Formulários para Rastreamento de Ativos

Formulários para Rastreamento de Ativos são ferramentas digitais especializadas desenvolvidas para ajudar organizações a monitorar, registrar e gerenciar seus ativos físicos ou digitais de forma eficiente. Esses formulários são comumente usados para registrar detalhes sobre equipamentos, inventário, veículos, hardware de TI ou qualquer propriedade valiosa, garantindo que os ativos sejam contabilizados durante todo o seu ciclo de vida. Os casos de uso típicos incluem acompanhamento de check-ins e check-outs de ativos, agendamento de manutenção, registro das condições dos ativos e gerenciamento de atribuições de ativos a funcionários ou departamentos. Ao centralizar as informações dos ativos, esses formulários ajudam a reduzir perdas, melhorar a responsabilização e otimizar auditorias ou processos de conformidade.

Com Jotform, os usuários podem criar e personalizar facilmente Formulários para Rastreamento de Ativos para atender às suas necessidades exclusivas, independentemente do setor ou tipo de ativo. Utilizando o intuitivo Criador de Formulários com recurso arraste-e-solte da Jotform, os usuários podem adicionar campos para IDs de ativos, números de série, localizações, pessoal responsável e muito mais — sem nenhuma programação. Os recursos de integração da Jotform permitem coleta de dados perfeita, notificações em tempo real e armazenamento automático no Jotform Tabelas, facilitando a organização, pesquisa e análise de dados de ativos. Seja você uma pequena empresa, escola ou grande corporação, os Formulários para Rastreamento de Ativos da Jotform oferecem uma solução flexível e no-code para otimizar seus fluxos de gestão de ativos.

Casos de Uso dos Formulários para Rastreamento de Ativos

Formulários para Rastreamento de Ativos podem ser adaptados a uma ampla variedade de cenários, cada um abordando desafios e necessidades específicas dos usuários. Veja abaixo como eles podem ser utilizados.

1. Possíveis Casos de Uso:

• Entrada/saída de equipamentos para escritórios, escolas ou canteiros de obras
• Gestão de ativos de TI para acompanhar notebooks, telefones e licenças de software
• Controle de inventário em armazéns ou ambientes de varejo
• Gestão de frotas de veículos para rastreamento de uso, manutenção e atribuições
• Gestão de instalações para monitoramento de ferramentas, mobiliário ou equipamentos de segurança

2. Pontos de Resolução de Problemas:

• Reduz a perda e o extravio de ativos mantendo registros precisos
• Melhora a responsabilidade ao rastrear quem é responsável por cada ativo
• Simplifica auditorias e relatórios de conformidade com registros digitais organizados
• Otimiza o agendamento de manutenções e o relato de problemas

3. Possíveis Proprietários e Usuários:

• Gerentes administrativos, administradores de TI, supervisores de depósito, equipe escolar, gerentes de instalações e proprietários de empresas

4. Diferenças nos Métodos de Criação:

• Check-In/Out de Equipamentos: Formulários podem incluir campos para ID do ativo, nome do usuário, datas de check-out/check-in e observações sobre o estado.
• Gerenciamento de Ativos de TI: Campos adicionais para números de série, versões de software e detalhes do usuário atribuído.
• Controle de Estoque: Foque em quantidade, localização, níveis de reabastecimento e informações do fornecedor.
• Gestão de Veículos: Campos para quilometragem, datas de manutenção, atribuições de motoristas e checklists de inspeção.

Em resumo, Formulários para Rastreamento de Ativos podem ser personalizados para se adequar a qualquer cenário de gestão de ativos, com conteúdo e campos variando de acordo com os ativos específicos e processos envolvidos.

Como Criar um Formulário para Rastreamento de Ativos

Criar um Formulário para Rastreamento de Ativos eficaz com Jotform é simples e altamente personalizável, permitindo que você atenda às necessidades exclusivas da sua organização e tipos de ativos. Seja para acompanhar equipamentos de TI, materiais de escritório, veículos ou inventário, a plataforma no-code da Jotform torna o processo fácil do início ao fim.

Para criar seu Formulário para Rastreamento de Ativos, siga estas etapas:

1. Crie seu Formulário:

• Faça login na sua conta Jotform e clique em "Criar" na sua página Meu Espaço de Trabalho.
• Escolha "Formulário" e decida se deseja começar do zero ou usar um dos +10.000 modelos da Jotform. Para rastreamento de ativos, você pode encontrar modelos prontos para registros de equipamentos, checklists de inventário ou gestão de ativos de TI.

2. Selecione o Layout:

• Escolha entre Formulário Clássico (todas as perguntas em uma página) ou Formulário Cartão (uma pergunta por página). Para acompanhamento detalhado de ativos, o Formulário Clássico costuma ser preferido para entrada rápida de dados.

3. Adicione Campos Essenciais:

• Clique no menu "Adicionar Elemento" para arrastar e soltar campos como:
• Nome/Tipo do ativo
• Número de série ou ID do ativo
• Localização
• Atribuído a (funcionário ou departamento)
• Data de check-in/check-out
• Condição/Status
• Observações ou comentários
• Para casos de uso específicos, adicione campos como cronogramas de manutenção, detalhes do fornecedor ou vencimento da garantia.

4. Personalize para seu Fluxo de Trabalho:

• Use lógica condicional para exibir ou ocultar campos com base nas respostas dos usuários (ex.: mostrar campos de manutenção apenas se "Precisa de Reparo" for selecionado).
• Integre gateways de pagamento se os ativos exigirem taxas de aluguel.
• Adicione widgets para escanear códigos de barras, upload de arquivos (para fotos ou recibos) ou assinaturas eletrônicas para responsabilização.

5. Design e Branding:

• Clique no ícone Rolo de Pintura para acessar o Designer de Formulários.
• Ajuste cores, fontes e adicione o logo da sua organização para refletir sua marca.

6. Configure Notificações:

• No menu Configurações, configure notificações por e-mail para check-outs de ativos, devoluções ou alertas de manutenção.
• Configure e-mails automáticos para confirmar envios aos usuários.

7. Publique e Compartilhe:

• Clique em "Publicar" para copiar o link do seu formulário ou incorporá-lo em sua intranet, site ou compartilhar por e-mail.

8. Teste e Gerencie Envios:

• Use a função de Visualização para testar seu formulário.
• Monitore e gerencie dados de ativos no Jotform Tabelas, onde você pode filtrar, pesquisar e exportar registros para auditorias ou relatórios.

Seguindo essas etapas, você pode criar um Formulário para Rastreamento de Ativos robusto e personalizado para as necessidades da sua organização, garantindo uma gestão eficiente de ativos e maior responsabilidade.