Een verlofaanvraagformulier maken in Microsoft Forms

Zijn uw verlofaanvragen verouderd? Als u uw medewerkers nog steeds vraagt om ze naar u te e-mailen, op uw bureau achter te laten of ze door het kantoor te roepen, dan is het antwoord ja. Online formulieren zijn efficiënter voor de administratie en gemakkelijker voor medewerkers om in te dienen. 

Als uw organisatie al Microsoft 365 gebruikt, is Microsoft Forms een logische plek om te beginnen met het moderniseren van uw processen. Deze gids behandelt hoe u een verlofaanvraagformulier in Microsoft Forms maakt vanaf nul en met een aanpasbare sjabloon. We laten ook zien hoe u hetzelfde doet in Jotform, voor het geval Microsoft Forms te eenvoudig is voor wat u nodig hebt.

Een korte introductie tot Microsoft Forms

Microsoft Forms is een lichtgewicht tool voor enquêtes en formulieren die bij de meeste Microsoft 365-abonnementen is inbegrepen. Het is ontworpen voor snelle polls, quizzen, registraties en eenvoudige gegevensverzameling zoals verlofaanvragen. Als u dieper in het platform wilt duiken, bekijk dan onze gids over hoe u Microsoft Forms gebruikt.

Hoe u een verlofaanvraagformulier in Microsoft Forms maakt vanaf nul

Het bouwen van een verlofaanvraagformulier vanaf nul duurt slechts een paar minuten.

1. Ga naar forms.office.com en log in met uw Microsoft 365-account.
2. Klik op de startpagina op Nieuw formulier.

3. Klik op Naamloos formulier bovenaan de pagina en vervang het door een titel zoals “Verlofaanvraagformulier”. Voeg eronder een korte beschrijving toe waarin u uitlegt waar het formulier voor is (bijv. “Dien dit formulier ten minste twee weken voor uw gewenste verlof in.”).

4. Klik op Nieuwe toevoegen om vragen aan het formulier toe te voegen. Met Microsoft Forms kunt u kiezen uit acht vraagtypen: Keuze, Tekst, Beoordeling, Datum, Rangschikking, Likert, Bestandsupload en Net Promoter Score. Voor een verlofaanvraagformulier wilt u waarschijnlijk de volgende velden:

• Naam medewerker (Tekst)
• Medewerker-ID of e-mail (Tekst)
• Afdeling (Keuze)
• Type verlof — vakantie, ziekte, persoonlijk, enz. (Keuze)
• Startdatum (Datum)
• Einddatum (Datum)
• Reden voor verlof (Tekst — lang antwoord)
• Naam manager (Tekst)
• Aanvullende opmerkingen (Tekst — lang antwoord)

5. Zet de schakelaar Vereist aan voor velden die absoluut moeten worden ingevuld, zoals datums en het type verlof.
6. Klik op Voorbeeld in de rechterbovenhoek om te zien hoe uw formulier eruitziet op desktop en mobiel.
7. Als alles er goed uitziet, klikt u op Reacties verzamelen en kopieert u de link om deze met uw team te delen. U kunt deze ook via e-mail verzenden of in SharePoint of Teams plaatsen.

Dat is het volledige proces voor het ontwerpen van een eenvoudig verlofaanvraagformulier in Microsoft Forms. Op dit punt is uw formulier live en klaar om aanvragen te verzamelen. Maar het is misschien niet precies wat u nodig hebt, en andere opties bieden extra voordelen.

Hoe u een verlofaanvraag maakt met een Microsoft Forms-sjabloon

Als beginnen met een leeg blad niets voor u is, heeft Microsoft Forms een sjabloongalerij die u kunt doorbladeren. Het grote nadeel is dat er geen ruime keuze aan verlofaanvraagsjablonen is.

De beste match is een sjabloon genaamd Formulier voor vakantie- en ziekteverlof. Het is niet voor elke situatie perfect, maar het is een goed uitgangspunt. Zo gebruikt u het:

1. Bezoek de sjabloongalerij van Microsoft Forms.
2. Blader door de beschikbare sjablonen totdat u het vindt.

3. Klik op het sjabloon en klik vervolgens op Sjabloon gebruiken om het in de editor te openen.
4. Pas de titel, vragen en antwoordopties aan zodat ze overeenkomen met het beleid van uw organisatie.
5. Zodra u tevreden bent met het formulier, klikt u op Reacties verzamelen en deelt u de link.

Jotform: Een krachtigere optie voor het bouwen van uw verlofaanvraagformulier

Microsoft Forms mist veel van de functies die bedrijven gebruiken om hun formulieren aan te passen. Zo vindt u er geen slepen-en-neerzetten-ontwerp, flexibiliteit, voorwaardelijke logica, betalingsvelden of diepere integraties met HR-tools.

Als u een van deze functies nodig hebt of gewoon meer controle over uw formulieren wilt, is Jotform een Microsoft Forms-alternatief dat een blik waard is. Jotform biedt een gratis abonnement en een no-code formulierbouwer met meer dan 20.000 kant-en-klare sjablonen. Het werkt ook zonder een Microsoft 365-abonnement, wat handig is als uw team een mix van tools gebruikt.

Migrate existing forms instantly

Het is niet nodig om je online formulieren helemaal opnieuw te bouwen. In plaats daarvan kun je bestaande formulieren en gegevens die via je formulier zijn ingediend met één klik naar je Jotform-account migreren om naadloos gegevens te verzamelen.

Formulier URL Migreer formulieren naar Jotform

Your form can not be migrated.

Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.

of

Begin vanaf nul

Hoe u een verlofaanvraagformulier maakt met Jotform

Er zijn twee manieren om een verlofaanvraagformulier te maken met Jotform. U kunt een sjabloon gebruiken of een formulier vanaf nul maken. 

Ontwerp vanaf nul door naar uw tabblad Mijn werkruimte te navigeren en op de knop Maken + te klikken. U wordt naar een scherm geleid waar u de AI kunt vertellen wat u wilt, voorbeelden kunt uploaden en indien nodig extra elementen kunt toevoegen.

Zo ontwerpt u vanuit een bestaand sjabloon:

1. Meld u aan voor een gratis Jotform-account op jotform.com, of log in als u er al een hebt.
2. Beweeg uw muis over Sjablonen om het vervolgkeuzemenu bovenaan het scherm weer te geven.
3. Kies Formuliersjablonen.

4. Zoek naar een “Verlofaanvraagformulier” en kies uw gewenste sjabloon.
5. Klik op een veld om het label te bewerken, het als vereist te markeren of validatieregels toe te voegen.
6. Gebruik de Formulierontwerper (het verfrollerpictogram) om kleuren, lettertypen en lay-out aan te passen aan de huisstijl van uw bedrijf.
7. Voeg uw logo toe aan de bovenkant van het formulier door boven de eerste kop te klikken.
8. Klik op Publiceren bovenaan het scherm en kopieer de formulierlink, insluitcode of QR-code om deze met uw team te delen.

Het verzamelen van verlofaanvragen is slechts het halve werk. Het bijhouden ervan is ook cruciaal. Daarom komt elke formulierinzending die u in Jotform ontvangt automatisch terecht in Jotform Tabellen, een hybride van spreadsheet en database. U kunt het gebruiken om elke aanvraag eenvoudig te sorteren, filteren, van kleurcodes te voorzien en van notities te voorzien. U kunt ook kalenderweergaven maken om planningsconflicten te vinden voordat ze personeelsproblemen worden.

Sla het bouwen over met de verlofaanvraagsjablonen van Jotform

Als zelfs slepen-en-neerzetten te veel werk voelt, biedt Jotform een snelkoppeling. U kunt kiezen uit meer dan 200 sjablonen voor verlof die klaar zijn om in slechts een paar klikken te klonen en aan te passen. Een paar favorieten zijn onder andere de

• Sjabloon voor verlofaanvraag: Dit is een eenvoudig formulier voor het indienen van verlofaanvragen met velden voor start- en einddatum, type verlof en goedkeuring door de manager.

• Sjabloon voor verlofaanvraagformulier: Dit is een iets gedetailleerdere optie met secties voor noodcontacten en overdrachtsnotities.

Kies degene die het dichtst bij uw behoeften ligt, vervang de vragen, voeg uw logo toe en u bent klaar.

Ontwerp uw volgende formulier met Jotform

Een verlofaanvraagformulier is een van die dagelijkse workflows die ongemerkt invloed heeft op hoe soepel uw team functioneert. Doe het goed, en het beheer van verlof wordt een vrijwel onzichtbaar proces dat gewoon op de achtergrond draait.

Microsoft Forms is een goed uitgangspunt, maar de kwaliteit van uw formulieren heeft rechtstreeks invloed op de kwaliteit van uw gegevens. Het is de moeite waard om de beste beschikbare optie te gebruiken, wat verschillende dingen kan betekenen naarmate uw behoeften evolueren.

Daarom maken de gratis sjablonen van Jotform het eenvoudig om aangepaste formulieren te ontwerpen die altijd de informatie verzamelen die u nodig hebt. Ga vandaag nog aan de slag door onze database met formuliersjablonen te bezoeken.