Als het voorraadbeheer voor je kleine onderneming draait op plaknotities, een spreadsheet met drie verschillende versies die rondzwerven, en een gedeelde schijf die niemand eraan denkt bij te werken, zijn voorraadtekorten en overvoorraad onvermijdelijk. Een gestructureerd systeem wint het altijd van een stapel losse tools, en het opzetten ervan hoeft niet ingewikkeld of duur te zijn.
Microsoft Forms, de formulierbouwer die is ingebouwd in Microsoft 365, is een optie voor kleine teams die een eenvoudige manier nodig hebben om voorraadtellingen en voorraadaanpassingen vast te leggen. Het vervangt geen volledig voorraadsysteem, maar het is een redelijk startpunt als je team al in het Microsoft-ecosysteem leeft en gewoon een basisformulier wil om tellingen te verzamelen.
Zo stel je het in — en zo til je het naar een hoger niveau zodra je eroverheen groeit.
Voorraad beheren met Microsoft Forms (stap voor stap)
Microsoft Forms gebruiken voor voorraadbeheer betekent dat je een formulier bouwt dat je team invult telkens wanneer voorraad binnenkomt, uitgaat of wordt geteld. Het is dezelfde basiswerkstroom als het maken van elk ander Microsoft-formulier, alleen met voorraadspecifieke velden.
Zo maak je een Microsoft-formulier om voorraad bij te houden:
- Meld je aan bij Microsoft Forms met je Microsoft 365-inloggegevens en klik vervolgens op Nieuw formulier.
- Klik op Formulier zonder titel en geef je formulier een naam — zoiets als “Wekelijkse voorraadtelling” of “Logboek voorraadaanpassingen” — en voeg een korte beschrijving toe zodat je team precies weet wat er moet worden vastgelegd.
- Voeg je voorraadvelden toe. Klik op het plusteken (+) en kies de opmaak voor elk veld (bijv. een Tekst-veld voor de artikelnaam, SKU en hoeveelheid, en een Datum-veld voor wanneer de telling is uitgevoerd).
- Typ de vraag en eventuele antwoordopties in (waar relevant). Klik op Nieuwe vraag toevoegen en ga door totdat je alle velden hebt die je nodig hebt.
- Klik op Stijl om een lay-out en kleurenschema te kiezen waarmee het formulier makkelijk te lezen en te scannen is op elk apparaat, inclusief een telefoon of tablet in het magazijn.
- Wanneer je klaar bent, klik je op Reacties verzamelen om het formulier te delen met je team. Je kunt het delen via e-mail of een link, of zelfs een QR-code bij de schappen plaatsen zodat updates kunnen worden vastgelegd op het moment dat de voorraad verandert.
Dat is alles — maar er zit een addertje onder het gras: Microsoft Forms kan voorraadgegevens verzamelen, maar het is niet gebouwd om ze te beheren. Elke invoer moet handmatig worden ingetypt. Op zichzelf kan Microsoft Forms niet automatisch eenheden aftrekken wanneer ze worden verkocht of ze van een lopend totaal afhalen, en er is niets dat je waarschuwt wanneer een SKU bijna op is.
Als je een dynamisch voorraadsysteem wilt dat voorraadniveaus automatisch bijwerkt naarmate bestellingen binnenkomen, moet je Microsoft Forms combineren met Microsoft Power Apps en SharePoint — wat vaak maatwerkontwikkeling betekent waar de meeste kleine teams de tijd of middelen niet voor hebben.
Voor eenvoudige tellingen en eenmalige audits klaren Microsoft Forms-functies zoals vertakkingslogica en themaaanpassing de klus. Voor alles daarbuiten wordt het snel een knelpunt.
Voorraad beheren met Jotform
Als je iets krachtigers wilt bouwen — iets dat dynamisch kan worden bijgewerkt en met je bedrijf kan meegroeien — is Jotform een geweldig alternatief voor Microsoft Forms.
Met Jotform kun je voorraadgegevens verzamelen en beheren via aanpasbare formulieren, gekoppelde tabellen en no-code tools om apps te bouwen — zonder een half dozijn aparte producten aan elkaar te knopen. Alles werkt samen, ondergebracht binnen hetzelfde systeem, zonder dat er code of maatwerkontwikkeling nodig is.
Begin met een mobielvriendelijk slim formulier dat je hele team kan gebruiken om voorraadaanpassingen vast te leggen vanaf een telefoon of tablet, rechtstreeks vanaf de werkvloer in het magazijn, zelfs als de wifi haperig is. Jotform biedt meer dan 20.000 gratis formuliersjablonen — waaronder kant-en-klare formulieren voor voorraadbeheer — en een drag-and-drop bouwer waarin je de lay-out, het lettertype, de stijl en de kleuren kunt aanpassen.
Elke inzending van je voorraadformulier wordt rechtstreeks gekoppeld aan Jotform Tabellen, zodat elke invoer op het moment van indienen naar een live, gecentraliseerde tabel stroomt, zonder dat er handmatige exports of kopiëren-en-plakken nodig zijn. Je hele team heeft in realtime een gedeeld overzicht van de voorraadniveaus, en je kunt Jotforms Voorraad-widget toevoegen om automatisch te stoppen met het accepteren van bestellingen zodra de voorraad van een product zijn limiet bereikt.
Je kunt met Jotform ook in enkele seconden een complete, no-code app voor voorraadbeheer bouwen. Jotform Apps zijn standaard mobielvriendelijk, en kant-en-klare sjablonen voor voorraad-apps maken het nog sneller om aan de slag te gaan. Er zijn sjablonen gebouwd voor winkels, restaurants en meer — hier is een kleine selectie:
Jotforms ingebouwde automatisering neemt de herhaalbare onderdelen van voorraadbeheer voor zijn rekening — voorwaardelijke logica, geautomatiseerde e-mails, facturen en werkstromen — samen met meer dan 150 integraties. En voor teams die betalingen aannemen, maakt Jotform verbinding met meer dan 40 betalingsgateways.
Heb je al formulieren gebouwd in Microsoft Forms? Je hoeft niets handmatig opnieuw op te bouwen: Jotforms migratietool brengt je bestaande formulieren (en hun inzendingsgegevens) naar je Jotform-account, zodat je kunt overstappen zonder je geschiedenis te verliezen.
Pro Tip
Voor een nadere blik op hoe de twee platforms zich tot elkaar verhouden, bekijk je de volledige vergelijking Jotform vs Microsoft Forms.
Begin moeiteloos met voorraadbeheer
Met Microsoft Forms kom je door een basisvoorraadtelling heen, maar het is niet gebouwd voor dynamisch voorraadbeheer binnen een team. Er is geen automatische bijwerking, geen waarschuwingen bij lage voorraad, en geen manier om een formulier om te zetten in een gekoppelde werkruimte die je hele team kan gebruiken.
Migrate existing forms instantly
Het is niet nodig om je online formulieren helemaal opnieuw te bouwen. In plaats daarvan kun je bestaande formulieren en gegevens die via je formulier zijn ingediend met één klik naar je Jotform-account migreren om naadloos gegevens te verzamelen.
Your form can not be migrated.
Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.
Jotform vult die leemte met een betere ervaring voor gegevensverzameling, ingebouwde automatisering en een completere werkstroom voor voorraadbeheer — allemaal in één app, zonder dat er codering nodig is.
Overtuig jezelf. Probeer Jotform vandaag nog gratis.
Dit artikel is bedoeld voor eigenaren van kleine ondernemingen, operationele teams, voorraadbeheerders en administratieve teams die op zoek zijn naar een eenvoudige manier om voorraadgegevens te verzamelen en te beheren.
Verstuur Opmerking: