Come la Lipscomb University è diventata un campus Jotform

La Lipscomb University, in Tennessee, ha una solida reputazione di eccellenza: nel 2025 è entrata nella classifica delle migliori università americane stilata da Forbes, tra tanti altri riconoscimenti.

Fino a non molto tempo fa, però, molti processi fondamentali si basavano su moduli cartacei, infinite email e passaggi di consegne manuali. Il risultato? Documenti smarriti, scarsa visibilità sulle attività, trasferimenti di dati manuali pieni di errori e una generale inefficienza. Per un campus che offre oltre 200 corsi di laurea a quasi 5.000 studenti, questi metodi di lavoro erano ormai insostenibili.

Quando Abby Bell, assistente esecutiva e responsabile delle operazioni accademiche, è arrivata all’università nel 2022, ha iniziato a cercare un modo per modernizzare i processi amministrativi. Ha scoperto Jotform e si è subito messa a sperimentare con l’automazione, partendo da un processo che richiedeva parecchio tempo: quello per l’assunzione dei docenti a contratto.

Sfruttando le funzioni di automazione del programma, Bell ha configurato i Flussi di Lavoro Jotform per inoltrare i moduli automaticamente a presidi, direttori di dipartimento e altri revisori. I dati delle risposte sono facili da consultare e analizzare, e le integrazioni di Jotform li inviano in automatico ai servizi cloud di terze parti. Così si elimina l’inserimento manuale dei dati, si migliora la loro precisione e si dà a quasi 300 docenti a tempo pieno l’accesso alle informazioni di cui hanno bisogno.

Un singolo flusso di lavoro automatizza l’80 per cento delle attività necessarie. Oggi Lipscomb conta oltre 100 flussi di lavoro automatizzati in tutto il campus. Bell ha anche usato un Assistente IA di Jotform per facilitare le verifiche delle conoscenze per più di 700 matricole. Secondo lei, gli Assistenti per le presentazioni hanno tutte le carte in regola per cambiare il mondo dell’istruzione.

“Adoro Jotform, e siamo davvero diventati un campus Jotform. Gran parte dei nostri processi e flussi di lavoro accademici, quasi tutti, sono ormai migrati su Jotform. È diventato lo strumento di riferimento nell’ufficio del rettore e in tanti altri ambiti del campus, come gli eventi, la vita nelle residenze e la vita studentesca”, racconta.

Case study results at a glance

L’80% del flusso di assunzione dei docenti a contratto è automatizzato

Il processo di assunzione dei docenti a contratto era un vero peso per Lipscomb. Con i Flussi di Lavoro Jotform, oggi è automatizzato quasi del tutto.

117 flussi di lavoro che fanno risparmiare tempo

I flussi che automatizzano comunicazioni, trasferimenti di dati, notifiche e altro ancora fanno risparmiare tempo in tutti i dipartimenti dell’università.

752 matricole imparano da un Assistente IA per le presentazioni di Jotform

Un Assistente IA di Jotform svolge una verifica delle conoscenze per le matricole, offrendo uno scorcio sul futuro dell’IA nell’istruzione.

“Mi sta rubando anni di vita”

Quando Bell ha cominciato a cercare soluzioni digitali per sostituire i processi cartacei nell’ufficio del rettore, la priorità più urgente era migliorare il flusso di assunzione dei docenti a contratto di Lipscomb.

“Mi ci volevano dall’ora e mezza alle due ore e mezza per sbrigare le pratiche per assumere un solo docente a contratto. Ne assumiamo circa 300 all’anno, quindi era davvero troppo tempo.

“E quella era solo una persona: nel processo erano coinvolti anche il direttore di dipartimento e il preside che dovevano fare l’assunzione, e poi il nostro ufficio preparava i contratti sia per i docenti a contratto sia per quelli di ruolo. In quel periodo eravamo in fase di ricambio del personale, quindi facevo il mio lavoro e anche quello di un altro. Mi dicevo: ‘Così non va. Devo trovare una soluzione. Questo mi sta rubando anni di vita.’ Lavoravo a orari assurdi per riuscire a stare dietro a tutto.”

L’assunzione dei docenti a contratto era il problema iniziale, ma c’era tutta una serie di flussi cartacei, sparsi per il campus, che creava difficoltà.

“C’era semplicemente troppa carta, e le cose andavano perse. Qualcuno diceva: ‘Ho mandato il mio assistente con cinque documenti da firmare.’ E io rispondevo: ‘Non mi pare ci siano mai arrivati. Sicuro di averlo fatto davvero?’

“Insomma, c’erano cose che sfuggivano perché non avevamo un modo chiaro per tenere traccia di quello che era stato effettivamente fatto.”

Una delle cose che amo di più di Jotform è il flusso di lavoro dietro le quinte. Mi rende la vita 10.000 volte più facile. Adoro poter vedere la pagina delle risposte o i report e capire a che punto sono le cose. Posso aprire l’inbox e vedere chi non ha ancora firmato un modulo. È stato davvero di grandissimo aiuto.

Abby Bell, Assistente Esecutiva e Responsabile delle Operazioni Accademiche, Lipscomb University

Anche le approvazioni degli eventi avevano bisogno di attenzione immediata. Il modulo per gli eventi si compilava su carta o si inviava via email, e tenere traccia delle richieste era complicato. “Le cose sfuggivano perché non erano raccolte in un unico posto”, spiega Bell.

“Volevo migliorare tutto. Avevo bisogno di rendere i processi più snelli ed efficienti in generale. E, soprattutto, mi serviva qualcosa che potessi mettere in pratica abbastanza in fretta.”

Come Lipscomb è diventata un campus Jotform

Bell ha creato un account Jotform gratuito e ha iniziato subito a costruire moduli online. La semplicità d’uso di Jotform, insieme al supporto del team, l’ha aiutata a realizzare esattamente ciò che aveva in mente.

“È davvero facile e intuitivo da usare”, racconta Bell. “E ogni volta che avevo bisogno di una mano con qualcosa, l’assistenza di Jotform interveniva rapidamente per aiutarmi a sistemare un problema o a farlo funzionare come volevo.”

Bell si è fatta promotrice di un account Jotform che potesse servire tutti i docenti di Lipscomb, così l’università è passata a Jotform Impresa, che offre

• creazione illimitata di moduli e risorse 
• spazi di lavoro per i team 
• accesso basato sui ruoli 
• un centro di residenza dei dati sicuro e locale 
• una Console di Amministrazione che offre una visione completa di utenti, moduli e altro ancora  

Con un account Jotform scalabile a portata di mano, Bell ha iniziato a eliminare anche gli altri flussi cartacei.

“Ho incontrato il team eventi e ho detto: ‘Ragazzi, ho bisogno che usiate questo strumento.’ In poco tempo hanno messo a punto una serie di moduli che aiuta le persone a seguire tutto il flusso. Per prima cosa bisogna definire di che evento si tratta e se ci sono dei relatori.

“E poi: serve un’approvazione per organizzare l’evento in università? Serve un’approvazione perché prevediamo delle sponsorizzazioni? Chi deve essere coinvolto a livello di marketing o altro? Una volta che l’ha adottato il team eventi, hanno iniziato a usarlo tutti nel campus. Oggi Jotform tocca praticamente ogni cosa.”

Le richieste inviate tramite i moduli vengono indirizzate in automatico alle persone giuste per l’approvazione, e a ogni passaggio completato del flusso partono notifiche email automatiche. I dati sono conservati in modo sicuro nell’account Jotform Impresa di Lipscomb e sono facili da consultare e ordinare con le Tabelle Jotform, l’Inbox e il Report Builder.

Cambiare l’istruzione con Jotform IA

Di recente, Bell ha usato l’Assistente IA per le presentazioni di Jotform per svolgere una verifica delle conoscenze con 752 matricole di Lipscomb. È rimasta colpita dalla capacità dell’Assistente per le presentazioni di coinvolgere gli studenti e di adattarsi al loro livello di conoscenza.

“La cosa più bella dell’Assistente IA per le presentazioni di Jotform è la sua capacità di adattarsi a chi lo usa. Ho potuto costruire la presentazione e inserire delle verifiche delle conoscenze per assicurarmi che [gli studenti] avessero capito ciò che veniva insegnato.

“Se qualcosa risultava troppo facile, l’Assistente per le presentazioni può graduare l’apprendimento. Chi studia può dire: ‘Questo lo so già. Puoi saltare avanti?’ Oppure: ‘Mi dai più informazioni su X, Y o Z?’ Può funzionare davvero come un tutor e insegnare agli studenti in base alle loro esigenze.”

Lipscomb usa anche diversi Assistenti IA per rispondere alle domande più frequenti, facendo risparmiare ancora più tempo ai docenti. Bell è in prima linea in un panorama dell’IA nell’istruzione in continua evoluzione, ed è entusiasta di ciò che riserva il futuro.

“Ho appena tenuto una presentazione a una conferenza sull’insegnamento con l’IA, e ho mostrato l’Assistente IA per le presentazioni di Jotform. Credo davvero che l’Assistente per le presentazioni sia qualcosa di speciale: secondo me cambierà l’istruzione, soprattutto l’apprendimento asincrono.”

“Una delle cose che amo di più di Jotform è il flusso di lavoro dietro le quinte. Mi rende la vita 10.000 volte più facile. Adoro poter vedere la pagina delle risposte o i report e capire a che punto sono le cose. Posso aprire l’inbox e vedere chi non ha ancora firmato un modulo. È stato davvero di grandissimo aiuto.”

È davvero facile e intuitivo da usare. E ogni volta che avevo bisogno di una mano con qualcosa, l’assistenza di Jotform interveniva rapidamente per aiutarmi a sistemare un problema o a farlo funzionare come volevo.

Abby Bell, Assistente Esecutiva e Responsabile delle Operazioni Accademiche, Lipscomb University

Di recente, Lipscomb ha avviato un flusso di lavoro per semplificare le domande di passaggio di ruolo e promozione. Sono procedure che possono essere impegnative, e Bell riconosce a Jotform il merito di aver alleggerito il carico.

“Per me è stato fantastico, perché posso vedere a chi sono già arrivate le domande complete. Abbiamo continuato a costruire sopra i vari flussi di lavoro. Abbiamo trovato modi nuovi e divertenti di usare Jotform.”

Lipscomb si affida anche ad altri strumenti EdTech molto diffusi, tra cui Google Workspace. Con l’integrazione di Jotform con Google, Bell può trasferire i dati su Google Drive di Lipscomb all’istante. Questa integrazione elimina l’inserimento manuale dei dati, facendo risparmiare tempo e migliorandone la precisione. 

“È tutto lì. Non devo spostare niente. Tutto quello che mi serve è in un unico posto. Poter inserire le cose direttamente in un Google Drive è davvero meraviglioso.”

In appena qualche anno, Bell e i suoi colleghi hanno creato oltre 100 flussi di lavoro automatizzati. Ognuno di questi riduce il carico amministrativo, a partire dal flusso di assunzione dei docenti a contratto, che ha ridotto il lavoro di quel processo dell’80 per cento.

Usare Jotform per tutto

Se prima il processo di assunzione dei docenti a contratto era praticamente un lavoro a tempo pieno, oggi Bell lo porta a termine in una frazione del tempo.

“Ha davvero liberato tempo per la persona che se ne occupa come lavoro. Direi che ormai la parte dedicata ai docenti a contratto è forse il 15-20 per cento del suo lavoro, mentre l’80 per cento va ad altre cose di cui l’università ha davvero bisogno. Lei è la nostra analista, quindi analizza i dati sui carichi di lavoro, i budget e tante altre cose. È stata una svolta.”

Siamo diventati davvero un campus Jotform. Gran parte dei nostri processi e flussi di lavoro accademici, quasi tutti, sono passati a Jotform. È diventato lo strumento di riferimento nell’ufficio del rettore e in altri ambiti del campus, come gli eventi, la vita nelle residenze e la vita studentesca.

Abby Bell, Assistente Esecutiva e Responsabile delle Operazioni Accademiche, Lipscomb University

E questo è solo uno dei tanti flussi di lavoro. Quanti ce ne sono allora a Lipscomb? La risposta è arrivata dalla Console di Amministrazione di Jotform Impresa.

“Secondo i dati, che posso consultare perché ho a disposizione la piattaforma di analisi per gli amministratori, che è fantastica, abbiamo 117 flussi di lavoro e 249 moduli”, dice Bell. “Quasi tutti i nostri moduli sono collegati a un flusso di lavoro.”

Il lavoro importante si fa più in fretta, ma si fa anche meglio. Niente più documenti smarriti, e le approvazioni poco chiare sono un ricordo del passato. I docenti hanno visibilità in tempo reale su ogni fase del processo. I dati vengono raccolti una sola volta e conservati in modo centralizzato, così possono essere riutilizzati in tutto il campus.

“Il tempo che risparmiamo è notevole. E otteniamo dati migliori, perché prima dovevamo raccogliere questi moduli e poi inserire a mano le informazioni in un foglio di calcolo partendo da un pezzo di carta. Insomma, lo usiamo per tutto.”

L’amministrazione è la spina dorsale di ogni istituzione scolastica. In appena qualche anno, la Lipscomb University ha migliorato nettamente i suoi processi con Jotform Impresa. Bell e i suoi colleghi riescono a costruire questi flussi di lavoro senza bisogno dell’aiuto del team tecnico, offrendo in fretta soluzioni versatili.

“So quanto Jotform ci sia stato utile”, afferma Bell. “È davvero facile da usare. Non riuscirei a dire abbastanza quanto sia meraviglioso.”

Fare di più con Jotform

Bell ha dimostrato che si possono ottenere miglioramenti operativi importanti e su larga scala anche quando è una sola persona a guidare il cambiamento. Non è stata però da sola: l’assistenza di Jotform è sempre stata presente ogni volta che aveva bisogno di una mano.

“Il vostro team è stato eccezionale nell’aiutarci ogni volta che abbiamo avuto problemi o domande, ed è stato davvero prezioso per snellire tutto quanto.”

Alla Lipscomb University i tempi dei moduli cartacei smarriti e dei flussi di lavoro interrotti sono ormai lontani, e l’università è solo all’inizio. Con Jotform Impresa non c’è limite al tempo che si può risparmiare, ai processi che si possono migliorare o al numero di studenti che ne possono trarre beneficio, quando i docenti lasciano da parte le attività ripetitive e si concentrano su ciò che conta davvero: preparare gli studenti a un futuro di successo.