Recevoir un email à chaque réponse Google Forms : les étapes essentielles
- Ouvrez le formulaire concerné dans Google Forms.
- Sélectionnez l’onglet Réponses, en haut du formulaire.
- Cliquez sur les trois points (⋮) dans l’onglet Réponses.
- Choisissez Recevoir une notification lorsqu’une réponse est ajoutée.
- Vous recevrez désormais un email à l’adresse associée au compte Google avec lequel vous avez activé les notifications, dès qu’une nouvelle réponse sera envoyée.
Tutoriel interactif étape par étape
Suivez ce tutoriel interactif pour découvrir comment activer les notifications par email dans Google Forms. Le tutoriel est en anglais, mais les étapes sont illustrées pour vous permettre de suivre facilement la procédure.
Vous souhaitez recevoir un email dès qu’une personne répond à votre formulaire Google Forms ? Grâce à la fonction de notification intégrée, vous pouvez être automatiquement averti de chaque nouvelle réponse, sans avoir à consulter régulièrement votre formulaire ni à installer d’extension.
L’activation ne prend que quelques clics. Suivez notre tutoriel illustré pour configurer les notifications par email Google Forms. Découvrez également comment envoyer une copie des réponses aux participants et résoudre les problèmes de réception les plus courants.
Comment activer les notifications par email pour les réponses Google Forms ?
Étape 1 : ouvrez l’onglet Réponses
Ouvrez votre formulaire Google Forms avec le compte Google sur lequel vous souhaitez recevoir les notifications. Dans l’éditeur, cliquez sur l’onglet Réponses, situé à côté de l’onglet Questions. Vous devez disposer des droits de modification du formulaire pour accéder à cette fonctionnalité.
Étape 2 : ouvrez le menu des options
Dans l’onglet Réponses, cliquez sur le menu à trois points (⋮), situé en haut à droite de la section Réponses, à proximité du raccourci Google Sheets.
Étape 3 : activez les notifications par email
Dans le menu déroulant, sélectionnez Recevoir une notification lorsqu’une réponse est ajoutée. Une confirmation apparaît pour indiquer que les notifications sont activées. Vous pouvez les désactiver à tout moment depuis ce même menu.
C’est terminé : à chaque nouvelle soumission, Google Forms vous enverra un email de notification. Pour vérifier le réglage, remplissez une fois le formulaire en mode répondant et contrôlez votre boîte de réception.
Que contient un email de notification Google Forms ?
Lorsqu’une personne soumet votre formulaire, Google Forms vous envoie un email pour vous informer qu’une nouvelle réponse a été enregistrée. Cette notification indique le formulaire concerné et contient des liens permettant de consulter la réponse ou le récapitulatif des résultats.
Les réponses du participant ne sont pas directement affichées dans l’email de notification. Pour les consulter, cliquez sur le lien fourni dans le message ou ouvrez l’onglet Réponses de votre formulaire Google Forms.
Attention à ne pas confondre cette notification, destinée au propriétaire du formulaire, avec la copie des réponses qui peut être envoyée au participant.
Conseil de pro
Besoin d’aller plus loin ? Avec Jotform, vous pouvez configurer des emails automatiques après chaque soumission et personnaliser les notifications envoyées aux utilisateurs de votre formulaire.
Comment envoyer une copie des réponses au répondant ?
L’alerte adressée au propriétaire du formulaire et le reçu envoyé au répondant sont deux fonctionnalités différentes. Pour permettre à une personne de conserver une trace de sa soumission, activez la collecte des adresses email, puis configurez l’envoi d’une copie de ses réponses.
Étape 1 : ouvrez les paramètres du formulaire
Dans l’éditeur Google Forms, ouvrez l’onglet Paramètres, en haut du formulaire.
Étape 2 : collectez les adresses email
Développez la section Réponses, puis choisissez une méthode dans Collecter les adresses e-mail (par exemple une adresse saisie par le répondant ou une adresse vérifiée, selon vos besoins). Google Forms doit disposer de l’adresse email du répondant pour lui envoyer une copie de ses réponses.
Étape 3 : choisissez quand envoyer une copie des réponses
Dans Envoyer aux répondants une copie de leur réponse, choisissez l’une des deux options disponibles :
- Sur demande : la personne peut demander une copie de ses réponses ;
- Toujours : Google Forms envoie automatiquement une copie après la soumission.
Ces réglages sont indépendants : vous pouvez recevoir une alerte à chaque réponse sans envoyer de copie aux participants, ou activer les deux. Testez le parcours avec une adresse email de contrôle avant de diffuser le formulaire.
Pourquoi je ne reçois pas les notifications par email Google Forms ?
Si vous avez activé les notifications mais qu’aucun email n’arrive après une nouvelle soumission, procédez dans cet ordre :
- Contrôlez l’activation. Dans Réponses > ⋮, vérifiez que les notifications sont bien activées. Si le menu propose de les activer, sélectionnez cette option.
- Recherchez le message. Consultez les dossiers Spam, Promotions ou Autres, ainsi que les éventuels filtres de messagerie. Recherchez aussi le titre du formulaire.
- Vérifiez le destinataire. L’alerte est adressée au compte Google qui a activé les notifications : assurez-vous de consulter la bonne boîte, notamment si vous utilisez plusieurs comptes.
- Vérifiez que le formulaire reçoit des réponses. Un formulaire fermé ou dont les réponses sont désactivées ne génère pas de nouvelle soumission à notifier.
- Faites une soumission test. Ouvrez le formulaire comme un répondant, envoyez une réponse et attendez quelques minutes avant de conclure à un dysfonctionnement.
Si vous utilisez un compte Google Workspace et que le problème persiste, certaines règles de sécurité ou de filtrage des emails peuvent empêcher la réception des notifications. Contactez votre administrateur pour vérifier les paramètres de messagerie de votre organisation.
Comment enregistrer les réponses Google Forms dans Google Sheets ?
Pour consulter, filtrer et analyser les réponses dans un tableau, reliez votre formulaire à Google Sheets. Cette fonction complète les notifications : elle centralise les données, mais ne remplace pas à elle seule une alerte par email.
Dans Google Forms, ouvrez Réponses et cliquez sur l’icône Google Sheets (Lien vers Sheets).
Choisissez de créer une feuille de calcul ou d’utiliser un fichier existant. Les nouvelles réponses sont ensuite ajoutées au tableau lié : chaque question correspond à une colonne et chaque soumission à une ligne.
Vous disposez ainsi d’un tableau centralisé pour consulter, trier et analyser les réponses, sans avoir à les recopier manuellement. Vérifiez les droits d’accès à la feuille si plusieurs personnes doivent consulter les données.
Peut-on automatiser d’autres actions après une réponse Google Forms ?
Recevoir une notification par email est pratique, mais vous pouvez également automatiser d’autres tâches après chaque nouvelle réponse : prévenir une équipe, mettre à jour un outil de suivi ou créer une tâche. Le bon scénario dépend de la façon dont vous traitez les réponses.
Avec un outil d’automatisation tel que Zapier, vous pouvez utiliser une nouvelle ligne dans Google Sheets comme déclencheur, puis transmettre les données à une autre application. Vérifiez les autorisations et testez le scénario avant sa mise en production.
Ces automatisations apportent de la souplesse, mais impliquent un service tiers et, selon l’usage, des coûts supplémentaires. Pour une simple notification de nouvelle réponse, commencez par la fonction native de Google Forms.
Quand utiliser Jotform pour personnaliser les notifications de formulaire ?
Pour recevoir une simple alerte après chaque nouvelle réponse, les notifications intégrées de Google Forms sont généralement suffisantes. En revanche, si vous souhaitez personnaliser vos emails, avertir plusieurs destinataires ou automatiser davantage de tâches, Jotform propose des fonctionnalités plus avancées directement intégrées à vos formulaires.
Avec Jotform, vous pouvez configurer l’envoi automatique de notifications par email après une soumission, à vous-même ou à plusieurs destinataires selon votre forfait. Vous pouvez ainsi adapter vos notifications à votre flux de travail sans multiplier les outils externes.
Jotform propose également plus de 150 intégrations pour connecter vos formulaires à des outils comme Google Sheets et automatiser le transfert de vos données.
Enfin, avec les Tableaux Jotform, chaque soumission est automatiquement enregistrée dans une base de données au format tableur. Vous pouvez ainsi centraliser, trier, organiser et gérer les réponses de vos formulaires au même endroit.
Vous souhaitez personnaliser davantage vos alertes ou explorer d’autres possibilités ? Consultez notre guide pour découvrir comment déclencher des notifications par email dans Google Forms et accéder à des options de configuration plus avancées.
FAQ : recevoir les notifications de réponses Google Forms
Vérifiez d’abord l’option de notification dans l’onglet Réponses, puis les spams et les filtres de messagerie. Vérifiez que vous consultez la boîte mail du compte Google ayant activé les notifications, puis envoyez une réponse test depuis le formulaire.
Dans Paramètres > Réponses, activez la collecte des adresses email. Dans Envoyer aux répondants une copie de leur réponse, choisissez Toujours pour l’envoi automatique ou Sur demande pour laisser le choix au participant.
Oui. Jotform permet de créer des emails de notification et de confirmation personnalisés après une soumission. Selon la configuration et le forfait, vous pouvez aussi prévoir plusieurs destinataires et connecter les données à d’autres outils.
Recevez automatiquement une notification pour chaque réponse Google Forms
Pour recevoir une notification à chaque nouvelle réponse Google Forms, il vous suffit d’ouvrir l’onglet Réponses, de cliquer sur les trois points et d’activer les notifications par email. Pensez ensuite à effectuer une soumission test pour vérifier que les alertes arrivent correctement.
Cette fonctionnalité intégrée répond parfaitement aux besoins simples. Si vous souhaitez aller plus loin en personnalisant vos notifications, en informant plusieurs destinataires ou en automatisant le traitement des réponses, Jotform vous offre davantage de possibilités.
Créez gratuitement votre formulaire avec Jotform et personnalisez vos notifications par email pour simplifier le suivi de vos réponses.
Envoyer un commentaire: