Шаблони за Поръчки за Работа
Относно Поръчка за работа
Работните поръчки предоставят подробности за всички предстоящи услуги, които тепърва трябва да бъдат изпълнени и таксувани, което ги прави предшественици на фактурите. Те се използват най-често от бизнес услугите и могат да бъдат изпратени външно от клиент или вътрешно, за да докладват за проблем на друг отдел. В допълнение към предоставянето на обобщение за заявените услуги на клиентите, работните поръчки помагат на предприятията да следят по-добре предстоящите проекти и следователно са от решаващо значение за оптимизирането на работния процес.
Jotform ви дава възможност да запазите всички изпратени работни поръчки в PDF-и, до които можете лесно да осъществите достъп, изтеглите и споделите. Независимо дали предоставяте творчески услуги, услуги за поддръжка или нещо между тях, тези PDF шаблони за работни поръчки са идеални за малкия бизнес и фрийлансъри, които нямат достатъчно бюджет или натоварване за инсталиране на софтуер за управление на работни поръчки.
Не е необходимо да сте професионален дизайнер или разработчик, за да използвате PDF редактора на Jotform - но ако сте, пак няма да е необходимо да изчерпвате техническите си умения. След като изберете най-добрия шаблон за работна поръчка за вашия бизнес, използвайте нашата проста система за плъзгане и пускане, за да пренапишете формовите полета, да пренаредите елементите на формата и да добавите вашето лого, за да отговаря най-добре на вашите бизнес нужди. Ще получите персонализиран шаблон за работна поръчка, който автоматично прехвърля работни поръчки в PDF-и, което улеснява едновременното управление на данните и производителността.
Често задавани въпроси
1) Какво е шаблон за работна поръчка?
Бизнесите използват работни поръчки, за да документират какви услуги е поискал клиента и цената на тези услуги. Шаблонът на работна поръчка е предварително изготвен документ, който очертава детайлите, които обикновено се включват в работна поръчка. Фирмите за услуги, които трябва да изготвят много работни поръчки или искат да спестят време за документация и административна работа, често използват тези шаблони.
Бизнесът създава работна поръчка, преди да започне работата, за да документира заявките и да гарантира, че може да изпълни тези заявки и да ги таксува. След приключване на работата клиентите получават фактура.
2) Кога имате нужда от шаблон на работна поръчка?
Целта на работната поръчка е да изясни работата или услугата, която вашият бизнес ще извърши. Шаблонът на работна поръчка дава на вашия бизнес готов формат, който можете да използвате повторно за различни клиенти, без да се налага всеки път да преоткривате колелото. Тези шаблони обхващат различни типове работа, включително
- Поддръжка на съоръжения
- Автомобилен сервиз
- IT услуги
- Озеленяване
- Почистване
- Инспекции
С шаблоните, вашият бизнес може да намали количеството административна работа, която е необходима за проследяване на всеки проект, като увеличи производителността и максимизира времето на служителите.
3) Какво трябва да включва шаблона на работна поръчка?
Вашите работни поръчки вероятно ще включват елементи, уникални за вашия бизнес, като вашата марка и специфична индустриална терминология. Има обаче няколко ключови елемента, които са от съществено значение за всяка работна поръчка, като например
- Кой разрешава работата
- На кого е възложена работата
- Описания на задачите за изпълнение
- Необходими материали и труд
- Начални и крайни дати
- Очаквана времева линия
- Допълнителни коментари
След като сте сигурни, че сте включили цялата жизненоважна информация в шаблона на вашата работна поръчка, вие можете да персонализирате нейния външен вид и други детайли, за да отговарят на вашата марка. Персонализирането на дизайна на вашия шаблон чрез добавяне на лого или специфични цветове помага на клиентите да разпознаят вашата марка и да я свържат с вашата работа.
4) Как създавате работна поръчка?
Разбирането как да създадете шаблон за работна поръчка е съществена част от всеки успешен бизнес с услуги. Създаването на шаблон на работна поръчка ще спести значително време на вашия екип, като намали административната им работа и рационализира процесите на документиране.
За да създадете работна поръчка, изпълнете следните стъпки:
- Определете задачата за изпълнение.
- Create the work order, ideally using a template. To do this In Jotform, just choose a template from the template library, click Use Template, then customize it to meet your needs.
- Планирайте работната поръчка.
- Възложете работата на служител.
След като задачата приключи, добавете окончателната документация за работата и затворете работната поръчка.
След като създадете зададен шаблон на работна поръчка, повторете този процес и използвайте отново шаблона, ако е необходимо. Jotform има редица шаблони на работни поръчки, които да отговарят на вашите нужди, така че не е нужно да създавате такъв от нулата.
5) Може ли работна поръчка да се използва, като фактура?
Въпреки че работните поръчки и фактурите съдържат голяма част от същата информация, важно е тези документи да се съхраняват отделно. Основната причина, поради която не трябва да използвате работни поръчки като фактури, е да ви помогнем да поддържате точни записи за напредъка на проекта.
Като съхранявате работните поръчки и фактурите отделно, имате конкретна документация за графика на проекта. Освен това имайте предвид, че въпреки че вие можете да създадете работна поръчка, въз основа на първоначалния обхват на проекта, вие може да се наложи да включите допълнителни такси и да отчетете възможни усложнения във фактурата за финансови цели. Това включва промени в последната минута, допълнителни ресурси и надхвърляне на прогнозните работни часове.
6) Какви са ползите от шаблоните на работни поръчки?
Фирмите за услуги вече имат достатъчно, за да следят, поради което генерирането на нови работни поръчки за всеки клиент е толкова трудно. Шаблоните за работни поръчки предлагат на фирмите за услуги бърз, лесен и повторяем начин за генериране на работни поръчки за техните клиенти. Използването на шаблон дава на вашия екип последователен, повтарящ се начин за проследяване на работата, държейки всеки отговорен.
Освен че са лесни за използване, онлайн шаблоните на работни поръчки предлагат дигитално решение, което е по-бързо и по-ефективно от традиционната документация. Използването на един и същ шаблон за всяка работна поръчка също така гарантира, че сте отчели всички детайли, спестявайки на екипа ви главоболието от необходимостта да се свържете с клиентите.
Тези шаблони са само предложени форми. Ако използвате форма, като договор или за събиране на лична (или лична здравна) информация или за някаква друга цел с правни последици, препоръчваме ви да си направите домашното, за да сте сигурни, че спазвате приложимите закони и да се консултирате с адвокат, преди да разчитате на някаква конкретна форма.