GenkiJACS bietet mit Jotform Enterprise ein persönliches Lernerlebnis im großen Maßstab

Für die in Japan ansässige Genki Japanese and Culture School (GenkiJACS) geht es bei der Sprachausbildung um weit mehr als nur Grammatik und Vokabeln. 

Seit 2005 hat GenkiJACS mehr als 12.000 Studierenden aus aller Welt dabei geholfen, Japanisch zu lernen und gleichzeitig in die lokalen japanischen Gemeinschaften und die Kultur einzutauchen. An fünf Standorten im ganzen Land verfolgt die Organisation eine einfache Leitphilosophie: Japan lernen. 

“Unser Denkansatz ist, dass Sprache Kultur ist”, sagt Dmitry Ser, Leiter für Vertrieb und Kommunikation bei GenkiJACS. 

Lange bevor die Studierenden in Japan ankommen, beginnt ihre Reise. Im Laufe von Wochen oder sogar Monaten absolvieren sie Einstufungstests, reichen Unterlagen ein, teilen Aufnahmen und arbeiten eng mit den Mitarbeitenden von GenkiJACS zusammen, um sich auf das Leben in einem neuen Land vorzubereiten. 

Für Ser ist es entscheidend, während dieser gesamten Reise eine persönliche Verbindung aufrechtzuerhalten.

Jotform ermöglicht es uns, das, was wir tun, zu vervielfachen.

Dmitry Ser, Leiter für Vertrieb und Kommunikation, GenkiJACS

Vor zehn Jahren war er selbst Student bei GenkiJACS. Heute hilft er angehenden Studierenden, denselben Prozess zu durchlaufen, der ihn nach Japan gebracht hat. Ser versteht, wie wichtig persönliche Betreuung für Studierende sein kann, die sich darauf vorbereiten, auf die andere Seite der Welt zu ziehen. 

“Unser Kundenservice ist alles”, sagt er. Seit 2014 nutzt GenkiJACS Jotform, um die Datenerfassung für alle Beteiligten – von Studierenden bis zu Mitarbeitenden – zu vereinfachen. 

Als GenkiJACS seine Aktivitäten in ganz Japan ausbaute, stand Ser vor einer neuen Herausforderung: Wie lässt sich die Organisation vergrößern, ohne die persönliche Note zu verlieren, die das GenkiJACS-Erlebnis ausmacht?  

Um dieses Erlebnis zu bewahren, hat GenkiJACS auf Jotform Enterprise umgestellt.

Case study results at a glance

108.000 Formularübermittlungen

Unbegrenzte Übermittlungen unterstützen einen monatelangen Onboarding-Prozess, der Anmeldedaten, programmspezifische Formulare und mehr erfordert.

Zusammenarbeit an 5 Standorten

Jotform Enterprise unterstützte die Marketing-, Studierendenbetreuungs- und akademischen Teams von GenkiJACS, als die Organisation von drei auf fünf Standorte wuchs.

107 optimierte Online-Formulare

Mithilfe von Jotform Enterprise Analytics optimieren die Mitarbeitenden von GenkiJACS Formulare, um hohe Übermittlungsraten sicherzustellen.

Skalierung eines persönlichen Studienerlebnisses

Das Wachstum von GenkiJACS hat sich in den letzten Jahren beschleunigt. Die Schule expandierte nach Okinawa und Nagoya, zusätzlich zu den Standorten in Fukuoka, Tokio und Kyoto. 

Die Organisation erfasst und verwaltet während des gesamten Lebenszyklus der Studierenden eine Fülle von Informationen – von ersten Anfragen und Anmeldeunterlagen bis hin zu Onboarding-Kommunikation und laufender Betreuung.

“Wir sind eine sehr anspruchsvolle Schule”, sagt Ser. “Wir möchten, dass unsere Studierenden die bestmögliche Erfahrung machen. Dafür haben wir Tests und Anforderungen eingerichtet, was unseren Onboarding-Prozess recht komplex macht.” 

Die Mitarbeitenden verbrachten zuvor erhebliche Zeit damit, Online-Formularübermittlungen zu überwachen, fehlende Informationen nachzuverfolgen und Studierende manuell durch den Onboarding-Prozess zu führen.

“Wenn wir einen Studierenden haben, der eine Reihe von Formularen einreichen muss, haben wir das nächste Formular früher manuell an ihn weitergeleitet”, sagt Ser.

Gleichzeitig wünschten sich die Teams mehr Transparenz beim Engagement der Studierenden, größere Flexibilität zur Verbesserung von Formularen und Arbeitsabläufen sowie eine stärkere Kontrolle über die sensiblen Informationen, die sie erfassen. Auf administrativer Ebene war auch die Datensicherheit ein Anliegen. 

Ser benötigte eine Lösung, die Wachstum unterstützen und gleichzeitig das personalisierte Erlebnis bewahren konnte, das GenkiJACS auszeichnet.

Mehr Transparenz, weniger manuelle Arbeit 

Um seine wachsenden Aktivitäten zu unterstützen, hat GenkiJACS auf Jotform Enterprise umgestellt. 

“Enterprise ist im Vergleich zu unserem Silver-Konto eine ganz andere Dimension”, sagt Ser.

Das Upgrade gab Ser mehr Freiheit zum Experimentieren, mehr Transparenz im Onboarding-Prozess und mehr Zeit, um sich auf die Betreuung der Studierenden zu konzentrieren. Jotform Enterprise wird nun in den Marketing-, Studierendenbetreuungs- und akademischen Teams eingesetzt.

Da die Teams so viele Formulare erstellen können, wie sie möchten, können sie Formulare duplizieren und verfeinern, während sich die Prozesse weiterentwickeln.

Darüber hinaus bietet die Jotform Enterprise Admin Console mehr Transparenz über Übermittlungstrends, Engagement und Formularleistung. Dies hilft den Teams, Reibungspunkte zu identifizieren und die Formularausfüllraten zu verbessern.

Jotform Workflows brachte einen weiteren großen Vorteil. Heute versenden automatisierte Workflows Erinnerungen zu unvollständigen Formularen, erfassen wichtige Onboarding-Informationen und führen Studierende durch Anmeldeprozesse, ohne dass eine ständige manuelle Überwachung erforderlich ist. 

Anstatt Zeit damit zu verbringen, fehlende Informationen nachzuverfolgen, können sich die Mitarbeitenden direkt auf die Betreuung der Studierenden konzentrieren.

“Es gibt mir Seelenfrieden”, sagt Ser. 

Studierende zu unterstützen bedeutet auch, ihre Informationen zu schützen. Mit dem Wachstum von GenkiJACS wurde Data Governance zunehmend wichtiger. 

“Japan hat seine eigenen Gesetze. Wir müssen also sicherstellen, dass wir diese einhalten”, sagt Ser.

Jotform Enterprise bietet lokale Datenresidenz-Zentren, um die Compliance-Bemühungen der Organisation zu unterstützen.

Bedingte Logik ist ebenfalls zu einem wichtigen Bestandteil des täglichen Betriebs geworden. Formulare leiten angehende Studierende automatisch basierend auf Standort und Programmanforderungen an den entsprechenden Ansprechpartner weiter.

Die visuelle Benutzeroberfläche von Jotform hat die Einführung in allen Abteilungen erleichtert. Selbst fortgeschrittene Tools wie Jotform Workflows erwiesen sich dank der Drag-and-Drop-Funktionen der Plattform als zugänglich. 

“Workflows sind einfach Logik. Es ist Programmieren durch Ziehen und Ablegen”, sagt er. “Ich denke, Benutzerfreundlichkeit ist von größter Bedeutung bei der Auswahl eines Tools wie Jotform.”

Ser fasste seine Erfahrung mit Jotform Enterprise folgendermaßen zusammen: “Es ist die Benutzerfreundlichkeit, die Daten und Ihr Kundenservice. Und wie transparent Ihre Mitarbeitenden sind, wie transparent der Service ist. Es gibt keine zusätzlichen oder versteckten Kosten. Das Maß an Kundenservice, das wir erhalten, ist genau das, was wir uns erhofft haben.” 

Jotform: Ein Kraftmultiplikator

Heute verbringen die Mitarbeitenden von GenkiJACS weniger Zeit mit der Verwaltung administrativer Aufgaben und mehr Zeit mit der Betreuung der Studierenden. Automatisierte Workflows stellen sicher, dass wichtige Informationen konsistent erfasst werden, während gleichzeitig der Bedarf an manueller Nachverfolgung reduziert wird. 

“Es braucht Zeit, sich daran zu gewöhnen, denn bisher war es sehr stark ‘OK, wir müssen das tun’, und jetzt können wir die Hände vom Steuer nehmen und sagen: ‘Das System funktioniert.’ Wir greifen nur ein, wenn es ein Problem gibt”, sagt Ser.

Durch die Nutzung von Admin Console Analytics und Übermittlungsdaten können Teams Reibungspunkte identifizieren, Formularausfüllraten verbessern und fundierte Entscheidungen über die Kommunikation mit Studierenden treffen.

Enterprise ist wie ein Spielplatz mit vielen nützlichen Werkzeugen. Und das Coole ist, dieser Spielplatz hat eine Menge Erwachsene, die einem helfen können.

Dmitry Ser, Leiter für Vertrieb und Kommunikation, GenkiJACS

Diese Erkenntnisse ermöglichen es GenkiJACS, seine Anmelde- und Onboarding-Prozesse kontinuierlich zu verfeinern. Anstatt sich auf Annahmen zu verlassen, können Teams sehen, wie Studierende mit Formularen interagieren, und Anpassungen vornehmen, die das Gesamterlebnis verbessern.

Am wichtigsten ist, dass die Automatisierung GenkiJACS geholfen hat, zu skalieren, ohne seine menschenzentrierte Philosophie zu gefährden. 

Ser sagt, dass die Reduzierung repetitiver administrativer Arbeit es den Mitarbeitenden ermöglicht, sich auf den Kundenservice und den Onboarding-Prozess zu konzentrieren, wo persönliche Interaktion einen Unterschied macht. 

Mit zuverlässigeren Prozessen, die im Hintergrund laufen, können die Mitarbeitenden weniger Zeit mit der Jagd nach Daten verbringen und mehr Zeit damit, den Studierenden zu helfen, sich vorbereitet, unterstützt und verbunden zu fühlen, bevor sie in Japan ankommen.

“Jotform ermöglicht es uns, das, was wir tun, zu vervielfachen”, sagt Ser. 

Wachsen ohne die persönliche Note zu verlieren

Für GenkiJACS geht es bei Jotform Enterprise nicht darum, Menschen zu ersetzen. Es geht darum, Menschen zu helfen, ihre beste Arbeit zu leisten.

GenkiJACS hat mehr Zeit für die Gespräche, Anleitungen und Unterstützung geschaffen, an die sich Studierende noch lange nach dem Verlassen des Klassenzimmers erinnern. Dies ermöglicht es der Organisation, sich auf ihre Leitphilosophie zu konzentrieren: Studierenden zu helfen, nicht nur Japanisch zu lernen, sondern Japan zu lernen.

Während GenkiJACS weiter wächst, sieht Ser Möglichkeiten, die Nutzung von Jotform Enterprise weiter auszubauen. 

Er weiß, dass sein Team diese Möglichkeiten nicht allein bewältigen wird. Während des gesamten Übergangs der Organisation zu Enterprise haben die Onboarding-, Customer-Success- und technischen Teams von Jotform GenkiJACS dabei geholfen, neue Workflows zu implementieren, Integrationen zu beheben und Wege zu identifizieren, um mehr Wert aus der Plattform zu ziehen.

“Enterprise ist wie ein Spielplatz mit vielen nützlichen Werkzeugen”, sagt Ser. “Und das Coole ist, dieser Spielplatz hat eine Menge Erwachsene, die einem helfen können.”

Ser ist dankbar für die Hilfe. Denn für ihn ist die größte Chance keine einzelne Funktion. Es ist die Freiheit, das Studienerlebnis kontinuierlich zu verbessern, während GenkiJACS wächst.