Kitchener-Waterloo Multicultural Centre + Jotform Enterprise: Resultados em resumo
Economia anual
US$ 100.000
Nº de envios de formulários
Mais de 35.000
Nº de integrações de formulários
4 (Microsoft Power Automate, Mailchimp, Google Sheets e webhooks)
Desde 1967, o Kitchener-Waterloo Multicultural Centre (KWMC), em Ontário, atua como um centro de apoio a imigrantes, refugiados, estudantes internacionais e membros da comunidade em toda a região.
A organização oferece serviços de acolhimento e integração, auxílio para o emprego, programas de idiomas e serviços de interpretação e tradução. Todos os anos, ela também realiza um dos maiores festivais multiculturais do Canadá, reunindo dezenas de milhares de pessoas para celebrar a diversidade.
Por trás de todo esse impacto está uma pequena equipe sem fins lucrativos, empenhada em reduzir barreiras e ajudar os recém-chegados a prosperar. Como muitas organizações do setor, ela precisava de sistemas capazes de acompanhar a escala crescente do seu trabalho.
Foi aí que o Jotform Enterprise entrou em cena.
Removendo barreiras que atrasam o trabalho da missão
Antes de adotar o Jotform Enterprise, as solicitações de serviço de interpretação do KWMC eram atendidas, em grande parte, por telefone.
A equipe atendia às ligações, anotava os detalhes, entrava em contato com os intérpretes e registrava tudo depois. Isso funcionou por um tempo, mas, com o aumento da demanda, o processo se tornou ineficiente e difícil de gerenciar.
A organização precisava de uma forma melhor de coletar as informações certas logo no início. Detalhes como duração do atendimento, requisitos de idioma, necessidades de agendamento e local eram essenciais para coordenar os serviços de interpretação com eficácia.
Ao mesmo tempo, por ser uma pequena organização sem fins lucrativos, ela tinha uma filosofia de aquisição bem direta. Como explica Mac Summers, diretor de Finanças e Serviços Empresariais, a abordagem da equipe era simples: escolher o líder de mercado. No segmento de formulários e fluxos de trabalho, esse líder era o Jotform.
Eu recomendaria totalmente.
Mac Summers, diretor de Finanças e Serviços Empresariais, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Automatizando processos manuais para agilizar os fluxos de trabalho
Com o Jotform Enterprise, o KWMC criou um sistema que permite que agências parceiras e clientes solicitem serviços de interpretação on-line.
Em vez de depender de ligações telefônicas, os solicitantes agora enviam um formulário on-line com todas as informações necessárias. Só isso já reduziu significativamente a troca de mensagens e a carga administrativa.
Mas a verdadeira transformação aconteceu quando a equipe implementou fluxos de trabalho automatizados.
Usamos o [Jotform Enterprise] em quase todos os departamentos.
Mac Summers, diretor de Finanças e Serviços Empresariais, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Depois que um formulário é enviado, os e-mails, as aprovações e as notificações apropriados são acionados automaticamente e encaminhados às pessoas certas. As solicitações avançam com fluidez pelo sistema, sem a necessidade de supervisão manual constante.
A organização chama esse sistema de Language Interpreter Services Application, ou LISA, na sigla em inglês. Ele funciona como uma plataforma de trabalhos sob demanda para intérpretes, que atuam como prestadores de serviços, e não como funcionários.
Milhares de fluxos de trabalho são automatizados pela LISA todos os anos. Sem a automação, não seria possível gerenciar esse volume com o mesmo número de funcionários.
“Funciona muito bem”, diz Summers.
Capacitando equipes em todos os departamentos
O que começou como uma solução para os serviços de interpretação logo se espalhou por toda a organização.
“Usamos em quase todos os departamentos”, diz Summers.
Hoje, os formulários são usados para a triagem de clientes, processos internos, coordenação de programas e muito mais. Diferentes seções dos formulários podem ser exibidas ou ocultadas para se adequar melhor ao público que os preenche. A equipe de triagem, os intérpretes e os clientes veem apenas as informações relevantes para eles.
Os intérpretes, por exemplo, podem registrar as horas trabalhadas diretamente pelo formulário, além de informar despesas com estacionamento ou deslocamento. Isso elimina a papelada extra e mantém todos os registros organizados em um só lugar.
O sistema também se integra a outras ferramentas essenciais do KWMC.
Com o Microsoft Power Automate, os envios de formulários acionam automaticamente a criação de ordens de compra e ordens de venda no livro-razão geral da organização. Quando uma fatura é aprovada, os lançamentos contábeis são gerados automaticamente.
Esse nível de automação é especialmente valioso para programas financiados por subsídios governamentais. Por exemplo, a organização presta serviços de interpretação a abrigos para vítimas de violência doméstica, um trabalho financiado em parte pela província de Ontário. Os financiadores exigem relatórios detalhados sobre como os serviços são prestados.
Como o Jotform alimenta diretamente os sistemas financeiros e de relatórios da organização, essas informações já ficam estruturadas e acessíveis.
Para líderes de organizações sem fins lucrativos que, de outra forma, precisariam gastar incontáveis horas preparando relatórios, esse tipo de automação pode mudar completamente o jogo.
Implementando sistemas que acompanham o crescimento
Desde a adoção do Jotform Enterprise, os ganhos de eficiência do KWMC têm sido significativos.
Segundo Summers, sem o sistema LISA, desenvolvido com o Jotform Enterprise, a organização provavelmente precisaria contratar dois funcionários em tempo integral adicionais apenas para dar conta do fluxo de trabalho.
Para muitas organizações sem fins lucrativos, contratar dois novos funcionários, com salários anuais de cerca de US$ 50.000 cada, como no caso do KWMC, simplesmente não é realista. A automação oferece à equipe, na prática, a capacidade de que ela precisa sem comprometer o orçamento.
Além da automação de fluxos de trabalho, o KWMC encontrou outras formas criativas de usar a plataforma.
Com os Agentes de IA do Jotform, a organização criou um chatbot de IA em seu site para ajudar a responder às dúvidas recebidas sobre o Kitchener-Waterloo Multicultural Festival, que atrai cerca de 65.000 participantes por ano. O chatbot responde a perguntas comuns de visitantes, fornecedores e membros da comunidade. Se encontra algo que não sabe responder, ele envia automaticamente um e-mail ao coordenador do evento para acompanhamento.
A organização também conecta o Jotform ao Mailchimp para otimizar as comunicações por e-mail. Quando os clientes preenchem os formulários de triagem, as informações deles são adicionadas automaticamente às listas de e-mail apropriadas. Isso ajuda a equipe a conectar os recém-chegados a programas e comunidades relevantes, como o programa Conversational English, que reúne participantes e voluntários para praticar o idioma semanalmente.
Criado pensando nas organizações sem fins lucrativos
Segurança e acessibilidade são igualmente importantes em ambientes de organizações sem fins lucrativos. O KWMC usa o login único (SSO) para gerenciar o acesso dos usuários, permitindo que a equipe faça login com segurança, sem nenhuma configuração complicada.
“O SSO é um diferencial bem-vindo”, diz Summers.
Para uma organização que gerencia a própria TI internamente, a facilidade de implementação faz diferença. Quando a tecnologia funciona sem atritos nos bastidores, as equipes do KWMC podem se manter focadas no que mais importa: atender às suas comunidades.
Ampliando o impacto na comunidade
Todo líder de organização sem fins lucrativos entende o dilema entre o trabalho administrativo e o trabalho voltado à missão. Quanto mais tempo as equipes gastam gerenciando planilhas, correndo atrás de aprovações e processando solicitações manualmente, menos tempo têm para ajudar as pessoas.
Ferramentas como o Jotform Enterprise ajudam a reequilibrar essa balança.
Para a equipe do Kitchener-Waterloo Multicultural Centre, os resultados falam por si.
“Eu recomendaria totalmente”, diz Summers.
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