La promessa che la dottoressa Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, di KwikPsych fa a tutti i suoi pazienti è un accesso rapido alle cure per la salute mentale. I suoi servizi spaziano dalla valutazione dell’ADHD alla telepsichiatria, fino alla gestione dei farmaci psichiatrici.
Quella promessa, però, era messa a dura prova dalla burocrazia dell’accettazione dei pazienti, da un sistema di cartelle cliniche elettroniche (EHR) poco flessibile e da una soluzione di moduli online priva di funzioni dinamiche. Poi ha scoperto Jotform.
Jotform ha reso decisamente più semplice fissare gli appuntamenti e portare i pazienti nel nostro studio.
Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, fondatrice e direttrice medica, KwikPsych Clinics
Con Jotform, il team di KwikPsych ha potuto personalizzare i moduli con la logica condizionale, velocizzando l’accettazione dei pazienti e l’accesso alle cure.
“Che si tratti di raccogliere l’assicurazione primaria o secondaria, o che il paziente sia minorenne, le persone vedono solo le informazioni rilevanti per loro”, racconta Thangada.
KwikPsych sfrutta anche l’integrazione di Jotform con Google Calendar e una connessione API al proprio sistema EHR per semplificare la programmazione degli appuntamenti. I pazienti possono richiedere un trattamento per una serie di servizi elencati sul sito web di KwikPsych.
“Jotform ha reso decisamente più semplice fissare gli appuntamenti e portare i pazienti nel nostro studio”, afferma Thangada.
Un’accettazione dei pazienti migliore con moduli ottimizzati per il mobile e firme elettroniche
I pazienti traggono vantaggio anche dalle funzioni di caricamento di file e foto di Jotform, usate nel modulo di accettazione di KwikPsych. Con il cellulare possono scattare una foto della tessera assicurativa o del documento d’identità e caricarla direttamente su Jotform. Basta scansionare e caricare file o digitare manualmente le informazioni.
Quando inviano il modulo di accettazione, i pazienti ricevono automaticamente un’email di conferma. Ricevono anche promemoria automatici il giorno prima e il giorno stesso dell’appuntamento.
E poiché KwikPsych utilizza Jotform con la conformità HIPAA, in fondo al modulo compare un sigillo di conformità HIPAA, che dà a chi compila il modulo la tranquillità che le proprie informazioni saranno protette.
“La fiducia dei nostri pazienti è aumentata e, dato che compilare un modulo Jotform richiede meno tempo rispetto alla carta, il nostro flusso di lavoro è diventato più veloce”, osserva Thangada.
Jotform Sign ci ha risparmiato la scansione dei documenti e la necessità di spazio per archiviarli.
Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, fondatrice e direttrice medica, KwikPsych Clinics
Verso uno studio senza carta
La precedente soluzione di moduli online di KwikPsych non permetteva di raccogliere firme elettroniche, quindi ogni modulo che richiedeva una firma andava stampato, compilato a mano e archiviato.
Con Jotform Sign, il team può raccogliere firme elettroniche con una traccia di controllo integrata, rendendo la gestione dei documenti senza carta e senza pensieri.
“Jotform Sign ci ha risparmiato la scansione dei documenti e la necessità di spazio per archiviarli”, racconta Thangada.
Secondo le stime di Thangada, lo staff risparmia più di 30 minuti per ogni visita eliminando la raccolta manuale delle firme. Con l’attuale numero di pazienti, equivale a un impiego part-time. Automatizzando ogni fase, KwikPsych guadagna un’efficienza che può sostenere la sua crescita.
“Il nostro studio sta crescendo”, dice Thangada. “Jotform ci fa risparmiare molto tempo e garantisce che i nostri pazienti siano informati su tutte le nostre policy.”
L’automazione al servizio della crescita dello studio e della cura dei pazienti
Pur ammettendo che avviare uno studio può sembrare un’impresa travolgente, Thangada resta entusiasta delle possibilità di crescita. Nei prossimi mesi conta di automatizzare la verifica delle assicurazioni con le clearinghouse grazie all’API di Jotform. “Renderà il flusso di lavoro molto più semplice”, afferma.
“Vogliamo automatizzare il più possibile per ridurre il lavoro manuale, quindi poter contare sull’API flessibile e sulle integrazioni di Jotform è un grande vantaggio per noi”, conclude Thangada.
Dal punto di vista di chi offre questi servizi, Jotform può attenuare i tipici effetti collaterali dell’avvio di un nuovo studio. “Consiglierei Jotform senza esitazioni”, dice Thangada. “Jotform supporta la conformità HIPAA e rende più semplici i flussi di lavoro e le integrazioni. Inserirlo nella propria attività sembra la scelta più ovvia da fare.”
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