi para pemimpin organisasi nirlaba yang mengelola staf, relawan, dan administrasi, tingkat kejelasan seperti itu bisa menjadi transformatif. Alih-alih menghabiskan waktu rapat untuk mencocokkan spreadsheet, tim dapat fokus pada strategi dan penyampaian layanan.

Pontello percaya manfaatnya jauh melampaui serikat pekerja.

“Ini melampaui tidak hanya sektor perdagangan — kantor perekrutan atau orientasi mana pun akan mendapatkan manfaat darinya,” kata Pontello.

Menatap masa depan

Seiring IBEW Local 26 memperluas penggunaan Jotform Enterprise menjadi apa yang disebut Pontello sebagai “peluncuran Enterprise lengkap,” para staf bekerja menuju tujuan untuk menerapkan platform ini di seluruh departemen mereka yang lain — memberikan setiap anggota staf izin mereka sendiri dan kemampuan untuk mengelola proses digital mereka sendiri.

“Saya rasa kami akan benar-benar mengembangkan sayap dengan platform ini dalam beberapa bulan mendatang,” kata Pontello.

Sarannya kepada rekan-rekan sejawat sangat sederhana: Organisasi — terutama di sektor perdagangan — harus mengikuti perkembangan teknologi. Platform yang tepat tidak menggantikan misi Anda. Ia memperkuatnya.

Atau, seperti yang dikatakan Pontello: “Ini benar-benar mengubah segalanya.”