Hawaiʻi Youth Symphony (HYS) è l’unico programma orchestrale giovanile a livello statale delle Hawaiʻi. Questa risorsa completa e guidata dalla comunità serve oltre 800 studenti in quasi 150 scuole di tutte le isole ogni anno.
HYS offre una gamma completa di programmi per adattarsi a qualsiasi livello di educazione musicale: dagli archi per principianti, ukulele e musica generale fino ai corsi jazz avanzati, sinfonie complete e corsi estivi coinvolgenti come il Pacific Music Institute. HYS promuove esperienze divertenti che sviluppano competenze musicali, collaborazione, comunità e un profondo rispetto per il patrimonio culturale delle isole.
Per poter offrire a più studenti accesso all’educazione musicale, HYS aveva bisogno di automatizzare registrazioni complesse, pagamenti e comunicazioni attraverso decine di programmi e centinaia di famiglie.
Jotform Enterprise ha fornito al team HYS una piattaforma completa per:
- Raccogliere registrazioni degli studenti
- Creare approvazioni e flussi di lavoro basati su logica condizionale
- Raccogliere video di audizione e archiviare i contenuti
- Centralizzare le informazioni del programma per le parti interessate tramite un’app
- Tenere traccia delle spese
Per automatizzare completamente le operazioni, l’organizzazione ha sincronizzato Jotform Enterprise con Stripe per gestire facilmente rette, merchandising, sponsorizzazioni e pagamenti di noleggio.
Non più dipendente da carta, attività manuali e piattaforme di ogni tipo, HYS è riuscita a eliminare i colli di bottiglia e semplificare l’esperienza sia per le famiglie che per l’organizzazione.
L’unione di Jotform e Stripe aiutano HYS a realizzare la sua visione principale: “Creare una Hawaiʻi dove la musica è un diritto.”
Sintesi dei risultati del caso di studio su Hawaiʻi Youth Symphony
800+ studenti che coprono 150+ scuole e 6 isole
Jotform Enterprise e Stripe hanno aiutato HYS a scalare i suoi programmi per servire più bambini in tutte le Hawaiʻi.
$1,000,000+
Dal 2024, HYS ha automatizzato oltre $1 milione in pagamenti digitali attraverso Jotform Enterprise e Stripe, eliminando follow-up manuali e dati erronei.
86% di riduzione nel lavoro di routine
HYS ha goduto di una riduzione di quasi il 90% nel lavoro amministrativo (registrazione studenti) utilizzando i flussi di automazione di Jotform e Stripe.
Un’organizzazione musicale in crescita che gestisce registrazioni complesse e flussi di lavoro frammentati
Hawaiʻi Youth Symphony (HYS) serve centinaia di studenti attraverso molteplici programmi musicali dal livello principiante a quello avanzato. La sua visione di rendere la musica un diritto per ogni studente delle Hawaiʻi significava per il team gestire programmi e gruppi sempre più grandi, aggiungendo nuove iniziative e supportando studenti da più isole.
Hannah Watanabe, la direttrice dei programmi per HYS, sapeva in prima persona che la crescita rapida significava anche affrontare flussi di lavoro frammentati basati, fino a quel momento, su carta.
Prima di utilizzare Jotform Enterprise, le famiglie dovevano compilare diversi moduli cartacei, consegnare assegni di persona e navigare attraverso diversi processi disconnessi che coprivano liberatorie mediche, contratti, noleggi di strumenti e pagamenti.
“Per molto tempo, i genitori dovevano compilare questi moduli di registrazione cartacei, poi dovevano venire di persona a consegnarli, quindi pagare con assegno o contanti,” nota Watanabe.
Qualsiasi genitore ha mille impegni e sa bene quanto sia complicato trovare il tempo per compilare vari moduli, per non parlare del tempo necessario per consegnare pagamenti di persona.
Moltiplicalo per centinaia di bambini, e hai un grande problema amministrativo da risolvere per un’organizzazione no-profit con un piccolo staff.
Il team HYS faceva del suo meglio per gestire tutto, utilizzando il CRM esistente per le registrazioni degli studenti e controllando manualmente lo stato dei pagamenti, ma questo risultava in moduli difficili da personalizzare e soggetti a errori dell’utente. Inoltre, il personale impiegava ore a trovare documenti mancanti e a reinserire informazioni scritte a mano.
Watanabe ricorda la frustrazione:
“I genitori compilavano la registrazione iniziale, poi noi inviavamo loro moduli aggiuntivi prima di poter anche solo iniziare. Dovevano compilare informazioni successive, e diventava un continuo dover rincorrere i genitori dopo ogni modulo.”
Espandere la portata di HYS tra gli studenti delle isole significava anche gestire diversi processi di rimborso che equivalevano a lavoro amministrativo e finanziario aggiuntivo (e manuale).
Ultimo ma non meno importante, il numero di programmi che il team coordinava era cresciuto considerevolmente negli anni. Si resero conto di quanto fosse vitale avere una posizione centrale per gli orari HYS, le linee guida per la registrazione e le istruzioni per il coinvolgimento post-registrazione.
Ha davvero semplificato la registrazione, non solo per la raccolta dati ma per i nostri genitori. Ora, possono semplicemente fare questa unica registrazione e sono a posto.
Hannah Watanabe, Direttrice Programmi, Hawaiʻi Youth Symphony
Trovare un modo per unificare registrazioni, pagamenti, flussi di lavoro e comunicazione
Quando a Watanabe è capitato di occuparsi delle registrazioni degli studenti, il presidente di HYS la incoraggiò a esaminare Jotform come soluzione per i flussi di lavoro.
Più usava la piattaforma, più si rendeva conto che Jotform Enterprise (e le sue integrazioni) potevano gestire tante delle attività dell’organizzazione. Presto HYS iniziò a fare affidamento su Jotform come sistema centrale per la gestione dei programmi, utilizzandolo in quasi ogni operazione dell’organizzazione, specialmente per compiti di registrazione complessi.
“Permettere ai genitori di inviare file attraverso Jotform ci ha permesso di raccogliere i video con facilità”, dice Watanabe. “È facile per loro filmare qualcosa con il telefono e poi caricarlo su Jotform… Tutti i video sono conservati lì, è facile per noi vedere chi l’ha inviato, ed è un bel punto di riferimento unico.”
Watanabe scoprì che poteva usare Jotform per consolidare processi e moduli multipli. Come esempio, combinò registrazione, storia sanitaria, consenso con firma elettronica, noleggio strumenti e pagamenti in un unico modulo utilizzando la logica condizionale di Jotform.
Risolse anche il vuoto di informazioni centralizzate per genitori, studenti e facoltà utilizzando Jotform Apps per il programma estivo Pacific Music Institute dell’organizzazione. Le parti interessate del programma possono ora accedere istantaneamente a orari, istruzioni, necessità di documentazione e mappe tramite un QR code mostrato al campo estivo. Si è rivelato una soluzione elegante che ha permesso a Watanabe di risparmiare ancora più lavoro di routine.
“Elimina molto del dover fare domande al personale e alla facoltà su varie cose. Sapevano che potevano andare sull’app, o i nostri volontari potevano semplicemente dire alle persone, ‘Ecco il QR code; scarica l’app, e troverai lì tutte le risposte.'”
Sul back end, il team HYS iniziò a utilizzare Jotform Workflows per gestire sia le esigenze amministrative interne che esterne, come l’instradamento automatizzato delle richieste di aiuto finanziario, moduli di rimborso per isole vicine, tracciamento e approvazioni delle spese interne e azioni di registrazione a più passaggi.
“Siamo al punto che i genitori devono compilare tutto una volta sola. Questo flusso di lavoro straordinario inizia come parte della registrazione dei bambini,” dice Rachel Schultz, COO di Hawaiʻi Youth Symphony. “Poi tutti i dettagli vengono elaborati in diverse cartelle così le parti interessate appropriate possono accedere alle informazioni e alle approvazioni. È fantastico.”
Facilitare i pagamenti, il tracciamento e la gestione per no-profit con Stripe
Dopo l’iscrizione di uno studente a HYS, possono verificarsi diverse situazioni relative alla riscossione dei pagamenti. Di conseguenza, l’organizzazione necessitava di un fornitore di soluzioni di pagamento che si integrasse facilmente con Jotform Enterprise e fosse sufficientemente flessibile da soddisfare le sue esigenze.
Il personale identificò Stripe per una facile gestione, fatturazione e tracciamento. Stripe ha permesso alla sinfonia di raccogliere fondi per rette dei programmi, merchandising, noleggi di strumenti, fatture orchestrali e altro.
Oltre a raccogliere pagamenti, Schultz crede che Stripe abbia aiutato il suo team a essere più efficiente in tanti modi.
“Le nostre famiglie spesso si registrano con indirizzi email multipli, e potrebbero cambiare carte di credito a metà anno scolastico. Questo causava un problema con il nostro vecchio sistema. Ma in Stripe, è davvero facile gestire gli account e le carte. Gli sponsor hanno recentemente acquistato tavoli per il nostro galà attraverso Stripe, e inviare fatture attraverso Stripe è altrettanto facile.”
Una piattaforma che fa risparmiare tempo e supporta la crescita organizzativa
Utilizzando Jotform Enterprise e la sua integrazione Stripe, HYS ha abbandonato processi complicati, manuali e a più passaggi per un sistema fluido che funziona per famiglie e personale attraverso le isole delle Hawaiʻi.
HYS ha migliorato l’esperienza del cliente e l’efficienza del personale passando da moduli di registrazione multipli a un’esperienza di registrazione studentesca unificata basata sulla logica condizionale. Questo singolo cambiamento ha eliminato settimane di scambi email, riducendo drasticamente la confusione dei genitori.
“Ha davvero semplificato la registrazione, non solo per la raccolta dati ma per tutti i genitori. Ora, possono semplicemente completare questa registrazione unica e hanno finito,” spiega Watanabe.
Dal lato amministrativo, il personale HYS ha risparmiato tempo significativo raccogliendo oltre $1 milione in pagamenti digitali come parte dei loro flussi di lavoro dal 2024. Il risultato sono meno follow-up e fatture manuali, così come dati più accurati. Stripe offre al personale HYS una chiara visibilità su lotti, saldi in sospeso, fatture e cambi di carte di credito, senza i problemi che l’organizzazione affrontava in passato.
“Utilizzare Stripe sicuramente fa risparmiare tempo amministrativo, il che è davvero importante quando sei un’organizzazione no-profit, senza un grande staff a disposizione. E i dati di pagamento sono facili da tracciare, gestire e inoltrare tra dipartimenti e le nostre agenzie esterne. Infine, è facile da usare per i nostri genitori, quindi non riceviamo lamentele. Ci ha aiutato a concentrarci sul quadro generale, che è aiutare i bambini a fare musica,” dice Schultz.
Con Jotform Enterprise, HYS ha creato esperienze migliori per genitori, studenti e volontari. L’organizzazione ha semplificato il processo di audizione video e costruito un’app mobile-friendly che fornisce facile accesso alle informazioni del programma. Simultaneamente, l’organizzazione ha migliorato le operazioni per il personale interno creando flussi di lavoro per l’invio dei documenti alla facoltà giusta, al personale degli aiuti finanziari e agli amministratori pertinenti.
Con l’integrazione Jotform e Stripe, HYS ha costruito un’esperienza completamente online e mobile-friendly che funziona sia per le famiglie che per il personale. E mentre HYS continua ad aggiungere programmi e software, l’integrazione può scalare insieme all’organizzazione.
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