Wie Live Fit Gym mit Jotform smarter statt härter arbeitet

Live Fit Gym + Jotform: Ergebnisse im Überblick

Anzahl der Formulareinsendungen

41.921

Anzahl der pro Woche eingesparten Stunden an 9 Standorten

10–20

Anzahl der Formulare

60

Der Hauptstandort von Live Fit Gym im Mission District von San Francisco war ursprünglich gar kein Fitnessstudio. Er begann als chiropraktische Praxis, und seine Entwicklung zu einem Fitnesscenter mit umfassendem Angebot sagt viel darüber aus, wie das Unternehmen heute arbeitet: Es passt sich an die tatsächlichen Bedürfnisse der Menschen an und sucht nach Wegen, sie effizienter zu betreuen. Genau diese Anpassungsfähigkeit hat das Unternehmen weit über den ursprünglichen Standort hinausgetragen. Live Fit Gym betreibt heute 9 Standorte in San Francisco, und Vertrieb, Personal Training, Management und Personalabteilung an allen Standorten aufeinander abzustimmen, erfordert mehr als gute Absichten. Es erfordert ein System.

Fitnessunternehmen sind auf Papierkram angewiesen, über den die meisten Mitglieder nie nachdenken: Haftungsausschlüsse, Gesundheitsangaben, Trainingsvereinbarungen, Unfallberichte und Onboarding-Unterlagen für Mitarbeitende. Wird dieser Papierkram manuell erledigt, lenkt er das Personal von den Mitgliedern ab und kann Lücken verursachen, die sich später nur schwer schließen lassen – etwa eine fehlende Unterschrift oder ein Formular, das nie in der richtigen Akte gelandet ist. Für ein wachsendes Fitnessstudio mit mehreren Abteilungen wie Live Fit Gym können sich solche Reibungsverluste schnell summieren.

Hier kommt Jotform ins Spiel. Dan McGeehan, Vertriebsleiter des Fitnessstudios, erklärt, dass die Plattform dem Team hilft, weniger Zeit mit Papierkram und mehr Zeit mit den Mitgliedern zu verbringen. Heute nutzt Live Fit Gym 60 Formulare und 14 Tabellen in Jotform, über die bereits fast 42.000 Formulareinsendungen abgewickelt wurden.

„Jotform ermöglicht es meinem Front-Team, also dem Team, das direkt vor Ort an vorderster Front arbeitet, sich auf die Menschen zu konzentrieren“, sagt McGeehan. „Dadurch können das Gespräch und die persönliche Beziehung von der ersten Sekunde an richtig in Gang kommen, sobald die Mitglieder unsere Türen betreten.“

So nutzt Live Fit Gym Jotform

Von der chiropraktischen Praxis zum Community-Fitnessstudio

Der erste Standort von Live Fit, der noch heute im Mission District betrieben wird, erzählt die Geschichte davon, wie das Unternehmen entstanden ist. „Es war eine chiropraktische Praxis“, erklärt McGeehan. „Man begann darüber zu sprechen, wie es aussehen würde, Fitness zu integrieren, und die Leute wollten bald lieber wegen der Geräte vorbeikommen als wegen der Chiropraktik.“

Diese veränderte Nachfrage machte Live Fit Gym zu dem Unternehmen, das es heute ist. Mit dem Wachstum des Unternehmens stieg auch die Zahl der Teams, die sich auf Jotform verlassen, um den Betrieb am Laufen zu halten.

„Wir setzen es auf viele verschiedene Arten ein“, sagt McGeehan. „Wir nutzen Jotform für unser Vertriebsteam, für unser Personal-Training-Team und auf der Managementseite.“

Als ich gesehen habe, wie einfach [Jotform] ist, hat das, glaube ich, die Begeisterung geweckt, es auch in vielen unserer anderen Abteilungen einzuführen.

Dan McGeehan, Vertriebsleiter, Live Fit Gym

Das Vertriebsteam nutzt Jotform, um Informationen und Anmeldedaten neuer Mitglieder zu erfassen. Personal Trainer setzen es für Onboarding- und Aufnahmeformulare ein, die auf die Ziele und die Gesundheitsgeschichte der jeweiligen Kundinnen und Kunden zugeschnitten sind. Das Management sorgt damit für einheitliche administrative Prozesse in allen Abteilungen. Was als Tool für einen Teil des Unternehmens begann, ist heute das operative Rückgrat, das alle Bereiche miteinander verbindet.

Ein Haftungsausschluss, dann die unternehmensweite Einführung

Der Einsatz von Jotform bei Live Fit Gym begann im Kleinen, mit einem einzigen Formular.

„Unser HR-Ansprechpartner Darius hat damit begonnen, alle unsere Jotform-Services einzuführen, und unseren Haftungsausschluss erstellt“, sagt McGeehan. „Als ich gesehen habe, wie einfach es war, hat das, glaube ich, die Begeisterung geweckt, es auch in vielen unserer anderen Abteilungen einzuführen.“

Dieser erste Haftungsausschluss wurde zum Ausgangspunkt für einen wesentlich umfassenderen Wandel. Sobald die anderen Teams sahen, wie einfach die Plattform zu bedienen ist, begannen Vertrieb, Personal Training und Management, ihre eigenen Workflows in Jotform aufzubauen – ganz ohne externe technische Unterstützung.

Wie heißt es heutzutage so schön? Smarter arbeiten, nicht härter. Ich glaube, Jotform hat ganz entscheidend dazu beigetragen, dieses Prinzip in unseren Arbeitsalltag bei Live Fit Gym zu bringen. Und das ist unbezahlbar, oder? Zeit ist alles.

Dan McGeehan, Vertriebsleiter, Live Fit Gym

Das Wichtigste lückenlos dokumentieren

Fitnessstudios brauchen verlässliche Aufzeichnungen, wenn es zu Vorfällen kommt. McGeehan nennt ein reales Beispiel: die Verletzung eines Mitglieds an einem der Standorte von Live Fit Gym.

„Wir hatten tatsächlich einen Fall, in dem sich jemand an einem unserer Standorte verletzt hat“, erinnert er sich. „Wir haben alle Schritte besonnen durchlaufen. Die Person lehnte einen Rettungswagen ab, aber wir hatten ein Jotform-Formular ausfüllen lassen. Alles war bis ins Detail dokumentiert, und das hat uns sehr geholfen.“

Da der Unfallbericht in Jotform erfasst wurde, statt in einer Papierakte abgelegt zu werden oder von jemandes Erinnerung abzuhängen, hatte Live Fit Gym eine vollständige, gut organisierte Dokumentation zur Hand, als das Team sie brauchte. Fitnessstudios und Fitnessunternehmen, die einen ähnlichen Prozess einführen möchten, können mit der Vorlage für Unfallberichte von Jotform beginnen.

Mehr Zeit für den Beziehungsaufbau

Für McGeehan liegt der Wert von Jotform in dem, was das Team zurückgewinnt: Zeit. Zeit, die sonst für den Papierkram in den einzelnen Abteilungen draufgehen würde, kann stattdessen in die Mitglieder, das Training und die Führung des Unternehmens fließen. An den 9 Standorten von Live Fit Gym in San Francisco summiert sich das auf geschätzte 10 bis 20 eingesparte Stunden pro Woche – Zeit, die direkt wieder der Mitgliedererfahrung zugutekommt.

„Wie heißt es heutzutage so schön? Smarter arbeiten, nicht härter. Ich glaube, Jotform hat ganz entscheidend dazu beigetragen, dieses Prinzip in unseren Arbeitsalltag bei Live Fit Gym zu bringen“, sagt er. „Und das ist unbezahlbar, oder? Zeit ist alles.“

Heute setzt Live Fit Gym weiterhin auf Jotform, damit die Teams aus Vertrieb, Personal Training, Management und Personalabteilung mit demselben einfachen, zuverlässigen System arbeiten können – einem System, das mit einem einzigen Haftungsausschluss begann und zu einem Tool herangewachsen ist, auf das sich das gesamte Fitnessstudio verlässt.

Für McGeehan ist genau das der Punkt. Weniger Zeit für den Papierkram bedeutet mehr Zeit für das, was Mitglieder immer wieder zurückkommen lässt: Beziehungen.

Wenn Ihr Fitnessstudio nach Möglichkeiten sucht, Workflows zu beschleunigen, Zeit zu sparen und die eigene Wirkung auszubauen, registrieren Sie sich noch heute für ein kostenloses Jotform-Konto und entdecken Sie, wie die Plattform Ihre Organisation unterstützen kann.