Planifier un événement pour qu’il soit réussi nécessite de gérer de nombreuses tâches à la fois et de garder une trace de tout ce qui peut sembler être des centaines de détails. Mais cela ne doit pas être insurmontable. Il existe de nombreux outils logiciels de gestion d’événements tout-en-un conçus pour vous aider dans toutes les étapes de la planification et de la commercialisation d’un événement. Cela inclut les inscriptions.
L’inscription à un événement est sans doute l’une des pièces parmi les plus importantes de l’ensemble du puzzle que représente la planification d’un événement. Vous souhaitez donc rendre la collecte des inscriptions aussi transparente que possible en utilisant un outil logiciel d’inscription à un événement simple, direct et intuitif à utiliser pour les participants.
Dans cet article, nous allons vous parler de 6 des meilleurs outils logiciels pour collecter les inscriptions à un événement.
Le bon logiciel d’inscription à un événement pour votre entreprise
Il existe un large éventail d’outils logiciels qui permettent de gérer les inscriptions à des événements. Pour choisir le bon pour votre entreprise, vous devez considérer les points suivants :
- De quel type est l’événement que vous planifiez (taille, complexité) ?
- Aurez-vous besoin d’aide pour la billetterie à plusieurs niveaux, de billets personnalisés ou d’une entrée sans contact ?
- Aurez-vous besoin d’un moyen de traiter les paiements ?
- Quel prix êtes-vous prêt à payer ?
- Désirez-vous intégrer votre billetterie avec d’autres logiciels ?
- Avez-vous besoin de capacités d’analyse et de création de rapports ?
- Quel degré de personnalisation du logiciel avez-vous besoin ?
Dans la plupart des cas, il est possible de bénéficier d’une période d’essai. Cela devrait vous permettre de déterminer plus facilement quelle solution convient le mieux à vos besoins en termes d’inscription à un événement avant de vous en engager.
Conseil de pro
Les 6 outils logiciels d’inscription à un événement à considérer
1. Eventbrite
Eventbrite est un outil bien connu : il permet d’organiser et de vendre des billets pour des événements en ligne. Il est utile pour les associations caritatives, les cours, les événements, les conférences d’affaires, etc. Il est facile à utiliser et permet aux organisateurs de saisir des informations de base sur l’événement, telles que le titre, le type et la catégorie de l’événement, et de créer des billets numériques pour des événements gratuits ou payants.
Vous pouvez également activer des réductions, proposer des codes promotionnels ou créer des laissez-passer de plusieurs jours, et vous pourrez facilement partager les détails de votre inscription à l’événement via vos canaux de médias sociaux.
Tarification : Eventbrite propose des forfaits gratuits et payants. Deux de ses plans – Essentials et Professional – sont gratuits si vous organisez un événement gratuit ; Eventbrite ne vous facture que lorsque vous vendez un billet payant. Le forfait professionnel comprend un nombre illimité de types de billets, des formulaires de paiement personnalisables, des analyses détaillées des ventes, etc.
Le forfait Premium est destiné aux professionnels de l’événementiel organisant des événements importants ou complexes et comprend une consultation avec l’équipe événementielle d’Eventbrite. Vous devrez contacter Eventbrite directement pour connaître les tarifs du forfait Premium.
2. Bizzabo
Bizzabo est une plate-forme logicielle événementielle robuste et tout-en-un qui vous permet d’organiser et de gérer des événements aussi bien en distanciel qu’en présentiel ou même hybrides. Les champs de formulaire de l’outil d’inscription à l’événement sont personnalisables afin que vous puissiez collecter les données dont vous avez besoin, et vous pouvez personnaliser les outils pour qu’ils correspondent à vos autres ressources de marketing événementiel.
Vous pouvez également afficher les détails relatifs aux participants dans le tableau de bord de gestion des contacts de la plateforme et intégrer Bizzabo à vos plateformes de réseaux sociaux préférées pour promouvoir votre événement. Les autres fonctionnalités incluent des sondages et des enquêtes en temps réel pour recueillir les commentaires des participants, l’e-mailing, les rapports, etc.
Tarification : contactez Bizzabo pour organiser une démonstration et obtenir des informations sur les tarifs.
3. Ticketbud
Vous pouvez créer un compte sans engagement sur Ticketbud en quelques minutes. Si cela ne vous convient pas, vous pouvez résilier. Ticketbud se concentre sur la billetterie et l’inscription, c’est donc un bon choix si vous n’avez pas besoin de toutes les fonctionnalités que l’on retrouve dans une plateforme de marketing événementiel tout-en-un.
Ticketbud vous permet également de créer un site web d’événement personnalisé, de promouvoir votre événement via l’intégration des réseaux sociaux et de faire un suivi analytique des inscriptions, entre autres fonctionnalités utiles.
Tarification : Ticketbud est gratuit si vous organisez un événement gratuit. La plateforme facture un tarif forfaitaire pour les événements payants : les frais de billetterie sont de 2 % + 0,99 $ par billet (réduction disponible pour les organisations à but non lucratif) plus les frais de traitement des paiements de 2,9 %. Ticketbud s’intègre à Mailchimp, Stripe, PayPal et à des milliers d’autres applications via Zapier.
4. Whova
Whova est un logiciel événementiel tout-en-un pour tous les événements, qu’ils soient en distanciel, en présentiel ou hybrides ; et il comprend une fonction d’inscription en ligne. Vous pouvez configurer des billets et personnaliser l’inscription en proposant des laissez-passer pour un ou plusieurs jours ou en offrant des réductions pour les premiers inscrits ou les grands groupes.
Les autres fonctionnalités incluent la création de sites web d’événements sans code, le suivi des ventes et des présences, la promotion d’événements sur les réseaux sociaux, la conception et la génération de badges nominatifs et l’enregistrement d’événements sans contact via la lecture de code QR.
Prix : Whova est gratuit pour les événements gratuits. Contactez Whova directement via le formulaire de demande sur leur page de tarification pour obtenir des informations sur les prix concernant les événements payants.
5. Wild Apricot
Wild Apricot est un outil logiciel de gestion des membres et des événements principalement destiné aux clubs, associations et organisations à but non lucratif. Ses fonctionnalités permettent les inscriptions aux événements, des modèles web personnalisables, une base de données de contacts, des outils promotionnels, des e-mails de confirmation automatiques, des paiements en ligne, une application mobile qui permet aux participants de se connecter entre eux et plusieurs intégrations, entre autres fonctionnalités.
Tarification : Parce qu’il est conçu pour gérer les adhésions toute l’année pour les clubs et les associations, la tarification est mensuelle, avec des plans allant de gratuit à 720 $ par mois, selon le nombre de contacts. Le logiciel propose également un essai gratuit.
6. Jotform
Jotform facilite la collecte des inscriptions aux événements avec plus de 750 modèles de formulaires d’inscription dédiés parmi lesquels choisir. Quel que soit le type ou la taille de votre événement, vous pouvez commencer avec un modèle de formulaire d’inscription à un événement et le personnaliser pour le mettre à vos couleurs dans le générateur de formulaires de Jotform.
Jotform vous permet de choisir parmi différents thèmes, widgets, intégrations et de champs par glissé-déposé afin que vous puissiez faire ressortir votre formulaire d’inscription à un événement. Les formulaires sont également adaptés aux mobiles et vous pouvez même regrouper plusieurs formulaires dans une application mobile personnalisée pour votre événement.
Vous pouvez également organiser et gérer l’ensemble de votre processus d’inscription à un événement en ligne avec un modèle de feuille de calcul comme le modèle de feuille d’inscription aux événements de Jotform . Lorsque les participants remplissent le formulaire d’inscription en ligne à partir de n’importe quel appareil, le tableau se remplit automatiquement avec les données de soumission du formulaire.
Vous pourrez ensuite gérer les coordonnées des participants, faire un suivi des inscriptions et consulter votre budget dans un tableau professionnel en ligne. Vous pouvez également personnaliser la feuille de calcul pour répondre aux besoins spécifiques de votre événement.
Prix : Toutes ces fonctionnalités sont disponibles gratuitement avec le plan de base de Jotform. Si vous devez accepter plus de 100 soumissions de formulaires par mois, vous pouvez passer à d’autres plans, à partir de 39 $ par mois, facturés mensuellement, pour le plan Bronze.
Voici quelques autres outils logiciels auxquels vous pourrez vous intéresser pour tout ce qui est gestion événementielle : Splash, Eventleaf, SignUpGenius, Brown Paper Tickets, Cvent et Ticket Tailor. Il existe des dizaines d’outils logiciels dédiés à l’événementiel parmi lesquels choisir, avec des fonctionnalités allant du simple au complexe et des prix allant de la gratuité à des centaines de dollars par mois. Déterminez quelles fonctionnalités sont les plus importantes pour vous, puis choisissez le logiciel qui correspond à votre budget et à vos besoins et objectifs.
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