Form Approvals : tarifs et abonnements – Est-ce que ça vaut le coup en 2026 ?

Form Approvals transforme vos Google Forms en un workflow simple et efficace. L’outil prend votre formulaire, vous permet d’y attribuer des rôles et le transmet aux personnes concernées. Les destinataires peuvent approuver, agir ou simplement recevoir une copie des résultats.

C’est idéal pour les situations courantes en entreprise, comme une demande de support informatique ou un remboursement de frais de déplacement. Par exemple, imaginons que vous ayez besoin d’accéder à la nouvelle plateforme comptable de votre organisation. Vous pourriez remplir le Google Forms approprié et cliquer sur le bouton d’envoi. Form Approvals partagerait le formulaire avec le service informatique, qui l’examinerait, approuverait votre accès et le marquerait comme traité. Vous recevriez alors une notification confirmant que tout est en place, et vous pourriez commencer à utiliser la plateforme.

Considérez Form Approvals comme un intermédiaire automatisé. Il vous aide à créer un circuit de validation avec Google Forms en éliminant plusieurs tâches manuelles. Mais Form Approvals en vaut-il vraiment la peine ?

C’est une question à laquelle seul vous (ou votre organisation) pouvez répondre. Bien que l’outil propose un plan gratuit, vous devrez passer à une formule payante pour accéder à ses meilleures fonctionnalités. Voici un aperçu rapide des tarifs de Form Approvals avant d’examiner en détail ce que chaque formule propose.

Vous trouverez ci-dessous une analyse approfondie des formules disponibles de Form Approvals, afin de vous aider à déterminer laquelle vous convient le mieux (ou s’il est temps d’envisager une solution complètement différente, comme Jotform).

1. Formule gratuite

Fonctionnalités clés incluses :

• Prise en charge d’un administrateur et d’un nombre illimité de demandeurs et d’approbateurs
• Workflows basés sur les rôles qui acheminent les formulaires vers l’approbateur approprié et les autres destinataires
• Jusqu’à 20 réponses de formulaire par mois

Fonctionnalités clés manquantes :

• Pas d’accès au module complémentaire Calendrier
• Aucun support autre que la maintenance de base

La formule gratuite de Form Approvals est conçue pour les utilisateurs occasionnels qui n’utilisent pas régulièrement un circuit de validation Google Forms. Les petites startups, les commerces de proximité et les entreprises qui s’appuient habituellement sur d’autres outils que Google Forms s’en sortiront très bien avec cette formule.

Un avantage évident, c’est que cette formule est, eh bien, gratuite. Et il ne s’agit pas d’une période d’essai — c’est pour toujours. Vous pouvez rester sur cette formule aussi longtemps que vous le souhaitez, à condition d’être un administrateur unique recevant moins de 20 réponses de formulaire par mois.

Avec la formule gratuite, vous avez accès au tableau de bord complet de Form Approvals. Vous pouvez configurer des workflows basés sur les rôles, collecter des signatures et intégrer les données de formulaire dans Google Sheets. Il n’y a aucune limite au nombre de demandeurs ou d’approbateurs, vous pouvez donc partager vos formulaires avec qui vous voulez. 

2. Formule Individual

Fonctionnalités clés incluses :

• Prise en charge d’un administrateur et d’un nombre illimité de demandeurs et d’approbateurs
• Jusqu’à 100 réponses de formulaire par mois
• Support par e-mail amélioré pour les problèmes techniques

Fonctionnalités clés manquantes :

• Rappels automatiques alertant les approbateurs et autres parties d’un formulaire ou d’une action en attente
• Outils d’authentification vérifiant l’identité du destinataire lors de la soumission d’un formulaire

La formule Individual de Form Approvals augmente le nombre de réponses de formulaire que vous recevez chaque mois. Au lieu de 20, vous en aurez 100. C’est idéal si vous utilisez Google Forms assez régulièrement dans votre entreprise, ou si vous disposez de différents formulaires que vos employés ou d’autres personnes doivent remplir.

Comme pour la formule gratuite, vous pouvez configurer des workflows basés sur les rôles et multiniveaux. Cela vous permet de contrôler où le formulaire est acheminé et qui peut agir dessus. L’administrateur a accès au tableau de bord complet, où il peut suivre les formulaires ouverts et clôturés pour vérifier qu’ils reçoivent l’attention appropriée. La collecte de signatures et l’intégration des données de formulaire dans Google Sheets sont également incluses.

Outre le nombre supplémentaire de réponses de formulaire, vous bénéficiez également d’un support amélioré. Si vous rencontrez un problème avec un workflow, il vous suffit de contacter Form Approvals, et l’équipe vous répondra dans un délai de 12 à 24 heures. Vous avez aussi accès au module complémentaire Calendrier, qui vous permet de créer un événement lié à un Google Form spécifique.

D’autres modules complémentaires optionnels incluent l’envoi d’e-mails depuis le domaine Form Approvals. C’est utile si vous ne disposez pas d’un compte Gmail compatible. Form Approvals enverra les notifications via son domaine, de sorte que toute personne devant être tenue informée du formulaire recevra une alerte. Vous pouvez également ajouter un support premium moyennant un supplément.

3. Formule Team

Fonctionnalités clés incluses :

• Prise en charge d’un nombre illimité d’administrateurs, de demandeurs et d’approbateurs
• Jusqu’à 1 000 réponses de formulaire par mois, des plafonds supérieurs sont disponibles moyennant un supplément
• Suivi amélioré des destinataires, ainsi que des rappels automatiques

Fonctionnalités clés manquantes :

• Absence d’intégrations avec d’autres outils complémentaires, tels que des bases de données ou des plateformes de gestion de la relation client
• Impossibilité de désigner un approbateur suppléant, ce qui est important en cas d’absence ou de départ d’un collaborateur

Si Google Forms est profondément ancré dans les workflows de votre entreprise, vous devriez envisager la formule Team de Form Approvals. C’est la formule la plus puissante, prenant en charge jusqu’à 1 000 réponses de formulaire, avec un nombre illimité d’utilisateurs administrateurs, de demandeurs et d’approbateurs.

Comme pour les autres formules, vous avez accès à tous les outils de base. Cela inclut un tableau de bord ainsi que la possibilité de créer des workflows basés sur les rôles et multiniveaux et de définir des conditions de routage. Quel que soit le destinataire souhaité pour un formulaire soumis, vous pouvez définir qui le reçoit, l’approuve ou effectue une autre action.

Les fonctionnalités supplémentaires comprennent une page de suivi des destinataires et l’authentification des destinataires. Grâce au suivi, les destinataires peuvent consulter leurs formulaires en attente d’action. Cela réduit le besoin de relances de la part des administrateurs et des émetteurs, puisque les destinataires peuvent simplement ouvrir leur outil de suivi pour voir ce qui est en attente. L’outil d’authentification est important pour les formulaires sensibles, où seul le destinataire doit avoir accès au contenu ou aux actions à effectuer. 

Les rappels automatiques sont également très utiles. Les administrateurs peuvent définir quand un approbateur ou un autre destinataire est alerté d’un formulaire en attente, ce qui permet d’éviter que des formulaires ne passent entre les mailles du filet.

En option, vous pouvez ajouter le support premium (10 $ supplémentaires par mois) et l’envoi d’e-mails depuis le domaine Form Approvals. Et si vous avez besoin d’un plafond de soumissions plus élevé, c’est disponible moyennant un supplément. La tarification des modules complémentaires de Form Approvals dépend du nombre d’administrateurs dans votre formule.

Payer pour Form Approvals, est-ce que ça en vaut la peine ?

Cela dépend. Les coûts de Form Approvals se justifient si vous avez déjà le produit en place et que vous n’en avez besoin que pour les approbations. C’est un outil minimaliste qui ne devrait probablement pas grever votre budget, surtout si vous êtes sur la formule gratuite ou Individual. Mais la tarification du workflow de validation Google Forms devient nettement plus élevée lorsque vous passez à la formule Team.

Si vous souhaitez faire davantage avec vos formulaires, il est temps de passer à Jotform. Les fonctionnalités de Jotform sont très étendues, et toutes les formules incluent l’accès aux Tableaux Jotform et à la Boîte de réception Jotform. Ces produits stockent les données de formulaire et vous alertent lors des soumissions. De plus, vous pouvez enrichir vos formulaires avec des workflows automatisés, la prise en charge des paiements et la collecte de signatures électroniques — le tout sans avoir à payer le coût d’un module complémentaire d’approbation pour Google Forms. 

N’ajoutez pas de workflows de validation à Google Forms en bricolant. Utilisez plutôt Jotform.

Prêt à migrer vos formulaires vers Jotform ?

Migrer vos formulaires vers Jotform

S’appuyer sur des outils tiers pour accomplir une tâche simple qu’un produit principal ne peut pas gérer, c’est une approche digne des années 2010. Aujourd’hui, il existe un produit unique capable de prendre en charge l’ensemble de votre processus de création et de validation de formulaires : Jotform.

Avec Jotform, vous n’avez pas à vous soucier de gérer un Google Form, un abonnement Form Approvals, un Google Sheet lié, un compte Gmail et un tableau de bord d’administration des workflows. Tout ce dont vous avez besoin est intégré dans la plateforme Jotform. 

Voici comment ça fonctionne. Vous commencez par créer votre premier formulaire de collecte de données dans Jotform. Ensuite, vous cartographiez visuellement le processus. Vous décidez qui peut accéder au formulaire et le soumettre, et qui sont les destinataires et les approbateurs. Jotform vous permet d’attribuer des tâches, de demander une signature ou un paiement, de générer des PDF, d’envoyer des alertes automatisées et de suivre la progression de chaque formulaire — le tout sans ajouter un produit d’approbation coûteux par-dessus votre formulaire.

Avec Jotform, vous bénéficiez de

• Jotform Workflows : C’est votre outil visuel de création de workflows en glisser-déposer, sans code, qui vous permet de cartographier l’ensemble de votre processus de validation en quelques minutes.
• Accès immédiat à des modèles de workflow de validation : Configurez des approbations séquentielles, parallèles, individuelles et de groupe. 
• Des formulaires prenant en charge la logique conditionnelle : Vous pouvez concevoir un formulaire qui décide ce qu’il affiche en fonction des réponses de l’émetteur. 
• Jotform Sign : Avec cet outil, vous pouvez transformer des PDF en documents à signer électroniquement et collecter des signatures sans aucune paperasse. 
• Éditeur PDF de Jotform : Pour la génération et l’édition de PDF à la demande. 
• Plus de 200 modèles de workflows : Transformez des processus complexes, comme les remboursements de frais et les escalades de tickets, en un workflow rationalisé.

Jotform inclut toutes les fonctionnalités natives de Form Approvals, mais offre bien plus encore. En plus d’automatiser le circuit de validation, vous pouvez utiliser Jotform pour gérer les encaissements, les relances, l’attribution de tâches, les signatures électroniques et les workflows de bout en bout. Vous pouvez même étendre ses fonctionnalités grâce aux intégrations Jotform, qui incluent Google Sheets, Salesforce et Asana.

Lorsque vous comparez Form Approvals et Jotform, gardez ceci à l’esprit : Form Approvals est le bon choix si vous utilisez déjà Google Forms et souhaitez ajouter une couche d’approbation basique, mais tout workflow de Form Approvals dépend fortement des composants de Google Workspace, de workflows basés sur les rôles correctement configurés et d’un module complémentaire tiers. Avec Jotform, vous éliminez tous ces extras au profit d’une plateforme unique qui s’en charge pour vous.

Combien coûte Jotform ?

Jotform propose cinq formules abordables au choix. Voici un aperçu de la tarification annuelle :

• Starter (gratuite) : Un utilisateur, cinq formulaires et 100 soumissions 
• Bronze (34 $ par mois) : Un utilisateur, 25 formulaires et 1 000 soumissions
• Silver (39 $ par mois) : Un utilisateur, 50 formulaires et 2 500 soumissions
• Gold (99 $ par mois) : Un utilisateur, 100 formulaires et 10 000 soumissions
• Entreprise (tarification sur mesure) : Plusieurs utilisateurs, formulaires illimités et soumissions illimitées

Et surtout, si votre organisation est un établissement scolaire, vous pouvez profiter de notre réduction éducation. Elle réduit de 50 % le prix des formules Bronze, Silver et Gold. Ainsi, si vous souscrivez à la formule Bronze, vous paierez 17 $ par mois au lieu de 34 $.

Les organisations à but non lucratif peuvent également bénéficier de la réduction associations. Elle accorde la même réduction de 50 % et offre en plus une réduction de 30 % sur la formule Entreprise. 

Si vous utilisez déjà Google Forms, vous pouvez migrer vos formulaires existants vers Jotform en quelques secondes. Nous disposons d’un outil de migration qui facilite le transfert, et vous pouvez sélectionner les formulaires et les champs que vous souhaitez transférer. Vous n’aurez pas à vous soucier de recréer un formulaire de zéro — il vous suffit de connecter le formulaire à un workflow visuel, d’ajouter des conditions d’approbation, d’attribuer des tâches et de suivre chaque étape depuis votre compte Jotform.

Prêt à vous lancer ? Inscrivez-vous sur Jotform dès aujourd’hui et profitez de formulaires et de workflows qui ne nécessitent aucun module complémentaire tiers.