スモールビジネスを運営している場合、現金や小切手を入金することは日常業務の一部ですが、それに付き物である一見地味な入金伝票が、いまだに多くの人を戸惑わせています。書き方を間違えると入金が遅れることもありますが、正しく記入すれば、数分で正しい口座にお金が入ります。
とはいえ、実際にはそれほど難しいものではありません。入金伝票とは、そのお金が誰の口座に属するのか、そして現金と小切手でいくら入金するのかを銀行に伝えるための短い書式にすぎません。入金伝票のレイアウトを一度覚えてしまえば、記入は自然とできるようになります。
このガイドでは、入金伝票とは何か、どこで入手できるのかを説明し、正しく記入するための明確な7ステップの手順をご紹介します。さらに、お客様向けにプロフェッショナルな入金伝票を作成する方法や、銀行への入金についてよく寄せられる質問への答えも取り上げます。
入金伝票とは？
入金伝票は「入金票」と呼ばれることもあり、銀行や信用組合の口座に現金や小切手を入金するための紙の書式です。これは窓口係への指示書のようなものだと考えてください。いくら入金するのか、どの通貨形態なのか、そしてどの口座に入金すべきなのかを記録します。
ほとんどの入金伝票では、同じ項目を記入するよう求められます。氏名、口座番号、日付、入金する現金の金額、小切手がある場合はその明細、そして入金総額です。入金した資金の一部を手元に戻したい場合に備えて「現金受取額（Less Cash Received）」の欄が設けられている伝票もあり、さらに特定の状況でのみ使用する署名欄がある場合もあります。
入金伝票は、カウンターの両側にとって役立つものです。お客様にとっては、その後に受け取る控えが、銀行がお金を受領したことの証明になります。銀行にとっては、入金伝票がその日の取引の書面記録となり、不明金が生じないようにする役割を果たします。
入金伝票の入手方法
通常、入金伝票を見つけるのに遠くまで行く必要はありません。
- 小切手帳の中： 小切手一式を注文すると、ほとんどの銀行は小切手帳の後ろに、あらかじめ印刷された入金伝票の束を挟み込んでくれます。これらには、氏名と口座番号がすでに記入されていることがよくあります。
- 銀行の支店で： 通常、カウンターの近くやロビーに、空欄の汎用入金伝票が積まれています。自分の情報は手書きで記入します。
- 自分で印刷する： 銀行のウェブサイトから入金伝票をダウンロードしたり、事務用品店で汎用のものを手に入れたり、会計ソフトやオンラインテンプレートから作成したりできます。
汎用の入金伝票を使う場合は、口座情報を記入できるよう準備しておきましょう。
銀行の入金伝票の書き方7ステップ
ここでは、全体の流れをシンプルなステップに分けてご紹介します。お手元の入金伝票がここで説明するものと少し違っていても心配いりません。レイアウトは銀行によって異なりますが、記入する情報はほとんどの場合同じです。
ステップ1：入金伝票を用意し、お金をまとめる
入金伝票を手に取り、現金と小切手を準備しましょう。現金と小切手の金額は別々の行に記録するため、2つの山に分けておきます。小切手を渡す前に、裏書き（裏面への署名）がされていることを確認してください。
ステップ2：日付を記入する
所定の欄に当日の日付を記入します。これは入金を行う日付であり、あなたと銀行の双方が取引を正確に記録するのに役立ちます。
ステップ3：氏名と口座番号を記入する
口座に登録されているとおりに氏名を記入し、続いて所定の欄に口座番号を入力します。小切手帳のあらかじめ印刷された入金伝票を使う場合、これらの情報はすでに記載されていることがありますが、正しいかどうか必ず再確認しましょう。伝票によっては銀行のルーティング番号を記入する欄もありますが、多くの場合は窓口係が記入してくれます。
ステップ4：現金の金額を記入する
「現金（Cash）」と記された行に、入金する紙幣と硬貨の合計金額を記入します。通常は2つのボックスが表示されています。左側の大きいボックスはドル用で、右側の小さいボックスはセント用です。小切手のみを入金し、現金がない場合は、この行は空欄のままにしておきます。
ステップ5：小切手を1枚ずつ記載する
小切手は1枚ごとに専用の行に記入します。金額の隣には通常、小切手番号を記入する小さなスペースがあり、これにより銀行は各項目を個別に管理できます。
表面の行数よりも多くの小切手がある場合は、入金伝票を裏返しましょう。裏面には通常、追加の記入欄があります。それらの追加の小切手の金額を裏面で合計し、その数字を表面の「他面からの合計（Total From the Other Side）」の行に転記します。たとえば、小切手が5枚あり、表面に3行しかない場合は、2枚を裏面に記載し、その金額を合算して、その小計を表面に持ってきます。
ステップ6：合計を出し、必要なら現金の払い戻しを依頼する
現金の金額と小切手の金額を合算し、その金額を「小計（Subtotal）」の行に記入します。
入金額の一部を現金で受け取りたい場合は、「現金受取額（Less Cash Received）」の行を使います。たとえば200ドルの小切手を入金するけれど、手元に40ドル欲しい場合は、ここに「40ドル」と記入します。その金額を小計から差し引き、結果を最後の「合計（Total）」の行に記入します。現金の払い戻しが不要な場合は、合計は小計と同じになります。
ステップ7：必要なら署名し、提出する
入金伝票に署名が必要なのは、現金の払い戻しを依頼する場合だけです。その場合は、所定の行に署名します。それ以外の場合は、通常この手順を省略できます。
記入が済んだ伝票を、現金や小切手と一緒に窓口係に渡します。係員がすべてを処理し、控えを渡してくれます。資金が口座に反映されるまで、入金の証明としてその控えを保管しておきましょう。
よくあるミスを避けるためのちょっとしたコツ
入金伝票は多少の間違いなら許容されますが、ちょっとしたミスがあると手続きが遅れてしまうことがあります。
- 口座番号を再確認する： 数字が1つ違うだけで、お金が間違った先に送られてしまうことがあります。
- セントは正しいボックスに記入する： ドルの欄とセントの欄を取り違えるのは、よくあるミスです。
- 裏面を忘れない： 裏面に小切手を記載した場合は、その小計が表面に転記されていることを確認しましょう。そうしないと合計が合わなくなります。
- 小切手に裏書きする： 署名のない小切手は、入金を遅らせる原因になります。
もし間違えてしまっても、上から書きつぶそうとしないでください。入金が処理される前に修正できるよう、窓口係に伝えましょう。
ATMやモバイル入金の場合は？
紙の入金伝票は、もはや常に必要というわけではありません。最近では多くのATMが小切手を読み取り、現金を自動でカウントしてくれるため、画面の案内に従うだけで済みます。ほとんどの銀行アプリでも、写真を撮るだけで小切手を入金できますし、多くの企業は今や紙の小切手や現金を扱う代わりにオンラインでの支払いを受け付けることを好むようになっています。
とはいえ、モバイル入金で処理できるのは一般的に小切手であり、現金は対象外です。そのため、紙幣を入金する必要がある場合は、やはり銀行に足を運び、簡単な入金伝票を記入するのが通常の方法です。したがって、入金伝票の書き方を知っておくことは、依然として役立つスキルと言えます。
Jotformでカスタム入金伝票を数分で作成
これまでのステップは、個人が自分の入金を行う場合を想定したものです。しかし、銀行や信用組合、金融サービス事業を運営していて、お客様に入金伝票を発行する必要がある場合、取引のたびに手書きで伝票を記入していては、とても対応しきれません。
そこで役立つのが、Jotformの無料入金伝票テンプレートです。1枚ずつ伝票を作成する代わりに、お客様の連絡先情報、口座の詳細、入金額を短いオンラインフォームに入力するだけで、テンプレートが各回答を自動的に、きれいでプロフェッショナルなPDFに変換します。そのPDFはダウンロード、印刷、メール送信がすぐに可能です。
Jotformの入金伝票テンプレートが入金処理を簡単にする方法を、いくつかご紹介します。
- プロフェッショナルでブランドに合った伝票： Jotformのドラッグ＆ドロップ式pdfエディタを使えば、自社のロゴを追加し、フォントや色を調整し、独自の利用規約を記載できるため、すべての伝票をブランド全体と統一できます。
- 電子署名機能を内蔵： jotformサインを使えば、お客様が入金伝票に電子的に署名できます。印刷やスキャンは不要です。
- 自動送信： 自動返信を設定すれば、フォームが送信された瞬間に、各お客様へ入金伝票の控えをメールで送信でき、常に記録が残ります。
- 整理された記録管理： 一意のID（Unique ID）ウィジェットを追加すれば、すべてのPDFに独自の入金伝票番号を割り当てられ、取引の追跡や照合がはるかに簡単になります。
ノーコードのテンプレートなので、始めるのに技術的なスキルは一切必要ありません。自分のワークフローに合わせてカスタマイズするだけで、数分で洗練された入金伝票の作成を始められます。サービスを迅速化し、お客様によりスムーズな銀行体験を提供するための実用的な方法です。
書類作成はJotformにお任せ
入金伝票の記入は、初めて行うときは戸惑うものの、その後は毎回すっかり日常的な作業になる、ちょっとした銀行手続きの一つです。自分の情報を記入し、現金と小切手を分けて、すべてを合算すれば完了です。
そして、個人としてではなく事業者側で入金を扱っている場合は、伝票を手書きで記入する必要はまったくありません。Jotformの入金伝票テンプレートは、簡単なフォーム送信を、洗練された共有可能なPDFに変換してくれるため、書類作業にかける時間を減らし、お客様への対応により多くの時間を充てられます。
よくある質問
日常的な銀行取引では、預金は通常、次の4つの口座タイプのいずれかに入れられます。
- 要求払預金（当座預金など）は、いつでもお金を引き出せます。
- 貯蓄預金は、資金にアクセスできる状態を保ちながら利息を得られます。
- マネー・マーケット預金は、通常より高い残高要件と引き換えに、より高い利息を提供します。
- 定期預金（譲渡性預金証書など）は、決められた利率で一定期間、お金を引き出せないようにします。
どのタイプの口座にお金を入金するかによって伝票の書き方が変わることはありませんが、後で資金にどれだけ簡単にアクセスできるかには影響します。
標準的な入金伝票では、当日の日付、氏名、口座番号を記入し、続いて入金する現金の金額と、小切手の明細（多くの場合、各小切手の番号も含む）を記載します。その後、それらを合算して小計を出し、払い戻しを希望する場合は「現金受取額（Less Cash Received）」の金額を記入して、最終的な合計を書きます。署名が必要なのは、現金の払い戻しを依頼する場合のみです。
はい。取引銀行のウェブサイトから伝票をダウンロードして印刷したり、事務用品店で汎用の伝票を購入したり、会計ソフトやオンラインテンプレートを使って作成したりできます。定期的に伝票を作成する必要がある企業や金融機関にとって、Jotformの入金伝票テンプレートを使えば、特別な印刷用の備品を必要とせず、ブランドに合ったプロフェッショナルなPDF入金伝票を必要なときに作成できます。
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