Die 5 besten Plumsail-Alternativen im Jahr 2026 (Formulare und Dokumentenautomatisierung)

Plumsail hat sich eine treue Fangemeinde unter Teams erarbeitet, die intensiv in der Microsoft 365-Umgebung arbeiten. Die beiden Flaggschiff-Produkte – Plumsail Forms zur Erstellung anspruchsvollerer SharePoint-Formulare und Plumsail Documents zur Generierung von Dateien aus Vorlagen – lösen konkrete Probleme für Unternehmen, die ihre Prozesse über SharePoint und Power Automate abwickeln.

Doch die Ausrichtung auf Microsoft ist ein zweischneidiges Schwert. Manche Teams empfinden die Wartung von Plumsail als aufwendiger, als ihnen lieb ist; sie wünschen sich Formularlösungen, die nicht von SharePoint-Anpassungen abhängen, oder benötigen schlicht eine Plattform, die sich reibungslos in ihre bestehende Systemlandschaft einfügt. Andere wiederum suchen nach besser kalkulierbaren Kosten oder einer Lösung, die weniger stark auf IT-Unterstützung angewiesen ist.

Falls Ihnen das bekannt vorkommt, gibt es gute Alternativen. Hier sind fünf der besten Plumsail-Alternativen für das Jahr 2026 – für SharePoint-Formulare, Genehmigungsworkflows und Dokumentenautomatisierung. Zu jeder Option erfahren Sie, für wen sie sich eignet, wo ihre Stärken liegen und wo sie an ihre Grenzen stößt.

Warum Teams nach Alternativen zu Plumsail suchen

Die meisten Entscheidungen für einen Wechsel sind eher auf praktische Ärgernisse zurückzuführen als auf einen einzelnen, ausschlaggebenden Grund:

• Formularerlebnisse: Plumsail Forms erweitert die nativen SharePoint-Formulare – diese sind zwar leistungsstark, können aber starr wirken. Teams wünschen sich häufig eine schnellere Erstellung von Formulare, eine einfachere Gestaltung sowie einen unkomplizierteren laufenden Wartungsaufwand – idealerweise, ohne bei jeder Änderung die zugrunde liegende SharePoint-Konfiguration anpassen zu müssen.
• Anforderungen an Arbeitsabläufe: Interne Prozesse umfassen in der Regel mehr als nur ein Formular – dazu gehören die Weiterleitung von Eingaben, das Einholen von Genehmigungen, der Versand von Benachrichtigungen sowie die lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation aller Schritte. Je reibungsloser diese Schritte miteinander verknüpft sind, desto weniger manuelle Nacharbeit ist für Ihr Team erforderlich.
• Dokumentenautomatisierung: Das Erstellen einheitlicher PDFs, Angebote, Verträge oder interner Dokumente auf Basis erfasster Daten ist ein zentraler Anwendungsfall von Plumsail – und ein wesentlicher Grund, warum Kunden Alternativen prüfen. Dabei stellt sich meist die Frage, ob die Dokumentenerstellung in denselben Workflow integriert ist wie die Datenerfassung und die Genehmigungsprozesse, oder ob sie über ein separates Tool abgewickelt wird.
• Passung für Microsoft 365: Manche Teams wünschen sich eine „Native-First“-Lösung, die innerhalb des Microsoft-Ökosystems bleibt. Andere bevorzugen ein „Best-of-Breed“-Tool, das sich zwar in SharePoint integrieren lässt, aber nicht darauf beschränkt ist – insbesondere dann, wenn sie zusätzlich Google Workspace, Salesforce oder eine Andere Plattform nutzen.
• Administration und Governance: Wenn sich die Nutzung auf verschiedene Abteilungen ausweitet, gewinnen die Verwaltung von Berechtigungen und mehreren Teams sowie die Standardisierung an Bedeutung. Eine Plattform, die sich einfach zentral verwalten lässt, erspart einem später viel Ärger.
• Budget und Lizenzierung: Die Vorhersehbarkeit von Kosten ist einer der häufigsten Gründe für einen Anbieterwechsel. Nutzungsbasierte oder pro Workflow abgerechnete Modelle lassen sich oft nur schwer kalkulieren; unerwartete Mehrkosten veranlassen Teams dazu, nach transparenteren Preismodellen zu suchen.

Hier sind die 5 besten Alternativen zu Plumsail im Jahr 2026

Hier ist ein kurzer direkter Vergleich, bevor wir zu den detaillierten Analysen kommen. Jede Analyse folgt demselben Aufbau (Einsatzschwerpunkt, Gründe für die Eignung als Alternative, Hauptfunktionen, Einschränkungen bzw. Kompromisse sowie Preisgestaltung), damit Sie die verschiedenen Optionen gezielt für die für Sie relevanten Anwendungsfälle vergleichen können: Formulare im SharePoint-Stil, Genehmigungsworkflows und Dokumentenerstellung.

1. Jotform

Ideal für: Teams, die eine No-Code-Plattform zur Verwaltung von Formularen, Genehmigungsprozessen und Dokumentenerstellung suchen – ohne dabei an ein reines Microsoft-Umfeld gebunden zu sein.

Warum es eine gute Alternative ist: Plumsail wurde in erster Linie für Unternehmen entwickelt, die stark auf SharePoint und Microsoft 365 setzen. Jotform erfasst ebenfalls Daten, steuert Genehmigungsprozesse und erstellt Dokumente – allerdings auf eine umfassendere und leichter zugängliche Weise.

Es funktioniert innerhalb eines weitaus umfassenderen Ökosystems. Jotform lässt sich in Microsoft 365 und SharePoint integrieren und ist mit Google Workspace, Salesforce, HubSpot, Airtable, Slack, Zoom, Stripe, PayPal sowie Tausenden weiteren Tools verknüpft. Damit ist es die ideale Lösung für Unternehmen, die eine Mischung verschiedener Plattformen nutzen, anstatt ausschließlich auf Microsoft-Technologien zu setzen.

Zudem ist es für technisch weniger versierte Anwender einfacher. Viele Workflows von Plumsail basieren auf SharePoint-Anpassungen und der Microsoft-Infrastruktur, was häufig die Einbindung der IT-Abteilung erforderlich macht. Mit Jotform können Fachabteilungen Formulare, Genehmigungsprozesse, Verfahren für elektronische Signaturen, die Dokumentenerstellung sowie sogar Apps und Portale eigenständig erstellen und verwalten – ganz ohne SharePoint-Fachkenntnisse oder die Unterstützung durch Entwickler.

Zudem ist Jotform eine spezialisierte Plattform zur Formularerstellung. Sie bietet Tausende von Vorlagen, bedingte Logik, Zahlungsabwicklung, dialogorientierte Formulare, KI-gestützte Formularerstellung sowie mobile und offline nutzbare Formulare – und eignet sich damit sowohl für Formulare im Kundenkontakt als auch für interne Prozesse. Dank dieser Funktionen gilt Jotform als der beste No-Code-Online-Formularersteller, mit dem sich maßgeschneiderte Formulare für jeden geschäftlichen Bedarf umsetzen lassen.

Wichtige Funktionen: Drag-and-Drop-Formular-Editor, bedingte Logik, „Jotform Smart PDF Forms“ sowie Dokumentenerstellung, Genehmigungsworkflows, elektronische Signaturen, Zahlungsabwicklung, KI-gestützte Formularerstellung, über 20.000 Vorlagen und eine umfangreiche Bibliothek an Integrationen. Besonders hervorzuheben ist, dass die Dokumentenautomatisierung in denselben Workflow eingebettet ist wie die Datenerfassung und die Genehmigungsprozesse: Ein Nutzer füllt das Formular aus, die Daten werden genehmigt, automatisch wird ein PDF erstellt, das Dokument wird zur Signatur weitergeleitet, und die unterzeichnete Kopie wird gespeichert sowie geteilt – alles an einem zentralen Ort.

Einschränkungen oder Kompromisse: Da Jotform kein natives Microsoft-Tool ist, könnten Teams, die sämtliche Daten ausschließlich in SharePoint-Listen oder Dataverse verwalten möchten – oder die eine umfassende, lokale (on-premises) Microsoft-Governance benötigen –, möglicherweise eine native Lösung bevorzugen. Einige erweiterte Verwaltungsfunktionen sind zudem erst in höherwertigen Tarifen oder Enterprise-Plänen verfügbar.

Preise: Jotform bietet einen kostenlosen Einsteiger-Tarif an. Kostenpflichtige Tarife beginnen bei 34 $ und skalieren je nach Anzahl der Formulare, Übermittlungen und Funktionen; zudem gibt es individuelle Enterprise-Preise. Details zu den Tarifen finden Sie auf der Preisseite von Jotform.

2. Microsoft Power Apps

Ideal für: Unternehmen, die stark auf Microsoft setzen und maßgeschneiderte interne Geschäftsanwendungen auf Basis von SharePoint und Dataverse entwickeln möchten.

Warum es eine gute Alternative ist: Wenn Sie Plumsail nutzen, um auf Basis von SharePoint-Daten anspruchsvollere, app-artige Anwendungen zu erstellen, dann ist Power Apps die am stärksten in das Microsoft-Ökosystem integrierte („native“) Alternative. Da es Teil der Microsoft Power Platform ist, lässt es sich nahtlos mit SharePoint, Dataverse, Teams und dem übrigen Microsoft 365 verbinden. Zudem können Sie damit benutzerdefinierte SharePoint-Formulare durch vollwertige Canvas- oder modellgesteuerte Apps (model-driven apps) ersetzen.

Wichtige Funktionen: Editoren für Canvas- und modellgesteuerte Apps, Microsoft Dataverse für strukturierte Daten, Power Automate für Workflows und Genehmigungsprozesse, Premium- und benutzerdefinierte Konnektoren sowie AI Builder zur Anreicherung von Apps mit Intelligenz. Für IT-Teams, die stark auf Microsoft-Technologien setzen, sind insbesondere die Governance- und Administrations-Tools ein entscheidender Vorteil.

Einschränkungen oder Kompromisse: Power Apps weist eine steile Lernkurve auf und erfordert häufig die Einbindung von IT-Fachkräften oder Entwicklern – insbesondere dann, wenn Premium-Connectoren, SQL (Structured Query Language) oder Dataverse zum Einsatz kommen. Die Lizenzierung ist bekanntermaßen komplex; zudem können Premium-Connectoren und Speicherbedarf die Gesamtkosten in die Höhe treiben. Da die Plattform zudem konzeptionell stark auf Microsoft ausgerichtet ist, eignet sie sich weniger für kundenorientierte Formulare oder für Unternehmen, die außerhalb des Microsoft-Ökosystems arbeiten möchten.

Preise: Ein kostenloser „Developer Plan“ deckt die Entwicklung und das Testen außerhalb der Produktionsumgebung ab. Für den produktiven Einsatz kostet „Power Apps Premium“ 20 $ pro Benutzer und Monat (bei mehr als 2.000 Lizenzen sinkt der Preis auf 12 $ pro Benutzer und Monat). Zudem gibt es ein nutzungsbasiertes Modell („Pay-as-you-go“), das über Azure abgerechnet wird und etwa 10 $ pro aktivem Benutzer, pro App und Monat kostet. Bitte überprüfen Sie die Aktuellen Angaben auf der Microsoft-Preisseite, da sich die Lizenzierungsbedingungen vor Kurzem geändert haben.

3. Nintex

Am besten geeignet für: Mittelgroße bis große Unternehmen, die eine robuste, durchgängige Prozessautomatisierung sowie Dokumentenerstellung benötigen – häufig innerhalb einer Microsoft- oder SharePoint-Umgebung.

Warum es eine gute Alternative ist: Nintex entstand ursprünglich als Workflow-Tool für SharePoint und hat sich zu einer umfassenden Plattform für Prozessautomatisierung entwickelt. Wenn Ihre Anforderungen wachsen – etwa in Richtung komplexer, mehrstufiger Genehmigungsprozesse, unternehmensweiter Prozessabbildung oder der Erstellung einer großen Anzahl von Dokumenten –, dann ist Nintex genau für ein solches Komplexitätsniveau ausgelegt.

Hauptmerkmale: Ein Drag-and-Drop-Workflow-Designer; Dokumentenerstellung auf Basis dynamischer Vorlagen; Prozessabbildung und -optimierung (mittels Nintex Process Manager); robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA); Formulare; Analysen; sowie eine umfassende Integration in Microsoft 365, SharePoint, Salesforce und weitere Unternehmenssysteme.

Einschränkungen oder Kompromisse: Nintex richtet sich an Großunternehmen – und das merkt man. Die Implementierung kann einen hohen IT-Aufwand erfordern, und die Preisgestaltung wird in Nutzerbewertungen häufig kritisiert. Die Plattform nutzt eine Kombination aus nutzerbasierten und verbrauchsabhängigen Modellen (basierend auf Workflow-Ausführungen oder Dokumenten), die bei zunehmender Automatisierung schwer kalkulierbar und kostspielig werden können. Für kleine Teams ist die Lösung daher wahrscheinlich überdimensioniert.

Preise: Nintex veröffentlicht keine Preise auf seiner Website; die Kosten werden individuell auf Basis des Bereitstellungsmodells, der Module, der Anzahl der Nutzer sowie des Automatisierungsvolumens kalkuliert. Die Preise variieren je nach Tarif; kontaktieren Sie Nintex oder einen Vertriebspartner, um ein Angebot zu erhalten.

4. PandaDoc

Ideal für: Vertriebs- und Umsatzteams, deren Hauptaufgabe in der Erstellung von Angeboten, Kostenvoranschlägen und Verträgen sowie der Einholung elektronischer Signaturen besteht – dies deckt den Bereich „Dokumente und Signatur“ des Plumsail-Leistungsangebots ab.

Warum es eine gute Alternative ist: Wenn Sie Plumsail Documents hauptsächlich dazu nutzen, Dokumente zu erstellen und zur Unterschrift zu versenden, dann ist PandaDoc ein spezialisiertes, ausgereiftes Tool, das genau für diesen Zweck konzipiert wurde. Es vereint die Erstellung von Dokumenten, Vorlagen, Nachverfolgung und elektronische Signaturen in einem einzigen Arbeitsablauf – mit einem klaren Fokus auf vertriebsrelevante Dokumente, die für Kunden bestimmt sind.

Hauptmerkmale: Ein Drag-and-Drop-Dokumenteneditor, eine Vorlagen- und Inhaltsbibliothek, Preistabellen, rechtsverbindliche elektronische Signaturen, Echtzeit-Nachverfolgung und Analysen, Genehmigungsworkflows sowie CRM-Integrationen mit Tools wie HubSpot und Salesforce.

Einschränkungen oder Kompromisse: PandaDoc ist kein Formular-Editor für SharePoint und keine Plattform zur Automatisierung interner Prozesse; es wurde speziell für Vertriebsdokumente entwickelt und kann daher weder die Formularlösungen von Plumsail noch SharePoint-basierte Workflows ersetzen. Die nutzerbasierte Preisgestaltung kann ins Geld gehen, und einige grundlegende Funktionen – wie CRM-Integrationen oder die Möglichkeit, das PandaDoc-Branding zu entfernen – sind erst in höheren Preisstufen verfügbar.

Preise: Ein kostenloser Tarif umfasst bis zu fünf Dokumente pro Monat mit unbegrenzten elektronischen Signaturen. Die kostenpflichtigen Tarife liegen bei 19 $ pro Nutzer und Monat (Starter, jährliche Abrechnung) bzw. 49 $ pro Nutzer und Monat (Business, jährliche Abrechnung); für Unternehmen (Enterprise) sind individuelle Preise verfügbar. Bei monatlicher Abrechnung fallen höhere Kosten an.

5. Formstack

Ideal für: Teams, die eine All-in-One-„No-Code“-Suite für Formulare, Dokumentenerstellung und elektronische Signaturen suchen – ohne sich an das Microsoft-Ökosystem binden zu müssen.

Warum es eine gute Alternative ist: Formstack entspricht weitgehend der Kombination aus Formularen und Dokumenten, die Plumsail bietet. Die drei Komponenten – Formstack Forms für die Datenerfassung, Documents für die Dokumentenerstellung und Sign für elektronische Signaturen – decken die gleichen durchgängigen Arbeitsprozesse ab. Da sich die Plattform zudem gut in Tools wie Salesforce integrieren lässt, stellt sie einen flexiblen, plattformunabhängigen Ersatz dar.

Hauptmerkmale: Ein Drag-and-Drop-Formular-Editor mit bedingter Logik, Dokumentenerstellung und -zusammenführung auf Basis von Formulardaten oder externen Daten, elektronische Signaturen, Genehmigungsworkflows, mehr als 300 Integrationen sowie – in höheren Tarifen – Optionen, die den HIPAA-Anforderungen entsprechen.

Einschränkungen oder Kompromisse: Formstack bietet keinen kostenlosen Tarif an und ist zudem teurer als viele Wettbewerber. Die Funktionen für Formulare, Dokumente und elektronische Signaturen sind auf verschiedene Tarife verteilt; um den vollständigen Workflow – bestehend aus Formularen, Dokumenten und Signaturen – nutzen zu können, muss in der Regel die kostspieligere „Suite“ erworben werden. Für kleine Teams, die nur einen Teil der Plattform benötigen, kann dies eine erhebliche finanzielle Belastung darstellen.

Preise: Basierend auf aktuellen Angaben externer Quellen beginnt der Basis-Tarif für „Forms“ bei etwa 83 $ pro Monat (bei jährlicher Abrechnung), während die Komplettlösung „Suite“ (Forms + Documents + Sign) bei etwa 250 $ pro Monat liegt. Für die „Enterprise“-Variante wird ein individuelles Angebot erstellt. Diese Angaben sind Richtwerte; bitte überprüfen Sie die aktuellen Preise auf der Website von Formstack, bevor Sie eine Entscheidung treffen.

Die beste Plumsail-Alternative für Ihren Arbeitsablauf finden

Die richtige Wahl hängt davon ab, welche Plumsail-Funktion Sie ersetzen möchten (Formulare, Genehmigungsworkflows, Dokumentenerstellung oder alle drei) und wie stark Sie weiterhin an Microsoft gebunden bleiben wollen. Wählen Sie das Tool passend zu Ihrem Workflow und der technischen Versiertheit Ihres Teams aus – orientieren Sie sich dabei nicht allein am Funktionsumfang:

• Wenn Sie eine No-Code-Plattform für Formulare, Workflows und Dokumente über jeden Stack hinweg suchen: Wählen Sie Jotform.
• Wenn Ihr Team vollständig auf Microsoft setzt und native benutzerdefinierte Apps möchte: Entscheiden Sie sich für Microsoft Power Apps.
• Wenn Sie ein großes Unternehmen mit komplexer, hochvolumiger Prozessautomatisierung sind: Wählen Sie Nintex.
• Wenn Sie hauptsächlich eine Plattform benötigen, die Verkaufsangebote, Verträge und elektronische Signaturen erstellt: Entscheiden Sie sich für PandaDoc.
• Wenn Sie hauptsächlich eine Plattform benötigen, die Verkaufsangebote, Verträge und elektronische Signaturen erstellt: Wählen Sie PandaDoc.
• Wenn vorhersehbare Preise und Benutzerfreundlichkeit für nicht-technische Teams am wichtigsten sind: Beginnen Sie mit Jotform. Es deckt die meisten Anwendungsfälle von Plumsail ab und verursacht die geringsten Einrichtungskosten.

Ganz gleich, wofür Sie sich entscheiden: Nutzen Sie kostenlose Testphasen und Gratis-Tarife, um zu prüfen, wie das jeweilige Tool mit Ihren tatsächlichen Formularen, Genehmigungsprozessen und Dokumenten umgeht – noch bevor Sie sich festlegen.