Come creare una richiesta di file in Dropbox

Se vuoi raccogliere file come foto, proposte e moduli da più utenti tramite Dropbox, una soluzione è usare la funzione di richiesta file. È semplice da configurare e consente agli utenti che non hanno un account Dropbox di caricare i file.

Ecco una spiegazione passo dopo passo su come creare una richiesta di file in Dropbox e su come condividere e gestire le richieste di file. Condivideremo anche alcune limitazioni di Dropbox e ti mostreremo perché Jotform combinato con Dropbox è la scelta migliore se hai bisogno di funzionalità più avanzate.

Come creare una richiesta di file in Dropbox

La funzione di richiesta file di Dropbox è ideale per una raccolta di file semplice. Se non hai mai usato Dropbox prima, dovrai creare un account. Dropbox offre tre piani a pagamento e un piano gratuito. La funzione di richiesta file è disponibile in tutti i piani. 

Segui queste istruzioni per creare una richiesta di file su Dropbox:

1. Accedi a Dropbox.
2. Clicca su Richieste di file dal menu a sinistra.

3. Clicca su Richiedi file.

4. Compila i campi titolo, descrizione e cartella. Puoi anche impostare convenzioni di denominazione per i file in arrivo.

Se hai un piano a pagamento, puoi anche inserire una data e un’ora di scadenza, specificare cosa fare con i caricamenti in ritardo e impostare una password per caricare i file.

5. Clicca su Crea.

6. Dropbox aprirà una finestra di dialogo Condividi richiesta di file. Digita i nomi o gli indirizzi email nel campo A per inviare la richiesta di file agli utenti. Puoi anche copiare il link della richiesta di file e incollarlo altrove, ad esempio su un sito web o sui social media. Clicca su Condividi per inviare un’email oppure su Fatto quando hai finito.

Quando gli utenti cliccano sul link di caricamento file, vedranno il campo di caricamento di base. I file che caricano andranno automaticamente nella cartella che hai specificato. Gli utenti non hanno bisogno di avere un account Dropbox per caricare un file.

Come condividere e gestire una richiesta di file di Dropbox

Configurare la richiesta di caricamento di Dropbox è facile, ma il processo non finisce qui. Devi anche gestire la richiesta per assicurarti di ricevere i file di cui hai bisogno.

Condividi la richiesta tramite email o link

Hai la possibilità di inviare il link della richiesta di file di Dropbox via email. Questa opzione funziona bene quando richiedi file a un numero limitato di persone, come amici o colleghi, e conosci i loro indirizzi email. 

Puoi anche copiare il link della richiesta di file di Dropbox e incollarlo altrove, ad esempio su Slack, in un portale clienti, su un sito web o in un post sui social media. Questo metodo è il migliore quando non hai tutti gli indirizzi email delle persone a cui vorresti che rispondessero o se devi rendere il link della richiesta di file disponibile a un grande gruppo di persone. 

Modifica la richiesta dopo averla inviata

Anche dopo aver inviato la richiesta di caricamento di Dropbox, puoi modificarla dalla pagina delle richieste di file. Clicca sulla richiesta di file che vuoi modificare e clicca sull’icona a forma di matita vicino al campo che vuoi modificare. Puoi rivedere il titolo, la descrizione, la cartella di destinazione, la scadenza e la password secondo necessità. Tieni presente che apportare troppe modifiche dopo aver già inviato la richiesta di file potrebbe confondere gli utenti.

Chiudi, riapri o elimina la richiesta

Dropbox ti offre diverse opzioni per gestire la richiesta di file dalla pagina principale delle richieste di file. Clicca sulla richiesta di file e trova l’azione che vuoi completare.  

Se vuoi smettere di ricevere caricamenti, clicca su Chiudi richiesta. Puoi anche cliccare su Riapri richiesta se vuoi riprendere a ricevere file. Usa l’opzione Elimina se non hai più bisogno della richiesta di file.

Un rapido promemoria: le richieste di file di Dropbox hanno dei limiti

Sebbene la funzione di richiesta file di Dropbox sia facile da usare, non è ideale per tutti i casi d’uso. Ha delle limitazioni, quindi Dropbox da solo potrebbe non soddisfare le tue esigenze. Tieni a mente questi possibili ostacoli:

• Funzionalità di base: Dropbox fornisce solo un modulo di caricamento essenziale, il che rende difficile creare un’esperienza di caricamento file personalizzata o un modulo di ricezione professionale. Inoltre, non puoi fornire maggiore contesto ai tuoi utenti sulla tua richiesta di file. 
• Utilizzo dello spazio di archiviazione: tutti i file caricati che arrivano tramite la richiesta di file vengono conteggiati nel tuo limite di archiviazione di Dropbox. Questo può essere problematico se richiedi file di grandi dimensioni.
• Limite di dimensione della richiesta di file di Dropbox: il tuo piano Dropbox limita la dimensione dei file che puoi richiedere. I piani di livello superiore possono richiedere file di dimensioni maggiori rispetto ai piani gratuiti o di livello inferiore. 
• Scadenza della richiesta di file di Dropbox: il piano gratuito non ha la possibilità di impostare scadenze; questa funzione è limitata ai piani a pagamento. 
• Fusi orari: gli orari di scadenza sono legati al tuo fuso orario, non a quello dei tuoi utenti.
• Password: puoi aggiungere una password solo con un piano a pagamento e dovrai condividere la password con gli utenti separatamente.
• Cartella di destinazione privata: i file caricati sono privati per impostazione predefinita. Devi condividere le cartelle o i file con gli altri che necessitano di accesso.
• Caricamenti errati: se un utente carica un file errato, può inviare il file corretto utilizzando lo stesso link di caricamento. Tuttavia, entrambi i file appariranno nella tua cartella Dropbox, il che può generare confusione.

Dropbox offre diversi vantaggi per l’archiviazione e la condivisione dei file, ma gli mancano alcune funzionalità distintive. Puoi ampliare le sue capacità utilizzando Dropbox insieme a un altro strumento: Jotform.

Hai bisogno di un flusso di lavoro di caricamento più completo? Usa Jotform con Dropbox

Se il tuo obiettivo principale è la raccolta di file di base, allora le richieste di file di Dropbox saranno adeguate. Tuttavia, se vuoi migliorare l’esperienza di richiesta file per gli utenti ma continuare a usare Dropbox per l’archiviazione, Jotform può aiutarti.

Jotform è un costruttore moduli leader che semplifica la raccolta di file e invii in un unico posto tramite moduli personalizzati. Funziona perfettamente con Dropbox, così puoi archiviare i file che raccogli nelle tue cartelle Dropbox.

Ecco come puoi creare moduli Dropbox con Jotform:

1. Crea moduli di caricamento file personalizzati: il costruttore drag-and-drop di Jotform semplifica la creazione di un modulo di richiesta file senza bisogno di codice. Non devi creare i moduli da zero; Jotform ha diversi modelli di moduli di caricamento file e moduli Dropbox, tra cui un modulo Inviaci il tuo file. Puoi selezionare un modello e modificarlo in base alle tue esigenze di richiesta file, e puoi aggiungere il tuo branding per creare un’esperienza fluida per i tuoi utenti. 
2. Integra Jotform con Dropbox: l’integrazione nativa di Jotform con Dropbox semplifica la connessione tra i due strumenti. Una volta configurata l’integrazione, ogni file che raccogli tramite il modulo di caricamento file andrà nella tua cartella Dropbox.
3. Condividi il modulo di caricamento file con gli utenti ovunque: puoi condividere il modulo di caricamento file via email, sito web, SMS o social media, oppure puoi fornire un link. 
4. Raccogli tutti i caricamenti di file in Dropbox: quando gli utenti caricano file tramite il modulo, ogni file verrà automaticamente archiviato nella tua cartella Dropbox. Gli utenti possono persino caricare file dal loro dispositivo mobile.

Le richieste di file di Dropbox sono ideali per esigenze semplici, ma quando vuoi un’esperienza più completa, come un modulo di caricamento file personalizzato o la possibilità di caricare da dispositivi mobili, usare Jotform con Dropbox è la soluzione giusta. Puoi raccogliere i file in un unico luogo sicuro migliorando al contempo il processo sia per te che per i tuoi utenti.

Scopri Jotform oggi e vedi quanto è facile creare un modulo di ricezione file e collegarlo a Dropbox.