Van formulier naar functie: verhoog je productiviteit met de Jotform + Todoist-integratie

Efficiëntie draait om meer dan alleen dingen gedaan krijgen. Bij Jotform gaat het om minder wrijving, gegevens op één plek en workflows die vanzelf van een formulierinzending naar een afgeronde taak lopen, zonder dat u er telkens met de hand aan te pas komt.

Daarom hebben we goed nieuws: er is een nieuwe integratie. Jotform werkt nu naadloos samen met Todoist, een van de populairste platforms voor taakbeheer.

Deze integratie vindt u vanaf nu in de Jotform-formulierbouwer. Daarmee zet u binnenkomende Jotform-inzendingen automatisch om in bruikbare Todoist-taken. U hoeft niets meer handmatig in te voeren en geen gegevens meer van het ene scherm naar het andere over te typen. Uw werk is meteen overzichtelijk geordend en uw workflows lopen soepel door.

Zo werkt het: flexibele koppeling houdt u in controle

Deze integratie voegt niet zomaar een Jotform-link toe aan een Todoist-taak. We hebben er uitgebreide veldkoppeling in gebouwd, zodat u precies bepaalt hoe gegevens van uw formulier naar uw projectbeheer-workflow stromen.

En zo pakt u dat aan.

1. Open de Jotform-formulierbouwer en klik in de navigatiebalk bovenaan de pagina op Instellingen.
2. Klik in het menu aan de linkerkant van de pagina op Integraties.
3. Zoek in de sectie Integraties in het hoofdpaneel naar Todoist en klik erop.

4. Klik op Verifiëren.

5. In het Todoist-inlogscherm dat verschijnt, logt u in op uw Todoist-account en geeft u toegang. Hebt u eerder ingelogd, kies dan gewoon uw Todoist-account uit het uitklapmenu en klik op Verifiëren. Wilt u een ander account gebruiken, klik dan op de link Een ander account gebruiken.
6. Zodra u Jotform met Todoist hebt verbonden, stelt u het volgende in:
   • Bij Projecten kiest u het Todoist-project waarin de taak wordt aangemaakt. Zo bepaalt u waar de taak terechtkomt en welke projectinstellingen, workflows en rechten erop van toepassing zijn.
   • Bij Taakvelden kiest u links de Todoist-velden en koppelt u ze aan uw formuliervelden rechts. Wilt u er meer toevoegen, klik dan op Veld toevoegen.
7. Klik op Opslaan en u bent helemaal klaar.

Zodra iemand een formulier invult, activeert de integratie de actie Taak aanmaken in Todoist en worden precies de gegevens overgezet die u nodig hebt. U kunt Jotform-velden rechtstreeks koppelen aan de eigenschappen van een Todoist-taak:

• Met Content stelt u de titel van de taak samen op basis van gegevens uit het formulier.
• Via de beschrijving zet u uitgebreide details, toelichtingen of opmerkingen van klanten direct in het hoofdveld van de taak.
• Met de projectkeuze stuurt u inzendingen naar specifieke, vooraf ingestelde Todoist-projecten.
• Met de prioriteit koppelt u de keuzelijsten voor prioriteitsniveau in Jotform aan de prioriteitsinstellingen van Todoist.
• Via de vervaldatum plant u taken automatisch in op basis van de deadlinevelden.
• Met labels deelt u binnenkomend werk in, zodat u kunt filteren en over projecten heen kunt rapporteren.
• Dankzij de verantwoordelijke gebruiker wijst u een taak meteen bij de inzending toe aan een bepaald teamlid.

Wat het in de praktijk oplevert: 4 toepassingen voor u

Deze integratie slaat een brug tussen het verzamelen van gegevens en het daadwerkelijk aan de slag gaan. Hieronder ziet u een paar voorbeelden van hoe u deze krachtige combinatie inzet om zo efficiënt mogelijk te werken.

1. Alle taken op één plek en een vlotte dagplanning

De grootste uitdaging bij een dagplanning is het sorteren van binnenkomende verzoeken. Beheert u een interne supportwachtrij of een inbox met marketingverzoeken, dan wordt Jotform de digitale voordeur waarmee u alle taakgegevens verzamelt.

• Stel dat u een drukbezocht formulier voor de IT-helpdesk hebt.
• Wanneer een gebruiker een probleem indient, koppelt u het veld “Samenvatting van het probleem” aan de Content ofwel de taaktitel in Todoist. Het veld “Gewenste deadline” koppelt u aan de vervaldatum.
• Het resultaat: de helpdeskcoördinator begint de dag met een kant-en-klare, geprioriteerde weergave “Vandaag” in Todoist, in plaats van te moeten spitten in een overvolle mailbox. Zo kan de dag meteen op basis van gegevens worden ingepland.

2. Soepele terugkerende controles en herinneringen

Teams die zich bezighouden met naleving van regelgeving, beveiligingsaudits of controles van apparatuur, hebben vooral moeite om te onthouden wanneer een taak opnieuw aan de beurt is.

• Denk aan een verplichte maandelijkse veiligheidsinspectie.
• Een facilitair manager rondt een inspectie af en dient het inspectieformulier in. De volgende inspectie wordt dan automatisch ingepland.
• U koppelt de formulierinzending aan een label #Compliance in Todoist. Een verborgen veld in Jotform, bijvoorbeeld “Datum volgende controle”, koppelt u automatisch aan het veld vervaldatum in Todoist.
• Het resultaat: door de huidige taak via Jotform af te ronden, plant u meteen de volgende inspectie in Todoist. Zo mist u nooit meer een deadline voor naleving.

3. Sneller projecten en doelen beheren

Om uw kwartaaldoelen te halen, is het belangrijk dat nieuwe werkverzoeken bij de juiste strategische projecten van uw organisatie terechtkomen.

• Denk aan een formulier “Kick-off nieuwe klant” dat het salesteam gebruikt.
• Zodra een klant het formulier invult, gaat de inzending naar een apart project “Klant-onboarding” in Todoist.
• Strategische informatie uit een veld als “Samenvatting klantdoelen” koppelt u aan de beschrijving, terwijl een keuzelijst “Contractwaarde” aan prioriteitslabels kan worden gekoppeld, bijvoorbeeld #Tier1Client.
• Het resultaat: projectmanagers zien nieuwe initiatieven meteen in het juiste project binnenkomen, compleet met context en klaar om op hoofdlijnen in te plannen.

4. Vlot samenwerken en uw productiviteit in beeld brengen

Workflowbeheer loopt spaak zodra taken niet worden toegewezen of het onduidelijk is wie de eigenaar is. De integratie van Jotform met Todoist neemt die onduidelijkheid over toewijzingen weg.

• Denk aan een afdelingsbreed aanvraagformulier voor creatieve content.
• Wanneer een marketingmanager content aanvraagt, gebruikt die een formulier met een keuzelijst “Designer aanwijzen”.
• Die keuzelijst koppelt u rechtstreeks aan de verantwoordelijke gebruiker in Todoist.
• Het resultaat: het betreffende teamlid krijgt in Todoist meteen een melding dat er een nieuwe taak in de wachtrij staat. Managers gebruiken vervolgens de bordweergave van Todoist om de productiepijplijn in beeld te brengen en de werklast van het team te verdelen op basis van actuele formuliergegevens.

Probeer het vandaag nog

De integratie van Jotform met Todoist staat klaar in de formulierbouwer voor onze Bronze-, Silver- en Gold-gebruikers. Koppel uw gegevensstromen direct aan uw workflow en ervaar wat echte efficiëntie betekent.

Wilt u een voorbeeld uit de praktijk zien van hoe Doist Jotform gebruikt? Lees dan onze klantcase over hun workflow voor aanvragen van non-profitorganisaties.