KI startet normalerweise Ihre Arbeit. Jetzt kann sie Ihnen auch beim Abschluss helfen.
Für viele von uns sind Tools wie ChatGPT und Claude zu einem wichtigen Bestandteil unseres Tech-Stacks geworden, die oft verwendet werden, um Aufgaben oder Projekte anzustoßen. Zunehmend hilft uns KI bei Aufgaben wie dem Entwurf von Vereinbarungen, Verträgen, Einwilligungsdokumenten oder Onboarding-Materialien.
Für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Vertriebs-, Finanz- und HR-Teams ist die Erstellung eines Dokuments jedoch nur der Anfang. Wenn dieses Dokument eine elektronische Signatur benötigt, müssen Teams oft in andere Workflows wechseln, um Felder vorzubereiten, Empfänger zu konfigurieren, das Dokument zu versenden und dessen Fortschritt zu überwachen.
Und das ist das zugrunde liegende Problem: KI-Konversationen können nützliche Arbeit produzieren, aber der Workflow stoppt oft, wenn Folgeaktionen erforderlich sind.
Wir lösen dies mit der Einführung von Jotform Signatur für ChatGPT und Claude. Das Plug-in oder der Connector verbindet Ihre KI-Konversation mit einem abgeschlossenen Signaturprozess. Sie verbringen weniger Zeit mit administrativen Aufgaben und bewegen Vereinbarungen stattdessen mit weniger Unterbrechungen von der Konzeption bis zur Signatur.
Mit Jotform Signatur für ChatGPT und Claude bringen wir nicht nur KI zu Dokumenten. Wir bringen Dokument-Workflows zur KI.
Von der Konversation zur signierten Vereinbarung
Mit dieser Produktfunktion können Ihre Konversationen mit Claude und ChatGPT als Zugangswege fungieren und Ihnen Zugriff auf die Funktionen von Jotform Signatur geben, wo Sie bereits arbeiten.
Beginnen Sie mit einer einfachen Eingabeaufforderung, wie zum Beispiel
- „Verwandle diese Verkaufsvereinbarung in ein Dokument für zwei Unterzeichner.”
- „Bereite dieses Einwilligungsformular vor und sende es an den Kunden.”
- „Erstelle eine Geheimhaltungsvereinbarung für einen neuen Auftragnehmer.”
Alles, was Sie tun müssen, ist, das benötigte Dokument mit elektronischer Signatur in einfacher Sprache zu beschreiben oder ein vorhandenes Dokument hochzuladen. Von dort aus können Sie ChatGPT oder Claude verwenden, um Ihr Dokument anzupassen, eine Vorschau anzuzeigen und es zur Signatur zu versenden.
So erstellen und bereiten Sie Dokumente durch Konversation vor
Jotform Signatur für ChatGPT und Claude kann die Anzahl der Schritte (und die aufgewendete Zeit) zwischen der Entscheidung, dass Sie eine Vereinbarung benötigen, und deren Fertigstellung reduzieren. Lassen Sie uns eintauchen, um zu sehen, wie schnell wir von der Identifizierung eines Geschäftsbedarfs zur Erstellung eines umsetzbaren Dokuments gelangen können.
Verbinden Sie das Jotform Signatur Plug-in oder den Connector
Gehen Sie zum Bereich Plugins in ChatGPT oder Anpassen > Connector in Claude. Suchen Sie nach Jotform Signatur und verbinden Sie dann Jotform mit Ihrem Konto.
Beginnen Sie mit einer Eingabeaufforderung
Beschreiben Sie zunächst das benötigte Dokument in einfacher Sprache. In diesem Beispiel habe ich ein HR-Angebotsschreiben für ein kleines Unternehmen generiert. Ich habe meine Anfrage mit „@jotform sign” begonnen, um die Funktion für elektronische Signaturen auszulösen.
In etwa 10–15 Sekunden habe ich eine funktionsfähige Version eines Angebotsschreibens, komplett mit einem Feld für die elektronische Signatur. Möglicherweise muss ich das Dokument anpassen, aber ich habe die Zeit reduziert, die normalerweise benötigt wird, um den Workflow zu starten.
Beginnen Sie mit einem PDF oder einem Dokument, das Sie bereits haben
Mit Jotform Signatur für ChatGPT und Claude ist es genauso einfach, ein vorhandenes Dokument hochzuladen und es in einen Workflow für elektronische Signaturen zu verwandeln.
Im folgenden Beispiel habe ich ein PDF hochgeladen und diese Eingabeaufforderung in der Claude-Oberfläche verwendet: „@jotform sign verwandle dieses PDF in ein signierbares Freigabeformular.”
Jotform Signatur für ChatGPT und Claude unterstützt PDF- und DOCX-Dokumente, und Felder sind anpassbar, wodurch Ihre vorhandenen Geschäftsdokumente zu einem einfachen Ausgangspunkt für Workflows mit elektronischen Signaturen werden.
Vor dem Versenden anpassen
Zurück zu meinem ChatGPT-Beispiel: Es gibt ein paar Bearbeitungen, die ich an meinem Dokument vornehmen möchte, bevor ich den nächsten Schritt gehe. Ich kann diese Änderungen in Sekundenschnelle vornehmen, indem ich einfach beschreibe, was ich in einer zusätzlichen Eingabeaufforderung hinzufügen möchte.
Auf diese Weise machen Sie KI zu einem praktischen Assistenten, der die Dokumentenvorbereitung beschleunigen kann, während Sie die Ergebnisse überprüfen und überarbeiten.
Sie behalten während des gesamten Prozesses die Kontrolle. Durch Klicken auf die Schaltfläche Bearbeiten im Signatur-Dokument können Sie Felder manuell anpassen. Sie können das Dokument auch in Jotform Signatur öffnen oder es vom Bildschirm Bearbeiten aus zur Signatur versenden.
Die Schaltfläche Vorschau im Signatur-Dokument ermöglicht es Ihnen zu sehen, wie das tatsächlich signierte Dokument für jede Unterzeichnerrolle erscheinen wird.
Von einem einfachen Dokument zu einem vollständigen Workflow für elektronische Signaturen
Es ist eine Sache, ein KI-unterstütztes Dokument zu erstellen. Aber Jotform Signatur für ChatGPT und Claude erweitert diese Fähigkeit, um einen ganzen KI-unterstützten Workflow für elektronische Signaturen zu erstellen, was Ihnen einen kürzeren Weg zu einer abgeschlossenen Vereinbarung bietet.
Zum Beispiel kann ich Unterzeichnerrollen definieren, eine Unterzeichnungsreihenfolge für einen Workflow festlegen und CC-Empfänger hinzufügen, bevor ich das Dokument versende.
Zur elektronischen Signatur senden
Jetzt sind wir bereit, von der Dokumentenvorbereitung zur Erfassung elektronischer Signaturen überzugehen. Unser Dokument wird zu einem umsetzbaren Workflow, der im Backend mit Jotform Signatur zusammenarbeitet.
Ich habe die Empfänger für meinen Signatur-Workflow im Chat definiert und eingerichtet.
Zuerst erhält mein Kandidat das Dokument per E-Mail. Sobald er unterschreibt, erhalte ich das Dokument automatisch per E-Mail, um den Workflow abzuschließen.
Halten Sie den Workflow in Bewegung
Schließlich kann ich meinen Workflow in der ChatGPT- oder Claude-Oberfläche in Bewegung halten, indem ich den Signaturstatus überprüfe und die Formularantworten analysiere.
Ich kann auch das Dokument anzeigen und automatisierte E-Mails auf wöchentlicher (oder anderer angepasster) Basis einrichten, um Updates zum Signatur- und Abschlussstatus zu erhalten und fehlende oder inkonsistente Felder zu identifizieren.
Alle Signaturparteien erhalten ebenfalls eine Kopie des abgeschlossenen Dokuments per E-Mail.
Das Ergebnis ist eine KI-gestützte Dokumentenerstellung mit Jotform Signatur-Funktionen, die die Notwendigkeit reduziert, zwischen Tools zu wechseln, und den Weg zu abgeschlossenen Vereinbarungen verkürzt.
KI-Komfort … mit Kontrolle bei jedem wichtigen Schritt
Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument zur Signatur versenden, bedeutet dies, dass eine offizielle Vereinbarung getroffen wird, was Vertrauen in Ihren Workflow für elektronische Signaturen erfordert.
Das Beste an dieser neuen Funktion ist, dass KI die Navigation im Workflow erleichtert. Jotform Signatur treibt den Prozess der elektronischen Signatur an – aber Sie behalten die Kontrolle.
Von der Authentifizierung Ihres Jotform-Kontos bis zur Entscheidung, wann ein Dokument versandbereit ist, können Sie KI verwenden, um administrative Aufgaben in Ihrem Signatur-Workflow zu vereinfachen, während Sie wichtige Geschäftsentscheidungen in Ihren Händen behalten.
Und da diese Integration wichtige Jotform Signatur-Funktionen wie Dokumentenbearbeitung und Erfassung elektronischer Signaturen direkt in Tools wie ChatGPT und Claude einbindet, können Sie finden, was Sie benötigen, und Ihren Workflow in Bewegung halten, ohne die Plattform zu wechseln.
Ein Workflow für elektronische Signaturen, viele Möglichkeiten, ihn einzusetzen
Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie verschiedene Branchen Jotform Signatur für ChatGPT und Claude nutzen können, um ihre Prozesse für elektronische Signaturen einfacher abzuschließen.
| Industry use case | How Jotform Sign for ChatGPT and Claude can speed up workflows |
|---|---|
|
Personalwesen |
Erstellen Sie Angebotsschreiben oder Onboarding-Vereinbarungen, konfigurieren Sie die Unterzeichnerrollen für Mitarbeiter und Personalabteilung, versenden Sie diese und überwachen Sie den Abschluss, damit das Onboarding voranschreiten kann |
|
Vertrieb |
Bereiten Sie eine Kunden- oder Dienstleistungsvereinbarung vor, überarbeiten Sie die Bedingungen, weisen Sie Signaturfelder für Kunden und Unternehmen zu und versenden Sie diese, ohne den Vertriebsworkflow zu unterbrechen |
|
Betrieb |
Erstellen Sie Lieferantenvereinbarungen, Verzichtserklärungen, Genehmigungen oder andere operative Dokumente und koordinieren Sie Signaturen zwischen mehreren Beteiligten |
|
Recht |
Bereiten Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung oder Vereinbarung vor oder laden Sie diese hoch, verfeinern Sie deren Inhalt, konfigurieren Sie Unterzeichnerrollen und Unterzeichnungsreihenfolge, überprüfen Sie diese und versenden Sie sie, wenn sie fertig ist |
|
Beschaffung/Finanzen |
Bereiten Sie finanzielle Genehmigungen oder Autorisierungsdokumente vor, leiten Sie diese an die entsprechenden Unterzeichner weiter und verfolgen Sie ausstehende Signaturen |
Die Dokumente mögen sich unterscheiden, aber das Ziel ist dasselbe: weniger Verwaltungsaufwand zwischen der Identifizierung dessen, was geschehen muss, und der Erfassung der erforderlichen Signaturen.
Halten Sie das Gespräch in Bewegung
Die Erfassung elektronischer Signaturen ist eine der am häufigsten genutzten Funktionen von Jotform. Jotform Signatur für ChatGPT und Claude trägt dieser Nachfrage Rechnung, indem es berücksichtigt, wie viele von uns heute arbeiten: zunehmend beginnen wir unsere Aufgaben in konversationeller KI. KI-Gespräche werden nützlicher, wenn sie natürlich in umsetzbare Workflows übergehen.
Jotform Signatur für ChatGPT und Claude hilft Ihnen, innerhalb derselben Gesprächserfahrung von der Absicht zur Handlung überzugehen. Gehen Sie von einer ersten Eingabeaufforderung zur Dokumentenerstellung, Bearbeitung, Versendung zur Signatur und Fortschrittsverfolgung in derselben Oberfläche über.
Probieren Sie Jotform Signatur für ChatGPT und Claude aus!
Verwandeln Sie eine Eingabeaufforderung oder ein PDF in ein signaturbereites Dokument, versenden Sie es an Beteiligte und verfolgen Sie den Signaturstatus in einem Gespräch. Jotform Signatur für ChatGPT und Claude bringt Vereinbarungen vom Konzept zur Signatur mit weniger Unterbrechungen Ihres Workflows.
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