Comment déclencher des notifications par email dans Google Forms

Tutoriel interactif étape par étape

Google Forms permet d’activer des notifications par email pour être alerté dès qu’une nouvelle réponse est ajoutée à un formulaire. Une fois cette option activée, vous n’avez plus besoin de consulter régulièrement l’onglet Réponses pour vérifier si de nouvelles soumissions sont arrivées.

Simple d’utilisation, Google Forms permet de créer des sondages et des questionnaires en ligne, puis de centraliser facilement les réponses. Ses notifications restent cependant assez limitées lorsqu’il s’agit de personnaliser les emails ou d’envoyer des alertes à plusieurs destinataires.

Dans cet article, découvrez comment activer les notifications par email dans Google Forms, quelles sont leurs limites et quelles solutions utiliser pour créer des alertes plus personnalisées.

Comment configurer des notifications par email dans Google Forms ?

Google Forms intègre une fonction permettant de recevoir automatiquement une notification par email lorsqu’une nouvelle réponse est ajoutée. Son activation ne prend que quelques secondes.

Voici comment procéder :

1. Ouvrez le formulaire Google pour lequel vous souhaitez recevoir des notifications.
2. Cliquez sur l’onglet Réponses en haut du formulaire.

3. Dans l’onglet Réponses, cliquez sur l’icône Plus, représentée par trois points verticaux.

4. Cliquez sur Recevoir une notification lorsqu’une réponse est ajoutée.

C’est tout. Une fois cette option activée, vous recevez une notification par email à chaque nouvelle réponse envoyée via votre formulaire Google. Vous n’avez donc plus besoin d’ouvrir régulièrement le formulaire pour vérifier manuellement si de nouvelles soumissions sont arrivées.

Cette fonction reste cependant assez basique. L’email sert avant tout d’alerte : pour consulter les réponses et les analyser, vous devez revenir dans Google Forms.

Si plusieurs personnes doivent suivre les soumissions avec la fonction native, elles peuvent être ajoutées comme collaborateurs au formulaire et activer les notifications de leur côté. Cette solution leur donne toutefois accès au formulaire. Pour envoyer des alertes à plusieurs destinataires sans leur donner cet accès, ou pour personnaliser le contenu des messages, un module complémentaire est plus adapté.

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Comment personnaliser les notifications par email dans Google Forms ?

La notification native convient si votre seul objectif est de savoir qu’une nouvelle réponse a été reçue. En revanche, elle devient limitée dès que vous souhaitez personnaliser le contenu d’un email, transmettre les réponses à plusieurs destinataires ou créer des alertes personnalisées. Dans ces situations, un module complémentaire permet d’accéder à des options de notification plus avancées.

Email Notifications for Google Forms

Email Notifications for Google Forms permet de créer des emails de notification personnalisés et de choisir les informations du formulaire à inclure dans le message.

Voici comment le configurer :

1. Installez le module complémentaire depuis Google Workspace Marketplace.
2. Ouvrez votre formulaire, cliquez sur l’icône Modules complémentaires.

3. Sélectionnez Email Notifications for Forms et Open App.

4. Cliquez sur Create, puis sélectionnez Email Notification.

5. Donnez un nom à votre notification et renseignez les informations de l’expéditeur.

6. Personnalisez l’objet et le corps de l’email. La variable {{All Answers}} permet notamment d’inclure les réponses du formulaire.

7. Dans l’onglet Recipients, indiquez les adresses email auxquelles la notification doit être envoyée.

8. Vérifiez les paramètres, puis cliquez sur Save & Continue.

Cette solution est notamment utile lorsqu’une notification Google Forms standard ne contient pas suffisamment d’informations ou lorsque plusieurs personnes doivent être averties.

Vous travaillez dans Google Workspace ? Créez et gérez vos formulaires plus facilement avec le Générateur de formulaires Jotform.

Comment configurer des notifications par email avec Jotform ?

Si vous avez besoin de notifications plus avancées et personnalisées sans dépendre de modules complémentaires Google Forms, Jotform permet de configurer directement les emails associés aux soumissions de vos formulaires.

Jotform propose également des fonctionnalités qui dépassent la simple gestion des notifications, notamment la personnalisation avancée des formulaires, les paiements et les signatures électroniques.

Pour configurer une notification par email :

1. Ouvrez votre formulaire dans le Générateur de formulaires Jotform.
2. Accédez à Paramètres, puis à la section E-mails dans le volet de gauche.
3. Cliquez sur Email de notification.

4. Définissez les destinataires et personnalisez le contenu de l’email en fonction des informations dont votre équipe a besoin. Cliquez sur Enregistrer.

Allez au-delà des notifications par email avec Jotform

Une notification par email convient à de nombreux formulaires. Pour les demandes urgentes, elle présente toutefois une limite évidente : l’alerte reste dans la boîte de réception jusqu’à ce que quelqu’un la consulte. Avec les Notifications de formulaires Jotform, vous pouvez recevoir des alertes de soumission en temps réel sur les canaux utilisés quotidiennement par votre équipe, notamment WhatsApp, SMS, notifications push, Slack et Microsoft Teams. Jotform permet également de sélectionner les informations du formulaire à faire apparaître dans les notifications.

Vous pouvez ainsi adapter le canal au niveau d’urgence :

Cette approche est particulièrement pertinente pour les demandes de devis, inscriptions, commandes, demandes de support ou autres formulaires dont les réponses doivent être traitées rapidement.

Besoin d’alertes plus personnalisées ? Avec Jotform, recevez vos nouvelles soumissions sur les canaux utilisés par votre équipe et choisissez les informations à afficher dans chaque notification.

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