Quando la gestione dell’inventario della tua piccola impresa si basa su foglietti adesivi, un foglio di calcolo con tre versioni diverse in circolazione e un’unità condivisa che nessuno si ricorda di aggiornare, esaurimenti e scorte in eccesso sono inevitabili. Un sistema strutturato batte ogni volta una pila di strumenti isolati, e configurarne uno non deve essere per forza complicato o costoso.
Microsoft Forms, il costruttore moduli integrato in Microsoft 365, è un’opzione per i piccoli team che hanno bisogno di un modo semplice per registrare i conteggi dell’inventario e le rettifiche delle scorte. Non sostituirà un sistema di inventario completo, ma è un punto di partenza ragionevole se il tuo team vive già nell’ecosistema Microsoft e desidera semplicemente un modulo di base per raccogliere i conteggi.
Ecco come configurarlo — e come fare un salto di qualità una volta che non ti basta più.
Come gestire l’inventario con Microsoft Forms (passo dopo passo)
Usare Microsoft Forms per la gestione dell’inventario significa creare un modulo che il tuo team compila ogni volta che la merce entra, esce o viene conteggiata. È lo stesso flusso di lavoro di base della creazione di qualsiasi altro modulo Microsoft, solo con campi specifici per l’inventario.
Ecco come creare un modulo Microsoft per monitorare l’inventario:
- Accedi a Microsoft Forms con le tue credenziali Microsoft 365, quindi clicca su Nuovo modulo.
- Clicca su Modulo senza titolo e assegna un nome al tuo modulo — qualcosa come “Conteggio settimanale delle scorte” o “Registro delle rettifiche di inventario” — e aggiungi una breve descrizione in modo che il tuo team sappia esattamente cosa registrare.
- Aggiungi i campi dell’inventario. Clicca sul segno più (+) e scegli il formato per ciascun campo (ad esempio, un campo Testo per il nome dell’articolo, lo SKU e la quantità, e un campo Data per indicare quando è stato effettuato il conteggio).
- Digita la domanda e le eventuali opzioni di risposta (dove pertinente). Clicca su Aggiungi nuova domanda e continua finché non hai tutti i campi di cui hai bisogno.
- Clicca su Stile per scegliere un layout e una combinazione di colori che rendano il modulo facile da leggere e scorrere su qualsiasi dispositivo, incluso uno smartphone o un tablet nel magazzino.
- Quando sei pronto, clicca su Raccogli risposte per condividere il modulo con il tuo team. Puoi condividerlo via email o tramite link, oppure persino pubblicare un codice QR vicino agli scaffali in modo da registrare gli aggiornamenti nel momento stesso in cui cambiano le scorte.
Ecco fatto — ma c’è un inghippo: Microsoft Forms può raccogliere i dati dell’inventario, ma non è stato creato per gestirli. Ogni voce deve essere digitata a mano. Da solo, Microsoft Forms non può sottrarre automaticamente le unità man mano che vengono vendute né detrarle da un totale progressivo, e non c’è nulla che ti avvisi quando uno SKU sta per esaurirsi.
Se desideri un sistema di inventario dinamico che aggiorni automaticamente i livelli delle scorte man mano che arrivano gli ordini, devi abbinare Microsoft Forms a Microsoft Power Apps e SharePoint — il che spesso significa uno sviluppo personalizzato per cui la maggior parte dei piccoli team non ha il tempo o le risorse.
Per conteggi semplici e audit occasionali, funzionalità di Microsoft Forms come la logica di ramificazione e la personalizzazione dei temi svolgono il compito. Per qualsiasi cosa di più, diventa rapidamente un collo di bottiglia.
Come gestire l’inventario con Jotform
Se vuoi creare qualcosa di più potente — qualcosa che possa aggiornarsi dinamicamente e crescere con la tua azienda — Jotform è un’ottima alternativa a Microsoft Forms.
Con Jotform, puoi raccogliere e gestire i dati dell’inventario tramite moduli personalizzabili, tabelle collegate e strumenti di creazione di app senza codice — senza dover mettere insieme una mezza dozzina di prodotti separati. Tutto funziona insieme, all’interno dello stesso sistema, senza bisogno di codice o sviluppo personalizzato.
Inizia con un modulo intelligente ottimizzato per dispositivi mobili che tutto il tuo team può usare per registrare le rettifiche delle scorte da uno smartphone o un tablet, direttamente dal magazzino, anche quando il Wi-Fi è instabile. Jotform offre oltre 20.000 modelli di modulo gratuiti — inclusi moduli di gestione dell’inventario pronti all’uso — e un costruttore con funzione di trascinamento in cui puoi personalizzare il layout, il carattere, lo stile e i colori.
Ogni invio dal tuo modulo di inventario si collega direttamente alle tabelle jotform, così ogni voce confluisce in una tabella centralizzata e in tempo reale nel momento stesso dell’invio, senza bisogno di esportazioni manuali o copia-e-incolla. Tutto il tuo team ha una visione condivisa dei livelli delle scorte in tempo reale, e puoi aggiungere il widget Inventario di Jotform per interrompere automaticamente l’accettazione degli ordini una volta che le scorte di un prodotto raggiungono il limite.
Con Jotform puoi anche creare in pochi secondi un’app completa di gestione dell’inventario senza codice. Le jotform apps sono ottimizzate per dispositivi mobili per impostazione predefinita, e i modelli di app per l’inventario pronti all’uso rendono ancora più rapido l’avvio. Ci sono modelli pensati per negozi al dettaglio, ristoranti e altro ancora — ecco una piccola selezione:
- App per inventario al dettaglio
- Dashboard dell’inventario
- App per inventario alimentare per ristoranti
L’automazione integrata di Jotform gestisce le parti ripetitive della gestione dell’inventario — logica condizionale, email automatiche, fatture e flussi di lavoro — insieme a oltre 150 integrazioni. E per i team che accettano pagamenti, Jotform si collega con oltre 40 gateway di pagamento.
Hai già creato moduli in Microsoft Forms? Non devi ricostruire nulla manualmente: lo strumento di migrazione di Jotform porta i tuoi moduli esistenti (e i relativi dati degli invii) nel tuo account Jotform, così puoi effettuare il passaggio senza perdere la tua cronologia.
Pro Tip
Per uno sguardo più da vicino al confronto tra le due piattaforme, consulta l’analisi completa Jotform vs Microsoft Forms.
Inizia a gestire l’inventario con facilità
Microsoft Forms può aiutarti a portare a termine un conteggio di base delle scorte, ma non è stato creato per la gestione dinamica dell’inventario all’interno di un team. Non c’è aggiornamento automatico, non ci sono avvisi di scorte in esaurimento e non c’è modo di trasformare un modulo in uno spazio di lavoro connesso che tutto il tuo team possa utilizzare.
Migrate existing forms instantly
Non c'è alcun bisogno di ricreare da zero i tuoi moduli online. Fai la migrazione dei tuoi moduli e dati esistenti verso il tuo account Jotform, in un click, così sarai in grado di raccogliere dati con la massima facilità.
Your form can not be migrated.
Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.
Jotform colma questa lacuna con un’esperienza di raccolta dati migliore, un’automazione integrata e un flusso di lavoro di gestione dell’inventario più completo — tutto in un’unica app, senza bisogno di programmare.
Provalo tu stesso. Prova Jotform gratuitamente oggi stesso.
Questo articolo è rivolto a titolari di piccole imprese, team operativi, responsabili dell’inventario e team amministrativi alla ricerca di un modo semplice per raccogliere e gestire i dati dell’inventario.
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