Eén ding werd duidelijk na gesprekken met enkele van onze bètagebruikers die hebben geëxperimenteerd met functies van Jotform AI Data Assistant: De export-naar-werk-lus is echt.
Wanneer gebruikers gegevens opslaan en/of downloaden van het ene platform en deze openen in een ander, alleen om ze te bewerken in de software die ze gewend zijn, is dat “exporteren om te werken”.
En bijna iedereen kent deze workflow omdat we het allemaal wel eens hebben gedaan.
Het kan er zo uitzien: reacties verzamelen > CSV downloaden > Excel openen (of een andere spreadsheet-app) > filteren > gegevens opschonen > berekenen > grafiek maken > iemand e-mailen.
Maar nu AI is ingebed in onze workflows, is exporteren om te werken – hoewel nog steeds noodzakelijk voor sommige taken – niet langer de meest efficiënte manier om dingen gedaan te krijgen, vooral als het gaat om je formulierinzendingen.
De AI-ondersteuning waar ik aan denk is het soort dat waarde biedt omdat het ingewikkelde, datagerelateerde taken omzet in duidelijke en begrijpelijke informatie die gemakkelijk aan anderen kan worden overgebracht.
Tot de mogelijkheden van de Data Assistant behoren enkele zeer handige functies waarmee je gegevens conversationeel kunt organiseren en analyseren voordat je de oude export-naar-werk-tweesprong aangaat.
Je zult nog steeds gegevens exporteren voor grotere use cases (God weet dat spreadsheets nergens naartoe gaan), maar je kunt minimaal wat tijd besparen aan de voorkant door inzichten te krijgen voordat je export plaatsvindt.
Hier zijn zeven taken die je gemakkelijk conversationeel kunt afhandelen voordat je naar een ander hulpmiddel grijpt.
Krijg snel een totaal of uitsplitsing
Het zou geen data-export moeten vergen om snelle inzichten uit je gegevens te halen. In het vorige schooldistrict-voorbeeld, dat verschillende voorbeeldscholen en hun informatie vermeldt, heb ik de Jotform AI Data Assistant gevraagd: Hoeveel bestellingen heeft elke school per maat ingediend?
Binnen enkele seconden krijg ik een uitsplitsing van bestellingen per school, die ik vervolgens kan communiceren naar de belanghebbenden die om de informatie hebben gevraagd, in een e-mail naar een leverancier kan zetten, of gewoon als referentie kan gebruiken.
Vind de reacties die aandacht nodig hebben
Op momenten waarop elke minuut telt, komt het vermogen om conversationeel informatie op te vragen bij een assistent goed van pas. In dit voorbeeld identificeert de assistent snel onvolledige registraties op mijn verzoek, zodat ik verder kan met de volgende stappen.
Analyseer open feedback
Of het nu gaat om producten, mensen of iets anders, klantfeedback is wat verbetering stimuleert. Nu kun je de meest constructieve feedback begrijpen met behulp van een prompt – en bespaar je in het proces waardevolle tijd.
In het vorige voorbeeld kun je de assistent bijvoorbeeld vragen om een thema van de meest kritische klantfeedback te benadrukken, zodat je snel kunt handelen of een conclusie kunt geven in een vergadering. Dit komt echt goed van pas op grote schaal, wanneer je honderden (of zelfs duizenden) individuele reacties samenvat.
Creëer een directe visualisatie
Voor je formulierinzendingsgegevens hoef je, in plaats van gegevens te downloaden, een spreadsheet te openen, de gegevens te filteren en een grafiek te maken… gewoon een grafiek te maken.
Je krijgt een directe visualisatie die inzichtelijk en deelbaar is, met dank aan de Jotform AI Data Assistant. Hier heb ik een snelle, downloadbare grafiek gemaakt van registraties per schoolniveau.
Creëer een gestroomlijnde weergave van je gegevens
In dit voorbeeld stroomlijn ik de manier waarop ik mijn gegevens bekijk.
Breng een uniforme wijziging aan in records
Als je grootschalige wijzigingen moet aanbrengen (of je gegevens opnieuw moet rangschikken) binnen je tabel, kun je dit snel en op grote schaal doen met hulp van de assistent. In dit voorbeeld vereist het simpelweg archiveren van een handvol items niet meer dan een eenvoudige prompt.
Zet de volgende stap op basis van data-inzichten
De gegevens die we bekijken zijn meestal slechts een opmaat naar onze volgende actie. Voor dit onderwijsvoorbeeld wil ik de schoolgegevens bekijken voordat ik een e-mail naar de schoolhoofden stuur, zodat het district de voortgang kan blijven boeken.
Dat is eenvoudig genoeg te doen met Jotform’s AI Data Assistant, waar de taak zo algemeen kan zijn (“Stel een herinnering op voor elke school waarvan de registratiefase nog in behandeling is”) of zo specifiek als ik nodig heb (bijvoorbeeld: “Stel individuele herinneringen op voor scholen waarvan de registratiefase in behandeling is en waarvan het budget meer dan € 25.000 bedraagt. Spreek het schoolhoofd bij naam aan.”).
Krijg sneller inzichten door niet-essentiële onderdelen van je workflow te schrappen
Kijk, spreadsheets zijn allesbehalve verouderd. We hebben allemaal goede redenen om ze te gebruiken, of het nu gaat om samenwerking met een afgesproken Enterprise-tool of serieuze data-analyse die efficiënter wordt uitgevoerd in de functierijke Excels van deze wereld.
Maar de komst van de Jotform AI Data Assistant (en vergelijkbare tools) biedt nu de mogelijkheid om snellere, meer aanvullende inzichten te verkrijgen uit je formuliergerelateerde gegevens.
Het verkrijgen van deze inzichten hoeft geen formele oefening meer te zijn. Voordat je in de verleiding komt om je gegevens te exporteren om een wijziging aan te brengen, probeer dan de wijziging direct in je Jotform-tabel aan te brengen.
Verstuur Opmerking: