Edwin Ruiz hat seine Liebe zum Schach in einem Nachmittagsprogramm in der dritten Klasse entdeckt. Jahre später kam er mit einem klaren Ziel zurück: dieselbe Begeisterung bei Schülern zu wecken, ihr kritisches Denken zu schulen und ihr Selbstvertrauen zu stärken, am Brett wie auch darüber hinaus.
Ruiz gründete den Day & Knight Chess Club 2022. Die gemeinnützige Organisation aus Südkalifornien bietet Nachmittagsprogramme, Academy-Kurse, Mentoring und Turniere für Schachspieler aller Spielstärken an. Im vergangenen Jahr betreute sie über 3.000 Schüler in Corona, Glendora, Riverside und Pomona.
Je größer die Programme wurden, desto mehr Zeit kostete die Verwaltung von Anmeldungen und Zahlungen. Jotform half dem Club, diese Abläufe zusammenzuführen, sodass das Team mehr Zeit fürs Unterrichten hatte.
Day & Knight Chess Club: Die Ergebnisse auf einen Blick
Anmeldungen
Ein reibungsloses Anmeldeerlebnis, das Registrierungen, Haftungsausschlüsse und Zahlungen zusammenbringt
Turnierorganisation
Effizientere Anmeldungen für Spieler aller Spielstärken
Interne Abläufe
Weniger Zeitaufwand, um Informationen aus getrennten Verwaltungstools zusammenzusuchen
Ein Anmeldeprozess mit zu vielen Zügen
Vor Jotform bestand die Anmeldung aus mehreren Prozessen, die nicht miteinander verbunden waren. Die Eltern schickten ihre Kontaktdaten, zahlten über Venmo oder Zelle und reichten anschließend Haftungsausschlüsse per PDF oder elektronischer Signatur ein. Danach mussten die Mitarbeiter alle Angaben von Hand zusammentragen, um die Teilnehmerlisten zu aktualisieren.
Mit dem Wachstum des Programms wurde es immer schwieriger, Anmeldungen und Zahlungen im Blick zu behalten, Dokumente zuzuordnen und Listen aktuell zu halten. Zu oft wurden Schüler bei der Dateneingabe übersehen oder Angaben falsch erfasst.
Anmeldung und Abläufe im Griff behalten
Jotform hat die Anmeldung beim Day & Knight Chess Club von Grund auf verändert und Registrierung, Haftungsausschlüsse und Zahlungen in einem einzigen, schlanken Formular zusammengeführt.
Die Eltern konnten die Anmeldung abschließen, die Zahlung leisten und die Haftungsausschlüsse unterschreiben, alles mit einer einzigen Formularübermittlung. Dank Automatisierungen flossen die Angaben der Schüler direkt in Google Sheets. So hatten Schulverwaltung und Trainer stets aktuelle Teilnehmerlisten, bei weniger Handarbeit und weniger Fehlern bei der Dateneingabe.
Dieselbe Erleichterung galt für die Turnieranmeldung. Mit bedingter Logik passte das Team die Fragen an den Status und die Erfahrung jedes Teilnehmers an. So lassen sich Spieler mit ganz unterschiedlichem Erfahrungsstand berücksichtigen, ohne dass alle dieselben Fragen beantworten müssen.
Jotform hat auch die Turnieranmeldung des Day & Knight Chess Club vereinfacht, indem bedingte Logik die Fragen auf Status und Spielstärke jedes Spielers zuschnitt. Jeder sah nur die Fragen, die für ihn relevant waren, und die Anmeldung ging schneller und persönlicher von der Hand.
Über die Anmeldung hinaus hilft Jotform dem Club, den Papierkram der Trainer und die Berichte zu den Programmen an einem Ort zu verwalten. Digitale Formulare halten die Unterlagen geordnet und geben dem Team ein klareres Bild davon, wie die Programme laufen.
Indem Jotform Abläufe verband, für die früher getrennte Tools und manuelles Nachfassen nötig waren, erlebten die Teilnehmer eine professionellere Anmeldung, und das Team verbrachte weniger Zeit mit Dateneingabe und Papierkram.
Wieder Zeit für die Schüler
Der größte Gewinn für den Day & Knight Chess Club war die zurückgewonnene Zeit für das, was wirklich zählt: die Schüler.
„Jotform hat uns geholfen, so viel wertvolle Zeit zu sparen, und unseren gesamten Prozess verschlankt“, sagt Ruiz, Präsident und Gründer des Day & Knight Chess Club. „Jetzt können wir uns auf das Wichtigste konzentrieren: für unsere Schüler und unsere Gemeinschaft die bestmögliche Wirkung zu erzielen.“
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