Come IBEW Local 26 accelera le domande di iscrizione del 92% con Jotform Impresa

IBEW Local 26 + Jotform Enterprise: Results at a glance

Application completion time reduced by

92%

# of applications processed in 2025

3,000+

Increase in the # of applications processed annually since 2018

77%

Se gestisci un sindacato o un’altra organizzazione no profit in questo momento, probabilmente ti destreggi tra reclutamento, inserimento, conformità, reportistica e un centinaio di aspetti intermedi. Tieni profondamente alla tua missione, ma troppo spesso la burocrazia e i processi manuali sottraggono tempo ed energia all’impatto che stai cercando di generare.

Ed è esattamente la situazione in cui si trovava IBEW Local 26 solo pochi anni fa.

Fondata nel 1892, IBEW Local 26 è una sezione del sindacato International Brotherhood of Electrical Workers che rappresenta gli elettricisti di Washington, DC, Maryland e Virginia. L’organizzazione si batte per salari equi, benefici solidi e condizioni di lavoro sicure, formando al contempo la prossima generazione di elettricisti qualificati. La sua missione è chiara: dare ai membri una formazione di alto livello, proteggerne i diritti e garantire l’eccellenza in ogni cantiere.

Ma anche le organizzazioni guidate da una missione e con oltre un secolo di storia possono ritrovarsi a dipendere da processi obsoleti.

Trasformare pile di carta in efficienza digitale

Prima di adottare Jotform, il reclutamento e l’inserimento dei membri in IBEW Local 26 erano processi cartacei. I candidati partecipavano a sessioni in presenza e trascorrevano quasi un’ora a compilare sei o sette pagine di documenti, spesso duplicando le informazioni tra i vari moduli.

Come spiega l’organizzatore Mark Pontello, il processo richiedeva molto tempo ed era inefficiente. Gli organizzatori gestivano un “guazzabuglio di modelli Dropbox e Outlook” per far procedere le cose. Tenere traccia di ciò che era stato inviato, e di ciò che ancora mancava, richiedeva un follow-up manuale.

Pontello ha scoperto Jotform grazie a un modulo online che sua moglie stava compilando. Racconta di aver capito immediatamente che quella era la soluzione di cui l’organizzazione aveva bisogno per digitalizzare i flussi di lavoro e continuare a servire i membri senza interruzioni.

“Una volta trovato lo strumento e capito come usarlo per le nostre domande, siamo partiti a razzo”, afferma Pontello.

Il sindacato è passato direttamente dai moduli di adesione cartacei alle domande completamente digitali.

L’impatto è stato notevole. La burocrazia che un tempo richiedeva un’ora per essere completata è diventata un unico modulo online compilabile in cinque minuti, con una riduzione del 92% del tempo di presentazione delle domande.

Nel 2018, IBEW Local 26 elaborava circa 700 domande di adesione all’anno. Nel 2025, quel numero ha superato le 3.000, con un incremento del 77%.

È una svolta epocale.

Mark Pontello, organizzatore, IBEW Local 26

Digitalizzare non solo i moduli, ma interi flussi di lavoro

Molti leader del no profit temono che la trasformazione digitale richieda progetti IT complessi o consulenti costosi. L’esperienza di Pontello suggerisce il contrario.

Ha iniziato con un piano per singolo utente per gestire le domande di adesione. Rendendosi conto del valore offerto dalla piattaforma, l’organizzazione è passata a Jotform Impresa per ampliare l’accesso a tutti i reparti.

Oggi il suo processo di domanda di adesione, inclusi la raccolta dei documenti e le approvazioni, viene gestito tramite Jotform. “Ci aiuta a tenere traccia di ciò che abbiamo ricevuto e di ciò che ci serve dai nostri candidati”, spiega Pontello.

Poiché l’esperienza professionale necessaria per diventare membri deve essere verificata con documentazione, la funzione di caricamento file di Jotform è diventata essenziale. Invece di rincorrere gli allegati attraverso catene di email, i candidati potevano caricare tutto in modo sicuro, consentendo al personale di IBEW Local 26 di accedere a ogni documento in un unico posto.

Pontello ha persino creato da solo un sofisticato flusso di approvazione a più fasi. Ride ammettendo che è nato per “tentativi ed errori”, ma i risultati sono efficaci. Le domande procedono attraverso le approvazioni senza infiniti scambi di email e le parti interessate giuste vengono avvisate automaticamente.

“L’invio automatizzato delle email è stato di grande aiuto per i membri del nostro team”, afferma Pontello.

Ora si trovano in quella che Pontello chiama la versione 2.0 del loro processo di domanda, che perfezionano e migliorano continuamente man mano che vengono rilasciate nuove funzionalità di Jotform.

Dare più autonomia ai membri del team

Man mano che le organizzazioni no profit crescono, il coordinamento diventa più difficile. Più membri del personale hanno bisogno di accedere alle stesse informazioni, ma i blocchi dei permessi e i sistemi isolati possono creare confusione.

Con Jotform Impresa, IBEW Local 26 opera a partire da un database centralizzato. Tutti lavorano dalla stessa fonte di verità.

“Rende semplicemente molto, molto più facile e fluido essere tutti sulla stessa lunghezza d’onda”, afferma Pontello.

Per i leader del no profit che gestiscono personale, volontari e amministrazioni, quel livello di chiarezza può essere trasformativo. Invece di trascorrere le riunioni a conciliare fogli di calcolo, i team possono concentrarsi sulla strategia e sull’erogazione dei servizi.

Pontello ritiene che i vantaggi vadano ben oltre i sindacati.

“Va oltre i soli mestieri: qualsiasi ufficio di reclutamento o inserimento ne trarrebbe vantaggio”, afferma Pontello.

Uno sguardo al futuro

Mentre IBEW Local 26 estende l’uso di Jotform Impresa in quello che Pontello definisce un “rollout completo di Impresa”, il personale sta lavorando per raggiungere l’obiettivo di implementare la piattaforma nel resto dei propri reparti, fornendo a ogni membro del personale i propri permessi e la possibilità di gestire i propri processi digitali.

“Penso che nei prossimi mesi spiccheremo davvero il volo con la piattaforma”, afferma Pontello.

Il suo consiglio ai colleghi è semplice: le organizzazioni, soprattutto nei mestieri, devono stare al passo con la tecnologia. La piattaforma giusta non sostituisce la tua missione. La rafforza.

Oppure, come ha detto Pontello: “È una svolta epocale”.