Ergebnisse der Fallstudie auf einen Blick
Anzahl der Jotform Enterprise-Teams
14
Anzahl anderer Softwareprogramme, die durch Jotform Enterprise ersetzt wurden
6
Anzahl der erstellten Jotform-Apps
29
Shannon White sagt oft, ihre Superkraft bei der Arbeit sei es, „Dinge zu mögen“. Wenn ihr ein Produkt gefällt, findet sie Wege, es überall einzusetzen. Und wie sich herausstellt, gehört Jotform zu den Dingen, die sie mag.
White ist als Web- und Content-Verantwortlicher für das National Theatre of Scotland tätig – die führende Institution für darstellende Künste in Schottland, die jährlich mehr als 200 Veranstaltungen und Produktionen realisiert. Darüber hinaus führt die Organisation Projekte zur Einbindung der Gemeinschaft durch, vermietet Aufführungsflächen und bietet weitere Angebote an. Allein in der Spielzeit 2025/26 erreichte die Organisation mehr als 228.000 Menschen.
White stieß erstmals auf Jotform, als sie nach einer Möglichkeit suchte, Einladungen zu Zoom-Meetings für eine Arbeitsgruppe innerhalb des Theaters zu automatisieren. Über ihre ersten Erfahrungen mit der Plattform sagt sie: „Es hat sich dann ziemlich schnell verselbstständigt. Ich fragte mich: Was kann das Tool noch alles? Da geht bestimmt noch mehr.“
Schon bald, so erzählt sie, wurde sie zu einer Art „Jotform-Evangelistin“. Gemeinsam mit Betriebsleiter Chris Lang begann sie zu prüfen, wie sich Jotform im gesamten Unternehmen integrieren ließe – etwa zur Unterstützung der Bereiche Personalwesen, Finanzen, künstlerische Entwicklung, Einbindung der Gemeinschaft (Community Engagement) sowie weiterer Abteilungen.
„Mir war ziemlich schnell klar, welchen Mehrwert es für verschiedene Unternehmensbereiche bieten könnte“, sagt Lang. Nach einigen Monaten mit dem Gold-Abonnement von Jotform wurde ihm zufolge deutlich, dass ein enterprise-Tarif erforderlich war. Er und White begannen daraufhin, „darüber zu sprechen, welche Anderen Softwarepakete wir aussortieren könnten.“
Die Herausforderung: Ein Aufgebot von Tausenden (Freiberuflern)
Eine der größten administrativen Herausforderungen für das National Theatre of Scotland besteht in der Verwaltung der Hunderte von befristet beschäftigten Kräften, die das Theater jährlich einsetzt. Zwar verfügt die Organisation über ein festes Kernteam, doch bei den Darstellern, Crewmitgliedern, Technikern und weiteren am Produktionsprozess beteiligten Mitarbeitern handelt es sich durchweg um freiberuflich Tätige.
Das bedeutet, dass das Theater jährlich für fast 400 freie Mitarbieter Aufgaben in den Bereichen Personalwesen, Gehaltsabrechnung, Logistik, Kommunikation und mehr bewältigen muss – oft während die Ensembles auf Tournee sind, Schulen besuchen oder an Veranstaltungen in der Gemeinde teilnehmen.
Bevor das Theaterteam Jotform einführte, erfasste es Informationen mithilfe von Microsoft-Word-Dokumenten. Die Mitarbeiter verschickten die Dokumente per E-Mail an freie Mitarbeiter, die daraufhin ihre Daten ergänzten und die Dokumente wieder zurücksendeten.
Dieser Prozess war äußerst zeitaufwendig und fehleranfällig. Zudem mangelte es an angemessener Sicherheit. Es war schwierig, die Beteiligten dazu zu bewegen, sämtliche erforderlichen Informationen bereitzustellen, und es gab keine Möglichkeit, alle Daten an einem zentralen Ort einzusehen. Auch die Berechtigungskonzepte von Microsoft erschwerten den Austausch von Informationen mit Personen außerhalb des Kernteams. Wie Lang feststellt: „Microsoft ist nicht besonders gut darauf ausgelegt, Personen von außerhalb in die eigene Organisation einzubinden oder den Zugriff wieder zu entziehen.“
Mit Jotform konnten sie die Word-Dokumente ganz einfach in sichere Online-Formulare umwandeln, die sich mit jedem teilen ließen. Doch damit nicht genug.
„Da haben wir die Apps entdeckt“, sagt White.
Die Lösung: Maßgeschneiderte mobile Apps für Produktionen und Abteilungen
Jotform Apps erwies sich als genau das, was sie brauchten. Mit diesem benutzerfreundlichen No-Code-Tool zur Erstellung mobiler Anwendungen konnten White und Lang zentrale Anlaufstellen für Mitarbeitende und Freiberufliche schaffen, in denen Formulare, Links und weitere wichtige Ressourcen gebündelt wurden. Dank ihres Jotform Enterprise-Kontos konnten sie zudem Zugriffsberechtigungen für Formulare und Daten festlegen und so sicherstellen, dass diese ausschließlich für autorisierte Personen zugänglich waren.
Onboarding- und HR-Apps
Um das Onboarding für Freiberufler zu vereinfachen, haben White und Lang alle Formulare, die Freiberufler ausfüllen müssen, in einer einzigen App zusammengefasst.
„Wir müssen für eine Vielzahl von Personen eine große Menge an Daten auf unterschiedlichste Weise erfassen“, sagt White. „Wir benötigen eine Gesundheitserklärung, Personaldaten sowie Bankverbindungen.“ Da sämtliche Onboarding-Formulare in einer einzigen Jotform-App gebündelt sind, finden Mitwirkende und Crew-Mitglieder alle erforderlichen Unterlagen an einem Ort – was die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die benötigten Informationen tatsächlich eingereicht werden. Zudem lässt sich die App für einen schnellen Zugriff einfach auf dem Startbildschirm eines Smartphones oder Computers ablegen.
Wir können einen Rundum-Service für Personalverantwortliche und Mitarbeitende anbieten, der den gesamten Onboarding- und Offboarding-Prozess innerhalb der Organisation abdeckt.
Chris Lang, Betriebsleiter, National Theater of Scotland
„Man kann es im Grunde auf einem einzigen Dashboard zusammenführen; die Nutzer können dann über ihr Smartphone oder ihren Laptop darauf zugreifen, und man erhält weiterhin sämtliche Daten auf die gleiche Weise“, sagt White.
„Wir können einen Rundum-Service für Personalverantwortliche und Mitarbeitende anbieten – für alle, um den gesamten Onboarding- und Offboarding-Prozess innerhalb des Unternehmens abzuwickeln“, sagt Lang.
Sendungsspezifische Apps
Das Team muss außerdem wichtige Informationen mit Darstellern, Crewmitgliedern und anderen Mitarbeitern der jeweiligen Produktionen teilen. Für jede Produktion kann eine App erstellt werden, die allen Beteiligten Zugriff auf alle Formulare bietet, die während der Aufführung ausgefüllt werden müssen, sowie auf hilfreiche Ressourcen. Die Produktions-Apps enthalten unter anderem Onboarding-Formulare.
- Proben- und Produktionspläne
- Karten und Anfahrtsbeschreibungen zu Proben- und Aufführungsorten
- Wichtige Anlaufstellen
„Sie haben dort direkt einen Überblick über ihren Zeitplan“, sagt White. „Sie verfügen über die Telefonnummern ihrer wichtigsten Ansprechpartner im Produktionsteam – also im NTS-Team. Sogar so einfache Dinge wie die WLAN-Passwörter sind dort zu finden. Für ihre Proben wird das Ganze zu einer Art Bibel für sie.“
Dashboard-Anwendungen für Fachabteilungen
White und Lang erkannten, dass sie Jotform Apps auch dazu nutzen konnten, Daten-Dashboards für verschiedene Abteilungen zu erstellen. In Jotform werden alle Formularantworten automatisch in Jotform Tables gespeichert, wo die Teams die übermittelten Daten Organisieren und einsehen können. Mit Jotform Enterprise kann die Organisation zudem mithilfe von „Jotform Teams“ Arbeitsbereiche einrichten, um Formulare, Tabellen und andere Ressourcen nach Funktionen oder Abteilungen zu gruppieren. Das Theater verfügt derzeit über 14 solcher Team-Arbeitsbereiche – unter anderem für die Bereiche künstlerische Entwicklung, Gebäudemanagement, kreative Vermittlungsarbeit, Personalwesen (Recruiting/HR), Finanzen, Casting sowie für das Kompaniemanagement.
Die Apps sind genial.
Shannon White, Web- und Content-Beauftragte, National Theatre of Scotland
White und Lang erkannten, dass sie Tabellen in Anwendungen zusammenfassen konnten, um einen Überblick über Daten aus mehreren Formularen zu bieten – anstatt ständig Fragen von Mitarbeitern zu den eingereichten Daten beantworten zu müssen.
„Wir nutzen Apps als Dashboards“, sagt White. „Wenn eine Abteilung mit mehreren Formularen arbeitet, erstellen wir für sie ein Dashboard, in dem alle ihre Tabellen verknüpft sind. Das macht ihr Leben einfach leichter – und auch meines.“
Anstatt in E-Mails nach Links oder Dateien suchen zu müssen, können Mitarbeitende auf ihr App-Dashboard zurückgreifen und dort jederzeit aktuelle Informationen aus all ihren Formularen an einem zentralen Ort einsehen.
„Die Apps sind genial“, sagt White.
Die Ergebnisse: Zeitersparnis, effizientere Verwaltung und Spielraum für Wachstum
Mithilfe von Jotform Enterprise haben White and Lang eine Reihe manueller, unzusammenhängender Prozesse in ein zentraleres System zur Informationsverwaltung überführt. Freiberufler finden die von ihnen benötigten Formulare und Ressourcen nun an einem zentralen Ort – ganz gleich, wo sie sich gerade befinden. Die Mitarbeitenden können auf aktuelle Übermittlungsdaten zugreifen, ohne erst E-Mails oder Tabellenkalkulationen durchsuchen zu müssen. Das bedeutet: weniger Zeitaufwand für die Suche nach Informationen und mehr Zeit für die eigentlichen Produktionen und Programme der Organisation.
Es wurde sehr deutlich, dass Jotform ebenfalls mit uns wuchs.
Shannon White, Web- und Content-Beauftragte, National Theatre of Scotland
Was ursprünglich als Methode zur Automatisierung von Besprechungseinladungen begann, hat sich zu 14 Team-Arbeitsbereichen entwickelt, die Abteilungen im gesamten Unternehmen unterstützen – ergänzt durch Anwendungen für das Onboarding, die Abwicklung einzelner Produktionen sowie abteilungsspezifische Dashboards. Rollenbasierte Zugriffskontrollen ermöglichen es dem Unternehmen zudem, besser zu steuern, wer auf sensible Informationen zugreifen darf.
Mit Jotform Enterprise verfügt das Team über eine flexible Plattform, auf der es weiter aufbauen kann. Mehr als einmal wünschte sich White eine bestimmte Funktion – nur um festzustellen, dass genau diese Funktionalität kurz darauf veröffentlicht wurde.
„Es wurde sehr deutlich, dass Jotform ebenfalls mit uns wächst“, sagt sie. Anstatt bei jedem neuen Bedarf ein weiteres, eigenständiges Tool hinzuzufügen, findet das Team immer wieder neue Einsatzmöglichkeiten für Jotform – und setzt damit den Ansatz fort, mit dem alles begann: „Was lässt sich damit noch alles umsetzen?“
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