Best Practices für die Automatisierung: 5 Schlüsselfaktoren für die Skalierung Ihrer Maßnahmen

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen gilt heute als Standard – und das aus gutem Grund. Eine wegweisende Analyse des McKinsey Global Institute aus dem Jahr 2017 ergab, dass bei rund 60 Prozent aller Berufe mindestens 30 Prozent der Tätigkeiten automatisiert werden könnten; zudem wurde geschätzt, dass Automatisierung das weltweite Produktivitätswachstum um jährlich 0,8 bis 1,4 Prozent steigern könnte. Seither haben sich Automatisierungstools enorm weiterentwickelt und verfügen heute über beispiellose Fähigkeiten.

Heute geht es nicht mehr nur um eine begrenzte Auswahl an Funktionen, die zu mehr Effizienz geführt werden sollen. Vielmehr handelt es sich um einen breiten, branchenübergreifenden Standard für die Automatisierung von Arbeitsabläufen.

Doch es gibt einen Haken: Einen chaotischen Arbeitsablauf einfach mit Software zu überziehen, schafft selten Abhilfe. Die Automatisierung eines fehlerhaften Prozesses führt in der Regel nur dazu, dass dieser Prcess zwar schneller, aber eben weiterhin fehlerhaft abläuft. Wenn sich ein Team also dazu entschließt, seine Systeme zu modernisieren, lautet die entscheidende Frage nicht: Welches tool sollten wir anschaffen? Vielmehr geht es um Folgendes: Was ist das bewährte Vorgehen, wenn man ein Automatisierungsvorhaben in Angriff nimmt?

Bei der Antwort geht es weniger um Technologie, als die Meisten Menschen erwarten. Skalierbare Automatisierung ist eine strategische unternehmerische Entscheidung – ein bewusster Ansatz zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, kein reines IT-Projekt, das man einfach in Auftrag gibt, um es anschließend zu vergessen. Es kommt darauf an, wie gut man die eigenen Prozesse versteht, wie sorgfältig man den Ausgangspunkt wählt und wie ehrlich man überprüft, ob die Maßnahmen tatsächlich erfolgreich waren. Im Folgenden wird ein Leitfaden mit fünf Vorgehensweisen vorgestellt, die darüber entscheiden, ob Automatisierung eine positive Eigendynamik entwickelt oder ob sie ins Stocken gerät.

5 grundlegende Automatisierungspraktiken für Ihr Unternehmen

Betrachten Sie diese Punkte eher als strategische Phasen einer Automatisierungseinführung denn als bloße Checkliste. Es handelt sich um grundlegende Regeln, die darüber entscheiden, ob ein Projekt eine hohe Kapitalrendite (ROI) erzielt oder ins Stocken gerät. Doch bevor Sie einen dieser Schritte angehen, sollten Sie eines tun: Bilden Sie Ihre Arbeitsabläufe ab.

Wenn Sie Schritt für Schritt darstellen, wie die Arbeit durch Ihr Team fließt, erkennen Sie, welche Prozesse sich hinreichend wiederholen, um automatisiert zu werden, und welche weiterhin menschliches Urteilsvermögen erfordern. Ein solch fundiertes Geschäftsprozessmanagement verwandelt die Automatisierung von einem Ratespiel in eine Abfolge bewusster Entscheidungen.

1. Optimieren Sie den aktuellen Prozess, bevor Sie ihn automatisieren.

Bevor Sie irgendetwas aufbauen, sollten Sie den Prozess selbst genau unter die Lupe nehmen, denn durch Automatisierung wird das festgeschrieben, worauf sie aufbaut.

Gehen Sie den Prozess Schritt für Schritt durch und stellen Sie sich bei jedem Schritt zwei Fragen: Muss dieser Schritt überhaupt existieren, und muss er zwingend von einem Menschen ausgeführt werden? Schritte, die nur deshalb beibehalten werden, weil „wr das schon immer so gemacht haben“, sollten als Erstes gestrichen werden. Achten Sie auf typische Anzeichen für einen Prozess, der noch nicht ausgereift ist: Mitarbeiter, die dieselben Daten Merfach in verschiedene Systeme eingeben; Informationen, die manuell exportiert und neu formatiert werden müssen; oder veraltete Softwarelösungen, die sich nicht reibungslos in andere Systeme integrieren lassen.

Die Verbesserung eines Prozesses bedeutet in der Regel, redundante Schritte zusammenzuführen, Werkzeuge miteinander zu verknüpfen und Genehmigungsschritte zu eliminieren, die keinen Zweck mehr erfüllen. Dies ist zudem der richtige Zeitpunkt, um den Soll-Ablauf des Prozesses zu dokumentieren – denn diese bereinigte, abgestimmte Version dient als Spezifikation, auf deren Grundlage die Automatisierung entwickelt wird.

2. Klein anfangen, um den Mehrwert zu belegen

Ein zu breiter Ansatz steht der Skalierung im Weg. Wer versucht, alles gleichzeitig zu automatisieren, erschwert die Fehlersuche und die Messung des Mehrwerts – zudem steigt die Gefahr, dass das gesamte Vorhaben ins Stocken gerät. Es ist besser, einen Prozess fundiert zu automatisieren, als fünf Prozesse nur mangelhaft – denn die Vorteile einer Workflow-Automatisierung verstärken sich gegenseitig: Schon ein einziger automatisierter Workflow schafft bei allen Beteiligten Kapazitäten für wertvollere Aufgaben.

Wie wählt man also den ersten Anwendungsfall aus? Wägen Sie den Nutzen gegen den Aufwand ab. Am besten eignet sich ein Prozess, der sich leicht automatisieren lässt und zugleich so problematisch ist, dass eine Verbesserung für spürbare Erleichterung sorgt. Sorgen Sie dafür, dass dieser Prozess einwandfrei funktioniert, messen Sie das Ergebnis – und weiten Sie Ihre Aktivitäten erst dann weiter aus. Ein solcher Erfolg ist mehr als nur eine Zeitersparnis: Er schafft Glaubwürdigkeit und Akzeptanz, was es deutlich einfacher macht, auch für das nächste Automatisierungsprojekt Unterstützung zu gewinnen.

3. Definieren Sie klare, messbare Ziele (KPIs)

Sobald Sie wissen, was Sie automatisieren möchten, legen Sie fest, woran Sie den Erfolg dieser Maßnahme erkennen werden. An diesem Punkt werden Automatisierungsvorhaben oft vage, da sich nicht jedes Ziel direkt mit dem Umsatz verknüpfen lässt. Die Automatisierung der Bereitstellung des vollständigen Ticketverlaufs für Support-Mitarbeiter beispielsweise schlägt sich nicht unmittelbar in der Gewinn- und Verlustrechnung nieder. Sie kann jedoch die Bearbeitungszeiten verkürzen und die Kundenzufriedenheit steigern – was sich letztlich durchaus auf das Ergebnis auswirkt.

Der Clou besteht darin, eine Kennzahl zu wählen, die sich präzise erfassen lässt – und diese bereits vor der Implementierung festzulegen, nicht erst danach. Manche Kennzahlen sind leicht zu messen: etwa die durchschnittliche Antwortzeit, die Fehlerrate oder die Dauer, die eine Anfrage in einer Warteschlange verbringt. Andere sind komplexer und weniger greifbar, wie etwa die Kundenzufriedenheit, die Wiederholungsrate bei Geschäften oder die Frustration unter Mitarbeitern. Wählen Sie mindestens eine „harte“ Kennzahl, die sich in Zahlen ausdrücken lässt, und ermitteln Sie einen Ausgangswert, solange der Prozess noch manuell abläuft. So erhalten Sie einen echten Vorher-Nachher-Nachweis – statt nur das vage Gefühl, dass die Dinge nun schneller vonstattengehen.

Es lohnt sich, diesen Ausgangszustand zu erfassen. Ermitteln Sie Zeitstempel, Protokolle oder manuelle Zählwerte, die den aktuellen Ablauf des Prozesses beschreiben – noch bevor die Automatisierung Veränderungen bewirkt –, damit Sie über eine konkrete Vergleichsbasis verfügen. Legen Sie anschließend einen festen Rhythmus fest, um diese Kennzahlen auch nach der Einführung regelmäßig zu überprüfen, etwa auf wöchentlicher oder monatlicher Basis. Eine Kennzahl, die man nur einmal kurz betrachtet und dann wieder vergisst, liefert keine verlässliche Grundlage für die Entscheidung, ob die Automatisierung ausgeweitet, angepasst oder zurückgenommen werden sollte.

4. Binden Sie die Endnutzer frühzeitig ein.

Kein Plan überlebt den ersten Kontakt mit echten Nutzern. So elegant ein Arbeitsablauf im Entwurfsstadium auch aussehen mag – er ist erst dann wirklich erprobt, wenn die Personen, die ihn täglich anwenden, ihn auf Herz und Nieren geprüft haben. Sie sind es, die jene Sonderfälle entdecken, an die man nicht gedacht hat, und die Schritte finden, die zwar im Diagramm sinnvoll erscheinen, am hektischen Arbeitsalltag jedoch scheitern.

Man benötigt keinen vollständigen Rollout, um dies zu erlernen. Führen Sie die Automatisierung zunächst für eine kleine Nutzergruppe ein oder starten Sie einen zeitlich begrenzten Pilotversuch: Lassen Sie die Anwendung für einige Tage oder Wochen laufen, kehren Sie dann zum Ausgangszustand zurück, analysieren Sie die Ergebnisse, nehmen Sie Anpassungen vor und entscheiden Sie anschließend, ob eine breitere Einführung sinnvoll ist. Ebenso wichtig ist es, einige dieser Nutzer bereits in die Konzeptionsphase einzubeziehen – denn ein Werkzeug, an dessen Gestaltung die Anwender selbst mitgewirkt haben, wird deutlich eher akzeptiert und genutzt. Automatisierungslösungen, die von oben verordnet werden, stoßen hingegen oft auf Widerstand, der sich meist in Form von Umgehungsstrategien äußert.

5. Standardisieren Sie Ihre Datenerfassung

Ein Schritt, der schließlich leicht übersehen wird: die Art und Weise, wie die Daten überhaupt erst erfasst werden. Wenn dasselbe Datenfeld in fünf verschiedenen Formaten eintrifft, misst Ihr Dashboard am Ende nur noch „Rauschen“ – und die Automatisierung trägt dieses Chaos konsequent in die nachgelagerten Prozesse weiter.

Die Standardisierung der Datenerfassung bedeutet, sich auf Details zu einigen, die andernfalls leicht aus dem Blick geraten: einheitliche Feldbezeichnungen, verbindliche Formate – etwa für Datumsangaben oder Kennungen –, Validierungsregeln, die fehlerhafte Eingaben bereits zum Zeitpunkt der Übermittlung abfangen, sowie eine zentrale, verlässliche Datenquelle („Single Source of Truth“) für Datensätze, auf die verschiedene Systeme zugreifen. Es handelt sich um wenig glanzvolle, grundlegende Arbeit – doch genau sie sorgt dafür, dass alle darauf aufbauenden Messungen und Auswertungen verlässlich sind.

In der Praxis bedeutet dies, strukturierte Eingabeformate gegenüber Freitext zu bevorzugen: Dropdown-Menüs, Datumsauswahlfelder sowie Pflichtfelder, die ungültige Eingaben bereits abweisen, bevor diese die Datenqualität beeinträchtigen können. Der Nutzen verstärkt sich zudem mit der Zeit: Sobald Informationen in sauberer und konsistenter Form vorliegen, profitieren alle darauf aufbauenden Automatisierungen von dieser Zuverlässigkeit – anstatt dass sie den entstandenen „Datensalat“ ausgleichen müssen. Genau das sorgt dafür, dass sich eine Reihe kleiner Automatisierungen schließlich zu einem System summiert, auf das man sich verlassen kann.

Wie echte Teams ihre täglichen Arbeitsabläufe mit Jotform automatisieren

Bei allen oben genannten Vorgehensweisen wird davon ausgegangen, dass ein Tool den einmal entworfenen Workflow nicht eigenständig umsetzen kann – genau hier verliert No-Code-Automatisierung ihren abstrakten Charakter. Dank eines Drag-and-Drop-Baukastens kann das Team, das den Prozess zuvor konzipiert hat, die Automatisierung auch direkt selbst umsetzen – ganz ohne Warteschlangen in der IT-Entwicklung. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir einige der gängigsten Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen zusammengestellt.

Mehrstufige Genehmigungsprozesse. Anstatt Entscheidungen mühsam über lange E-Mail-Verläufe hinweg zu verfolgen, können Teams diese über Jotform Workflows abwickeln. Reicht ein Mitarbeiter beispielsweise eine Spesenabrechnung oder einen Urlaubsantrag ein, gelangt dieser direkt an die zuständige Führungskraft. Wird der Antrag genehmigt, wandert er automatisch weiter an die Personal- oder Finanzabteilung; wird er abgelehnt, erhält der Mitarbeiter umgehend eine Rückmeldung. So geht kein Antrag mehr in einem überfüllten Posteingang verloren.

Automatisierte Dateneingabe. Das manuelle Kopieren und Einfügen von Daten von einem System in ein anderes ist genau der Schritt, den die Automatisierung überflüssig machen soll. Durch native CRM-Integrationen kann ein ausgefülltes Kontaktformular automatisch ein neues Profil in Salesforce, HubSpot oder Airtable erstellen, sobald es übermittelt wird – ganz ohne manuelles Eintippen. Dieses Prinzip geht weit über CRMs hinaus, da Jotform mit den meisten Integrationen in seinem Bereich verbunden ist.

Dynamische, bedingte Kommunikation. Dank bedingter Logik kann ein Formular auf jede Eingabe unterschiedlich reagieren. Wird beispielsweise „Support-Anfrage“ ausgewählt, landet eine Benachrichtigung mit hoher Priorität im Slack-Kanal des IT-Teams; bei Auswahl von „Vertriebsanfrage“ wird automatisch eine Antwort mit einem angehängten PDF zu den Preisen versendet. So erhalten die richtigen Personen die passende Nachricht – ganz ohne manuelle Sortierung der Eingaben.

Durchgängiger E-Signatur-Prozess. Mit Jotform Sign lassen sich Verträge lückenlos abwickeln. Sobald ein Kunde ein Aufnahmeformular oder eine Geheimhaltungsvereinbarung (NDA) unterzeichnet hat, wird das Dokument automatisch fertiggestellt, der Audit-Trail (Nachverfolgungsprotokoll) wird fixiert und alle Beteiligten erhalten gleichzeitig ein sicheres PDF. Ausdrucken, Scannen oder das Warten auf eine einzelne Unterschrift, bevor Kopien weitergeleitet werden können – all das entfällt.

Zahlungsabwicklung und Rechnungserstellung. Verknüpfen Sie ein Formular über die Zahlungsintegrationen von Jotform mit einem Zahlungsdienstleister wie Stripe oder PayPal – der gesamte Bezahlvorgang läuft dann automatisch ab. Sobald ein Kunde zahlt, wird die Transaktion verarbeitet, eine Rechnung im eigenen Design erstellt und ein Beleg versendet – alles direkt aus der jeweiligen Formulareingabe heraus.

Ein roter Faden zieht sich durch all diese Beispiele – eine Vorgehensweise, die sich lohnt: Fangen Sie klein an, um den Mehrwert unter Beweis zu stellen. Sie müssen nicht gleich diese Woche Ihre gesamten Betriebsabläufe automatisieren. Suchen Sie sich die eine manuelle, sich wiederholende Aufgabe heraus, die Ihr Team aktuell am meisten Zeit kostet, erstellen Sie ein kostenloses Jotform-Konto und setzen Sie die Automatisierung noch heute mithilfe des Drag-and-Drop-Editors um. Eine funktionierende Automatisierung ist das beste Argument, um den Weg für weitere Automatisierungsschritte zu ebnen.