Gérer une équipe peut représenter un grand défi, et lorsque vous devez en plus équilibrer les priorités liées à chaque projet, cela devient un défi encore plus grand. La charge de travail peut très vite se retrouver déséquilibrée et surcharger un employé, ce qui entraîne le non-respect des échéances du projet et une mauvaise performance de l’équipe.
Mais avec un bon outil de gestion de cette charge de travail, vous serez mieux en mesure de gérer votre équipe et vos projets de manière efficace.
Qu’est-ce que la gestion de la charge de travail ?
Les outils de gestion de la charge de travail peuvent vous aider à organiser et à superviser les tâches, les projets, les charges de travail du personnel, etc. Bon nombre de ces outils de gestion de projet incluent des fonctionnalités telles que la possibilité d’attribuer et de hiérarchiser les tâches importantes et de créer des ramifications pour obtenir un flux de travail plus intuitif tout en visualisant l’avancement du projet en un coup d’œil.
D’autres avantages, comme le suivi des feuilles de temps et la gestion du budget, ne font pas que faire gagner du temps aux chefs de projet ; ils vous permettent également de mieux faire votre travail.
L’utilisation du bon outil de gestion de la charge de travail peut améliorer vos capacités de gestion, augmenter les chances de réussite de vos projets et vous permettre de respecter les délais, ainsi que vous aider à vous assurer que le travail est réparti uniformément entre les différents membres de votre équipe pour éviter que l’un d’eux ne soit surchargé et s’épuise.
Les meilleurs outils de gestion de la charge de travail
Que vous gériez une petite équipe située dans différents lieux de la planète, ou une grande équipe qui s’attaque à un projet en plusieurs étapes, vous avez le choix entre de nombreux outils de gestion de la charge de travail de qualité.
1. Jotform
Jotform peut vous aider à collecter des informations importantes et à gérer efficacement ces informations dans une base de données unique. Utilisez simplement un formulaire pour obtenir les données dont vous avez besoin, et il remplira automatiquement la table associée.
Avec des modèles de tableau prêts à l’emploi tels que la liste des tâches des employés de Jotform, le suivi des tâches et le modèle de liste des tâches liées au projet , vous pouvez facilement organiser un nouveau projet en étapes exploitables. Vous pouvez personnaliser ces modèles pour n’importe quel projet, tandis que des options telles que le modèle de campagne de e-marketing et le modèle de calendrier de e-marketing sont déjà personnalisés et prêts pour des projets spécifiques.
Tous ces modèles sont entièrement modifiables, ce qui vous permet de gagner du temps lors de la planification d’un projet, de l’attribution des tâches et du suivi de la progression. Avec toute votre charge de travail détaillée en un seul endroit, vous pouvez facilement suivre chaque étape, repérer les problèmes potentiels et vous assurer que le personnel respecte les délais.
Il y a cinq types de vues disponibles – tableau, cartes, calendrier, téléchargements et rapport – afin que vous puissiez afficher les informations de la manière qui vous convient le mieux.
Jotform propose quatre abonnements mono-utilisateur, dont un abonnement de base gratuit qui permet de bénéficier de cinq formulaires, ainsi qu’un forfait Entreprise pour plusieurs utilisateurs.
2. Asana
Asana est un outil de gestion de projet populaire. Il est très flexible et dispose d’un système d’organisation basé sur des cartes.
Vous pouvez attribuer une tâche à chaque carte, puis attribuer la carte aux membres du personnel pour diviser un projet en étapes gérables. Ajoutez des dates d’échéance, téléchargez des documents directement sur les cartes et visualisez l’avancement d’un projet dans la vue chronologique pour surveiller le travail de votre équipe.
Bien qu’il manque des options telles que des outils de gestion des ressources et de suivi des dépenses, Asana est une plateforme très performante.
Quatre forfaits sont disponibles, dont un forfait de base gratuit mais toujours plein de fonctionnalités.
3. Trello
Trello fonctionne de la même manière qu’Asana. Il est basé sur une disposition en tableau, que vous pouvez diviser en listes. Vous pouvez ensuite trier les cartes individuelles au sein de ces listes. Chaque carte comporte une tâche que vous pouvez assigner à un membre du personnel avec une date limite appropriée.
Les mesures de productivité vous aident à surveiller les performances de votre équipe et les intégrations avec des applications telles que Dropbox et Google Drive rationalisent davantage les flux de travail et permettent d’améliorer la productivité. C’est idéal pour gérer le personnel, les indépendants, etc.
Trello propose un forfait gratuit avec des cartes et des membres illimités. Vous pourrez également avoir accès à un plan Business Class et un plan Entreprise, qui offrent des fonctionnalités améliorées aux équipes plus importantes.
4. Jira
Jira se distingue par ses puissantes fonctionnalités de génération de rapports. Il fonctionne avec un système de cartes et de listes, ce qui facilite le suivi visuel de l’avancement de votre projet. Vous pouvez créer vos propres flux de travail et choisir parmi des tableaux Scrum, des tableaux Kanban et des feuilles de route pour une gestion visuelle plus facile des tâches.
Jira propose également plus de 12 options de rapport, notamment sur la base des informations exploitables concernant les performances de l’ensemble de votre équipe. Ces puissantes fonctionnalités de rapports vous permettent non seulement d’évaluer les performances de votre équipe, mais également de prendre des mesures pour les améliorer.
Jira propose quatre forfaits, dont une option gratuite pour jusqu’à 10 utilisateurs.
5. Slack
Slack propose un générateur de flux de travail qui vous permet d’automatiser les tâches et les communications répétitives, permettant à votre équipe de mieux se concentrer sur le travail. Avec des intégrations telles que Google Drive et Office 365, cela peut être une addition intéressante à vos outils existants.
Slack vous permet également de créer des canaux pour garder les fichiers, les conversations et plus encore organisés, ce qui vous permet de gagner du temps pendant que vous travaillez. Des fonctionnalités telles que le chat et la messagerie dans l’application permettent aux employés de rester connectés, ce qui fait de Slack l’outil idéal pour les membres d’une équipe même en distanciel. Slack propose quatre forfaits, dont un forfait gratuit idéal pour les petites équipes.
Investir dans le bon outil de gestion de la charge de travail
Les bons outils de gestion de la charge de travail peuvent faire gagner du temps sur les tâches chronophages tout en vous aidant à établir un plan de gestion idéal pour votre équipe ou l’ensemble de l’entreprise.
Exploiter un logiciel de gestion de la charge de travail offre des avantages précieux en matière de planification et peut contribuer à garantir qu’un projet avance comme il se doit. Investir dans un logiciel de gestion peut s’avérer payant et rentable rapidement, puisqu’il permet d’accroître drastiquement l’efficacité des équipes avec une meilleure gestion des flux de travail.
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