La facturation électronique devient progressivement obligatoire en France à partir du 1er septembre 2026. Toutes les entreprises concernées par la réforme doivent alors être en mesure de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) doivent également pouvoir en émettre à compter de cette date. L’obligation d’émission s’étendra aux PME et micro-entreprises le 1er septembre 2027.
Mais attention : il ne s’agit pas simplement de remplacer les factures papier par des PDF ! La facturation électronique en 2026 repose notamment sur des données structurées, des formats normalisés et une transmission par l’intermédiaire d’une plateforme agréée par l’administration fiscale.
Pour les entreprises, sa mise en place implique donc d’adapter une partie du processus de facturation : collecte des informations clients et fournisseurs, contrôle des données, validation interne des factures, gestion des justificatifs et transmission vers les outils appropriés.
Dans ce guide, découvrez qui est concerné par la facturation électronique obligatoire, les échéances de 2026 et 2027, les formats à connaître et les étapes à suivre pour préparer votre entreprise. Vous découvrirez également comment les Flux de travail Jotform peuvent vous aider à automatiser la collecte, le contrôle et la validation des informations en amont de la facturation électronique.
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
Une facture électronique, ou e-facture, est une facture créée, transmise et reçue sous forme électronique, contenant des données structurées, présentées dans un format permettant leur traitement automatique par les systèmes informatiques. Un document créé sur ordinateur, puis envoyé par email, ne constitue donc pas nécessairement une facture électronique au sens de la réforme.
Une facture électronique doit notamment :
- respecter un format électronique prévu par le dispositif
- contenir les informations obligatoires dans des champs dédiés
- être transmise au destinataire par l’intermédiaire d’une plateforme agréée
La différence est importante. Une facture Word enregistrée au format PDF, par exemple, reste un document numérique, mais ne constitue pas une facture électronique répondant aux exigences de la réforme. L’objectif est notamment de permettre aux systèmes des entreprises et de l’administration fiscale de traiter automatiquement les données des factures, sans dépendre uniquement de documents conçus pour être lus par une personne.
Les entreprises concernées par la facturation électronique obligatoire
La facturation électronique concerne les entreprises établies en France et assujetties à la TVA pour les opérations entrant dans le champ de la réforme. Une entreprise peut être concernée même si elle ne facture habituellement pas de TVA. C’est notamment le cas des entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA, qui restent assujetties à la TVA au sens de la réforme. Les micro-entrepreneurs ne doivent donc pas partir du principe qu’ils sont automatiquement exclus du dispositif.
Les obligations applicables dépendent néanmoins de plusieurs facteurs, notamment :
- le statut de l’entreprise au regard de la TVA
- son lieu d’établissement
- la nature des opérations (vente de biens, prestations de services ou les deux)
- le type de client facturé (particulier, professionnel)
- la localisation du client (France ou à l’étranger)
Certaines opérations bénéficient toutefois d’exclusions particulières. Pour déterminer précisément les obligations qui s’appliquent à votre entreprise, consultez les ressources et questionnaires officiels de l’administration fiscale.
Le calendrier de la facturation électronique en 2026 et 2027
Le passage à la facturation électronique s’effectue en deux grandes étapes : 1er septembre 2026 et 1er septembre 2027.
À compter du 1er septembre 2026 :
- toutes les entreprises concernées, quelle que soit leur taille, doivent pouvoir recevoir des factures électroniques
- les grandes entreprises doivent pouvoir émettre des factures électroniques
- les entreprises de taille intermédiaire (ETI) doivent également pouvoir émettre des factures électroniques
À compter du 1er septembre 2027, l’obligation d’émission des factures électroniques s’étend aux :
- petites et moyennes entreprises (PME)
- micro-entreprises
Autrement dit, même si votre PME n’est tenue d’émettre ses factures électroniques qu’à partir de septembre 2027, elle doit être prête à en recevoir dès septembre 2026. Attendre 2027 pour commencer à préparer son organisation peut donc être risqué. Le choix d’une plateforme, la vérification des données, l’adaptation des processus internes et la formation des équipes valent la peine d’être anticipés.
Une facture PDF ne suffit plus
Pendant des années, la dématérialisation de la facturation a souvent consisté à générer un PDF et à l’envoyer par email au client. Avec la réforme de la facturation électronique, ce processus ne suffit plus pour les opérations entrant dans le champ de l’obligation. Pourquoi ? Parce qu’un PDF classique est principalement conçu pour présenter visuellement des informations. Il ne contient pas nécessairement les données structurées permettant aux systèmes informatiques d’identifier et de traiter automatiquement le fournisseur, le client, les montants ou les informations relatives à la TVA.
La réforme impose donc une logique différente : la facturation électronique repose sur des données structurées et un circuit de transmission défini. Cela ne signifie pas que le PDF disparaît. Factur-X, par exemple, est un format hybride qui associe une représentation PDF lisible de la facture à des données structurées.
Pour préparer la présentation et les informations de vos factures, vous pouvez utiliser les modèles personnalisables de Jotform et le générateur de factures en ligne de Jotform. Gardez toutefois à l’esprit qu’un modèle ou un PDF généré ne remplace pas le processus réglementaire de création et de transmission d’une facture électronique.
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Les formats de facture électronique
Plusieurs formats peuvent être utilisés pour échanger les informations structurées nécessaires à la facturation électronique. Factur-X, UBL et CII font partie des principaux formats associés à la réforme de la facturation électronique.
Factur-X
Factur-X est un format hybride. Il associe un document PDF lisible par une personne à un fichier contenant les données structurées de la facture. Il permet ainsi de conserver une représentation visuelle familière de la facture tout en facilitant le traitement automatisé de ses données.
UBL
UBL (Universal Business Language) est un format structuré basé sur XML qui organise les différentes informations de la facture dans des champs normalisés. Son objectif principal est de faciliter le traitement et l’échange automatisés des données entre systèmes informatiques, plutôt que de présenter visuellement la facture, comme le fait un PDF classique.
CII
CII (Cross Industry Invoice) est également un format structuré conçu pour standardiser les informations d’une facture et faciliter leur échange automatisé entre les différents systèmes impliqués dans le processus de facturation. Le choix du format dépend notamment des outils et de la plateforme utilisés par votre entreprise. Vérifiez les formats et profils effectivement pris en charge par votre solution avant de modifier vos processus.
Les nouvelles mentions à faire figurer sur les factures électroniques
La réforme de la facturation électronique s’accompagne de nouvelles informations à prévoir sur les factures, notamment :
- le numéro SIREN du client
- la catégorie de l’opération, afin d’indiquer s’il s’agit notamment d’une livraison de biens, d’une prestation de services ou des deux
- l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits, lorsqu’elle s’applique
- l’adresse de livraison des biens, lorsqu’elle est différente de l’adresse du client
Ces informations viennent s’ajouter aux mentions déjà nécessaires à l’établissement d’une facture. La qualité des données devient donc essentielle à la préparation à la facturation électronique. Une information client manquante ou erronée peut ralentir le traitement d’une facture ou nécessiter une correction.
C’est pourquoi la transition vers la facturation électronique ne concerne pas seulement votre logiciel de facturation : elle commence dès la collecte des données.
Qu’est-ce qu’une plateforme agréée pour la facturation électronique ?
Une plateforme agréée (PA) est un prestataire immatriculé par l’administration fiscale française qui assure les fonctions réglementaires nécessaires à à l’émission, à la réception et à la transmission des factures électroniques et de leurs données.
Les entreprises concernées doivent donc choisir une plateforme agréée pour recevoir leurs factures électroniques et, selon leur calendrier d’entrée dans la réforme, pour les émettre. L’administration fiscale publie une liste officielle des plateformes agréées directement sur le site Impots Gouv. Cette liste pouvant évoluer, vérifiez toujours le statut du prestataire au moment de choisir votre solution.
Plateforme agréée et solution compatible : quelle différence ?
Une plateforme agréée assure les fonctions réglementaires prévues par la réforme. Une solution compatible peut intervenir dans le processus de facturation et échanger des données avec une plateforme agréée, mais elle ne remplit pas à elle seule les fonctions réservées à cette dernière. Votre ERP, votre logiciel comptable, votre logiciel de facturation ou vos outils d’automatisation peuvent donc continuer à jouer un rôle dans votre organisation. Une solution compatible peut notamment être connectée à une plateforme agréée et lui transmettre les informations nécessaires. En revanche, elle ne remplit pas à elle seule l’ensemble des fonctions réglementaires réservées à une plateforme agréée.
Cette distinction est également essentielle pour comprendre le rôle que peut jouer Jotform : Jotform ne remplace pas une plateforme agréée. Mais Jotform peut être utilisé en amont pour collecter les données et justificatifs, organiser les contrôles et approbations et acheminer les informations vers les outils appropriés.
Comment préparer votre entreprise à la facturation électronique ?
Passer à la facturation électronique ne consiste pas uniquement à sélectionner une plateforme agréée. C’est également l’occasion de cartographier votre processus actuel et d’identifier les étapes qui doivent évoluer. Voici les principales actions à envisager.
1. Identifier les obligations applicables à votre entreprise
Commencez par déterminer si vos opérations entrent dans le champ de la facturation électronique ou de la transmission d’informations à l’administration (e-reporting).
Vérifiez notamment votre situation au regard de la TVA, les clients que vous facturez et la nature de vos opérations.
2. Choisir une plateforme agréée
Comparez les plateformes agréées en fonction de votre organisation. Parmi les critères à étudier figurent notamment :
- les formats pris en charge
- la compatibilité avec vos outils existants
- les possibilités d’intégration
- les volumes de factures traités
- les fonctionnalités proposées
- l’accompagnement disponible
- le coût de la solution
Avant de prendre une décision, vérifiez que le prestataire apparaît bien sur la liste officielle publiée par l’administration fiscale française.
3. Vérifier vos données clients et fournisseurs
Passez en revue les informations utilisées dans vos processus de facturation. Assurez-vous notamment de disposer des informations nécessaires concernant vos clients et fournisseurs : raison sociale, SIREN, adresse, coordonnées, informations relatives à la TVA ou encore adresse de livraison lorsque celle-ci est différente. Notre formulaire informations opérationnelles peut vous y aider.
Avec les Flux de travail Jotform, mettez en place un processus permettant de signaler les données manquantes ou erronées et de les renvoyer à la personne concernée pour correction avant de poursuivre le circuit de validation.
4. Cartographier votre processus de facturation
Identifiez les différentes étapes entre la collecte des informations et la transmission de la facture :
Collecte des données → contrôle → correction éventuelle → approbation → transmission vers l’outil approprié.
Déterminez également qui intervient à chaque étape, quelles factures nécessitent plusieurs validations, comment les erreurs sont corrigées et où les justificatifs sont conservés. Cette cartographie permet d’identifier les tâches manuelles et les échanges d’emails qui peuvent être automatisés.
5. Adapter les circuits de validation
Une facture peut nécessiter plusieurs contrôles avant d’être transmise. Définissez clairement les personnes responsables de chaque validation et les règles qui déterminent le parcours d’une demande : approbation selon le montant, le fournisseur, le service ou tout autre critère pertinent.
Avec les fonctionnalités d’approbation des Flux de travail Jotform, vous pouvez notamment attribuer des tâches, demander des approbations, utiliser une logique conditionnelle et automatiser des rappels.
Une facture dépassant un certain montant peut, par exemple, être dirigée vers un approbateur supplémentaire. Si des données sont incorrectes, la demande peut suivre un parcours de correction avant de revenir dans le circuit de validation.
Les Flux de travail Jotform peuvent vous aider à préparer vos workflows de facturation électronique
La transition vers la facturation électronique soulève une question importante : comment faire circuler des données fiables entre les différentes personnes et les différents outils impliqués dans votre processus ? C’est précisément à ce niveau que Jotform peut intervenir. Jotform ne remplace pas la plateforme agréée chargée des fonctions réglementaires de transmission. En revanche, vous pouvez utiliser les Flux de travail Jotform pour structurer et automatiser plusieurs étapes qui précèdent cette transmission aux outils appropriés.
Collecter les informations nécessaires à la facturation
Avec Jotform, vous pouvez créer des formulaires adaptés à vos processus internes afin de recueillir les informations nécessaires auprès de vos collaborateurs, clients ou fournisseurs. Vous pouvez par exemple collecter :
- les coordonnées du client ou du fournisseur
- le numéro SIREN
- les informations relatives à l’opération
- les montants
- les références internes
- l’adresse de livraison
- les pièces justificatives nécessaires
Vous disposez ainsi d’un processus standardisé au lieu de recueillir les informations dans des emails, feuilles de calcul ou autres échanges.
Centraliser les factures et justificatifs
Les workflows financiers nécessitent souvent plus qu’une simple facture. Bons de commande, reçus, contrats ou autres pièces justificatives peuvent être nécessaires avant de valider une dépense ou une demande de facturation.
Des champs de téléchargement de fichiers permettent de joindre ces documents directement au formulaire correspondant et de les conserver avec les informations de la demande.
Créer un workflow d’approbation
Une fois les données recueillies, vous pouvez les intégrer à un flux d’approbation. Une demande peut ainsi être automatiquement envoyée à la bonne personne pour validation. En fonction de votre processus, vous pouvez mettre en place plusieurs étapes ou créer des parcours différents selon certaines conditions.
Une facture dépassant un certain montant peut, par exemple, nécessiter une approbation supplémentaire. Si une information est incorrecte, la demande peut être renvoyée afin qu’elle soit corrigée avant de poursuivre son parcours.
Automatiser les rappels et les notifications
Les validations manuelles peuvent rapidement créer des goulots d’étranglement. Les notifications et rappels automatiques permettent en revanche d’informer les personnes concernées lorsqu’une action est nécessaire et de réduire le nombre de relances effectuées manuellement.
Les équipes financières disposent ainsi d’un processus plus facile à suivre.
Suivre les demandes en interne
La centralisation des données permet également de mieux suivre les différentes demandes. Au lieu de rechercher une information dans une chaîne d’emails, vos équipes peuvent consulter les données collectées et suivre leur traitement depuis un espace centralisé.
Cette visibilité facilite l’identification des demandes en attente, approuvées ou nécessitant une correction.
Acheminer les données vers les outils appropriés
Une fois les informations collectées, contrôlées et approuvées, elles peuvent être exportées ou acheminées vers les outils appropriés selon l’architecture mise en place par votre entreprise. Jotform constitue ainsi une couche d’automatisation du workflow en amont de la facturation électronique, tandis que les fonctions réglementaires propres à la facturation électronique restent assurées par les solutions prévues à cet effet.
Pour mettre ce processus en pratique, vous pouvez partir d’un flux de travail Jotform dédié aux processus financiers ou utiliser un modèle de workflow adapté à votre circuit d’approbation.
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Modèles et outils pour préparer vos factures
Vous n’avez pas nécessairement besoin de créer tous vos processus à partir de zéro. Jotform propose des modèles pouvant servir de point de départ pour créer des factures et organiser différents workflows financiers.
Dans le générateur de formulaires Jotform, vous pouvez facilement personnaliser vos formulaires et documents en fonction de votre activité, ajouter vos propres champs, adapter leur apparence et intégrer les étapes de validation dont votre équipe a besoin. Ces modèles peuvent notamment vous aider à standardiser les informations collectées avant la création d’une facture.
Il convient néanmoins de distinguer la préparation d’un document de facturation de l’émission d’une facture électronique répondant aux exigences de la réforme. Un PDF généré à partir d’un modèle Jotform ne devient pas automatiquement une facture électronique conforme au dispositif français. Le format structuré ou hybride requis et sa transmission réglementaire doivent être pris en charge par les solutions appropriées.
FAQ sur la facturation électronique
Vérifiez votre statut au regard de la TVA, le lieu d’établissement de votre entreprise, le type de clients que vous facturez et la nature des opérations. L’administration fiscale propose un questionnaire officiel permettant d’identifier les obligations applicables à votre situation.
Oui, dans de nombreux cas, y compris ceux bénéficiant de la franchise en base de TVA, peuvent être concernés par la réforme de la facturation électronique. Les obligations applicables dépendent notamment de la nature de leurs opérations et de leurs clients.
C’est un prestataire immatriculé par l’administration qui assure les fonctions réglementaires d’émission, de réception et de transmission des données de factures et de transactions.
Comparez les plateformes immatriculées par l’administration selon vos volumes, vos logiciels actuels, les formats acceptés, les intégrations, l’accompagnement, les fonctions de e-reporting et le coût. Vérifiez toujours la liste officielle mise à jour.
Vérifiez que les informations de vos clients et fournisseurs sont complètes et à jour, notamment les numéros SIREN, raisons sociales, adresses, coordonnées, adresses de livraison et données relatives à la TVA. Prévoyez également un processus pour identifier et corriger les informations manquantes ou erronées.
Utilisez un formulaire pour collecter les données, ajoutez les champs nécessaires, joignez les justificatifs et dirigez la demande vers un flux d’approbation. Une fois validées, les informations peuvent être exportées ou acheminées vers l’outil approprié selon votre architecture.
Identifiez les différentes étapes de votre processus de validation et les personnes chargées d’approuver les factures. Définissez ensuite des règles en fonction de critères tels que le montant ou le fournisseur, prévoyez un circuit de correction en cas d’erreur, puis testez le processus avant son déploiement.
Un simple changement d’extension ne suffit pas. La conversion doit produire le format structuré ou hybride attendu et assurer la transmission réglementaire par une plateforme agréée ou une solution compatible. Vérifiez cette capacité auprès de votre fournisseur de solution.
Non, pas comme facture électronique conforme pour les opérations relevant de l’obligation. Un PDF ordinaire ne contient pas nécessairement les données structurées attendues et ne suit pas le circuit réglementaire.
Les formats généralement cités dans le socle de la réforme sont Factur-X, UBL et CII. Les spécifications et profils applicables doivent être confirmés dans la documentation officielle et auprès de la plateforme choisie.
Non, sauf évolution officiellement vérifiée du produit ou de son statut. Jotform peut servir de couche de collecte et d’automatisation avant la transmission assurée par la solution réglementaire appropriée.
Préparez votre entreprise à la facturation électronique
La facturation électronique modifie à la fois le format des factures, leur mode de transmission et les processus qui permettent de les préparer.
Pour anticiper la transition, trois actions peuvent être entreprises dès maintenant : identifier les obligations applicables à votre entreprise, choisir votre plateforme agréée et revoir votre processus interne de collecte et de validation des données.
C’est sur ce dernier point que l’automatisation peut faire la différence.
Avec Jotform, vous pouvez centraliser les informations nécessaires, recueillir des justificatifs, créer des workflows d’approbation et mieux suivre les demandes avant que les données ne soient acheminées vers les outils chargés de la facturation.
Vous pouvez ainsi préparer vos processus à la facturation électronique tout en réduisant les échanges manuels et en offrant à vos équipes un workflow plus structuré.
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