Een stortingsbewijs invullen: een stapsgewijze handleiding

Als je een klein bedrijf runt, is het storten van contant geld en cheques gewoon onderdeel van de routine, maar het bescheiden stortingsbewijs dat daarbij hoort, zorgt nog steeds voor verwarring bij mensen. Vul je het verkeerd in, dan kan je storting vertraging oplopen; vul je het goed in, dan staat je geld binnen enkele minuten op de juiste rekening.

Maar er komt echt niet veel bij kijken. Een stortingsbewijs is gewoon een kort formulier dat de bank vertelt op welke rekening het geld hoort en precies hoeveel je in contanten en cheques stort. Leer de indeling van een stortingsbewijs één keer, en het invullen wordt een tweede natuur.

In deze gids bespreken we wat een stortingsbewijs is en waar je er een kunt krijgen, en geven we je een duidelijk stappenplan in zeven stappen om het correct in te vullen. We behandelen ook hoe je professionele stortingsbewijzen voor je klanten kunt genereren en hoe je de vragen beantwoordt die mensen het vaakst stellen over bankstortingen.

Wat is een stortingsbewijs?

Een stortingsbewijs, soms ook wel een stortingsticket genoemd, is een papieren formulier waarmee je contant geld of cheques kunt toevoegen aan een rekening bij een bank of kredietunie. Zie het als een set instructies voor de baliemedewerker: het legt vast hoeveel geld je stort, in welke valutavorm dit is, en welke rekening het moet ontvangen.

De meeste stortingsbewijzen vragen om dezelfde gegevens: je naam, je rekeningnummer, de datum, het bedrag aan contant geld dat je stort, een gespecificeerde lijst van eventuele cheques, en het totaalbedrag van de storting. Sommige bewijzen bevatten een regel voor “Contant geld ontvangen” als je een deel van de gestorte bedragen weer in handen wilt krijgen, plus een handtekeningregel die je slechts in bepaalde situaties hoeft te gebruiken. 

Stortingsbewijzen dienen een doel aan beide kanten van de balie. Voor de klant is het ontvangstbewijs dat ze achteraf krijgen het bewijs dat de bank hun geld heeft geaccepteerd. Voor de bank vormen stortingsbewijzen een schriftelijke registratie van de transacties van de dag, zodat niets onverklaard blijft.

Waar je een stortingsbewijs kunt krijgen

Je hoeft meestal niet ver te zoeken om er een te vinden:

• In je chequeboek: Wanneer je een set cheques bestelt, stoppen de meeste banken een blok voorgedrukte stortingsbewijzen achterin het chequeboek. Deze hebben vaak al je naam en rekeningnummer ingevuld.
• Bij je bankfiliaal: Er ligt doorgaans een stapel blanco, algemene bewijzen bij de balie of in de hal. Je vult je gegevens met de hand in.
• Zelf afdrukken: Je kunt een bewijs downloaden van de website van je bank, algemene exemplaren ophalen bij een kantoorboekhandel, of ze genereren met boekhoudsoftware of een online sjabloon.

Als je bewijs algemeen is, wees dan voorbereid om je rekeninggegevens in te vullen.

De 7 stappen voor het invullen van een bankstortingsbewijs

Hier is het volledige proces, opgesplitst in eenvoudige stappen. Maak je geen zorgen als je bewijs er iets anders uitziet dan het hier beschreven exemplaar; de indeling verschilt per bank, maar de informatie is bijna altijd hetzelfde.

Stap 1: Pak je stortingsbewijs en verzamel je geld

Pak een stortingsbewijs en houd je contant geld en cheques klaar. Verdeel ze in twee stapels, omdat bedragen in contanten en cheques op verschillende regels worden genoteerd. Zorg ervoor dat eventuele cheques geëndosseerd zijn (achterop ondertekend) voordat je ze overhandigt.

Stap 2: Schrijf de datum

Vul de huidige datum in op de daarvoor bestemde regel. Dit is de datum waarop je de storting doet, en het helpt zowel jou als de bank om een nauwkeurige registratie van de transactie bij te houden.

Stap 3: Voeg je naam en rekeningnummer toe

Schrijf je naam precies zoals die op je rekening staat, en voer vervolgens je rekeningnummer in op de daarvoor bestemde plek. Als je een voorgedrukt bewijs uit je chequeboek gebruikt, staat deze informatie er mogelijk al, maar je moet dubbel controleren of deze klopt. Sommige bewijzen hebben ook een plek voor het routingnummer van je bank, hoewel een baliemedewerker dat vaak voor je kan invullen.

Stap 4: Voer je contante bedrag in

Op de regel met “Contant geld” schrijf je de totale waarde van de papieren biljetten en munten die je stort. Je ziet meestal twee vakjes: het grotere vakje links is voor dollars, en het kleine vakje rechts is voor centen. Als je alleen cheques stort en geen contant geld hebt, laat je deze regel leeg.

Stap 5: Vermeld je cheques afzonderlijk

Elke cheque krijgt zijn eigen regel. Naast het bedrag is er meestal een kleine ruimte om het chequenummer te noteren, wat de bank helpt om elk item afzonderlijk te volgen.

Als je meer cheques hebt dan er regels aan de voorkant zijn, draai je het stortingsbewijs om. De achterkant heeft doorgaans een extra sectie. Tel de bedragen van die extra cheques op de achterkant bij elkaar op, en breng dat bedrag vervolgens over naar de regel “Totaal van de andere kant” aan de voorkant. Als je bijvoorbeeld vijf cheques hebt en slechts drie regels aan de voorkant, vermeld je twee cheques op de achterkant, tel je hun bedragen bij elkaar op, en breng je dat subtotaal naar de voorkant.

Stap 6: Tel het op en vraag contant geld terug als je dat wilt

Tel je contante bedrag en chequebedragen bij elkaar op, en schrijf dit bedrag vervolgens op de regel “Subtotaal”.

Als je een deel van je storting in contanten wilt ontvangen, gebruik je de regel “Contant geld ontvangen”. Stel dat je een cheque van $200 stort maar $40 in handen wilt; dan voer je hier “$40” in. Trek dat bedrag vervolgens af van je subtotaal en schrijf het resultaat op de laatste regel “Totaal”. Als je geen contant geld terug wilt, is je totaal gelijk aan je subtotaal.

Stap 7: Onderteken indien nodig en lever het in

Je hoeft je stortingsbewijs alleen te ondertekenen als je contant geld terugvraagt. Als dat het geval is, onderteken dan op de daarvoor bestemde regel. Anders kun je deze stap in het proces meestal overslaan.

Geef het ingevulde bewijs, samen met je contant geld en cheques, aan de baliemedewerker. Zij verwerken alles en overhandigen je een ontvangstbewijs. Bewaar dat ontvangstbewijs als bewijs van je storting totdat de bedragen op je rekening verschijnen.

Een paar tips om veelvoorkomende fouten te voorkomen

Een stortingsbewijs is vergevingsgezind, maar een paar kleine fouten kunnen de zaken vertragen:

• Controleer je rekeningnummer dubbel: Eén verkeerd cijfer kan je geld naar de verkeerde plek sturen.
• Houd centen in het juiste vakje: Het verwarren van de kolommen voor dollars en centen is een veelgemaakte vergissing.
• Vergeet de achterkant niet: Als je cheques op de achterkant hebt vermeld, zorg er dan voor dat dat subtotaal naar de voorkant wordt overgebracht, anders klopt je totaal niet.
• Endosseer je cheques: Niet-ondertekende cheques kunnen je storting ophouden.

Als je toch een fout maakt, probeer er dan niet overheen te krassen. Laat het de baliemedewerker weten, zodat zij je kunnen helpen het te corrigeren voordat de storting wordt verwerkt.

Hoe zit het met stortingen via de geldautomaat en mobiel?

Papieren stortingsbewijzen zijn niet altijd meer vereist. Veel geldautomaten lezen tegenwoordig cheques en tellen contant geld automatisch, dus je volgt gewoon de aanwijzingen op het scherm. Met de meeste bankapps kun je ook cheques storten door een foto te maken, terwijl veel bedrijven er tegenwoordig de voorkeur aan geven om online betalingen te accepteren in plaats van papieren cheques en contant geld te verwerken.

Dat gezegd hebbende, verwerken mobiele stortingen over het algemeen cheques, geen contant geld, dus als je biljetten moet storten, is een bezoek aan de bank (en een snel stortingsbewijs) meestal nog steeds de beste manier. Daarom blijft weten hoe je er een invult een handige vaardigheid.

Genereer aangepaste stortingsbewijzen in enkele minuten met Jotform

De voorgaande stappen zijn voor particulieren die persoonlijke stortingen doen, maar als je een bank, kredietunie of financiëledienstverlener runt die stortingsbewijzen aan klanten moet uitgeven, is het met de hand invullen van bewijzen voor elke transactie simpelweg niet schaalbaar.

Daar komt Jotforms gratis sjabloon voor stortingsbewijzen om de hoek kijken. In plaats van bewijzen één voor één te produceren, vul je een kort online formulier in met de contactgegevens, rekeninggegevens en het stortingsbedrag van de klant, en het sjabloon zet elke inzending automatisch om in een nette, professionele PDF die klaar is om te downloaden, af te drukken of te e-mailen.

Hier zijn een paar manieren waarop Jotforms sjabloon voor stortingsbewijzen het verwerken van stortingen eenvoudig maakt:

• Professionele, merkgerichte bewijzen: Met Jotforms drag-and-drop pdf-editor kun je het logo van je instelling toevoegen, lettertypen en kleuren aanpassen, en je eigen algemene voorwaarden opnemen, zodat elk bewijs overeenkomt met de rest van je huisstijl.
• Ingebouwde e-handtekeningen: Laat klanten hun stortingsbewijs elektronisch ondertekenen met Jotform Sign. Afdrukken of scannen is niet nodig.
• Automatische bezorging: Stel een automatisch antwoord in om elke klant een kopie van hun stortingsbewijs te e-mailen op het moment dat het formulier wordt ingediend, zodat ze altijd een registratie hebben.
• Georganiseerde administratie: Voeg een Unieke ID-widget toe om elke PDF zijn eigen stortingsbewijsnummer te geven, wat het volgen en afstemmen van transacties veel eenvoudiger maakt.

Omdat het een no-code sjabloon is, heb je geen technische vaardigheden nodig om aan de slag te gaan. Pas het gewoon aan je werkstroom aan en begin binnen enkele minuten met het genereren van verzorgde stortingsbewijzen. Het is een praktische manier om de dienstverlening te versnellen en je klanten een soepelere bankervaring te bieden.

Laat Jotform het papierwerk voor je afhandelen

Het invullen van een stortingsbewijs is een van die kleine banktaken die de eerste keer dat je ze uitvoert verwarrend aanvoelt en daarna elke keer volledig routine wordt. Vul je gegevens in, scheid je contant geld van je cheques, tel alles bij elkaar op, en je bent klaar.

En als je stortingen aan de zakelijke kant afhandelt in plaats van de persoonlijke, hoef je helemaal geen bewijzen met de hand in te vullen. Jotforms sjabloon voor stortingsbewijzen zet een snelle formulierinzending om in een verzorgde, direct deelbare PDF, zodat je minder tijd aan papierwerk en meer tijd aan het bedienen van je klanten kunt besteden.