Die College Football Playoffs (CFP) sind das Nachsaison-Event, das jedes Jahr den nationalen Meister im College Football ermittelt. Über 30 Millionen Menschen schalteten im Januar 2026 ein, um die CFP-Meisterschaft zu verfolgen – mehr Zuschauer als beim siebten Spiel der World Series 2025 und den NBA-Finals 2026.
Der Druck der CFP National Championship lastet nicht nur auf den Teams, die die ganze Saison über hart gearbeitet haben, um es auf dieses prestigeträchtige Spielfeld zu schaffen. Auch die CFP-Organisation selbst, einschließlich des Events & Hospitality-Teams, spürt ihn. Dessen jährliche Aufgabe ist es, den VIP-Gästen der CFP ein unvergleichliches Erlebnis zu bieten.
Wenn sich unter Ihren registrierten Gästen Hunderte von VIPs befinden – Konferenzkommissare, Universitätspräsidenten und Sportdirektoren, Fernsehmanager, wichtige Interessengruppen und Mitglieder des Auswahlkomitees (Mark Dantonio, Gus Malzahn und der Football-Hall-of-Famer Randall McDaniel, um nur einige zu nennen) –, müssen Sie schließlich Ihr Bestes geben.
Anfangs jonglierte das Events & Hospitality-Team mit verschiedenen Arten von Anmeldungen, Registrierungen und Zahlungsprozessen. Die dafür eingesetzten Tools waren teuer, nicht für sichere Transaktionen ausgelegt und boten nicht die Benutzerfreundlichkeit, die einem renommierten Unternehmen gebührt.
Als einer der Lieferanten von CFP die Benutzerfreundlichkeit von Jotform hervorhob, erkannte das Team für Veranstaltungen und Gastgewerbe schnell, wie flexibel es sich für den VIP-Registrierungsprozess einsetzen ließ. Gleichzeitig integrierten sie Square in ihr Registrierungsformular und schufen so einen einheitlichen Workflow.
Innerhalb kürzester Zeit wurden Anmeldungen für die CFP National Championship, automatisierte Gästebenachrichtigungen, sichere Zah sowie der finanzielle Abgleich vor nach der Vereanstaltung zu einem Markenerlebnis, das dem CFP würdig war.
College Football Playoff case study results at a glance
Over 50%
The Jotform & Square toolset yielded more than 50% in savings for the CFP’s Events & Hospitality Team (over the previous registration solution).
30+
The Events & Hospitality team manages more than 30 annual events, from Bowl meetings to Volunteer of the Year voting.
No developers are needed to facilitate event registrations and deposits. Jotform & Square empower the team to work more efficiently so they can use the extra time for what they do best.
Mehrere Systeme tragen zu einem schlechteren Kundenerlebnis bei
Die Registrierung wichtiger Gäste, die Verwaltungen von Einladungen, die Organisation der Logistik und die Planung von Aktivitäten sind typische Probleme, mit denen jedes Veranstaltungsteam zu kämpfen hat.
Allison Daughty (Senior Director of Events & Hospitality) und Sam Berman (Events & Hospitality Coordinator) vom CFP sind jedoch kein gewöhnliches Veranstaltungsteam.
Es liegt in ihrer Verantwortung, die Unterbringung und die Logistik der Playoff-Spiele zu koordinieren und VIP-Gästen beim nationalen Meisterschaftsspiel ein besonderes Erlebnis zu bieten (zusätzlich zu wichtigen Veranstaltungen im Laufe des Jahres). Die Tools, die Sie für die Spielregistrierung, die PCI-konforme Zahlungsabwicklung und die ordnungsgemäße Akkreditierung einsetzten, waren jedoch teuer, isoliert und unzureichend.
Der fragmentierte Ansatz bedeutete, dass Gäste bei der Registrierung auf mehreren Plattformen navigieren mussten; Infolgedessen waren die Gästeinformationen über mehrere Systeme verteilt. Zahlungen fügten eine weitere Ebene der Komplexität hinzu. Sie wurden getrennt von den Registrierungen erfasst (die Zahlungsverfolgung basierte auf Tabellenkalkulationen und E-Mails), was das Team dazu zwang, einige Zeit nach der Registrierung manuell in Rechnung zu stellen.
Mit dem wachstum der Organisation und der steigenden Erwartungen wurde es zunehmend schwieriger, operative Effizienz und ein erstklassiges Gästeerlebnis in Einklang zu bringen. Doughty und Berman verbrachten wertvolle Zeit damit, Informationen abzugleichen, anstatt ihre Abläufe für das CFP National Championship-Wochenende vorzubereiten.
Ein einheitlicher Workflow, unterstützt von Jotform und Square
Im Idealfall würden die VIP-Gäste der CFP National Championship ihre Registrierung und Zahlung in einem nahtlosen, markenkonformen Prozess abschließen – ganz im Sinne einer erstklassigen Organisation. Dies würde den Mitarbeitern zudem einen besseren Überblick über jede einzelne Transaktion ermöglichen.
„Wir nutzten einen Mix aus Plattformen und Arbeitsabläufen“, erklärte Doughty, „verschiedene Websites, und manche Dinge erledigten wir einfach intern per E-Mail. Deshalb suchten wir eigentlich nach einem einheitlichen Betriebssystem.“
Ein Testlauf mit Jotform ergab, dass sie über die Square-Integration Kreditkarteninformationen erfassen konnten. Mit dem Upgrade auf Jotform Enterprise erhielten sie Zugriff auf unbegrenzt viele Formulare und die Möglichkeit, ihre Formulare in einem CFP-gebrandeten Workflow individuell anzupassen.
Schon bald hatten Doughty und Berman komplexe Logistikprozesse wie Registrierung, Hotel, Transport und mehr in einen einzigen Arbeitsablauf integriert.
Anstatt vielbeschäftigte VIPs mit der Navigation durch mehrere Systeme zu konfrontieren, bietet das CFP nun ein einheitliches Registrierungserlebnis, bei dem VIP-Teilnehmer
- Bitte um Rückmeldung
- Veranstaltungsoptionen und Tickets auswählen
- Erhalten Sie automatische E-Mail-Bestätigungen und Erinnerungen
- Alle Zahlungen an einem Ort erledigen
Doughty war begeistert. „Jotform war ideal für uns, weil es alles, was wir mit verschiedenen Plattformen erreichen wollten, in einer einzigen Lösung vereinte.“
Square vereinfacht die Zahlungsabwicklung
Die „Quadratur des Kreises“ für das CFP bestand in der Fähigkeit, eine sichere Zahlungsabwicklung direkt in den Spielregistrierungsablauf zu integrieren.
„Wir nutzen die Square-Integration in Jotform, damit unsere Gäste Tickets für die Meisterschaftsspiele kaufen können, und es funktioniert reibungslos“, sagte Berman. „Es ist nicht nötig, nachzusehen, ob ein Gast Tickets gekauft hat und/oder wie viele. Ich weiß, dass Sie bereits bezahlt sind.“
Wir nutzen die Square-Integration in Jotform, damit unsere Gäste Tickets für die nationalen Meisterschaftsspiele kaufen können, und es funktioniert reibungslos.
Sam Berman, Koordinator für Veranstaltungen und Gastgewerbe, CFP
Für Berman und das CFP-Team erfüllt die Integration von Square in die Lösung mehrere wichtige Kriterien: Zahlungen werden sofort eingezogen (und CFP erhält Benachrichtigungen), Transaktionen sind sicher und PCI-zertifiziert, die Abstimmung ist deutlich einfacher und – vielleicht am wichtigsten – das Kundenerlebnis verbessert sich. Gäste können nun darauf vertrauen, dass alles (einschließlich des einfachen Abrufs von Belegen) in einer einzigen Sitzung erledigt wurde.
„Besonders praktisch ist die Erinnerungsfunktion (in Square)“, sagt Berman. „Man stellt sie einfach so ein, dass Gäste an die Zahlung erinnert werden, und sie erhalten weiterhin Benachrichtigungen, solange sie noch nicht bezahlt haben. Das ist ungemein hilfreich.“
„Was die Abrechnung angeht, ist die Benutzeroberfläche von Square wirklich benutzerfreundlich. Ich kann den Namen einer Person eingeben und sehen, was bezahlt und was noch offen ist. Das VIP-Formular deckt eine große Gruppe ab. Die Kunden wählen einfach die gewünschte Ticketanzahl und den Preis aus. Die Daten werden direkt an Square übermittelt. Jotform und Square ergänzen sich perfekt. Das erleichtert mir die Arbeit ungemein.“
Ein VIP-Erlebnis, das einer A-Liste von Gästen würdig ist
Jotform und Square helfen dem Events & Hospitality team mittlerweile dabei, jährlich über 250 VIP-Registrierungen für das CFP National Championship-Wochenende zu verwalten und rund 500 VIP-Gästeerlebnisse zu ermöglichen.
Gäste führen die Registrierung, den Ticketkauf und die Bestätigung über einen optimierten Workflow durch. Es ist ein ausgefeiltes Erlebnis, das die Marke CFP von Anfang bis ende widerspiegelt.
„Wir haben den Registrierungsprozess und das gesamte CFP-Erlebnis für unsere Gäste besonders hochwertig, aber gleichzeitig auch benutzerfreundlich gestaltet“, erklärte Berman. „Mit Jotform konnten wir wirklich alles an einem Ort bündeln, sodass das Gästeerlebnis von Anfang bis Ende nahtlos ineinander übergeht.“
Umsatzsicherung mit Jotform und Square
Der Wechsel zu den Tools von Jotform und Square ermöglichte dem Events & Hospitality Team der CFP Einsparungen von über 50 Prozent im Vergleich zur bisherigen VIP-Registrierungslösung für die nationalen Meisterschaftsspiele. Durch die Automatisierung der Zahlungsabwicklung innerhalb des Registrierungsprozesses können Doughty und Berman zudem weniger Zeit mit dem Versenden von Rechnungen und der Beantwortung von Quittungsanfragen verbringen und sich stattdessen verstärkt auf die Gestaltung eines herausragenden CFP-Nationalmeisterschaftserlebnisses konzentrieren.
Doughty hob den Unterschied hervor: „Oft entscheiden sich Unternehmen im Bereich der Sporteinladungen für die teuerste Lösung, weil sie glauben, genau das zu brauchen. Jotform hingegen ist im Vergleich dazu kostengünstig. Und vor der Square-Integration haben wir wahrscheinlich bares Geld verschenkt, weil die Zahlungsabwicklung über Tabellenkalkulationen oder Notizen erfolgte. Die Integration in die Website stellt sicher, dass wir alle benötigten Zahlungen erfassen.“
Im Bereich der Sporteinladungen entscheiden sich viele für die teure Lösung, weil sie glauben, dass diese ihren Bedürfnissen entspricht. Jotform hingegen ist im Vergleich dazu preiswert.
Allison Doughty, Senior Director of Events & Hospitality, CFP
Jotform Enterprise unterstützt das CFP-Team
Neben der konsolidierung von Arbeitsabläufen ermöglicht Jotform Enterprise dem CFP Events & Hospitality-Team die volle Kontrolle über die VIP-Registrierung. Dass Team kann Formulare selbst erstellen und bearbeiten, Registrierungen in Echtzeit aktualisieren und die Formulare an die jeweilige Austragungsstadt der CFP National Championship anpassen. Jotform kann auch in anderen Abteilungen und für verschiedene Veranstaltungsarten eingesetzt werden.
Die Plattform wurde beispielsweise über die VIP-Registrierung für die CFP National Championship hinaus erweitert und unterstützt nun jährlich über 30 Meetings und Events. Sie wird mittlerweile für alles Mögliche genutzt, von der Freiwilligenabstimmung bis hin zu internen Inventuranfragen.
„Das Inventarformular ist nur ein kleines Beispiel“, sagte Berman. „Aber es hat einen symbolischen Prozess im Büro geschaffen. Wir möchten, dass all unsere Meeting und Veranstaltungen – ob intern oder extern – unsere Marke präsentieren, und Jotform hat uns das ermöglicht.“
Anstatt sich auf einen externen Dienstleister zu verlassen, der diese Aufgaben übernimmt oder bei der Prozessgestaltung hilft, ist das Team befähigt, Projekte selbstständig zu verwalten und Formulare jederzeit und nach Bedarf zu erstellen oder anzupassen. „Alle Tools werden uns über Jotform zur Verfügung gestellt, und wir haben die volle Kontrolle über den Prozess“, so Doughty.
Was als Lösung für die VIP-Registrierung bei der CFP National Championship begann, hat sich zu einer umfassenderen operativen Plattform entwickelt, die interne Abläufe und das Eventmanagement im gesamten Unternehmen unterstützt.
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Durch den Einsatz von Jotform und Square konnte das Team von CFP Events & Hospitality seine fragmentierten Event-Abläufe in einen einzigen, markenkonformen Workflow konsolidieren. Dies gab dem Team die Kontrolle, sicherte die Einnahmen und unterstützte ein erstklassiges Gästeerlebnis.
„Einer unserer CFP-Werte ist Exzellenz und die kontinuierliche Steigerung der Leistung. Es mag seltsam klingen, in diesem Zusammenhang über eine Website zu sprechen, aber genau das hat Jotform geschafft: Es hat die Leistung unseres Teams gesteigert“, sagte Doughty.
„Dank der technischen Lösungen von Jotform und Square können wir effizienter arbeiten. Wenn sich VIPs für das nationale Meisterschaftsspiel registrieren, profitieren wir von einem reibungslosen Ablauf und unsere Gäste von einem optimierten Registrierungserlebnis.“
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