Ентерпрайз
Свържете се с продажби Регистрирайте се

ТЕХНИЧЕСКИ ДОКУМЕНТ

Как да намалим разходите и да автоматизираме бизнес процесите с е-подписи

Въведение

Автоматизирането на бизнес процесите помага на организациите да контролират разходите, да подобрят производителността и да увеличат рентабилността. Освен това създава по-удобно и рационализирано клиентско изживяване. Но с днешните нарастващи оперативни разходи, търсенето на по-устойчиви бизнес практики и нуждата от по-голяма дигитална сигурност, автоматизацията на бизнес процесите също се превърна в изискване за запазване на конкурентоспособността на всеки пазар.

Един процес, който е узрял за автоматизация, също е един от най-отнемащите време за всяка организация: подписването. За щастие, технологията за е-подпис автоматизира тези процеси, като улеснява събирането на подписи, съхраняването на подписани документи онлайн, спазването на разпоредбите и автоматичното уведомяване на заинтересованите страни за статуса на даден документ.

Тези възможности спестяват време и намаляват разходите във всяка индустрия във всеки тип бизнес процес, включително договори, продажби, финанси, внедряване, освобождавания и верификации.

Организации като CivilLaw. Технологиите намалиха времето и разходите за много от техните бизнес процеси просто чрез имплементиране на решения за е-подпис.

Скоро може дори да не е възможно да изисквате физически подписи във вашата организация. Според проучване на McKinsey от 2022 г. 35 процента от служителите могат да работят от вкъщи на пълно работно време, докато 23 процента от работниците могат да работят на непълно работно време. С толкова много процеси за дигитални документи, които са на място за работа от разстояние, технологията за е-подпис е жизненоважна част от дигиталната екосистема на всяка организация.

Ето всичко, което трябва да знаете, за да автоматизирате процесите на подписване и да намалите разходите.

Какво е е-подпис?

Е-подписа (известен също като електронен подпис) е дигитална версия на физически подпис или мокър подпис, който позволява на хората да подписват документи онлайн. Е-подписите заемат мястото на физическите подписи, за да направят процеса на подписване по-бърз и удобен. Всъщност много онлайн транзакции не биха били възможни без тази технология.

Е-подписите обикновено се създават със софтуер, който позволява на потребителя да въвежда или рисува своя подпис с мишката или тъчпада. Те се считат за правно обвързващи в повечето държави и се използват широко в индустрии като финанси, недвижими имоти и здравеопазване за подписване на договори, споразумения и други правни документи.

Например, много банки и финансови институции са въвели е-подписи, за да позволят на клиентите да отварят сметки и да извършват други транзакции от разстояние. В индустрията за недвижими имоти компаниите разчитат на е-подписи, за да улеснят подписването на договори без необходимост от лични срещи.

Тъй като през последните няколко години повече хора работят от вкъщи, има безпрецедентно търсене на сигурни и удобни начини за електронно подписване на документи. В резултат на това платформите за е-подпис стават все по-често част от ежедневието. Всъщност размера на глобалния пазар на дигитални подписи се очаква да нарасне до $42 милиарда до 2030 г. спрямо едва 4,4 милиарда долара през 2021 г..

Защо физическите подписи вече не са достатъчни

От 1980 г. и появата на интегрирана офис система, операциите на фирмите стават все по-безхартиени. През 1990-те и 2000-те широкото приемане на имейла, мрежи за обслужване на клиенти и корпоративни уеб сървъри допълнително намали необходимостта от разпечатване на хартиени копия. Тъй като облачните изчисления и мобилните технологии станаха широко разпространени през 2010 г., много организации успяха да дигитализират дори още по-критичните процеси.

Сега почти всеки аспект от нашия живот може да бъде управляван без хартиени документи, но все още се нуждаем от правно обвързващи споразумения, пълни с подписи, за да извършваме бизнес. Дори федералното правителство, известно с това, че бавно възприема технологиите, възприема инструментите за е-подпис.

В края на 2021, президента Байдън подписа изпълнителна заповед за подобряване на държавните услуги с технологии, което налага на федералните агенции да дигитализират повече от техните взаимодействия с обществеността. Заповедта също така нарежда на федералните агенции да възприемат ориентиран към клиента подход при предоставянето на услуги.

Един от начините, по който поръчката ще постигне тази цел, е чрез насърчаване на по-широкото използване на технологията за е-подпис. Чрез приемането на решения за е-подпис, държавните агенции могат да намалят нуждата от документи на хартиен носител и да улеснят гражданите за достъп и извършване на услуги онлайн.

Възвръщаемост от е-подписите: Как технологията намалява разходите

Осигуряването на рационализирани онлайн транзакции прави повече от подобряване на клиентското изживяване — то помага на организациите да спестят значително количество време и пари. Начинът, по който е-подписите намаляват разходите, може да помогне на всяка организация да подобри своята рентабилност. Ето как.

Пет начина, по които е-подписите спестяват пари на организациите:

  • Намалени разходи за хартия и печат
  • По-ниски разходи за архивиране и съхранение
  • По-малко разходи за изхвърляне и рециклиране
  • По-бързо време за обработка на документи
  • Намален риск от пробиви в сигурността

Намалени разходи за хартия и печат

Всяка година фирмите харчат средно $1200 за разходи за принтиране на служител. Въпреки че много организации вече са дигитализирали много от техните документи, за да намалят използването на хартия, решенията за е-подпис могат да помогнат за допълнително намаляване на разходите за печат, като елиминират необходимостта от мокри подписи върху хартиени копия. Намаляването на времето, което се изразходва за печат, фотокопиране и други процеси за управление на хартията, също подобрява ефективността и позволява на служителите да се съсредоточат върху по-важна работа.

По-ниски разходи за архивиране и съхранение

Business.com изчислява, че средностатистическият служител се нуждае от 120 квадратни фута пространство за работа, но всяка работна станция трябва да бъде само 50 квадратни фута, за да отговори на нуждите на служителите. Допълнителните 70 квадратни фута обикновено служат за други цели, като например място за съхранение. Намаляването на количеството хартиени документи, особено подписани договори или форми, може да намали нуждата от скъпи недвижими имоти за офис.

Във време, когато много компании преминават изцяло към дистанционна работа, преминаването изцяло безхартиено с решения за е-подпис, би могло да елиминира и необходимостта от скъпоструващо съхранение на хартиени документи от трети страни.

По-ниски разходи за архивиране и съхранение

Хартиените документи, които съдържат чувствителна информация (включително подписи), изискват внимателно изхвърляне, за да се предотврати кражба на самоличност. Вътрешното унищожаване на документи може да отнеме значително количество труд на първо място, да не говорим за разходите за закупуване и поддръжка на оборудване, за да започнете. Услугите на трети страни могат да бъдат също толкова скъпи, като прогнозите за големи компании достигат до 1500$ на месец.

Тъй като е-подписите премахват необходимостта от хартиени документи, те също така намаляват разходите за изхвърляне надолу по веригата.

По-бързо време за обработка на документи

Получаването на физически подпис изисква отпечатване на документи, насрочване на среща за физическото им подписване или изпращането на документа по имейл, като PDF. Подписващият трябва или да присъства физически на срещата или да разпечата PDF-а, за да подпише, след което да сканира отново документа и да го изпрати обратно по имейл. Но управлението на документи все още не е завършено, тъй като хартиените документи трябва да бъдат сканирани за безопасно дигитално съхранение.

Е-подписите елиминират почти целия този ръчен труд, като позволяват подписването да се извършва чрез защитена онлайн платформа, която е достъпна от всяко място с Wi-Fi.

Повишена сигурност

Хартиените документи изискват сигурно физическо съхранение, както и отнемащо време и скъпо изхвърляне, за да се предотврати кражба и да се защити поверителната информация. Дигиталните документи, включително тези, които изискват подписи, са по-трудни за достъп за лошите герои, дори когато се съхраняват в облака. Това може да защити потребителите от кражба на самоличност и организациите от глоби за нарушения на сигурността.

Автоматизация на е-подписи: Как работи

Традиционно събирането и подаването на подписи изисква много стъпки и ръчен труд. Една от причините, поради които решенията за е- подпис могат да генерират толкова впечатляващи икономии на разходи, е, че те автоматизират голяма част от тази работа. Най-доброто от всичко е, че решенията за е-подпис могат да създават работни потоци за подписване от нулата или да се включват в автоматизираните процеси, които бизнеса вече е установил.

Ето някои от възможностите за автоматизация на решенията за е-подпис:

7 предимства от приемането на е-подписи

  • Автоматизирайте заявките, актуализациите и потвържденията
  • Задействайте комуникации от работни потоци
  • Идентифицирайте и отстранете тесните места
  • Преглеждайте и споделяйте вградени дигитални хартиени следи
  • Избягвайте контрола на версиите с дигитални актуализации
  • Изпитайте по-бързи общи времена за обработка
  • Request e-signatures via online forms. With e-signature platforms, users can send links to online signature-collection forms via email and text. Through the link, recipients can access the document that needs to be reviewed and use editable fields to input their initials and legally binding signatures. The signer is often required to enter their name, email address, and sometimes other personal or identifying information to confirm their identity. Once the signer submits the form, the document is automatically routed back to the sender for review and storage.
    This process allows organizations to quickly and easily obtain signatures on a wide range of documents, such as contracts, agreements, and forms, without the need for physical printing and mailing.
  • Автоматично задействане на заявки за е-подпис. Много процеси на включване и други работни потоци, които включват много документи, които вече са автоматизирани с различни платформи, но все още изискват лични подписи. Когато организациите добавят решение за е-подпис към комбинацията, те могат да настроят заявките за е-подпис да се задействат автоматично по време на работния процес, така че получателите да могат да подписват на място. Решенията за е-подпис позволяват на организациите да автоматизират напълно целия работен процес на документи, вместо да прекъсват процесите за събиране на мокри подписи.
  • Automate document routing for multiple signers. For complex workflows involving multi-level approvals, such as for budget allocation and large purchases, e-signature solutions can automatically route documents to appropriate recipients for review.

    Users can program their organizations’ approval rules using conditional logic, so documents are automatically sent up the chain of command for review. For example, when signing a contract with a new supplier, an e-signature solution can automatically submit documents to the appropriate department head for review and then up to the CFO or CEO for final approval.
  • Enable workflow tracking. A lot of the manual work that goes into signature collection involves notifying each party about the status of a document. When a customer signs a contract, the other party needs to provide confirmation that their signature has been accepted.

    The immediate visibility of document status eliminates much of the need to request updates. This visibility can also help users identify bottlenecks in their processes, including which stakeholders tend to hold up the signing process.
  • Automate email confirmations. E-signature automation makes it easier to track workflow performance and get insight into status, as well. Users can look at any open tasks in a signature collection workflow to see who has signed a contract and which stakeholders still need to sign.

    Likewise, document managers need to be notified when a contract has been fully signed so it can be filed. And stakeholders need to know when a document is awaiting their review and signature. E-signature platforms can automatically send notification emails at all of these junctures so the appropriate parties know it’s time to take action.
  • Подобрете достъпността независимо от местоположението и времето. Модерните решения за Е-подпис са базирани на облака, така че потребителите могат да имат достъп до тях навсякъде, където имат Wi-Fi връзка. Всички документи и инструменти за подписване са достъпни само онлайн, а не на компютърно базирана софтуерна платформа, така че потребителите могат да управляват и подписват документи, независимо дали са на техния настолен компютър, лаптоп, таблет или смартфон.
  • Automatically create a digital paper trail. E-signature platforms automatically log every action taken by users, making it easy to audit processes. The notification messages automatically sent out to various users create an additional layer to a paper trail.

    All of this improves security by making it simple to see when documents were shared and who accessed them, all objectively and without relying on people’s memories. If there ever is some sort of security breach, stakeholders can easily review activity logs and determine who might have been responsible.
  • Активирайте по-лесен контрол на версиите. Традиционно, когато PDF-ите на документи се изпращат по имейл до получателите, подателите трябва да разпространят нова версия, ако я актуализират. Във всяка платформа, която е базирана на облака, има само една версия на живо на документ, независимо колко пъти е бил разпространяван и до кого. Потребителите просто правят промени в един файл с документи в платформата и промените се актуализират автоматично за всеки, който има линка.
  • Ускорете времето за обработка. Всички тези автоматизации рационализират и ускоряват всеки аспект от събирането на подписи и управлението на документи. Автоматичните известия елиминират закъсненията, които могат да възникнат при разпространението на документи, позволявайки по-бързо време за реакция. Попълването се извършва автоматично, след като бъде приет окончателния подпис, предотвратявайки спирането поради затруднения на следващите стъпки в процеса.

Къде да използваме е-подписи

Предвид удобството, ефективността и сигурността, които предоставят, платформите за е-подпис могат да бъдат полезни в много различни индустрии. Те могат да се използват в почти всяка индустрия, която изисква хората да подписват документи. Ето някои от водещите случаи на употреба.

Човешки ресурси

Отделите по човешки ресурси могат да използват технологията за е-подпис, за да улеснят електронното подписване на писма с оферти, споразумения за неразкриване на информация и наръчници на служителите. Това може да спести време и ресурси, като елиминира необходимостта екипите по човешки ресурси да отпечатват, подписват и сканират тези документи. Технологията за е-подпис може също да се използва за оценки за ефективността, форми за записване за възнаграждения и актуализации на политиката на компанията за събиране на необходимите подписи и съгласие.

Друг начин, по който отделите по човешки ресурси могат да използват технологията за е-подпис, е да проследяват напредъка на служителя по време на приобщаване. Платформите за е-подпис често включват функции, които позволяват на отделите по човешки ресурси да видят кои документи са подписани и от кого, гарантирайки, че всички необходими документи са попълнени навреме.

Отдели по продажби

Търговските отдели са наясно с важността на премахването на възможно най-много пречки, когато се опитват да сключат сделка. Използвайки технологията за е-подпис, екипите по продажбите могат бързо да проследят статуса на предложенията, да преразгледат 10 Как да намалите разходите и автоматизирате бизнес процесите с е-подписи и да изпратят отново договори и допълнения и да посочат подходящия подписващ(и), въз основа на сумата на покупката или други критерии.

Допълнителната полза на автоматизирането на процесите на продажби с технология за е-подпис е, че дава на търговците повече време за създаване на приходи чрез свързване и конвертиране на потенциални клиенти. Осигуряването на безпроблемно, елегантно изживяване при подписване също поставя новите взаимоотношения с клиенти в правилната посока.

Образование

Образователните институции, като училища и университети, могат да използват технологията за е-подпис, за да обработват по електронен път широк набор от документи, включително академични справки, споразумения за записване, форми за регистрация, форми за финансова помощ и други.

Отделите по академични въпроси могат да използват платформи за е-подпис, за да улеснят подписването на нови документи за прием и записване на студенти. Това може да спести на всички участващи страни неприятностите с насрочването на лични срещи за преглед на всичко.

Технологията за е-подпис може дори да събира подписи за фишове за разрешения, без да разчита на учениците да носят хартия вкъщи на техните родители за преглед. Вместо това учителите и администраторите могат да изпратят по имейл линкове към фишовете за разрешение директно на родителите и да събират техните подписи онлайн. Това не само е по-икономично и удобно, но също така може да попречи на учениците да фалшифицират подписите на техните родители.

Правителство

Правителствените агенции могат да използват е-подписи, за да улеснят подписването на широк набор от документи, включително договори, форми и приложения за помощ. Технологията е особено полезна за по-удобни услуги като издаване на разрешителни, изплащане на обезщетения, подаване на данъци и обработка на паспорти и лицензи. Агенциите могат да дигитализират форми, които са свързани с обезщетения за безработица, социално осигуряване и други видове помощ, елиминирайки необходимостта от лични срещи.

За услуги, които все още изискват физически проверки, като попълване на заявления за TSA PreCheck или подновяване на шофьорски книжки, работниците могат да използват технологията за е-подпис на място, за да прихванат бързо дигитални подписи, вместо да се налага да сканират подписани физически документи, за да създадат дигитален запис.

Доставчици на здравни услуги

Здравните организации могат да използват платформи за е-подпис, за да улеснят подписването на форми за съгласие и медицински досиета. Персоналът на рецепцията в клиниките и други заведения на доставчиците, могат да ускорят процеса за това как да намалите разходите и автоматизирате бизнес процесите с е-подписи 11, като използват решения за е-подпис с форми като финансови отчети и споразумения за плащане, елиминирайки необходимостта от сканиране на подписани документи по-късно. Всъщност по време на пандемията от КОВИД-19 много доставчици започнаха да изискват пациентите да завършат процесите на регистрация в мобилни приложения, преди дори да влязат в офиса, за да предотвратят ненужен физически контакт.

В спешното отделение, е-подписите могат да се използват за подписване на резюмета за изписване, бележки за напредъка и други видове документация на пациента, което улеснява проследяването на съответствието. Медицинският персонал и другите работници могат да използват технологията, за да завършат техните собствени вътрешни подписки и да намалят документацията.

Организации с нестопанска цел

Организациите с нестопанска цел и благотворителните организации могат да използват технологията за е-подпис за всичко - от приемане на дарения до отказ от събития, договори за доброволци и други. Мениджърите могат да използват технологията, за да подписват договори с доставчици, партньори и други организации, без да са необходими отнемащи време безмислени имейли.

Платформите за е-подпис също могат да улеснят подписването на заявления за безвъзмездна помощ, форми за дарения и други критични документи. С толкова много договори, които се обработват във всеки един момент, платформата за е-подпис е особено полезна за подпомагане на мениджърите на организации с нестопанска цел да проверят състоянието на всеки документ и бързо да намерят това, което все още се нуждае от преглед или подпис.

Като цяло платформите за е-подпис са ценен инструмент за рационализиране на процесите на подписване на документи във всяка индустрия, която можете да си представите. Технологията може да бъде ключа към напълно дигитален и автоматизиран офис.

Получаване на е-подпис

Сега, след като вие знаете как е-подписите могат да бъдат от полза за вашата организация, вие вероятно се чудите как да ги интегрирате във вашите процеси за документи. За да направите това, трябва да разберете какво прави е-подписите правно обвързващи и какъв тип платформа ви е необходима, за да ги управлявате.

Законовата рамка за е-подписите

Е-подписите са сравнително нов инструмент и законите и разпоредбите, които ги поддържат, продължават да се развиват. В САЩ закона за е-подписа се основава на два акта:

  1. The Uniform Electronic Transactions Act (UETA), passed in 1999, recognizes electronic signatures as equivalent to handwritten ink signatures. It allows parties to enter into contracts and conduct business online, exactly as they would with traditional paper documents. The UETA provides legal recognition for electronic signatures and records by establishing that they are admissible as evidence in court. It also stipulates that electronic signatures cannot be “denied legal effect or enforceability” just because they are in electronic form. In short, the UETA specifies that a contract or other legal document that is signed electronically has the same validity as a document that is signed with a handwritten signature on paper.
  2. Законът за Е-подписа, който е приет през 2000 г., регулира използването на електронни подписи в САЩ Той позволява на страните да използват електронни средства за създаване, съхраняване и подписване на документи и извършване на бизнес по електронен път, точно както биха направили с традиционните хартиени документи. Този закон се припокрива с UETA. Законът за Е-подписите обаче се прилага за транзакции, които включват междудържавна или чуждестранна търговия, докато UETA се прилага за транзакции, които се извършват в рамките на един щат.

Редица други разпоредби също оформиха законите за е-подписа по целия свят. Европейският парламент прие Регламента за eIDAS през 2014 г., който определя правната рамка за използване на е-подписи в Европейския съюз, включително кой и какви субекти могат да използват технологията и при какви обстоятелства. В Австралия правителството имплементира Закон за електронните транзакции от 1999 г., който със задна дата актуализира законите, които изискват от гражданите да предоставят собственоръчен подпис, като им позволява да подписват електронно.

Всяка организация, която извършва бизнес в Европа, Австралия или други региони, трябва да проучи местните закони за е-подпис, за да осигури съответствие с тях.

Какво да търсите в платформа за е-подпис

На пазара има много софтуерни решения за е-подпис, но не всички осигуряват същото ниво на удобство и въздействие. Докато оценявате различни опции, потърсете платформа за е-подпис, която отговаря на тези критерии.

  • Лесно за възприемане. Платформата за е-подпис трябва да е базирана на облака и да работи на всяка операционна система или мобилно устройство. Софтуерът трябва да е без кодиране, така че всеки потребител да може да го настрои без никакви технологични познания това как да намали разходите и да автоматизира бизнес процесите с е-подписи 13 и вие да не губите ценно време и ресурси за настройването му и обучението на персонала да го използва. Потребителският интерфейс трябва да е ясен и интуитивен за навигация.
  • Лесно за интегриране. Ако вашата организация вече използва автоматизация за вашите бизнес процеси, ще ви трябва решение за е-подпис, което работи добре с вашите съществуващи системи.
  • Сигурност. Платформата трябва да има най-съвременни възможности за криптиране на данни и съхранение, за да запази потребителската информация защитена. Потърсете платформи, които имат демонстрирана история на посрещане на развиващите се стандарти за сигурност. Проверете за интеграции с вашия съществуващ доставчик на единично влизане за допълнителен слой на сигурност.
  • Съвместимо със закона. Избраният от вас софтуер трябва да посочва дали е съвместим или не със съществуващите разпоредби за е-подписи. Платформите за е-подпис, които се използват в здравната индустрия в Съединените щати, също трябва да са HIPAA съвместими.
  • Неограничено. Решението, което изберете, трябва да може да расте с вашата организация в продължение на много години. Вашето решение за е-подпис трябва да позволи на вашата организация да събира неограничен брой подписи, така че да не бъдете наказани за вашия успеха, като плащате повече, докато бизнесът ви расте. Освен това трябва да можете да поддържате неограничен брой записи, така че съхранението никога да не е проблем.
  • Ясна структура на разходите. Много доставчици на е-подпис имат сложни структури на ценообразуване въз основа на цената на документ или наличното пространство за съхранение. Тези методи на ценообразуване могат да затруднят оценката на действителната цена на решението и определянето на възвращаемостта от инвестицията. Потърсете решение, което предлага директно и прозрачно ценообразуване, за да избегнете неочаквани такси.
  • От край до край. Най-добрите решения за е-подпис правят нещо повече от това да дават възможност на потребителите да събират подписи онлайн — те позволяват на организациите да управляват и автоматизират много от техните процеси с документи. Изборът на цялостно решение от край до край ще помогне за консолидирането на доставчиците и намаляването на общите оперативни разходи, като същевременно елиминира проблемите, които биха могли да възникнат от несъвместимост между различни софтуери.

Jotform Подписи: Подготвената за бъдещето платформа за е-подписи

Е-подписи подобряват удобството, ефективността и сигурността на всякакъв тип транзакции, както за подписващите, така и за приемащите подписи. Внедряването на решения за е-подпис във вашата организация е от ключово значение за извличане на пълните предимства на технологията, включително подобрена производителност и по-ниски разходи.

Jotform Подписи дава възможност на потребителите да автоматизират всеки аспект на е-събирането на подписи, от създаване на документ и работен поток до защитено съхранение в облака. Част от пакета решения на Jotform Ентерпрайз, тази многостранна платформа може да подобри ефективността толкова много, че потребителите да могат да намалят продължителността на много от техните работни потоци за подпис до средно 1,8 дни. За бърза настройка и лесно внедряване, платформата се интегрира безпроблемно с много платформи на трети страни, които потребителите може вече да са инсталирали.

Клиентите и организациите, които ги обслужват, заслужават удобство, когато става въпрос за подписване и управление на документи. Решенията за е-подпис правят повече от спестяване на време и пари -- те подобряват изживяването при подписване за всички участници.

Най-добрите решения за е-подпис позволяват цялостно управление на документи и автоматизация.