Il Columbia County School District (CCSD), in Georgia, conta 31 campus, dalle scuole elementari alle superiori. La sua missione è coinvolgere, arricchire e ispirare i quasi 30.000 studenti che lo frequentano. Per portare avanti questo obiettivo, il personale del CCSD si affida a una grande varietà di moduli. Fino a poco tempo fa, molti di questi erano cartacei.
I flussi di approvazione erano quasi impossibili da monitorare e richiedevano troppo tempo per essere completati. Gli educatori dovevano setacciare la posta e ritrovare lunghe catene di email solo per restare aggiornati.
“I moduli cartacei sono sempre una perdita di tempo”, racconta Joahn Sperry, business systems analyst del CCSD. “Li invii tramite la posta interna o li consegni a mano: ormai sembra una cosa d’altri tempi.”
Ci capita di lavorare con software che ti fanno venire voglia di cavarti un occhio, perché le loro funzionalità sono così arretrate”, dice. “Jotform invece ha saputo stare al passo con i tempi.
Joahn Sperry, Business Systems Analyst, CCSD
Gli amministratori del CCSD cercavano una soluzione migliore e hanno trovato Jotform Enterprise. Oggi i moduli online sono facili da creare e condividere, e anche più semplici da compilare. I dati raccolti sono ordinati e si possono filtrare. Dato che i flussi di lavoro sono automatizzati, si completano più in fretta. I team amministrativi hanno piena visibilità sullo stato delle approvazioni e le lunghe catene di email sono ormai un ricordo.
“La vita è più semplice con Jotform? Sì, al 100 percento”, afferma Sperry.
Case study results at a glance
Collaborazione in 31 campus
3.600 dipendenti, tra cui 1.800 insegnanti, beneficiano dell’addio ai moduli cartacei.
45.000 invii e il numero continua a salire
Grazie a flussi di lavoro più snelli, quasi 30.000 studenti passano più tempo di qualità con gli educatori.
Da catene di 15 email a un’unica fonte affidabile
Jotform rende semplice il monitoraggio dei dati ed elimina le email superflue da ogni flusso di lavoro.
Un vero e proprio far west
Il distretto aveva già un sistema digitale per le risorse umane, le buste paga e la documentazione sulla conformità. Ma, come spiega Sperry, un distretto scolastico vive di molto più che quei pochi flussi specifici.
“Esistono migliaia di moduli aziendali di uso generale che servono solo per mandare avanti la baracca”, spiega, citando le domande per il pass parcheggio degli studenti delle superiori e le autorizzazioni per le gite scolastiche.
Con così tanti moduli in circolazione, tenere traccia degli invii era quasi impossibile. Un problema particolarmente sentito nei flussi di approvazione dei software. “Era diventato un vero far west. Le scuole richiedevano, o addirittura adottavano, applicazioni software senza alcun processo formale di verifica”, racconta Sperry.
Secondo Sperry e Karin Edwards, segretaria esecutiva, per completare una singola richiesta di approvazione servivano 15 o più scambi di email. “Gestivamo tutto via email, ma non avevamo una traccia del processo vero e proprio”, dice Sperry. “Possiamo salvare le email, ma questo non ci aiuta davvero a seguire ciò che accade.”
Senza una cronologia di controllo, le persone coinvolte non avevano modo di sapere se una richiesta fosse stata approvata o respinta. Per un distretto con 3.600 dipendenti, tra cui 1.800 insegnanti, questi flussi di lavoro macchinosi si sommavano e lasciavano agli educatori fin troppe attività ripetitive da sbrigare.
Il distretto aveva bisogno di riprendere il controllo ed evitare che i software venissero utilizzati senza approvazione ufficiale. Sperry ha iniziato creando un flusso di lavoro per il processo di approvazione dei software con Jotform Enterprise.
Un equilibrio tra tecnologie: le integrazioni di Jotform con Google e Microsoft preparano gli studenti ad ambienti versatili dopo il diploma
Quando si tratta della tecnologia che usiamo ogni giorno, abbiamo tante possibilità di scelta. Lo stesso vale per le istituzioni scolastiche: alcune lavorano con Google, altre con Microsoft.
Le integrazioni di Jotform si sposano con la strategia del CCSD, che punta a preparare gli studenti a usare entrambi i sistemi operativi. Quando serve, gli amministratori possono trasferire automaticamente i dati degli invii su Google Sheets o Microsoft Excel grazie alle integrazioni di Jotform con Google e Microsoft.
“Dalla materna alla quinta elementare usiamo Google Classroom”, spiega Sperry. “Ma dalla prima media in su introduciamo Microsoft. Così, quando gli studenti escono, sono persone più complete nell’apprendimento.”
Jotform offre centinaia di integrazioni. E con i webhook di Jotform non c’è praticamente limite al numero di applicazioni esterne che puoi collegare a Jotform.
Soluzioni digitali semplici
Quando Sperry ha cominciato a creare i flussi di lavoro, il costruttore di flussi di lavoro senza codice di Jotform le ha reso tutto semplice. Poteva creare i flussi da sola, senza sovraccaricare il team IT.
Il suo flusso per le richieste di software parte da un modulo che raccoglie le informazioni che le servono, come il reparto che presenta la richiesta. La logica condizionale indirizza gli invii alle persone e ai reparti giusti, così tutti restano aggiornati.
“Ora gli utenti vengono guidati a fornire informazioni precise nel modulo. La richiesta arriva a me per la verifica”, racconta Sperry. “Contatto l’azienda del software, lo valuto e poi la richiesta procede lungo il processo di approvazione passando ai vari approvatori.”
Edwards, che aiuta a gestire il flusso delle richieste di software, apprezza la nuova visibilità sulle approvazioni. “Prima capitava che qualcuno non rispondesse all’ultima email”, spiega. “Non avevi l’intero percorso in un unico posto. Adesso è tutto lì, a portata di mano.”
E dato che il flusso è facile da seguire, Sperry può confermare le decisioni prese in passato. “Mi ha salvato più di una volta, quando ho potuto dire: ‘No, questa cosa l’abbiamo fatta davvero, ed ecco la prova'”, racconta.
La vita è più semplice con Jotform? Sì, al 100 percento.
Joahn Sperry, Business Systems Analyst, CCSD
Con Jotform il distretto ha migliorato anche il processo per le richieste di congedo professionale, che prima era tutto su carta. Sperry racconta che convertire i moduli cartacei in flussi di lavoro online con Jotform è stato più facile che usare altri software a cui il distretto si affida.
“Ci capita di lavorare con software che ti fanno venire voglia di cavarti un occhio, perché le loro funzionalità sono così arretrate”, dice. “Jotform invece ha saputo stare al passo con i tempi.”
Jotform Enterprise aiuta Sperry e il suo team a creare flussi di lavoro complessi ma sorprendentemente semplici da gestire. “Se posso entrare, costruire qualcosa in un paio d’ore e poi avere a disposizione tutta la cronologia, per me è una svolta enorme.”
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Meno attività ripetitive, più lavoro che conta
Digitalizzando il suo “far west” fatto di scartoffie e catene di email, il Columbia County School District ha sostituito processi frammentati con flussi di lavoro snelli e trasparenti. Con Jotform Enterprise le lunghe sequenze di email sono ormai alle spalle, e le cronologie di controllo centralizzate garantiscono responsabilità in tutti i 31 campus.
Oltre 45.000 invii più tardi, il distretto continua ad abbandonare i moduli cartacei inefficienti e i solleciti manuali in favore di soluzioni agili e senza codice. Il risultato? Gli educatori passano meno tempo a seguire le approvazioni e a rincorrere scartoffie, e più tempo a coinvolgere, arricchire e ispirare i loro 30.000 studenti.
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