ビジネスプロセス管理（BPM）：完全ガイド

ビジネスプロセスに関する用語

ビジネスリーダーや経営の専門家は、ビジネスプロセスに関連する多くの概念や用語を定義してきました。ここでは、企業向けのBPMソリューションを検討する際に最もよく目にする用語をいくつか紹介します。

ビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)とは、特定のビジネスプロセスを構成するタスクの一部を外部委託することに焦点を当てたBPMのサブセットです。カスタマーサービス、IT運用、製品の製造・流通など、ほぼすべてのタスクをサードパーティベンダーに外部委託することができます。コールセンターやデータ入力の外部委託については誰もが聞いたことがあるでしょうが、本質的にはあらゆるビジネス業務を外部委託することが可能です。

今日、企業はさまざまなコアバックオフィス業務を外部委託しています。人事(従業員支援プログラムを通じて)、規制コンプライアンス(通常は経営コンサルタント会社を通じて)、法務、調査・分析、品質保証、請求・購買、従業員研修、出張計画、会計などが含まれます。

フロントオフィス業務も頻繁に外部委託されています。これには、テレマーケティング、ソーシャルメディアマーケティング(マーケティング代理店を通じて)、営業、カスタマーサポート、テクニカルサポートなどが含まれます。

BPOは企業に以下のような効果をもたらします

• コア機能への集中。多くの企業は、大企業であっても、コンプライアンス、人事、特定のIT運用など複雑なニーズを管理するための社内専門知識を常に持っているわけではありません。専門のアウトソーシング企業がこの専門知識を提供することで、企業はコア機能に集中できるようになります。
• プロセスの改善。専門のアウトソーシング企業は、最新のテクノロジーと最も効率的なプロセスを持っている可能性が高く、クライアントは社内では得られない効率性と改善の恩恵を受けることができます。
• グローバルプレゼンスの拡大。カスタマーサービスや製品流通などのプロセスを他の地域や国に外部委託することで、例えば24時間365日の運用や迅速な配送が可能になります。
• コスト削減。人件費が低い地域や国へのアウトソーシングは、収益性の向上につながります。

BPOには以下のような潜在的なリスクも伴います

• セキュリティ。社内のビジネスプロセスをサードパーティに開放することで、制御不能なデータ侵害やその他のセキュリティ問題にさらされる可能性があります。
• 過度の依存。特定のプロセスのアウトソーシングに慣れると、そのプロセスに対する自社の監視が減少する傾向があるかもしれません。その後、ベンダーに問題が発生した場合、コストのかかる復旧作業や、新しいベンダーを見つけなければならない状況に陥る可能性があります。
• コストの増加。契約更新時にベンダーが予想以上に価格を引き上げる可能性や、予期していなかったコストが発生する可能性があります。
• コミュニケーション上の問題。時折、言語や文化の違いが誤解を招くことがあります。国によって規制が異なり、政治的不安定性がベンダー、ひいては収益性に影響を及ぼすリスクさえあります。

アウトソーシングは多くの企業の日常業務や長期的な運営において重要な要素となっていますが、BPOの利用を開始または拡大する前に、ベンダーを慎重に精査し、アウトソーシング計画の成功に影響を与える可能性のあるすべての要因を検討することが重要です。

注:近年、BPOという略語は、より包括的なBPMという用語に取って代わられ、やや使用されなくなっています。その理由の一つは、BPMプロバイダーはアウトソースされたトランザクション処理を提供する一方で、企業のビジネスプロセスを他の方法で改善・合理化するための専門知識も提供しているためです。もう一つの理由は、「BPM」という用語が「アウトソーシング」という言葉が時に持つネガティブな連想を回避できるからです。

しかし、BPOという用語は、アウトソーシングを専門とする企業によって今でも一般的に使用されています。そして、BPOがBPMとどのように関連しているかを理解したので、サービスプロバイダーを調査し、彼らが提供するものについて重要な質問をする準備ができています。

ビジネスプロセスオートメーション、またはBPAとは、ビジネスプロセスの自動化を特に指します。アウトソーシングと同様に、自動化もBPMの一形態です。完全なBPMソリューションには、BPA、BPO、および/またはその他の管理形態が含まれる場合があります。

Samanage State of Workplace Surveyによると、平均的な従業員は年間520時間を、簡単に自動化できる反復的な作業に費やしていることがわかりました。日常的な反復作業により優れたソフトウェアを使用したり、ある程度の自動化を可能にするカスタムアプリケーションを使用したりすることで、従業員は本当に重要な仕事、つまり人間の手が必要な高度なタスクにより多くの時間を費やすことができます。

生産性の向上は自然な結果です。そして、生産性の向上は、従業員のストレス軽減、職場での満足度の向上、そしてよりスムーズに機能するビジネスと関連しています。

パフォーマンス管理(ビジネスパフォーマンス管理、企業パフォーマンス管理、またはエンタープライズパフォーマンス管理とも呼ばれます)は、BPMのもう一つの重要な側面です。パフォーマンス管理とは、企業がパフォーマンスを測定し、その結果をすべての関係者に伝達し、その結果に基づいて将来のパフォーマンスを改善するために使用する方法を指します。

パフォーマンス管理ソリューションには、自動化、データ統合、予測分析、財務計画、レポート作成などが含まれる場合があります。

ビジネスアクティビティモニタリング(BAM)は、BPMのもう一つの側面です。テクノロジーがビジネス活動を追跡することで、マネージャーはパフォーマンス指標をリアルタイムで監視し、機会とリスクを積極的に発見できます。企業は、株価の変動を予測することからクレジットカード詐欺を発見することまで、あらゆる目的でBAMを使用しています。その結果、スピードと効率が向上し、収益性が高まります。

ビジネスプロセス改善(BPI)は、これらすべてのBPM要素の最終的な結果です。ワークフローの改善、品質管理、顧客満足度の向上などのためにビジネスプロセスを洗練させるための多くの方法論が利用可能です。これには、改善(継続的改善)、シックスシグマ、総合的品質管理などが含まれます。(これらの一部については、以下のビジネスプロセス管理ツールを参照してください。)

生産性の向上は、資本、リソース、従業員を可能な限り効率的な方法で整列させます。そして、改善されたビジネスプロセスは効率性を生み出すだけではありません。従業員のパフォーマンスも向上させ、より良く運営される組織のもう一つの重要な要素となります。

BPMのメリット

収益の成長。BPMは企業の収益成長を支援します。顧客のニーズをより迅速かつ正確に満たすために、ビジネス機能を整列させます。顧客満足度の向上は、より多くの売上と企業の評判向上につながり、最終的には利益の増加につながります。

支出の削減。最終製品がどれほど優れていても、過剰な間接費は企業の足かせになる可能性があります。非効率性を排除し、プロセスを合理化することで、BPMは企業がリソースの無駄や不十分な計画から生じるコストを回避するのに役立ちます。また、リソースを追跡して可能な限り効果的に使用されていることを確認し、何も無駄にならないようにします。

俊敏性。今日、企業は方向転換し、予期しない機会や状況に対処できる必要があります。洗練されたBPMシステムは、柔軟なプロセスを意味します。場合によっては、自動的に調整できます。その他の場合は、一時停止し、新しい状況を分析し、調整を行い、プロセスを迅速に、かつ最小限の混乱で軌道に戻すことができます。

人的ミスのリスク軽減。BPMは人的ミスの発生を減らし、過失や不正のリスクを軽減します。追跡が不十分なビジネスプロセスは、チェーンにギャップを生み出し、エラーにつながる可能性があります。BPMを実施することで、ビジネスのチェーンが確実になります。これにより、企業内の各部門の説明責任が高まります。

一貫性と移行可能性。BPMが導入されると、プロセスは一貫して実行されます。これにより、成功を再現可能にし、同じ実証済みのソリューションを繰り返し発生する状況に適用できるようになります。また、離職や昇進があった場合に、ある従業員から別の従業員への責任の移行がはるかに容易になります。

測定可能性。BPMの主要なメリットは、定期的で自動化されたレポート作成により、明確なフィードバックが得られ、進捗を簡単に測定し、何が機能していて何を改善する必要があるかを確認できることです。

従業員の満足度とエンゲージメント。従業員が反復的なタスクではなく、生産的で人間中心のタスクに時間を費やすことができれば、より幸せになり、組織とその目標に対してより投資されていると感じる可能性が高くなります。

満足した顧客。BPMが導入されていれば、従業員は車輪の再発明に時間を無駄にしたり、手作業のタスクに苦労したりする代わりに、優れた顧客サービスを提供し、必要に応じて顧客に個人的な注意を払うことができます。

コンプライアンス。BPMはコンプライアンスの確保にも役立ちます。活動を追跡し、ビジネスプロセスを標準化することで、企業はコストのかかる罰金につながるコンプライアンスミスを回避できます。

目標を知る

BPMの実施は複雑になる可能性があるため、それから何を望み、何が必要なのかを特定することが重要です。まず、企業の現在のプロセスを評価して、改善が必要な箇所を特定します。現在のワークフローの欠陥を認識していれば、プロセスを合理化し、より良い意思決定を行うことができます。

また、目標を知る必要があります。特定のプロセスの日々の生産量を増やすことに焦点を当てていますか?従業員の生産性が懸念事項ですか?まず何を望むかを知り、次に特定のニーズに合わせてBPMをカスタマイズします。

ビジネスプロセス管理の実施を決定する際には、具体的なステップを正確に把握することが重要です。BPMは複雑で威圧的になる可能性があります。このガイドは、そのすべての側面を把握するのに役立ちます。

ビジネスプロセス管理には、いくつかのステップまたは段階が含まれており、これらはアクティビティと呼ばれることもあります。これらのアクティビティが集まって、BPMライフサイクルとして知られるBPMコンポーネントのセットを構成します。BPMライフサイクルを構成するアクティビティは、設計、モデリング、実行、監視、最適化、およびリエンジニアリングです。

設計

BPMライフサイクルの設計コンポーネントには、現在のプロセスを特定し、新しいプロセスを設計することが含まれます。現在のプロセスフローと運用手順を特定することで、古い設計に改善の余地がある箇所、または完全に新しい設計を実装する余地がある箇所を確認できます。

新しい設計または改訂された設計には、プロセスのコンポーネントのいずれかまたはすべてを含むワークフローの改善が含まれます。これには、人間のオペレーター、自動化システム、人とシステム間のインターフェースなどが含まれます。設計では、市場目標、競合他社、規制など、ビジネスが直面するあらゆる課題を考慮に入れることができます。

例えば、アプリ開発ビジネスを行っている場合、現在のプロセスをマッピングします:

• クライアントから仕様を受け取る
• プロジェクトに最適な開発プラットフォームとチームを選択する
• プロジェクトをフェーズに分割し、タイムテーブルを作成する
• 進捗状況を監視する
• テストを実施する

次に、プロセスのどこに改善を加えることができるかを判断し、それらの提案された変更を組み込んだ新しい設計を作成します。

モデリング

ビジネスプロセス管理ソフトウェアの重要な機能はモデリングです。これには、変数の組み合わせを使用したWhat-ifシナリオの導入が含まれます。例えば、材料コストが上昇したらどうなるか?噂されている新しい規制が施行されたらどうなるか?モデリングフェーズでは、提案された新しい設計にさまざまな変数を導入できます。

潜在的な新しい状況のモデルを作成することで、提案された新しいプロセスの効率や既存のプロセスに影響を与える可能性のある変化を探ることができます。これらの分析と、BPMソフトウェアが作成するドキュメントを使用することで、より適切な情報に基づいた計画決定を行うことができます。

例えば、オフィスにコーヒーと関連機器を供給するビジネスを行っていて、改訂された設計では自社のドライバーとトラックの代わりに組合加入ドライバーを持つ配送サービスを使用する場合、労働停止が発生した場合に何が起こるかを想定し、顧客へのサービス提供を継続する方法をモデル化します。

実行

次に、プロセスを実行する段階です。これはBPMソフトウェアの助けを借りて行うことができます。BPM管理ツールは、設計とモデリングのアクティビティを視覚的に表現し、「実行エンジン」を通じて新しくモデル化されたプロセスを実行できる場合があります。

これは多くの場合、手動(人間主導)と自動化(ソフトウェア主導)の手順の組み合わせによって行われます。自動化されたビジネスプロセスには、時間と労力の面で多くの利点がありますが、一部の業務では手動の方法が依然として必要とされることがよくあります。

上記の例では、実行フェーズには、選択した配送サービスと契約し、倉庫での集荷と顧客への配送を開始してもらうことが含まれます。

監視

監視には、個々のプロセスを追跡してパフォーマンスを評価し、問題を特定してトラブルシューティングすることが含まれます。プロセスマイニングツールは、ログを分析して実際の結果とモデルが予測したものを比較するのに役立ちます。これらの測定値と統計は、ボトルネックを見つけ、生産性を評価し、さらには将来の結果を予測するのにも役立ちます。

例えば、eコマースビジネスを行っていて、ウェブサイトの改善を実装した場合、目標(注文の容易さ、カート放棄の減少など)を実現できているかどうかを監視する必要があります。

最適化

最適化フェーズは、BPMライフサイクルの修正部分です。これは、モデリングと監視のフェーズで収集した情報を検査して、非効率性、不整合、その他の問題を特定する段階です。何がうまくいき、何がうまくいかなかったかに関するデータを使用して、必要な変更を行うことができます。マイニングツールを使用することで、このデータからより深い洞察を収集できる場合があります。

上記のアプリ開発の例では、ベータテストで検出されなかったエラーが見つかった場合、ベータテスターのプールのサイズを増やしたり、人口統計を調整したりすることでプロセスを最適化できます。

リエンジニアリング

ビジネスプロセスを最適化するだけでは修正できない大きな問題を特定した場合、プロセスサイクル全体をリエンジニアリングする必要があるかもしれません。これには、組織のビジネスプロセス、場合によってはその使命についての高レベルの再評価が必要です。前進する方法を決定する際、解決策には新しいテクノロジーの実装、チームの再編成などが含まれる場合があります。

例えば、新しく、より効率的なビジネスプロセスを実装して最適化し、それらが順調に機能しているにもかかわらず、競合他社にビジネスを奪われ続けている場合、唯一の解決策は、競合他社がどのようにビジネスを行っているかを注意深く見ながら、ゼロから始めることかもしれません。

優れたビジネスプロセス管理(BPM)ツールに何を期待すべきでしょうか?ビジネスプロセスのモデリング、構築、最適化には、シンプルさ、効率性、そしてパワーが不可欠です。

ソフトウェアは、プロセスを合理化し自動化できるだけでなく、自動的かつ明確にドキュメント化できる必要があります。また、予算に合った価格であることも重要です。価格は、ソフトウェアの機能、ユーザーベースの規模、必要なトレーニングの量、その他の要因によって大きく異なります。

いくつかの異なる種類のツールから選択できます。多くのベンダーは、シンプルなワークフローアプリケーション、スイート、ローコード開発プラットフォームを提供しています。多くの選択肢から選ぶのは難しそうに見えるかもしれませんが、目標を明確にし、投資できる金額を決定すれば、適切なBPMツールを選択することはそれほど難しくありません。

BPMツールで探すべき最も有用な機能には、以下のようなものがあります:

• ドラッグアンドドロップによるプロセス設計。エンタープライズレベルのBPMツールは、ビジネスプロセスモデリングと表記法(BPMN)と呼ばれる、ワークフロー図をモデリングするための標準化された方法を使用します。(BPMNの詳細については、第5章を参照してください。)小規模な組織、さらには一部の大規模な組織でも、BPMN手法を学ぶ必要がなく、代わりにドラッグアンドドロップ機能を提供するツールを活用できる場合があります。
• 統合機能。BPMツールは、他のソフトウェアと統合できる必要があります。そうすることで、必要に応じてデータをシステム間で受け渡すことができ、他のシステムでのイベントがBPMシステムのプロセスをトリガーできます。(例えば、人事システムを通じて行われた新規採用が、オンボーディングプロセスを開始することができます。)
• ホスティングオプション。BPMツールを社内で運用できますか?クラウドホスティングの方が良い選択肢でしょうか?多くのツールは両方の選択肢を提供しています。ビジネスに最適な場所でホストされるツールが必要です。
• 使いやすさと応答性。理解しやすく使いやすい直感的なユーザーインターフェースを備えたツールを探してください。それを使用するチームメンバーの技術的なノウハウを考慮してください。彼らが使用している、または近い将来使用する可能性のあるデバイスやブラウザでソフトウェアが適切に動作することを確認してください。

BPMソフトウェアを現在のシステムに統合する方法はいくつかあります:

• 組み込み統合。最も簡単な統合形態は、ツールが特定のサードパーティアプリに組み込まれている場合です。これは最小限のセットアップで済みます。ただし、それらの特定のアプリとの統合に限定されます。
• 統合に適した設計。この機能により、サービスとしての統合プロバイダーを使用して、BPMソフトウェアを他のSaaSソリューションとリンクできます。
• REST API。この手動統合手法は、エンタープライズBPMシステムで一般的です。サードパーティシステムと連携させるために、ソフトウェアAPIを手動で使用できる知識豊富なバックエンド開発者が必要になります。最も柔軟なオプションですが、最も高度なノウハウを必要とするオプションでもあります。

BPMツールの選び方

まず、組織が達成しようとしていることを決定します — 目標と最大の課題は何ですか?さまざまなソフトウェアツールを調査する際には、コスト、使いやすさ、既存のシステムやデータとの統合能力を考慮してください。

• コスト。BPMソフトウェアのコストについて一般化することは困難です。なぜなら、ベンダーが提供するサービスや請求する料金は大きく異なるからです。コストは、ユーザーベースの規模、ソフトウェアの機能、提供されるサポートのレベル、その他の要因によって異なります。25人のスタッフを抱える小規模な企業は、月に数百ドルを費やす必要があるかもしれません。大企業向けのエンタープライズレベルの製品は6桁の費用がかかる可能性がありますが、それだけの価値があるかもしれません。
• 使いやすさ。スタッフにBPMツールの使い方をトレーニングするには時間がかかります。時間に余裕がない場合は、直感的で多くのトレーニングなしで使用できるBPMツールを検討してください。より余裕のあるスケジュールと技術に精通したスタッフがいる場合は、より多くの機能を備えた複雑なBPMを検討することもできます。もちろん、トレーニング時間と複雑さのバランスを取る際には、ツールから得られると期待される長期的なメリットを考慮してください。
• 統合。システム間での煩雑な手動データ転送を避けたい場合、BPMツールを既存のソフトウェアシステムに統合することは不可欠です。ウェブフックやAPIサポートなどのコアプロセスは、BPMに簡単に統合できる必要があるため、統合パスを提供するBPMツールを必ず探してください。

ビジネスプロセス改善(BPI)手法をBPMに統合する

BPMはソフトウェア以上のものです。職場を管理するためのアプローチ、つまり仕事の進め方を整理し最適化する方法も指します。

長年にわたって、多くの一般的なBPI手法が開発されてきました。使用するBPMソフトウェアを決定するとともに、特定のBPI手法がビジネス目標と一致しているか、またそれをBPMにどのように統合できるかについても検討してください。

改善、または継続的改善は、人気のあるBPI手法の1つです。この用語は、日本語の変える(改)と良い(善)から来ています。トヨタによって広められたこの哲学では、従業員がビジネスプロセスの段階的な改善方法を継続的に探します。問題や非効率性が発見されたときはいつでも、それを見つけた作業者は無視せず、立ち止まり、それを指摘し、同僚や管理職と協力して問題を解決したり、回避策を見つけたりするという考え方です。

改善は、BPMライフサイクルのさまざまな部分と一致します。例えば、サイクルの最適化活動またはフェーズには、問題を発見したときに段階的な改善を行うことが含まれます。プロセス全体を再設計するのではなく、継続的改善には、これらの小さな問題が発生したときに対処する継続的な取り組みが含まれます。

より広い意味では、改善は設計および監視フェーズにも関係します。なぜなら、継続的改善の最初の段階は、成功または失敗を監視するために使用できるベンチマークを持つように、プロセスの設計を標準化することだからです。

ビジネスに適したBPMソリューションを探す際に検討している特定の手法やツールに、改善の哲学が組み込まれていることがあるかもしれません。

リーン管理は、改善、つまり継続的改善を、顧客に価値を提供し無駄を排除するという文脈で捉える哲学です。リーン管理では、まず顧客価値を定義することから始めます — つまり、エンドユーザーが必要とし、お金を払う意思があるものです。次に、プロセスが顧客にどのように価値を生み出すかを検討し、価値を生み出さないものをすべて排除します。

無駄を排除したら、残りのプロセスを可能な限り効率的にし、スムーズに流れるように最適化します — 例えば、低在庫とジャストインタイム配送に向けて進むことなどです。

最後に、最初からやり直し、顧客に価値を提供するものを再度検討し、既存のプロセスの改善に再び取り組みます。これは、ビジネスを続ける限り継続するサイクルです。

5Sは、改善とリーン管理に関連するモデルです。プロセス改善における一貫性と標準化に焦点を当て、職場環境の改善、無駄の排除、生産性の向上を目指し、その結果として収益を改善します。

5つのステップは、整理、整頓、清掃、清潔、躾です。これらは、チームにコンセプトを紹介し、プロセスを通じて導く部門全体または会社全体の5Sイベントで適用されることがあります。

整理。ワークスペースのアイテムを整理し、必要なものにアクセスできるようにします。不要なものは処分するか、邪魔にならない場所に保管します。

整頓。整理整頓が完了したら、アイテムを最適にアクセスできるように整理します。頻繁に必要なアイテムは、たまにしか必要としないものよりも手元に近く置きます。

清掃。物事が整頓されたら、整頓と安全の両方を念頭に置いて職場を清掃します。

清潔。上記のステップの間、従業員はさまざまな段階で物事をより良く行う方法についてアイデアを持つでしょう。これらのアイデアや実践の最良のものを導入したら、チーム全体で一貫性を持たせ、全員が同じ認識を持ち、新しいプロセスとそれが実行に移された理由を理解できるようにします。

躾。この時点で、プロセスから得た成果を維持するために上級リーダーを指名します。彼らは、改善が常に念頭に置かれるようにします。人々が悪い習慣に戻るのではなく、新しく改善された実践を維持できるように、コミュニケーションを維持します。

5Sのメリットには以下が含まれます

• 効率の向上
• 無駄の削減
• 安全性の向上
• 士気の向上
• 顧客満足度の向上
• コスト管理の改善

シックスシグマ手法は、統計とデータを分析することでビジネスプロセスを改善することを目的としています。

明確に定義されたプロジェクトが特定のチームに割り当てられ、従業員は統計的思考のトレーニングを受け、主要な参加者(「ブラックベルト」と呼ばれる)は、より高度な統計とプロジェクト管理のトレーニングを受けます。

シックスシグマは、5つの中心的なステップに基づくアプローチを重視しています:定義、測定、分析、改善、管理(頭字語DMAICで表されます)。この手法は、生産性、財務、品質、時間(PFQT)における問題に対処します。

定義。このステップでは、チームが対処する必要がある問題を定量化可能な用語で概説します。これには、具体的な問題、問題の範囲、これらの問題が与えている影響を示すことに加えて、改善プロセスで誰がどの責任を担うかを決定することが含まれます。

測定。新しく作成または改善されたビジネスプロセスのパフォーマンスを測定する方法を特定します。これは、顧客満足度の測定など、さまざまな種類のデータ収集を意味します。

分析。このフェーズでは、チームが結果を分析して、発生したエラーや問題の根本的な原因を見つけます。どのような変動が一貫性のない結果につながったのでしょうか?実際の結果から望む結果に到達するまでにどれだけ進む必要があるでしょうか?

改善。プロセスを改善するための最良のソリューションを特定します。このフェーズには、変更管理のアプローチを開発することも含まれ、組織が変更が導入される際にうまく適応できるようにします。

管理。このフェーズでは、パフォーマンスに影響を与える変数が長期的に許容範囲内に留まるようにするためのツールを開発します。このフェーズには、以前の段階で学んだ教訓を広めることも含まれ、すべてのステークホルダーが改善に関与できるようにします。

かんばんは、もともと日本の製造業で開発され、「ジャストインタイム」方式の供給に根ざしています。これは、ソフトウェア開発業界に拡大し、現在ではビジネス界全体で実践されている、業務を中断させないワークフロー管理手法です。

かんばんには4つの原則があります:

• 今やっていることから始める。現在のワークフローを突然破棄したり中断したりしないでください。
• 段階的で進化的な変化を追求する。これにより、反発が減り、改善されたプロセスへのスムーズな進歩が可能になります。
• 現在の役割と責任を尊重する。かんばんは、これらに価値があると想定しています。チームが協力的な方法で変更を実施できるようにします。変化のための変化を実施しないでください。
• あらゆるレベルでリーダーシップを奨励する。継続的改善(改善)は上から押し付けることはできません。すべてのレベルから生まれる必要があります。

かんばんは6つのコアプラクティスを提案しています:

• ワークフローを可視化する。これは通常、物理的なボードまたはソフトウェア内のボードを使用して行われ、要求されたタスク、進行中のタスク、完了したタスクを示す列があります。
• 進行中の作業を制限する。チームが管理可能な数の特定のタスクに集中できるようにします。迅速な進歩を可能にするために、マルチタスクを避けます。
• ワークフローを管理し改善する。ここでの焦点は、「ワークフロー」の「フロー」部分にあります。個人を細かく管理するのではなく、プロセスを管理することでボトルネックを解決します。
• ポリシーを明示する。プロセスポリシーについて明確にします。それらを定義し、公開し、広めて、全員が共通の目標を理解できるようにします。
• フィードバックループを導入する。プロセスが順調に進んでいることを確認するために、かんばんボードの前で定期的な会議を開催します。サービス提供、運用、リスクを確認するための短い会議を開催します。

コラボレーションと実験を重視する。問題に対する集団的理解と、ワークフロー、プロセス、リスクを中心とした将来への共有ビジョンを奨励します。科学的手法を使用して改善を開発します。

ビジネスプロセスモデルと表記法(BPMN)システムは、社内のビジネスプロセスを図式的に表現します。フローチャート形式で、ビジネスプロセスの開始から終了までの一連のステップを示し、意思決定、コラボレーション、最適化のための視覚的な補助を提供します。BPMNを作成するためのソフトウェアパッケージも利用可能です。

BPMNは、視覚的表現がテキストよりも理解しやすいという事実を活用しています。BPMNのグラフィカル要素は、イベント、アクティビティ、ゲートウェイ(意思決定ポイント)、さまざまな要素を結ぶフローと関連性、そしてプロセスの参加者を示すプールを表しています。プロセスマッピングシンボルを理解することで、これらの図をチーム全体でより簡単に読み取り、構築し、更新することができます。

ビジネスプロセス管理についての議論を聞くと、何気なく観察している人はBPMがワークフローの洒落た名称だと想像するかもしれません。結局のところ、ワークフロー管理ツールも存在します。しかし、ワークフローはBPMの一要素に過ぎません。

ワークフローは、プロセスを構成する特定のタスクを調整することを含みます。例えば、注文を受けてから履行するまで、どのように進めるのでしょうか?そのプロセスでは、どのような人的タスクまたは自動化されたタスクを完了する必要があるのでしょうか?

一方、BPMはプロセスの設計、実行、最適化に関するものです。通常、組織全体または事業部門全体に広がる大規模なプロセスシステムにおいて、複数のワークフロー、自動化ツール、手動タスクを組み込みます。

ワークフロー vs プロセス

今日のテクノロジーを使えば、個々のワークフローとプロセス管理全体の両方に自動化を適用できます。これらの用語が同じ意味で使われているのを見かけるかもしれませんが、BPMとワークフローと同様に、それらは同じものを意味しません。

BPMは通常、大部分が自動化されたプロセスです。試行錯誤を重ねてきた従来の方法を、より自動化されたシステムにアップグレードまたは置き換える必要があるのか、疑問に思うかもしれません。

より複雑なシステムは、より多くの障害ポイントを生み出す可能性があるのではないでしょうか?従業員をトレーニングし、新しいテクノロジーへの「賛同」を得るのは難しいのではないでしょうか?既存の方法(たとえばスプレッドシート)は、すでにコンピュータ化されているのではないでしょうか?組織は本当にBPMツールを導入する費用と労力を必要としているのでしょうか?

変化する市場に立ち向かわない企業は、取り残される運命にあります。最新のBPMは、手動やその他のレガシーシステムに比べて多くのメリットを提供します。

効率性。導入後、BPMは通常、コストを削減し、チームの生産性を向上させます。特にモデリング段階では、プロセスの仮想的な変更や、ビジネスに影響を与える外部要因の結果を確認できます。その結果、効率性と生産性を最大化するための適切な方針をより的確に見極めることができます。

透明性。BPMは、手動操作では到底及ばない監視機能とレポート機能を提供します。これにより、貴重なビジネスインテリジェンスと説明責任の向上が実現します。コンプライアンスも容易になります。

機敏性。変化する状況への適応は、ほとんどの企業が直面する最大の課題の1つです。BPMを通じてビジネス慣行を変更するプロセス自体が、継続的な改善を覚えていますか?今後も適応し続ける方法についての洞察を与えてくれます。

ポジティブな職場環境。自分が大切にされていると感じ、うまく連携するチームの一員であると感じる従業員は、より幸せで生産的です。BPMを通じて開発された、より無駄のない効率的なプロセスは、コラボレーションを促進し、成功がもたらされたときの一体感と達成感、そして挫折が発生したときには解決策が見つかるという理解を育みます。

したがって、従来の方法でビジネスプロセスを管理し続けることは可能です。しかし、競争力をまだ失っていないとしても、それはすぐそこまで来ている可能性が高いでしょう。