Een week na de deadline voor de rsvp van uw bruiloft vraagt de cateraar om een definitief aantal gasten en om de keuzes voor elk hoofdgerecht. Uw tante appte dat ze komt, een studievriend vroeg in de groepsapp naar parkeergelegenheid en een paar antwoordkaartjes kwamen terug zonder een gekozen gerecht. Nu telt u de reacties op drie plekken bij elkaar en hoopt u maar dat er niets tussen wal en schip is gevallen.
Of u nu uw eigen bruiloft plant of een ander stel een handje helpt, u kunt gasten rechtstreeks op uw trouwwebsite laten reageren. Zo houdt u alle reacties op één plek bij en weet u precies wie er komt en wie nog een herinnering nodig heeft voordat u de cateraar terugbelt.
In deze gids leest u hoe u de rsvp-reacties op een trouwwebsite bijhoudt, van het opzetten van het rsvp-formulier tot het actueel houden van uw gastenlijst terwijl de antwoorden binnenkomen.
Welke rsvp-gegevens houdt u het best bij?
- De naam van de gast heeft u nodig voor de inchecklijst, de tafelindeling en het contact met leveranciers.
- Uit de aanwezigheidsstatus blijkt duidelijk of iemand wel of niet komt.
- Met het aantal gasten berekent u het definitieve aantal voor de locatie en de cateraar.
- De naam van een introducé koppelt de extra stoel aan de juiste uitgenodigde gast.
- De menukeuze heeft u nodig bij uitgeserveerde gerechten, een rehearsal dinner en formele recepties.
- Dieetwensen en allergieën zijn belangrijk voor de voorbereiding van de cateraar en de veiligheid van uw gasten.
- De contactgegevens komen van pas bij herinneringen, updates en wijzigingen op het laatste moment.
- Aan de reactiestatus ziet u wie al heeft gereageerd en wie nog een herinnering nodig heeft.
In 6 stappen rsvp’s bijhouden op een trouwwebsite
Veel alles-in-één bouwers voor trouwwebsites hebben een ingebouwde tool voor een rsvp bruiloft online, die rechtstreeks gekoppeld is aan een beheerder voor uw gastenlijst. Denk aan The Knot, Joy en Zola. Gasten reageren op uw website en elke reactie werkt uw gastenlijst meteen bij, zodat u antwoorden niet zelf in een spreadsheet hoeft over te typen.
Zo gaat het bijvoorbeeld in zijn werk met The Knot, een gratis rsvp-tracker voor uw trouwwebsite:
- Maak uw trouwwebsite aan en publiceer die. Meld u aan bij The Knot en kies een ontwerp voor uw website. Gasten kunnen pas reageren zodra uw website live staat, dus publiceer hem voordat u de link in uw uitnodigingen zet.
- Zet uw gasten op de gastenlijst. Kies Close Website, open het tabblad Guests & RSVPs en klik op Guest List. Vervolgens bepaalt u hoe u mensen toevoegt. U kunt gasten één voor één invoeren, een spreadsheet importeren of een Collect Address-link delen zodat gasten hun eigen adres invullen. Gasten krijgen de status “invited”, maar The Knot stuurt hun geen bericht. Zo kunt u uw gastenlijst rustig afmaken voordat de uitnodigingen de deur uit gaan.
- Voeg uw evenementen toe. Klik in Guest List op + New Event om de ceremonie, het rehearsal dinner of een brunch de dag erna toe te voegen. Met Open to all guests laat u een evenement op uw website zien, en met Open to select guests verschijnt het alleen bij de uitgenodigde gasten wanneer ze reageren. Door elk evenement los op te zetten, houdt u het aantal gasten voor het rehearsal dinner netjes gescheiden van dat voor de receptie.
- Stel uw rsvp-vragen in. Klik in het tabblad Guests & RSVPs op RSVPs. Met Add a follow-up question vraagt u gasten naar hun menukeuze of dieetwensen, en met General questions stelt u vragen die elk gezelschap één keer beantwoordt, of ze nu komen of niet. Bij meerkeuzevragen moeten gasten een antwoord geven voordat ze verder kunnen, dus u blijft niet zitten met rsvp’s zonder gekozen hoofdgerecht.
- Bepaal wie mag reageren en zet online rsvp’s aan. Klik op diezelfde pagina op Edit RSVP settings. Kies Guest list only als alleen de gasten op uw lijst mogen reageren, of Public als iedereen die uw website bezoekt kan reageren en automatisch aan uw gastenlijst wordt toegevoegd. Bij Guest list only kunnen gasten alleen reageren voor de mensen die op hun uitnodiging staan, zodat er geen onverwachte introducés in uw aantal sluipen. Zet daarna Visibility aan zodat gasten vanaf uw website kunnen reageren en klik op Save.
- Deel uw website en houd de reacties bij. Klik in het tabblad Wedding Website op Share website en kies Copy link om uw website per sms, chat of e-mail naar uw gasten te sturen. U kunt de link ook op uw papieren uitnodigingen afdrukken. Elke keer dat een gast reageert, krijgt u een e-mailmelding en wordt uw gastenlijst met zijn antwoord bijgewerkt. The Knot stuurt geen automatische herinneringen, dus gebruik de tool Message guests om gasten die vóór uw deadline nog niet hebben gereageerd een seintje te geven.
Een ingebouwde rsvp-tool is handig als uw hele trouwwebsite op één platform staat, maar het wordt lastiger zodra uw wensen verder gaan dan wat dat platform biedt. Bij The Knot zijn de rsvp-vragen beperkt tot meerkeuze- en kortantwoordvelden, zit het formulier vast in uw site binnen The Knot en moet u herinneringen handmatig versturen. Hebt u andere vraagtypes nodig of wilt u een rsvp-formulier dat u aan elke website kunt toevoegen? Dan geeft een speciale formulierbouwer u veel meer grip op het bijhouden van uw rsvp bruiloft online.
Waarom u uw rsvp’s voor de bruiloft beter met Jotform bijhoudt
De rsvp-tool van een bouwer voor trouwwebsites werkt prima zolang de ingebouwde vragen alles afdekken wat u uw gasten wilt vragen. Hebt u andere vraagtypes nodig of wilt u een rsvp-formulier dat niet aan één platform vastzit? Dan biedt Jotform u een stuk meer vrijheid. Met de rsvp-tool voor bruiloften van Jotform maakt u eerst het rsvp-formulier of de app aan en voegt u die daarna toe aan uw trouwwebsite of deelt u ze overal waar uw gasten ze zien. Elke reactie wordt opgeslagen in uw Jotform-account. Doordat zowel uw formulier als de antwoorden in Jotform staan, raakt u ze niet kwijt als u halverwege de voorbereidingen overstapt naar een andere websitebouwer.
Begin met een van deze sjablonen voor een rsvp-formulier of rsvp-app voor uw bruiloft en houd uw reacties online bij:
- Met het Wedding RSVP Form verzamelt u de aanwezigheid, het postadres, een menukeuze per gast en muziekverzoekjes.
- Het RSVP with Meal Choice Form is een korter formulier dat zich richt op de aanwezigheid en de keuze van het hoofdgerecht.
- De Wedding RSVP App combineert een rsvp-formulier met informatie over de locatie en een link naar de cadeaulijst.
- Met de Wedding Invitation App verzamelt u rsvp’s en dieetwensen in een mobiele app die gasten op elk apparaat kunnen openen.
Hebt u een sjabloon gekozen? Zo beheert u uw rsvp bruiloft online met Jotform:
- Begin met een sjabloon. Kies een sjabloon voor een rsvp-formulier of rsvp-app voor uw bruiloft en klik op Use Template. Het sjabloon Wedding RSVP Form bevat al velden voor de aanwezigheid, de menukeuze voor maximaal zes gasten en muziekverzoekjes, zodat u uw tijd steekt in het aanpassen van vragen in plaats van ze helemaal zelf te schrijven.
Pro Tip
Beschrijft u liever gewoon wat u nodig hebt? Dan maakt Jotform AI een formulier op basis van een prompt. Probeer bijvoorbeeld iets als: “Maak een rsvp-formulier voor een bruiloft dat vraagt om de volledige naam van elke gast, of ze komen, hun keuze voor het hoofdgerecht (kip, zalm of vegetarisch), dieetwensen of allergieën, de naam van een introducé, een e-mailadres en een muziekverzoek.”
- Pas uw velden aan. Bewerk, voeg toe of verwijder velden in de formulierbouwer, zodat alles bij uw bruiloft past. Voeg velden toe voor de namen van introducés, dieetwensen en een e-mailadres of telefoonnummer, zodat u gasten bij last-minute wijzigingen kunt bereiken. Gebruik voor de menukeuzes een keuzelijst of meerkeuzeveld, zodat elk antwoord overeenkomt met een gerecht op het menu van uw cateraar.
- Voeg voorwaardelijke logica toe. Ga naar Settings, kies Conditions en selecteer Show/Hide Field. Stel een regel in waarmee de vragen over het menu en de introducé alleen verschijnen als een gast Attending kiest. Gasten die afzeggen zijn in een paar seconden klaar, en u krijgt geen menukeuzes binnen van mensen die niet komen, zodat uw telling van de hoofdgerechten klopt.
- Zet het formulier op uw trouwwebsite. Kopieer in het tabblad Publish de link of de insluitcode van uw formulier. Accepteert uw websitebouwer aangepaste HTML, zoals Wix en Squarespace dat doen? Dan plakt u de insluitcode zodat gasten reageren zonder uw pagina te verlaten. The Knot ondersteunt geen eigen code, dus voeg daar in plaats daarvan uw formulierlink toe aan een tekstblok of knop op uw site. U kunt de link ook per e-mail of sms delen, of een qr-code voor de bruiloft afdrukken bij de rsvp-gegevens op uw trouwuitnodiging.
- Houd de reacties bij in jotform tabellen. Elke inzending komt als nieuwe rij binnen in jotform tabellen, zodat de reacties op uw rsvp-formulier meteen als gastenlijst dienen. Filter op aanwezigheid om te zien wie er komt, sorteer op menukeuze om de hoofdgerechten te tellen, of groepeer de reacties op dieetwens voordat u uw cateraar belt. Wilt u weten wie nog niet heeft gereageerd? Importeer dan uw volledige gastenlijst in een apart tabblad en leg die naast de binnengekomen rsvp’s.
- Zet e-mailmeldingen aan. Ga naar Settings, kies Emails en voeg een meldingsmail toe, zodat u een seintje krijgt zodra een gast een rsvp verstuurt. U kunt ook een automatisch antwoord instellen dat de reactie van de gast bevestigt en meteen gegevens meestuurt zoals het adres van de locatie en de begintijd.
- Exporteer de reacties voor uw leveranciers. Is het tijd om de definitieve aantallen door te geven? Download uw tabel dan als Excel- of CSV-bestand en maak zo een overzicht van alle rsvp’s voor uw bruiloft. Uw cateraar kan aan de slag met de aantallen per gerecht, en de aanwezigheidslijst gebruikt u als vertrekpunt voor uw tafelindeling.
Wilt u dat uw gasten alles op één plek vinden? Met jotform apps combineert u uw rsvp-formulier en alle informatie over uw bruiloft in één app die gasten op hun mobiele apparaat kunnen openen. Het sjabloon Wedding RSVP App bevat een rsvp-formulier, informatie over de locatie en een link naar de cadeaulijst. Met de app-bouwer voor bruiloften voegt u daar bijvoorbeeld een plattegrond van de locatie, een aftelklok naar de grote dag of een volledig programma aan toe. Rsvp’s die via de app binnenkomen, worden samen met al uw andere reacties in uw Jotform-account opgeslagen.
Het verzamelen van rsvp’s is een onmisbaar onderdeel van de organisatie van een evenement, want elke reactie telt mee in het aantal gasten dat uw locatie nodig heeft en het aantal gerechten dat uw cateraar moet weten. Houdt u elke reactie op één plek bij, dan beantwoordt u de vragen van uw cateraar zonder dat u door berichtjes en antwoordkaarten hoeft te zoeken.
Maak uw rsvp-formulier of rsvp-app voor uw bruiloft met Jotform en zet het op uw trouwwebsite, zodat elke reactie van uw gasten overzichtelijk op één rsvp-dashboard samenkomt.
Veelgestelde vragen over het bijhouden van rsvp-reacties op een trouwwebsite
Kijk ongeveer een week voor uw deadline welke gasten hun rsvp nog niet hebben verstuurd. Stuur ze allemaal een kort, vriendelijk berichtje per e-mail of sms met uw deadline en een link naar uw rsvp-formulier. Reageert iemand dan nog steeds niet? Dan helpt een telefoontje van u of een familielid vaak om de laatste antwoorden binnen te krijgen.
Zet de link naar uw rsvp-formulier of een qr-code in uw digitale uitnodiging, zodat gasten meteen kunnen reageren zodra ze die openen. Verstuurt u uw uitnodigingen per e-mail? Dan deelt u de formulierlink ook vanuit het tabblad Publish van Jotform. Elke reactie komt binnen in jotform tabellen, zodat u digitale en papieren antwoorden op één plek bijhoudt.
Verstuur Opmerking: