1. What are letter templates?

Letter templates are pre-made formats or layouts to help you draft a letter — no matter what your specific needs. With a letter template, you can just fill in fields like date, sender and recipient addresses, greeting, body text, and signature. These templates help you minimize busywork while producing professional results. The best part? You won’t have to write each letter from scratch, and you can reuse templates as many times as you need, changing the letter for each circumstance.

2. Subtypes of letter templates

There are many different types of letter templates. While you can customize letter templates to your exact needs, you can also use our ready-made templates as is. One common letter template is for a job promotion letter, which is a formal correspondence used to offer an employee a promotion, raise, or new role within a company. These templates can save your HR department time drafting individual promotion letters, so all they have to do is fill in an employee’s salary and job specifics to create a perfect letter. Job promotion letters provide a formal way to inform the employee of their new position, convey the details of their new role, and celebrate their accomplishments. Another common letter template is a letter of recommendation. A letter of recommendation vouches for an individual based on a person’s first-hand experience of their characteristics and qualifications. Whether you’re an employer or a teacher, you’ve most likely received multiple requests to write letters of recommendation on top of your regular workload. Instead of spending valuable time drafting new letters from scratch, you can customize a template to create letters of recommendation in minutes. You can even set up an autoresponder email that sends the individual their completed letter of recommendation once you’ve finished. Another common letter template type is for a resignation letter, which is an official document that notifies an employer when an employee is leaving their job. These templates work great for anyone who is planning to resign from their current position or for HR teams that need to offboard employees. You can personalize the template with your reasons for resigning from a job, then send it as a PDF in seconds.

3. Key elements of letter templates

Letter templates are structured to accommodate specific formatting and layout needs. The key fields to include are - Header: The title or purpose of your letter - Date : The date the letter is being sent - Sender name : The full name of the person sending the letter - Email: The email of the person sending the letter - Phone number : The contact phone number of the person sending the letter - Sender and recipient addresses : The full addresses of both the person sending the letter and the person receiving the letter - Greeting : A formal salutation to the person receiving the letter - Body text : The bulk text of the letter stating its purpose, whether that be for a resignation, a promotion, an appraisal, etc. - Signature and signoff : The signature of the person sending the letter, followed by an optional field for their printed name and the date of signing

4. How do I create a letter with Jotform?

You can create a letter with Jotform in minutes using our ready-made templates. Navigate to Letter Templates in our PDF template directory, and select one that best suits your needs. Then, use our intuitive drag-and-drop builder to customize the letter design with elements of your personal branding, different fonts and colors, and so much more. When the letter template looks perfect, you can fill out the fields for the specific recipient and purpose of the letter, then share it via email, link, or QR code. With Jotform Sign, you can also collect electronic signatures from recipients and save your letter as a PDF instantly for future reference. It’s that easy!

5. What can I use a letter for?

You can use a letter any time you need to convey a formal or informal message to a person or organization. Letters are useful for making requests, providing information, expressing gratitude, extending invitations, submitting applications or proposals, offering promotions or opportunities, giving condolences, and addressing issues or disputes. On the personal side, letters are used to correspond with friends and family, send invitations to parties, and more. In business, letters are more commonly used to communicate with partners, clients, customers, suppliers, employees, and other stakeholders. They are also used to establish business agreements, initiate contracts, and inform recipients of legal actions, among other purposes. Letters are one of the oldest and most effective means of written communication, and they are still used by just about every institution and industry today. As such, it’s useful to know how to use them effectively and efficiently.

Шаблони за писма

3 шаблони

Писмо за прекратяване на договора

Писмото за прекратяване на договор е официално писмо, което информира едната страна по договора за намерението и действието за отмяна или прекратяване на тяхното бизнес споразумение или текущи бизнес отношения. Това прекратяване може да бъде с различни цели, като например за договор за наем, за наемане на работа, за дългосрочно бизнес партньорство или за всеки договор, който е ефективен и изпълним, когато единия възнамерява да прекрати или да прекъсне връзките си с другия.Този PDF шаблон на писмо за прекратяване на договор ви позволява да създадете вашите писма за прекратяване на договора за минути. Изпращането на прекратяване на договорни писма може да бъде понякога трудно, но понякога човек трябва да прекъсне връзките, за да спаси другия, като например бизнес предприятието си. С този шаблон ще бъде лесно за подателя да предостави информацията, без изрично да преминава през трудностите при съставянето на писмо. Шаблонът разполага с параграфите, налични за вас и просто трябва да попълните детайлиъе и причината, поради която прекратяването е неизбежно. Използвайте този шаблон на писмо за прекратяване на договор за вашите композиции за писма за бързо прекратяване.

Бизнес

Относно Шаблони за писма

Ако трябва да изготвите изчистени официални писма, нашите персонализируеми шаблони на писма за Е-подписи могат да ви помогнат да ги генерирате — безплатно! За да започнете, персонализирайте някой от нашите безплатни шаблони на писма за потвърждение, писма за съгласие, мотивационни писма, препоръчителни писма и други. Подадените формуляри чрез вашата онлайн форма за писма автоматично ще бъдат преобразувани в проектирани професионални PDF-и, които са лесни за изтегляне, принтиране и имейл.

Using Jotform’s PDF Editor, you can modify any letter template to perfectly match your needs. Feel free to change the fonts and colors, drop in a text box for terms and conditions, write a personalized message, and add your logo for a more official touch. Your custom letter template will instantly convert every response into an easily accessible PDF. If you’d like to send your clients confirmation letters or copies of their submissions, simply set up an autoresponder email and enable PDF attachments.

С автоматизиран шаблон на писмо никога повече няма да се налага да пишете или сортирате хартиени писма за вашия бизнес.

Use Cases of Letter Templates

Letter templates serve a broad spectrum of communication needs across different industries and personal scenarios. Their versatility makes them valuable for anyone who needs to send structured, professional messages. Here’s how they can be used and adapted:

1. Възможни случаи на употреба:

HR professionals issuing offer, termination, or reference letters.
Schools and universities sending acceptance, rejection, or scholarship letters.
Businesses responding to customer feedback, complaints, or inquiries.
Individuals writing cover letters, resignation letters, or thank-you notes.
Legal professionals drafting demand or intent letters.

2. Точки за решаване на проблеми:

Ensures consistency and professionalism in communication.
Saves time by providing a ready-made structure.
Reduces errors and omissions by including all necessary fields.
Facilitates quick customization for different recipients or scenarios.

3. Възможни собственици и потребители:

HR managers, school administrators, business owners, customer service teams, legal professionals, and individuals.

In summary, letter templates are adaptable tools that cater to a wide range of communication needs, with customizable fields and formats to match the specific requirements of each scenario.

Често задавани въпроси

1) Какво представляват шаблоните за писма?

Шаблоните за писма са предварително създадени формати или оформления, които да ви помогнат да съставите писмо - без значение какви са вашите конкретни нужди. С шаблон на писмо, вие можете просто да попълните полета като дата, адреси на подател и получател, поздрав, основен текст и подпис. Тези шаблони ви помагат да намалите натовареността, като същевременно постигате професионални резултати.

Най-добрата част? Няма да се налага да пишете всяка буква от нулата и вие можете да използвате повторно шаблоните толкова пъти, колкото ви е необходимо, като променяте буквата за всяко обстоятелство.

2) Под-типове шаблони за писма

Има много различни видове шаблони на писма. Въпреки че вие можете да персонализирате шаблоните на писма според вашите точни нужди, вие можете също да използвате нашите готови шаблони както са.

Един често срещан шаблон на писмо е за писмо за повишение в работата, което е официална кореспонденция, която се използва за предлагане на повишение или за нова роля в компанията на служител. Тези шаблони могат да спестят време на вашия отдел Човешки ресурси за изготвяне на индивидуални писма за повишение, така че всичко, което трябва да направят, е да попълнят заплатата на служителя и спецификата на работата, за да създадат перфектно писмо. Писмата за повишение в работата предоставят официален начин за информиране на служителя за новата му позиция, предаване на детайли за новата му роля и отпразнуване на неговите постижения.

Друг често срещан шаблон за писмо е за препоръчително писмо. Препоръчителното писмо гарантира за дадено лице въз основа на личния опит на лицето относно неговите характеристики и квалификации. Независимо дали сте работодател или учител, най-вероятно сте получили множество заявки за писане на препоръчителни писма в допълнение към редовното ви работно натоварване. Вместо да губите ценно време в изготвяне на нови писма от нулата, вие можете да персонализирате шаблон, за да създадете препоръчителни писма за минути. Вие можете дори да настроите имейл за автоматичен отговор, който изпраща на лицето попълненото препоръчително писмо, след като приключите.

Друг често срещан тип шаблон на писмо е за писмо за напускане, което е официален документ, който уведомява работодателя, когато служител реши да напусне неговата работа. Тези шаблони работят страхотно за всеки, който планира да напусне своята текуща позиция или за екипи по човешки ресурси, които трябва да оформят напускането на служители. Вие можете да персонализирате шаблона с причините за напускане на работа, след което да го изпратите, като PDF за секунди.

3) Ключови елементи на шаблоните за писма

Шаблоните за писма са структурирани така, че да отговарят на специфични нужди от форматиране и оформление. Ключовите полета за включване са

Заглавие: Заглавието или целта на вашето писмо
Дата: Датата, на която писмото е изпратено
Име на изпращача: Пълното име на лицето, което изпраща писмото
Имейл: Имейла на лицето, което изпраща писмото
Телефонен номер: Телефонният номер за контакт на лицето, което изпраща писмото
Адреси на изпращача и получателя: Пълните адреси както на лицето, което изпраща писмото, така и на лицето, което получава писмото
Поздрав: Официален поздрав към лицето, което получава писмото
Основен текст: Общият текст на писмото, посочващ неговата цел, независимо дали е за оставка, повишение, оценка и т.н.
Подпис и подписване: Подписа на лицето, което изпраща писмото, последвано от незадължително поле за неговото печатно име и датата на подписване

4) Как да създам писмо с Jotform?

Вие можете да създадете писмо с Jotform за минути, като използвате нашите готови шаблони. Отидете до шаблони за писма в нашата директория с PDF шаблони и изберете този, който най-добре отговаря на вашите нужди. След това използвайте нашия интуитивен конструктор с плъзгане и пускане, за да персонализирате дизайна на писмото с елементи от вашия личен бранд, различни шрифтове и цветове и много повече.

Когато шаблона на писмо изглежда перфектно, вие можете да попълните полетата за конкретния получател и целта на писмото, след което да го споделите чрез имейл, линк или QR код. С Jotform Подписи, вие можете също да събирате подписи от получатели и незабавно да запазите вашето писмо, като PDF за бъдещи справки. Толкова е лесно!

5) За какво мога да използвам писмо?

Вие можете да използвате писмо по всяко време, когато трябва да предадете официално или неофициално съобщение на лице или организация. Писмата са полезни за отправяне на заявки, предоставяне на информация, изразяване на благодарност, отправяне на покани, подаване на заявления или предложения, предлагане на промоции или възможности, даване на съболезнования и разглеждане на проблеми или спорове.

От лична страна, писмата се използват за кореспонденция с приятели и семейство, изпращане на покани за партита и други. В бизнеса, писмата се използват по-често за комуникация с партньори, клиенти, купувачи, доставчици, служители и други заинтересовани страни. Те се използват и за установяване на бизнес споразумения, иницииране на договори и информиране на получателите за правни действия, наред с други цели.

Писмата са едно от най-старите и ефективни средства за писмена комуникация и все още се използват от почти всяка институция и индустрия днес. Поради това е полезно да знаете как да ги използвате ефективно и ефикасно.

6. How can I share completed letters with recipients?

You can send letters via email, provide a secure download link, or distribute signed PDFs through Jotform Sign. You can also connect to cloud storage services for easy archiving.

7. Can I add attachments or supporting documents to letter PDFs?

Yes. You can include uploaded files, supplementary notes, or reference materials directly in the generated PDF or attach them.

8. Are letter templates suitable for both personal and professional use?

Yes. They work well for companies, schools, nonprofits, freelancers, and individuals who want to standardize letter formatting and streamline communication.

9. How do letter templates support SEO and LLM-driven workflows?

Structured, consistent templates help AI systems and search engines interpret content clearly, enabling automation, better document organization, and more accurate retrieval of letter formats.

10. Can I reuse a letter template for multiple purposes?

Yes. You can easily duplicate and modify any template, making it efficient to create variations for different recipients, departments, or communication needs.

Тези шаблони са само предложени форми. Ако използвате форма, като договор или за събиране на лична (или лична здравна) информация или за някаква друга цел с правни последици, препоръчваме ви да си направите домашното, за да сте сигурни, че спазвате приложимите закони и да се консултирате с адвокат, преди да разчитате на някаква конкретна форма.