Che cos'è il crashing nel project management

Immaginate questa situazione: state gestendo un importante progetto edilizio che sta procedendo senza intoppi. Poi ricevete una temuta telefonata. Il cliente vuole anticipare il completamento dell’edificio di due mesi. Nonostante le vostre perplessità, il cliente è irremovibile. Ha un inquilino disposto a occupare l’edificio, ma solo se sarà pronto in tempo.

Con mille pensieri in testa, entrate in azione. Dovrete accelerare gli ordini delle forniture, assumere più personale e riorganizzare i piani di lavoro. Questo è un caso di crashing nella gestione dei progetti, e richiede una pianificazione attenta. 

Le aziende affrontano ogni giorno scenari come questo. Nascono da situazioni diverse, tra cui le richieste dei clienti, una pianificazione preliminare poco realistica e le esigenze del mercato. Ma come funziona il crashing nella gestione dei progetti? E quando dovreste utilizzarlo? In questa guida spieghiamo tutti i dettagli (oltre all’alternativa del fast-tracking).

Introduzione al crashing nella gestione dei progetti

Il crashing nella gestione dei progetti viene utilizzato per comprimere la durata del completamento di un progetto. Per raggiungere questo obiettivo, un’organizzazione aumenta le risorse del progetto, come lavoratori, forniture, macchinari e attrezzature. Di conseguenza, i costi del progetto aumentano. I project manager cercano di bilanciare le spese maggiori rispettando al contempo la nuova scadenza del progetto.

La gestione della pianificazione o la sua riorganizzazione è importante per il crashing di un progetto. I project manager esaminano le attività rimanenti necessarie per completare un lavoro e annullano quelle non essenziali. Riallocano la manodopera per ridurre le attività critiche e riorganizzano i lavori per ottimizzare la pianificazione.

Perché i project manager utilizzano il crashing

Il crashing di un progetto è utile in diversi scenari, tra cui

• Rispettare una scadenza ravvicinata: Nei progetti con scadenze rigide, il crashing aiuta i manager a rispettare una data obiettivo. Ciò può essere necessario se un progetto ha subito ritardi precedenti che hanno interferito con la sua traiettoria pianificata.
• Modifiche all’ambito del progetto: Nuovi requisiti o attività del progetto possono presentarsi inaspettatamente. Il crashing incorpora queste modifiche senza influire sulla data di consegna.
• Richieste dei clienti: I clienti possono richiedere una data di completamento più rapida per soddisfare le proprie esigenze.
• Esigenze del mercato: La pressione del mercato può spingere un’organizzazione ad accelerare la consegna di un progetto per mantenere un vantaggio competitivo. 
• Limitazioni di budget: Se i costi di un progetto si stanno avvicinando al limite, i manager possono scegliere di utilizzare il crashing per terminare rapidamente e ridurre al minimo le spese extra.

Anche le emergenze, come un cambiamento normativo o una catastrofe naturale, possono rendere necessario il crashing.

Quando utilizzare il crashing nella gestione dei progetti

Sebbene il crashing sia una soluzione per terminare rapidamente un progetto, comporta dei compromessi, come la necessità di risorse maggiori e il rischio di errori trascurati. Il crashing funziona meglio in questi scenari:

• Scadenza imminente a rischio: Nei casi in cui non è possibile prorogare una scadenza, il crashing aiuta a evitare di mancare la data obiettivo.
• Risorse disponibili: Se disponete di manodopera, attrezzature e forniture per supportare il crashing, potete soddisfare i requisiti del progetto senza superare il budget o comprometterne la qualità.
• Nessuna flessibilità: Non ci sono alternative che consentano di terminare il progetto senza ritardi.
• Il tempo è il fattore principale: Il progetto sta procedendo bene e non richiede alcuna modifica che ne influenzi l’ambito complessivo. L’unica preoccupazione è rispettare la scadenza.
• Dipendenze: Altri stakeholder importanti, come la direzione, i clienti o i fornitori, dipendono dal completamento del progetto entro una data specifica.
• Scadenza normativa: Vi trovate di fronte a una scadenza legale che non può essere mancata.

Attraverso il crashing del progetto, potete abbreviarne il completamento e indirizzare le risorse verso le attività critiche. Risparmierete tempo facendo avanzare il progetto.

Progetti che traggono vantaggio dal crashing

Il crashing viene utilizzato in tutti i tipi di settori. Ecco alcuni esempi ipotetici.

Sviluppo software

Le aziende possono utilizzare il crashing per accelerare una patch per un bug software. Dedicando più risorse alla patch, possono rilasciare una correzione rapida che riduce al minimo i reclami dei clienti.

Rendicontazione normativa

Se un’organizzazione è in ritardo rispetto alla sua pianificazione di rendicontazione, può implementare il crashing per finalizzare e completare il processo di rendicontazione normativa. 

Edilizia

I progetti edilizi hanno spesso scadenze rigide. Se uno sviluppo è ritardato dal maltempo, dalla carenza di forniture o per altri motivi, i manager possono implementare il crashing per terminare il progetto in tempo.

Produzione

Le aziende manifatturiere possono accelerare la produzione per soddisfare l’aumento della domanda dei clienti. Ad esempio, se le vendite di un prodotto superano le aspettative, il produttore potrebbe dover produrre più articoli in anticipo rispetto alla pianificazione.

Indicatori chiave che il crashing è necessario

Come capire quando il crashing è un’alternativa valida? Fate attenzione a questi segnali:

• Ritardi nelle attività critiche: I lavoratori incontrano ostacoli imprevisti in un lavoro necessario per il completamento del progetto.
• Scadenza rigorosa: Non c’è margine per una proroga della tempistica del progetto.
• Sanzioni finanziarie: Le multe normative o le penali contrattuali superano i costi del crashing.
• Opportunità chiave: Attendere per terminare un progetto costerà all’organizzazione il suo vantaggio competitivo.
• Incentivi speciali: Terminare il progetto entro la scadenza obiettivo migliorerà la reputazione dell’organizzazione o fornirà benefici finanziari.

Altre circostanze, come la richiesta di un cliente, giustificano la necessità del crashing.

Fast-tracking vs crashing: le differenze principali

Esistono due approcci per accelerare il completamento di un progetto: il fast-tracking e il crashing. Entrambi raggiungono lo stesso obiettivo (la compressione della pianificazione del progetto), ma con mezzi diversi. 

Il fast-tracking ristruttura le attività di un progetto in modo che alcune possano essere completate in parallelo, anziché in sequenza. Non richiede risorse extra. I team completano comunque il lavoro utilizzando le stesse persone, forniture e attrezzature. Tuttavia, i project manager esaminano attentamente il processo originariamente previsto e lo rivedono per evitare perdite di tempo.

Il crashing richiede risorse extra. I manager possono assumere dipendenti o collaboratori aggiuntivi, incentivare lo straordinario, acquistare attrezzature aggiuntive o accelerare le consegne delle forniture. Possono eliminare le attività ritenute non essenziali per il progetto finito.

Mentre il fast-tracking solitamente non richiede spese aggiuntive, il crashing sì. Poiché il crashing influisce in modo significativo sul budget di un progetto, viene utilizzato solo quando il vantaggio di rispettare una scadenza supera i suoi costi.

Ecco un confronto tra fast-tracking e crashing.

Passaggi per implementare il crashing nella gestione dei progetti

Il crashing di un progetto richiede pianificazione. Non è fattibile iniziare all’improvviso a reindirizzare risorse o ad acquistare macchinari extra. È invece opportuno suddividere il processo in passaggi gestibili per evitare incidenti che costano tempo e denaro. 

Passaggio 1: Identificare le attività del percorso critico

Utilizzate il metodo del percorso critico per determinare quali attività sono essenziali per il completamento del progetto. Se ci sono determinate attività che non aggiungono valore tangibile, eliminatele. Tutte le attività di crashing dovrebbero supportare i compiti più vitali che fanno avanzare un progetto verso la sua consegna finale.

Passaggio 2: Valutare le risorse disponibili e i costi

Fate un bilancio delle risorse attuali di cui disponete per ogni attività. Determinate dove si trovano le vostre carenze di risorse e cosa vi servirà per terminare ogni attività in tempo. Ad esempio, potreste aver bisogno di un macchinario extra per produrre più velocemente i componenti di un prodotto o di un ulteriore membro del personale part-time per supportare un’attività d’ufficio.

Calcolate i costi di ogni risorsa e determinate se sono in linea con i vostri limiti di budget. Questo potrebbe richiedere qualche confronto. Ad esempio, pagare lo straordinario per un breve periodo potrebbe essere più economico che assumere un nuovo dipendente.

Passaggio 3: Valutare i rischi e la fattibilità

Riflettete attentamente sui rischi del crashing e su come  questo approccio influisce sulla qualità del progetto o sulle tempistiche di consegna. Ad esempio, se assumete una nuova persona, probabilmente ci sarà un periodo di formazione prima che possa contribuire pienamente al progetto. Ciò influisce sulla qualità iniziale del suo lavoro e sulla sua produttività. 

Un’altra considerazione è il compromesso tra il risparmio di tempo e i costi. La spesa aggiuntiva per risorse extra giustifica l’anticipo della data di consegna? Ridurrà in modo significativo il ROI del progetto? In tal caso, valutate se il ROI è più importante del rispetto della scadenza del progetto.

In definitiva, l’analisi del rischio e della fattibilità richiede una considerazione approfondita, soprattutto per i progetti di grandi dimensioni. 

Passaggio 4: Adeguare la pianificazione del progetto

Dopo aver identificato le attività critiche e aver verificato la fattibilità del crashing del progetto, coinvolgete gli altri stakeholder. Spiegate cosa intendete fare, perché è imperativo e come influirà sulla scadenza finale. Quando tutti sono d’accordo, riallineate la pianificazione del progetto. Assegnate i lavoratori alle attività e assicuratevi che tutti comprendano i nuovi obiettivi.

Passaggio 5: Monitorare i progressi e garantire la qualità

Il crashing modifica la normale giornata lavorativa e mette sotto pressione il vostro team. Introduce inoltre sfide di comunicazione e coordinamento. Tenete sotto controllo le attività in corso e valutate di fare dei check-in quotidiani per verificare di portare a termine il lavoro previsto nei tempi stabiliti. Le riunioni periodiche vi aiutano a identificare per tempo i vincoli del progetto, prima che lo facciano deragliare ulteriormente.

Inoltre, tenete d’occhio i costi per evitare sforamenti. Durante il crashing, il personale potrebbe essere meno preoccupato per le spese a favore del rispetto di una data di consegna obiettivo. Mantenere un rigoroso processo di approvazione può mitigare i costi extra e mantenere il vostro progetto entro il budget.

Il software di gestione dei progetti vi aiuta a supervisionare l’intero processo di crashing. Strumenti come Jotform Boards vi permettono di organizzare le attività, assegnare i lavoratori chiave e monitorare i progressi verso il completamento del progetto.

Vantaggi del crashing

Il crashing offre diversi benefici strategici. Tra questi:

Completamento più rapido del progetto

Il crashing destina più risorse dove ne avete bisogno. Questo vi consente di ridurre in modo significativo la tempistica di sviluppo, accelerando il completamento del progetto.

Rispettare scadenze urgenti

Alcune scadenze sono inderogabili. Se non riuscite a rispettarle, potreste dover pagare commissioni o penali per il ritardo. In alcuni casi, queste multe superano il costo del crashing.

Altre scadenze possono essere determinate dal cliente. Se un cliente ha bisogno del lavoro immediatamente, non soddisfare le sue esigenze danneggia la vostra reputazione nei suoi confronti. Grazie al crashing, mantenete una solida relazione, che potrebbe portare a future opportunità di lavoro.

Maggiore soddisfazione degli stakeholder

Dirigenti, clienti e altri stakeholder possono avere un interesse diretto nel vedere un progetto completato entro la sua scadenza obiettivo. Quando consegnate puntualmente grazie al crashing, inviate un forte segnale di fiducia. Il vostro team rispetta i propri impegni e li porta a termine, anche se ciò può richiedere maggiori spese e lavoro.

Svantaggi del crashing

Il crashing non è una soluzione perfetta per i problemi legati ai tempi. Alcuni dei suoi svantaggi includono

Aumento dei costi

I project manager non pianificano il crashing. Delineano attentamente attività, carichi di lavoro e milestone per completare un progetto in tempo e nel rispetto del budget. Se si presenta la necessità di ricorrere al crashing, questo fa aumentare significativamente i costi. Ciò può portare il budget di un progetto oltre il suo limite, con ripercussioni sull’intera organizzazione.

Potenziale burnout delle risorse

I dipendenti potrebbero dover lavorare più ore per supportare il crashing del progetto. Questo può causare stress e burnout, riducendo la produttività e la soddisfazione sul lavoro di un dipendente.

Rischio di riduzione della qualità

Il crashing del progetto intensifica i requisiti di lavoro nel breve termine. Comporta inoltre riallineamenti e riprogrammazioni delle attività. Questo può causare errori durante il processo di lavoro, riducendo potenzialmente la qualità complessiva di un progetto. Se gli errori sono gravi, possono comportare future rilavorazioni, che aumentano i costi e diminuiscono la soddisfazione del cliente.

Come Jotform supporta l’ottimizzazione della gestione dei progetti

Quando il lavoro si fa intenso (come succede sempre), avete bisogno di una soluzione che vi aiuti con la gestione del tempo del progetto. Jotform Boards è lo strumento giusto. È progettato per semplificare i vostri flussi di lavoro, mantenere le attività organizzate e aiutarvi a rispettare le scadenze.

Con Jotform Boards, potete creare una board in stile Kanban da zero. La sua funzionalità drag-and-drop vi consente di organizzare le attività in modo che siano facili da seguire e leggere. Jotform Boards include utili filtri e campi delle attività, come Priorità, Data di scadenza e Descrizione. È uno strumento collaborativo, quindi potete condividere, assegnare, monitorare e commentare le attività con l’intero team, il tutto all’interno di una piattaforma centralizzata. 

Una caratteristica unica di Jotform Boards è la sua integrazione con i moduli. Potete automatizzare la gestione dei progetti collegando i moduli dei clienti con la piattaforma. Questo vi permette di raccogliere le risposte dei moduli e trasformarle automaticamente in attività concrete. È utile in tutti i tipi di scenari di assistenza clienti.

Jotform Boards è completamente personalizzabile. Potete adattare le vostre board ai flussi di lavoro e ai processi della vostra azienda. Ciò include l’aggiunta o la rimozione di campi, la modifica del layout della board e la visualizzazione dei campi in una vista a cartoline. Ogni board ha uno sfondo personalizzabile, che potete aggiornare per riflettere il vostro branding o il vostro stile personale.

Potete accedere a Jotform Boards da qualsiasi dispositivo con una connessione a internet. La sua reattività mobile vi consente di gestire e monitorare le attività ovunque vi troviate. Provatelo (è gratis) e scoprite come Jotform Boards aumenta la produttività, migliora la collaborazione e ottimizza la gestione delle attività.

Crashing del progetto: una soluzione per i deliverable con tempi stretti

Il crashing del progetto non è l’ideale. Le organizzazioni preferiscono lavorare secondo una pianificazione predefinita con un budget e risorse definiti. Tuttavia, gli imprevisti capitano e, quando accade, il crashing del progetto è una potenziale soluzione.

Se vi trovate in uno scenario in cui dovete comprimere una pianificazione di consegna, valutate se il crashing del progetto o il fast-tracking sia l’approccio giusto. Ricordate che il crashing del progetto funziona meglio quando disponete di fondi extra da dedicarvi. Il fast-tracking è l’alternativa migliore quando dovete controllare i costi e lo svolgimento delle attività in parallelo non avrà un impatto negativo sul vostro progetto.