Profissionais de marketing digital, gestores de CRM (gerenciamento de relacionamento com o cliente) e equipes de diferentes áreas da empresa enfrentam a mesma pressão: é preciso responder aos envios de formulário antes que um lead quente ou um pedido urgente esfrie.
A boa notícia é que as notificações de envio de formulário da HubSpot ajudam sua equipe a acompanhar o que chega de novo. Esses alertas automáticos mandam um e-mail para o time sempre que alguém preenche um formulário, e assim ninguém perde novos contatos e solicitações no CRM.
A má notícia é que, como dependem de e-mail, esses alertas se perdem fácil em caixas de entrada lotadas. Também nem sempre acompanham o ritmo em tempo real das equipes modernas de vendas, suporte ou operações.
Se o seu time passa a maior parte do dia em aplicativos de mensagem e no celular, alertas só por e-mail não bastam. Vale buscar uma alternativa mais rápida e confiável, como o sistema de notificações multicanal da Jotform. Ela envia alertas instantâneos por push, SMS, WhatsApp, Slack e Microsoft Teams, e a mensagem chega logo à sua equipe.
Talvez sua equipe já use a HubSpot a fundo. Por isso, vamos explicar primeiro como funcionam as notificações de envio de formulário dela. Depois, você decide se prefere um sistema de notificações mais flexível, como o da Jotform.
Como configurar as notificações de envio de formulário da HubSpot
Quando alguém preenche seu formulário da HubSpot, o ideal é que a equipe veja isso rápido e faça o contato enquanto o interesse ainda está alto.
A HubSpot envia um e-mail automático para o time. Assim, as novas oportunidades aparecem assim que chegam, e os contatos com mais intenção de compra entram no fluxo certo antes que o interesse diminua.
Para ajustar os alertas padrão da HubSpot para um formulário específico, siga estes passos:
- Na sua conta da HubSpot, vá em Marketing > Formulários e crie um formulário novo ou passe o mouse sobre um que já exista. Depois, clique em Editar.
- No painel à esquerda do editor de formulários, clique no ícone de Configurações. Em seguida, abra a guia Configurações de envio.
- Em Notificações de envio em tempo real, selecione Notificar o proprietário do contato se quiser que o responsável pelo registro receba os alertas.
- Em Adicionar usuários para notificar, escolha outros usuários ou equipes da HubSpot que devem receber um e-mail a cada envio do formulário.
- Para salvar as alterações, clique em Revisar e atualizar (ou em Atualizar).
Só que os e-mails só chegam se cada usuário também ativar as notificações nas próprias configurações. Para isso, é só ir em Configurações > Notificações > E-mail e área de trabalho e ligar a opção Envios de formulário nos canais que preferir.
Se você precisa de alertas mais personalizados, por exemplo, mandar os leads corporativos para vendas e os chamados para o suporte, dá para criar um fluxo de trabalho simples baseado em contatos. Ele inscreve quem enviar determinado formulário e dispara e-mails de notificação para as pessoas certas.
Agora, se a sua equipe precisa ser mais rápida do que o e-mail permite, talvez valha a pena ter um sistema de notificações que funcione fora da caixa de entrada.
Pro Tip
Se o seu time captura leads com a Jotform, a integração com a HubSpot cria ou atualiza registros na HubSpot automaticamente. Esses envios acionam as mesmas notificações e os mesmos fluxos de acompanhamento que você já usa.
Conheça o sistema de notificações multicanal da Jotform
Se o seu time prefere trabalhar no WhatsApp ou no Slack, ou simplesmente resolve tudo pelo celular, alertas só por e-mail quase garantem que algo importante vai passar batido.
Com os alertas enterrados numa caixa de entrada cheia, a equipe só vai vê-los horas depois. Quando finalmente abrir esses e-mails, o lead já esfriou. Times de vendas, suporte e atendimento a pacientes vivem isso todos os dias.
É aqui que entra o sistema de notificações em tempo real da Jotform. Ele é uma solução completa que acaba com as limitações dos alertas por e-mail da HubSpot. Ele vai até onde a sua equipe já trabalha, então cada envio de formulário aparece nos canais que o time consulta o tempo todo.
Em vez de alternar entre várias ferramentas, sua equipe pode usar o Criador de Formulários da Jotform para cuidar de tudo em um único hub de notificações. Para cada formulário, você escolhe os canais de envio que fazem sentido (notificações push, SMS, WhatsApp, Slack ou Microsoft Teams) e ativa tudo em Configurações do formulário ou pelas integrações do formulário em menos de um minuto.
Também dá para associar campos específicos do formulário aos alertas e conferir uma prévia antes de ativá-los, para que cada notificação mostre justamente o que a equipe precisa saber. Uma verificação simples (um número de telefone para SMS, um QR code para WhatsApp, um link do aplicativo para notificações push) mantém seus canais seguros e deixa a operação sem dor de cabeça.
Essas notificações ajudam de várias formas:
- Quem tem um pequeno negócio passa o dia atendendo clientes, não olhando a caixa de entrada, e pode receber avisos instantâneos no celular em vez de vasculhar cadeias de e-mails.
- Nas equipes de saúde, os formulários urgentes de admissão de pacientes podem ir direto para o WhatsApp ou o Teams, e enfermeiros e coordenadores os veem na hora, mesmo num plantão corrido.
- O pessoal de RH que analisa candidatos em movimento pode contar com push no celular ou SMS para manter o processo seletivo andando.
- As equipes de vendas ou de sucesso do cliente podem publicar notificações em grupo sobre envios de formulário no Slack ou no Microsoft Teams, e o representante certo corre atrás de cada nova oportunidade.
Como as Notificações de Formulários da Jotform já fazem parte da plataforma, elas se conectam direto aos outros produtos da Jotform que você usa. Ou seja, não precisa de ferramentas extras para cuidar dos alertas.
O Jotform Workflows pode encaminhar, aprovar ou escalar automaticamente os envios que chegam pelo Slack ou pelo Microsoft Teams, enquanto o Jotform Mobile Forms deixa os alertas push e o acompanhamento em movimento muito mais fluidos. Se quiser ter mais controle sobre o que a equipe vê, dá para personalizar as notificações no Jotform Mobile Forms, de modo que os detalhes certos apareçam em cada alerta.
Ajuste suas notificações ao seu fluxo de trabalho sem complicação
As notificações de envio de formulário da HubSpot servem bem se a sua equipe trabalha quase sempre por e-mail e não precisa responder na hora. Mas, para times de vendas, suporte, RH e operações que andam depressa, alertas só por e-mail atrasam a resposta e facilitam que um lead com alta intenção de compra ou um pedido urgente passe despercebido.
Para esses fluxos em tempo real, a Jotform tem um sistema de notificações multicanal mais flexível. Ele manda alertas instantâneos por push, SMS, WhatsApp, Slack e Microsoft Teams, e sua equipe vê as novidades nos canais em que já trabalha.
Experimente as notificações de formulário multicanal da Jotform para ganhar velocidade, visibilidade e eficiência no dia a dia.
Perguntas frequentes
“Envio de formulário” quer dizer simplesmente que um visitante preencheu o formulário, clicou em Enviar e suas informações foram parar no seu sistema. Essa ação gera um registro que você pode acompanhar, encaminhar e usar para fazer o contato.
Na HubSpot, os envios de formulário criam ou atualizam registros no seu CRM, geralmente como contatos (e, às vezes, como empresas ou negócios associados). Com o registro criado, você pode segmentar, pontuar e inscrever esses contatos em listas ou fluxos de trabalho.
Quando alguém envia um formulário, a HubSpot captura as respostas, guarda essas informações no registro de contato da pessoa e dispara notificações ou fluxos de trabalho de acordo com as suas configurações. Essa sequência transforma um formulário simples em uma tarefa de acompanhamento, uma sequência de e-mails ou um alerta interno para a equipe agir.
Este artigo é para profissionais de marketing digital, gestores de CRM e equipes de negócios que querem entender as notificações de envio de formulário da HubSpot e conhecer alternativas mais rápidas e confiáveis, como o sistema de alertas multicanal da Jotform.
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