La promesse que Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, de KwikPsych fait à chacun de ses patients, c’est un accès rapide aux soins en santé mentale. Ses services vont de l’évaluation du TDAH à la télépsychiatrie, en passant par la gestion des traitements médicamenteux en psychiatrie.
Mais tenir cette promesse n’était pas simple, entre les formalités d’admission des patients, un dossier médical électronique (DME) peu flexible et une solution de formulaires en ligne dépourvue de fonctionnalités dynamiques. C’est là qu’elle a découvert Jotform.
Jotform nous a clairement facilité la prise de rendez-vous et l’accueil des patients à notre cabinet.
Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, fondatrice et directrice médicale, KwikPsych Clinics
Grâce à Jotform, l’équipe de KwikPsych peut personnaliser ses formulaires avec une logique conditionnelle, ce qui accélère l’admission des patients et leur accès aux soins.
« Que l’on recueille une assurance principale ou secondaire, ou que le patient soit mineur, chacun ne voit que les informations qui le concernent », explique Monika Sreeja Thangada.
KwikPsych s’appuie aussi sur l’intégration de Jotform avec Google Agenda et sur une connexion API à son DME pour fluidifier la planification des rendez-vous. Les patients peuvent demander un traitement parmi les différents services présentés sur le site de KwikPsych.
« Jotform nous a clairement facilité la prise de rendez-vous et l’accueil des patients à notre cabinet », confirme Monika Sreeja Thangada.
Une admission des patients améliorée grâce aux formulaires adaptés au mobile et aux signatures électroniques
Les patients profitent aussi des fonctions d’importation de fichiers et de photos, intégrées au formulaire d’admission de KwikPsych. Depuis leur téléphone, ils peuvent prendre en photo leur carte d’assurance ou leur pièce d’identité et l’envoyer directement dans Jotform. Fini la numérisation et l’importation de fichiers ou la saisie manuelle des informations.
Dès qu’un patient envoie le formulaire d’admission, il reçoit automatiquement un e-mail de confirmation. Il reçoit aussi des rappels automatiques, la veille et le jour même de son rendez-vous.
Et comme KwikPsych utilise Jotform avec la conformité HIPAA, un sceau de conformité HIPAA s’affiche en bas du formulaire. Les personnes qui le remplissent ont ainsi l’assurance que leurs informations sont bien protégées.
« Nos patients sont plus en confiance, et comme un formulaire Jotform se remplit plus vite qu’un document papier, cela accélère tout notre travail », souligne Monika Sreeja Thangada.
Avec Jotform Sign, nous n’avons plus à numériser de documents ni à prévoir d’espace de stockage.
Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, fondatrice et directrice médicale, KwikPsych Clinics
Vers un cabinet sans papier
L’ancienne solution de formulaires en ligne de KwikPsych ne permettait pas de recueillir de signatures électroniques. Chaque formulaire à signer devait donc être imprimé, rempli à la main, puis classé.
Avec Jotform Sign, l’équipe recueille les signatures électroniques avec une piste d’audit intégrée. L’archivage se fait sans papier et sans souci.
« Avec Jotform Sign, nous n’avons plus à numériser de documents ni à prévoir d’espace de stockage », indique Monika Sreeja Thangada.
Selon son estimation, le personnel gagne plus de 30 minutes par visite de patient en n’ayant plus à recueillir les signatures à la main. Compte tenu du nombre de patients, cela représente l’équivalent d’un poste à temps partiel. En automatisant chaque étape, KwikPsych gagne en efficacité et peut soutenir sa croissance.
« Notre cabinet se développe, poursuit Monika Sreeja Thangada. Jotform nous fait gagner beaucoup de temps et garantit que nos patients sont informés de l’ensemble de nos règles. »
Miser sur l’automatisation pour développer le cabinet et améliorer les soins
Monika Sreeja Thangada le reconnaît, lancer un cabinet peut être intimidant, mais le potentiel de croissance continue de l’enthousiasmer. Dans les prochains mois, elle compte automatiser la vérification des assurances auprès des organismes de compensation grâce à l’API de Jotform. « Cela va rendre notre travail bien plus simple », assure-t-elle.
« Nous voulons automatiser le plus possible pour réduire le travail manuel. Pouvoir compter sur l’API et les intégrations flexibles de Jotform est un atout majeur pour nous », conclut Monika Sreeja Thangada.
Du point de vue de cette praticienne, Jotform permet d’atténuer les difficultés habituelles liées au lancement d’un nouveau cabinet. « Je recommanderais Jotform sans hésiter, affirme Monika Sreeja Thangada. Jotform prend en charge la conformité HIPAA et simplifie les processus comme les intégrations. Intégrer Jotform à son cabinet, c’est presque une évidence. »
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