JT’s Landscape Maintenance, une entreprise américaine d’entretien paysager située à Waterford Township, dans le Michigan, est une petite entreprise familiale. Son équipe a souvent plus de travail à gérer que de temps disponible. Chaque gain de temps pouvant être consacré à décrocher de nouveaux chantiers a donc un impact direct sur ses résultats.
Auparavant, l’entreprise s’appuyait sur un mélange de documents papier et de dossiers pour suivre ses activités. Mais un jour, lors d’une visite sur chantier, un client potentiel a demandé un devis. Ce jour-là, le membre de l’équipe JT’s n’avait pas le formulaire papier avec lui. Cette prise de conscience a marqué un tournant.
En quête d’une solution, l’équipe de JT’s est tombée sur Jotform en effectuant une recherche Google. Lorsqu’elle a découvert qu’elle pouvait transformer tous ses formulaires papier en formulaires numériques grâce à l’Éditeur de PDF Jotform, elle a modernisé ses processus en adoptant des formulaires en ligne, des applications Jotform, des assistants IA, une fonctionnalité de calcul et des outils collaboratifs.
Depuis qu’elle a commencé à utiliser Jotform au début de cette année, l’entreprise JT’s Landscape Maintenance a su dégager de nouvelles sources de revenus, gagner un temps précieux, et améliorer la coordination au sein de son équipe.
JT’s Landscape Maintenance + Jotform : des résultats concrets
Jusqu’à 120 000 $/an de revenus potentiels
L’équipe a utilisé le Générateur d’applications IA pour créer un hub de collaboration qui lui a permis d’accepter davantage de chantiers. Elle estime que cette activité supplémentaire pourrait générer jusqu’à 10 000 $ de revenus par mois.
Plus de 3 000 $/an d’économies
La numérisation des devis et des factures a permis de réduire les dépenses en fournitures de bureau d’environ 260 $ par mois, un budget désormais consacré aux repas des employés.
Une meilleure coordination des équipes
Les flux de travail mobiles de JT’s ont amélioré la visibilité, la communication et l’efficacité sur l’ensemble des chantiers.
Une entreprise en croissance enlisée par des processus papier
Pendant des années, JT’s Landscape Maintenance s’est appuyée sur des formulaires papier, des devis manuscrits et une coordination manuelle pour gérer les opérations quotidiennes. Mais à mesure que l’entreprise commençait à croître, l’équipe soudée a trouvé de plus en plus difficile de :
- standardiser les prix
- produire rapidement des devis sur site
- garder les documents de bureau organisés
- coordonner les équipes de terrain sur plusieurs chantiers
Jonathan Dickman, conseiller hybride en opérations et « couteau suisse » de l’entreprise, savait que l’équipe avait besoin d’un système plus évolutif.
« Nous utilisions uniquement des documents papier », explique Dickman. « Tout était classé dans des dossiers et des enveloppes kraft… Cela a fini par devenir ingérable. »
La dépendance de JT’s aux documents papier entraînait des incohérences dans les tarifs et les devis, ainsi qu’une gestion désorganisée des plannings clients.
À cela s’ajoutaient d’autres difficultés moins visibles : l’absence d’un moyen simple de former les nouveaux collaborateurs, de transmettre les connaissances de l’entreprise ou encore de garantir la sécurité des informations des clients.
Centraliser les opérations avec le Générateur d’applications IA
Le processus de simplification des méthodes de travail a commencé lorsque Jonathan Dickman a recherché sur Internet un outil permettant de modifier des PDF. Cette recherche l’a conduit vers l’Éditeur de PDF Jotform. Après avoir découvert cet outil, il a exploré d’autres façons d’utiliser Jotform pour améliorer différents aspects de l’entreprise.
Il a eu un véritable déclic lorsqu’il a compris que la création d’une application pouvait résoudre deux problèmes en même temps : permettre aux équipes de réaliser facilement des devis sur le terrain et garantir que tous les collaborateurs travaillent selon les mêmes procédures et disposent des mêmes informations.
Dickman a utilisé les Applis Jotform pour créer des applications internes personnalisées auxquelles les équipes peuvent accéder depuis leurs appareils mobiles, où qu’elles interviennent sur le terrain.
Parmi les autres ressources accessibles aux employés, les applications comprennent :
- Des calculateurs de matériaux
- Des guides d’établissement des devis
- Des feuilles de temps des employés
- Des dossiers clients consultables
Optimiser la création de devis avec l’IA
Jonathan Dickman a rapidement découvert à quel point il était facile de faire évoluer l’application qu’il avait créée au départ, ainsi que les flux de travail dont lui et son équipe avaient besoin, sans la moindre connaissance en programmation.
Au lieu de concevoir manuellement les différentes fonctionnalités, comme la création d’onglets distincts pour organiser les différents écrans de l’application et faciliter la navigation, il lui suffisait de décrire les modifications souhaitées dans le prompt du Générateur d’applications IA de Jotform.
« Tout est incroyablement fluide », s’enthousiasme Jonathan Dickman. « J’écoute simplement ce que [Podo] me propose et je suis ses recommandations pour affiner l’application. C’est comme ça que j’ai obtenu toutes les fonctionnalités les plus intéressantes. »
Il a constaté que l’accompagnement proposé dans cet outil pour créer une application avec l’IA lui avait permis de faire évoluer ses applications, passant d’outils très simples à des solutions beaucoup plus avancées intégrant des fonctionnalités sophistiquées, comme le calculateur de matériaux.
Élément essentiel de la création des devis, ce calculateur permet aux équipes terrain de JT’s de calculer automatiquement le coût des matériaux d’aménagement paysager en fonction du volume de terre, des besoins en paillis, des estimations de gazon et du tonnage de roche ou de granit.
Les collaborateurs peuvent ensuite utiliser ces informations pour acheter directement les matériaux nécessaires auprès de leur fournisseur, ce qui leur fait gagner du temps tout en uniformisant la création des devis.
Aujourd’hui, au lieu que les devis, la planification des tournées, la tarification ou la coordination des projets reposent sur une seule personne, Jonathan Dickman souligne que « tout le monde accède aux mêmes ressources en temps réel… Cela permet à toute l’équipe d’être parfaitement alignée au même moment. »
Remplacer le papier pour créer de nouvelles opportunités commerciales
En remplaçant les processus papier par des applications enrichies de ressources et alimentées par l’IA, JT’s Landscape Maintenance peut saisir de nouvelles opportunités commerciales à fort potentiel, réduire les tâches administratives et fournir aux équipes terrain les outils dont elles ont besoin pour travailler en toute autonomie.
Grâce au Générateur d’applications IA de Jotform, JT’s a transformé son activité de deux façons majeures :
- Un potentiel de revenus accru : en récupérant environ cinq heures de travail par semaine, l’entreprise peut accepter de nouveaux chantiers, ce qui représente près de 10 000 $ de revenus supplémentaires par mois. La dématérialisation des documents et des flux de travail lui permet également d’économiser plus de 3 000 $.
- Une meilleure coordination des équipes : les flux de travail mobiles partagés ont amélioré la visibilité, l’efficacité et la communication entre les différents chantiers, réduisant ainsi les erreurs et les incompréhensions à tous les niveaux.
L’entreprise peut également identifier des opportunités de ventes additionnelles directement sur les chantiers, répondre aux questions opérationnelles en temps réel et accompagner les nouveaux collaborateurs, peu familiers avec les échanges commerciaux, grâce aux recommandations de « Grizz », son assistant IA Jotform.
L’intégration de cet assistant dans les flux de travail quotidiens de l’entreprise a permis d’accélérer l’intégration des nouveaux employés tout en leur offrant une assistance continue, aussi bien sur le terrain qu’au bureau.
Une petite entreprise dotée de flux de travail dignes des grandes organisations
JT’s Landscape Maintenance est passée d’une organisation reposant sur le papier et quelques personnes clés à une organisation numérique où toute l’équipe travaille à partir des mêmes informations, en temps réel, grâce à l’IA de Jotform. Son environnement numérique lui permet désormais de développer son activité, de simplifier ses flux de travail et de donner davantage d’autonomie à ses collaborateurs.
Comme le dit si bien Jonathan Dickman, « C’est exactement ce qu’il nous fallait. »
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