Das beste KI-Tool zur Workflow-Automatisierung: 5 Favoriten im Jahr 2026 (getestet und bewertet)

Unternehmen leben von Arbeitsabläufen: Freigaben für Mitarbeitende, das Onboarding neuer Kunden, Supportanfragen und dutzende weiterer Prozesse laufen Tag für Tag ab. Früher mussten Sie für diese Arbeitsabläufe jeden Auslöser definieren und jede Aktion Schritt für Schritt in der Automatisierungssoftware einrichten.

Das alles ist heute nicht mehr nötig. Stattdessen lassen sich Arbeitsabläufe mit KI erzeugen, indem Sie in einfachen Worten beschreiben, was Sie möchten. Aus dem Prompt baut das System die Automatisierung dann von selbst auf.

Dieser Wandel vollzieht sich quer durch alle Branchen. Laut dem McKinsey Global Survey 2025 zum Stand der KI gestalten besonders erfolgreiche Unternehmen ihre zentralen Arbeitsabläufe 2,8-mal häufiger rund um KI neu, statt sie nur für einzelne Aufgaben zu nutzen. Darin zeigt sich der Schritt von experimentellen KI-Tools hin zu agentenbasierter KI, bei der Agenten operative Prozesse mit ausführen.

Wenn Sie Ihre Aufgaben automatisieren wollen, nimmt Ihnen das beste KI-Tool zur Workflow-Automatisierung einen großen Teil der Handarbeit ab. 

In diesem Ratgeber haben wir die fünf besten Tools zur Workflow-Automatisierung in 2026 getestet und gegeneinander gestellt, um herauszufinden, wie gut jedes davon Prompts in funktionierende Automatisierungen übersetzt.

Die 5 besten KI-Tools zur Workflow-Automatisierung in 2026

Damit der Vergleich fair bleibt, haben wir jedes KI-Tool mit demselben Test-Prompt geprüft. Dieser Prompt sollte ein realistisches Szenario aus dem Alltag nachstellen, wie es viele Unternehmen kennen.

Verwendet haben wir diesen Prompt:

Erstelle einen Arbeitsablauf, der eine Kundensupportanfrage erfasst, sie dem richtigen Team zuweist, eine Slack-Benachrichtigung verschickt und die Anfrage in einer Datenbank speichert.

Das Szenario stellt gleich mehrere Bausteine der Workflow-Automatisierung auf die Probe: das Erfassen von Daten, die Routing-Logik, Benachrichtigungen und die Speicherung. Bewertet haben wir unter anderem, wie treffsicher aus dem Prompt ein Arbeitsablauf wird, wie leicht sich dieser anpassen lässt, welche Integrationen es gibt, wie schnell die Einrichtung geht und ob ein kostenloser Tarif verfügbar ist.

Hier sehen Sie einen vereinfachten Vergleich der KI-Tools zur Workflow-Automatisierung, die wir getestet haben:

Tool	Generierung per Prompt	Integrationen	Anpassung	Kostenloser Tarif / Testversion
Jotform KI-Workflow-Generator	Vollständige Workflow-Erzeugung per Prompt	Mehr als 150 native Integrationen	Editor per Drag-and-drop	Kostenloser Tarif
Zapier AI Copilot	Workflow-Vorschläge mit Prompt-Unterstützung	Mehr als 8000 native Integrationen	Visueller Editor	Kostenloser Tarif
n8n KI-Workflow-Generator	Node-Erzeugung mit Prompt-Unterstützung	Mehr als 400 native Integrationen	Entwicklerfreundliche Nodes	Kostenlose Testphase
Make KI-Workflow-Generator	KI-Vorschläge für Szenarien	Mehr als 3000 Integrationen	Fortgeschrittener Automatisierungs-Editor	Kostenloser Tarif
Pipedream AI Builder	API-Workflows mit KI-Unterstützung	Mehr als 3000 Integrationen	Workflows per Code und visuell	Kostenlose Testphase

Jedes dieser KI-Tools geht die Automatisierung auf seine eigene Art an. Manche setzen auf einfache Bedienung ohne technisches Wissen, andere auf Flexibilität für Entwickler. In den folgenden Abschnitten erfahren Sie, wie sich jede Plattform im Test geschlagen hat:

1. Jotform AI Workflow Builder

Zu den unkompliziertesten Tools im Test gehörte der Jotform AI Workflow Builder. Viele Automatisierungsplattformen schlagen Ihnen nur einzelne Schritte vor. Das Tool von Jotform dagegen setzt auf den kompletten Weg vom Prompt zur fertigen Automatisierung. Sie beschreiben den gewünschten Arbeitsablauf, und das System baut die gesamte Struktur von allein auf.

Im Test lieferte Jotform einen vollständigen Arbeitsablauf. Dazu gehörten ein Formular-Auslöser, die Zuweisung von Aufgaben, Benachrichtigungen und die Speicherung der Daten. So ließ sich die Automatisierung bequem prüfen und nachschärfen, statt jeden Schritt von Hand anzulegen.

Jotform-Workflows lassen sich außerdem direkt mit Tools wie dem Jotform KI Formulargenerator und Jotform Tabellen verbinden, sodass Teams ihre Daten an einem Ort verwalten. Formulare, die Sie mit dem KI Formulargenerator erstellen, senden ihre Einsendungen direkt in Jotform Tabellen, wo Sie alle Informationen in Echtzeit ordnen und verfolgen können. 

Von da an übernehmen die Arbeitsabläufe die nächsten Schritte: Sie stoßen Freigaben an, verschicken Benachrichtigungen oder lösen je nach Daten weitere Aktionen aus. Dank dieser Verbindung erledigen Sie Formularerstellung, Datenverwaltung und Automatisierung an einem einzigen Ort.

• Ideal für: Teams ohne technischen Hintergrund, die Arbeitsabläufe sofort erstellen möchten
• Wichtige Funktionen
  • Erzeugung von Arbeitsabläufen direkt aus einem Prompt
  • Drag-and-drop-Editor ganz ohne Code
  • Verbindung mit Formularen, Freigaben und der Verfolgung von Einsendungen
  • Integrierte Freigabeprozesse, die Einsendungen an Teams oder Vorgesetzte weiterleiten 
  • Dashboard zur Verfolgung von Arbeitsabläufen in Echtzeit, das Status, Fortschritt und Ergebnisse im Blick behält
  • Bedingte Logik, die Aufgaben je nach Formularantworten oder Datenregeln dynamisch weiterleitet
• Vorteile
  • Erstellt vollständige Arbeitsabläufe aus einem einzigen Prompt
  • Sehr einfach für Nutzer ohne technisches Wissen
  • Schnellere Einrichtung als bei klassischen Automatisierungstools
• Nachteile
  • Kleineres Integrations-Ökosystem als Zapier
  • Komplexe Automatisierungen im Unternehmen brauchen womöglich Anpassungen
• Tarife/Preise
  • Starter: Kostenlos (fünf Formulare, 100 monatliche Einsendungen und 100 MB Speicher)
  • Bronze: 34 $/Monat (25 Formulare, 1000 monatliche Einsendungen und 1 GB Speicher)
  • Silver: 39 $/Monat (50 Formulare, 2.500 monatliche Einsendungen und 10 GB Speicher)
  • Gold: 99 $/Monat (100 Formulare, 10.000 monatliche Einsendungen, 100 GB Speicher)
  • Enterprise: Preis auf Anfrage

2. Zapier AI Copilot

Zapier gehört seit Langem zu den führenden Automatisierungslösungen, wenn es darum geht, Apps miteinander zu verbinden. Die Funktion AI Copilot unterstützt Sie im Dialog dabei, Automatisierungen schneller zu entwerfen.

Statt Zaps ganz von vorn anzulegen, beschreiben Sie den gewünschten Arbeitsablauf, und die Plattform schlägt passende Auslöser und Aktionen vor. Im Test verstand der AI Copilot von Zapier unseren Prompt und schlug eine Automatisierung vor, die Support-Anfragen weiterleitete und Slack-Benachrichtigungen auslöste.

Allerdings arbeitet die KI von Zapier eher als Assistent für Arbeitsabläufe und weniger als vollwertiger KI-Baukasten. Sie müssen weiterhin jeden Schritt prüfen, bestätigen und einrichten, bevor die Automatisierung läuft.

• Ideal für: Unternehmen, die bereits im Zapier-Ökosystem unterwegs sind
• Wichtige Funktionen
  • AI Copilot für Vorschläge zu Arbeitsabläufen
  • Mehr als 8.000 Integrationen
  • Visueller Automatisierungs-Editor
  • Suche nach Arbeitsabläufen in natürlicher Sprache, die vorhandene Zaps und Integrationen findet
  • KI-Empfehlungen, die Arbeitsabläufe effizienter machen und Zwischenschritte sparen
• Vorteile
  • Riesige Auswahl an Integrationen
  • Ausgereifte Automatisierungsplattform
  • Zuverlässige Auslöser und Aktionen
• Nachteile
  • Die KI erfordert weiterhin manuelle Einrichtung
  • Komplexe Arbeitsabläufe können teuer werden
• Tarife/Preise
  • Kostenlos: 0 $
  • Professional: Ab 19,99 $ pro Monat (bei jährlicher Abrechnung)
  • Team: Ab 69 $ pro Monat (bei jährlicher Abrechnung)
  • Enterprise: Preis auf Anfrage

3. n8n AI Workflow builder

n8n ist eine Open-Source-Plattform zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, bei der Flexibilität und Kontrolle für Entwickler im Vordergrund stehen. Die KI-Funktionen beschleunigen das Erstellen von Automatisierungs-Nodes, also den Bausteinen, aus denen Sie Arbeitsabläufe aufbauen.

Als wir n8n mit unserem Prompt zur Support-Automatisierung testeten, schlug das Tool Nodes vor, die Formulardaten sammeln, Slack-Benachrichtigungen verschicken und Informationen in eine Datenbank schreiben konnten. 

Diese Nodes mussten allerdings von Hand eingerichtet und verbunden werden, bevor der Arbeitsablauf lief. Wegen dieser Struktur eignet sich n8n eher als entwicklerfreundliche KI-Plattform zur Workflow-Erstellung und weniger als einfache Lösung, die auf Knopfdruck vom Prompt zur Automatisierung führt.

• Ideal für: Entwickler und technische Teams
• Wichtige Funktionen
  • Open-Source-Plattform für Automatisierung
  • KI-gestützte Erzeugung von Nodes samt Überwachung über integrierte Debugging-Tools
  • Eigene API-Integrationen, um interne Tools und firmeneigene Systeme anzubinden
  • Fortgeschrittene Verzweigungen für komplexe Automatisierungslogik mit mehreren Pfaden
• Vorteile
  • Sehr anpassbar
  • Self-Hosting möglich
  • Ideal für Entwicklerteams
• Nachteile
  • Steilere Lernkurve
  • Erfordert technisches Wissen
• Tarife/Preise
  • Starter: 20 $ pro Monat (bei jährlicher Abrechnung)
  • Pro: 50 $ pro Monat (bei jährlicher Abrechnung)
  • Business: 800 $ pro Monat (bei jährlicher Abrechnung)
  • Enterprise: Preis auf Anfrage

4. Make AI Workflow Builder

Make, früher unter dem Namen Integromat bekannt, ist für seine visuelle Automatisierungsumgebung bekannt. Die KI hilft Ihnen beim Entwerfen von Workflow-Szenarien, statt diese komplett aus einem einzigen Prompt zu erzeugen.

Beim Test verstand Make unseren Prompt und empfahl passende Module. Damit ließen sich Formulardaten erfassen, Anfragen nach Bedingungen weiterleiten und Benachrichtigungen auslösen. 

Die Vorschläge halfen dabei, die Vorteile der Workflow-Automatisierung zu nutzen, mussten aber trotzdem von Hand zusammengesetzt werden.

• Ideal für: Teams, die komplexe Automatisierungsszenarien aufbauen
• Wichtige Funktionen
  • Automatische visuelle Szenario-Darstellung, die Arbeitsabläufe als verbundene Automatisierungsdiagramme zeigt
  • Werkzeuge zur Simulation von Szenarien
  • Großes Integrations-Ökosystem
  • Fortgeschrittene Werkzeuge zur Datentransformation, die Informationen zwischen den einzelnen Schritten anpassen
• Vorteile
  • Leistungsstarke Automatisierungslogik
  • Hervorragende Visualisierung
  • Unterstützt komplexe Arbeitsabläufe
• Nachteile
  • Steilere Lernkurve
  • Die KI-Erzeugung läuft nicht vollständig automatisch
• Tarife/Preise
  • Kostenlos: 0 $ für 10.000 Credits
  • Core: 9 $ pro Monat für 10.000 Credits (bei jährlicher Abrechnung)
  • Pro: 16 $ pro Monat für 10.000 Credits (bei jährlicher Abrechnung)
  • Teams: 29 $ pro Monat für 10.000 Credits (bei jährlicher Abrechnung)
  • Enterprise: Preis auf Anfrage

5. Pipedream AI Builder

Pipedream geht die Automatisierung aus Sicht von Entwicklern an. Die KI-Funktionen erzeugen Code-Snippets und Vorschläge für Arbeitsabläufe, die APIs verbinden und Aktionen auslösen.

Im Test lieferte Pipedream auf Basis unseres Prompts Automatisierungsskripte, die Anfragen weiterleiten und Benachrichtigungen verschicken konnten. Diese Skripte waren flexibel, verlangten aber Programmierkenntnisse, um sie sinnvoll anzupassen und in Betrieb zu nehmen.

Entwickler können mit der Plattform eigene APIs einbinden, Daten per Code bearbeiten und stark individualisierte Arbeitsabläufe aufbauen. Für Nutzer ohne technischen Hintergrund wirkt Pipedream dagegen eher komplex, denn es ist nicht in erster Linie als einfacher KI-Workflow-Baukasten gedacht.

• Ideal für: API-gesteuerte Arbeitsabläufe und Automatisierung für Entwickler
• Wichtige Funktionen
  • KI-generierte Automatisierungsskripte
  • API-first-Arbeitsabläufe
  • Umfangreiche Werkzeuge für Entwickler
  • Event-gesteuerte Architektur, die Arbeitsabläufe über API-Ereignisse auslöst
  • Versionskontrolle und Verlauf der Arbeitsabläufe, um Änderungen an der Automatisierungslogik nachzuverfolgen
• Vorteile
  • Hervorragend für API-Automatisierung
  • Sehr flexibel
  • Große Integrationsbibliothek
• Nachteile
  • Erfordert Programmierkenntnisse
  • Nicht einsteigerfreundlich
• Tarife/Preise
  • Basic: 29 $ pro Monat, bei jährlicher Abrechnung 348 $
  • Advanced: 49 $ pro Monat, bei jährlicher Abrechnung 588 $
  • Connect: 99 $ pro Monat, bei jährlicher Abrechnung 1.188 $

So haben wir diese KI-Tools zur Workflow-Automatisierung getestet

Damit der Vergleich fair ausfällt, haben wir ein einheitliches Testverfahren genutzt und nachgestellt, wie echte Unternehmen Tools zur Workflow-Automatisierung einsetzen. Statt uns auf Funktionslisten oder Werbeversprechen zu verlassen, haben wir uns angesehen, wie sich die Tools beim Erstellen der Arbeitsabläufe tatsächlich schlagen.

So sind wir beim Bewerten der KI-Tools zur Workflow-Automatisierung Schritt für Schritt vorgegangen:

Schritt 1: Einen einheitlichen Prompt festlegen

Wir haben einen Prompt erstellt, der eine gängige Aufgabe aus dem Arbeitsalltag abbildet: Support-Anfragen an das passende Team weiterleiten, dabei die Daten speichern und Benachrichtigungen verschicken. Dieses Szenario deckt gleich mehrere Bausteine eines Arbeitsablaufs ab, nämlich die Datenerfassung, die bedingte Weiterleitung, die Anbindung an Kommunikationstools und die dauerhafte Speicherung.

Jede Plattform bekam genau denselben Prompt, damit sich die Ergebnisse sauber vergleichen lassen. Danach haben wir beobachtet, wie das jeweilige KI-Tool den Prompt interpretiert und welche Art von Workflow-Struktur dabei herauskommt.

Schritt 2: Prüfen, wie genau aus dem Prompt ein Workflow wird

In diesem Schritt haben wir uns gefragt: „Hat die KI eine komplette Automatisierung erstellt oder nur einzelne Vorschläge?“

Manche Tools lieferten nahezu fertige Automatisierungsabläufe, andere nur Vorschläge, die man erst noch einrichten musste. Plattformen, die vollständigere Arbeitsabläufe erzeugen, schneiden hier besser ab, weil sie den Nutzern Einrichtungszeit sparen.

Schritt 3: Die Benutzerfreundlichkeit messen

Ein weiterer wichtiger Punkt war die Benutzerfreundlichkeit. Hier lautete unsere Frage: „Wie leicht ließ sich der Arbeitsablauf hinterher noch anpassen?“

So fanden wir heraus, bei welcher Plattform sich der erzeugte Arbeitsablauf am einfachsten bearbeiten lässt. Wo die Oberfläche übersichtlich ist und sich alles mit wenigen Handgriffen ändern lässt, fällt es auch Teams ohne technisches Wissen leichter, ihre Automatisierungen zu verfeinern.

Schritt 4: Das Tempo bewerten

Außerdem haben wir das Tempo unter die Lupe genommen und uns gefragt: „Wie lange hat es gedauert, bis aus dem Prompt eine funktionierende Automatisierung wurde?“

Eines der größten Versprechen der KI-Workflow-Technologie ist eine schnellere Einrichtung von Automatisierungen. Am meisten bringen die Plattformen, die aus einem Prompt zügig einen funktionierenden Arbeitsablauf machen.

Schritt 5: Die Flexibilität bei Integrationen einschätzen

Zum Schluss ging es um die Flexibilität bei Integrationen. Dabei haben wir geprüft: „Ließ sich der Arbeitsablauf mit gängigen Business-Tools verbinden?“ 

Ein gutes Tool zur KI-Workflow-Automatisierung sollte sich mit den Systemen verbinden, die ohnehin im Einsatz sind, etwa Kommunikationsplattformen, Datenbanken, CRM-Systeme und Produktivitätstools. Plattformen mit einem größeren Integrations-Ökosystem bleiben auf lange Sicht flexibler.

 Insgesamt zeigte der Test eine klare Trennlinie zwischen Plattformen, die bei der Automatisierung nur unterstützen, und echten Systemen, die aus einem Prompt direkt einen Workflow machen. Make setzt zum Beispiel stark auf manuelle Einrichtung, während das KI-Workflow-Tool von Jotform aus einem einfachen Prompt nahezu fertige Arbeitsabläufe erzeugt. 

Genau deshalb greifen technische wie nicht-technische Teams lieber zu Plattformen, die den Prompt in den Mittelpunkt stellen. Solche Tools sparen Teams eine Menge Einrichtungszeit.

Bauen Sie Ihren Arbeitsablauf mit nur einem Prompt

Für viele Unternehmen ist die Einrichtung die größte Hürde auf dem Weg zur Automatisierung. Herkömmliche Automatisierungssoftware verlangt noch immer, dass man Auslöser definiert, Aktionen konfiguriert, Integrationen verknüpft und die Logik Schritt für Schritt testet. Das kann Stunden oder sogar Tage dauern.

Mit Tools wie Jotform AI lassen sich die Formulare, die Logik und die Datenerfassung hinter diesen Prozessen leichter aufsetzen. So können Sie sich stärker darauf konzentrieren, wie der Arbeitsablauf läuft, statt darauf, wie er gebaut wird.

Schneller arbeiten mit Jotform AIBeschreiben Sie, was Sie brauchen, und lassen Sie es Jotform AI sofort für Sie bauen.

Jetzt starten

Der AI Workflow Builder von Jotform räumt diese Hürde aus dem Weg, denn Teams erstellen damit vollständige Automatisierungen aus einem einfachen Prompt. Sie beschreiben einfach den gewünschten Arbeitsablauf, und die Plattform erzeugt sofort eine funktionierende Automatisierungsstruktur. 

Sie müssen also nicht mit einer leeren Automatisierungsfläche anfangen. Das System erstellt auf Basis Ihres Prompts automatisch einen Arbeitsablauf, den Sie direkt weiterbearbeiten können. Probieren Sie zum Beispiel diesen Prompt aus:

Erstelle einen Onboarding-Workflow für neue Mitarbeitende, der Dokumente einsammelt, Freigaben an die Personalabteilung schickt, die IT zum Anlegen der Konten benachrichtigt und alles in einer gemeinsamen Datenbank ablegt.

In Sekunden erzeugt die Plattform einen strukturierten KI-Workflow, den Sie anschließend visuell anpassen können.

Der AI Workflow Builder von Jotform verbindet Formulare, Freigaben und die Verfolgung von Einsendungen in einem einzigen Dashboard, sodass Teams gleich mehrere Prozesse automatisieren können. Dazu zählen der Support-Alltag, das Onboarding neuer Mitarbeitender, die Qualifizierung von Leads, Anmeldungen zu Veranstaltungen oder interne Freigaben. Den gesamten Ablauf steuern Sie von einem einzigen Dashboard aus. 

Dank dieser Funktionen eignet sich die Plattform für Marketing, Personal, Kundenservice, Vertrieb und viele weitere Abteilungen. Ihre Teams müssen Arbeitsabläufe nicht mehr von Hand aufbauen. Testen Sie den AI Workflow Builder von Jotform noch heute, erstellen Sie Arbeitsabläufe in wenigen Minuten und verfeinern Sie sie anschließend ganz unkompliziert.