Wenn die Bestandsverwaltung für Ihr Kleinunternehmen auf Haftnotizen, einer Tabelle mit drei verschiedenen kursierenden Versionen und einem gemeinsamen Laufwerk basiert, das niemand zu aktualisieren vergisst, sind Fehlbestände und Überbestände vorprogrammiert. Ein strukturiertes System schlägt jedes Mal einen Haufen einzelner Tools – und es muss weder kompliziert noch teuer sein, ein solches einzurichten.
Microsoft Forms, der in Microsoft 365 integrierte formulargenerator, ist eine Option für kleine Teams, die eine einfache Möglichkeit benötigen, Bestandszählungen und Lagerkorrekturen zu erfassen. Es ersetzt zwar kein vollständiges Bestandssystem, ist aber ein vernünftiger Ausgangspunkt, wenn Ihr Team ohnehin im Microsoft-Ökosystem arbeitet und einfach nur ein grundlegendes Formular zur Erfassung von Zählungen möchte.
So richten Sie es ein – und wie Sie eine Stufe höher gehen, sobald Sie damit an Ihre Grenzen stoßen.
So verwalten Sie Ihren Bestand mit Microsoft Forms (Schritt für Schritt)
Die Verwendung von Microsoft Forms für die Bestandsverwaltung bedeutet, ein Formular zu erstellen, das Ihr Team jedes Mal ausfüllt, wenn Bestand eingeht, ausgeht oder gezählt wird. Es ist derselbe grundlegende Workflow wie beim Erstellen jedes anderen Microsoft-Formulars, nur mit bestandsspezifischen Feldern.
So erstellen Sie ein Microsoft-Formular zur Bestandsverfolgung:
- Melden Sie sich mit Ihren Microsoft 365-Anmeldedaten bei Microsoft Forms an und klicken Sie dann auf Neues Formular.
- Klicken Sie auf Formular ohne Titel und geben Sie Ihrem Formular einen Namen – etwa „Wöchentliche Bestandszählung“ oder „Protokoll für Bestandskorrekturen“ – und fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu, damit Ihr Team genau weiß, was zu erfassen ist.
- Fügen Sie Ihre Bestandsfelder hinzu. Klicken Sie auf das Pluszeichen (+) und wählen Sie das Format für jedes Feld aus (z. B. ein Text-Feld für den Artikelnamen, die SKU und die Menge sowie ein Datum-Feld für den Zeitpunkt der Zählung).
- Geben Sie die Frage und ggf. die Antwortoptionen ein (sofern relevant). Klicken Sie auf Neue Frage hinzufügen und fahren Sie fort, bis Sie alle benötigten Felder haben.
- Klicken Sie auf Stil, um ein Layout und Farbschema auszuwählen, das das Formular auf jedem Gerät leicht lesbar und überschaubar macht – auch auf einem Smartphone oder Tablet im Lager.
- Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf Antworten sammeln, um das Formular mit Ihrem Team zu teilen. Sie können es per E-Mail oder Link teilen oder sogar einen QR-Code in der Nähe der Regale anbringen, damit Aktualisierungen genau in dem Moment erfasst werden können, in dem sich der Bestand ändert.
Das war’s – aber es gibt einen Haken: Microsoft Forms kann Bestandsdaten erfassen, wurde aber nicht für deren Verwaltung entwickelt. Jeder Eintrag muss von Hand eingegeben werden. Für sich allein kann Microsoft Forms Einheiten nicht automatisch abziehen, wenn sie verkauft werden, oder sie von einer laufenden Gesamtsumme subtrahieren, und es gibt nichts, das Sie warnt, wenn eine SKU zur Neige geht.
Wenn Sie ein dynamisches Bestandssystem möchten, das die Lagerbestände automatisch aktualisiert, sobald Bestellungen eingehen, müssen Sie Microsoft Forms mit Microsoft Power Apps und SharePoint kombinieren – was oft eine individuelle Entwicklung bedeutet, für die die meisten kleinen Teams weder die Zeit noch die Ressourcen haben.
Für einfache Zählungen und einmalige Prüfungen erledigen Microsoft Forms-Funktionen wie Verzweigungslogik und Design-Anpassung die Aufgabe. Für alles darüber hinaus wird es schnell zum Engpass.
So verwalten Sie Ihren Bestand mit Jotform
Wenn Sie etwas Leistungsfähigeres entwickeln möchten – etwas, das sich dynamisch aktualisieren und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann –, ist Jotform eine großartige Alternative zu Microsoft Forms.
Mit Jotform können Sie Bestandsdaten über anpassbare Formulare, verknüpfte Tabellen und No-Code-App-Erstellungstools erfassen und verwalten – ohne ein halbes Dutzend separater Produkte zusammenschustern zu müssen. Alles arbeitet zusammen, innerhalb desselben Systems, ganz ohne Code oder individuelle Entwicklung.
Beginnen Sie mit einem mobilfreundlichen Smart-Formular, das Ihr gesamtes Team nutzen kann, um Bestandskorrekturen von einem Smartphone oder Tablet aus zu erfassen – direkt vom Lager aus, selbst wenn das WLAN schwankt. Jotform bietet mehr als 20.000 kostenlose Formularvorlagen – darunter gebrauchsfertige Formulare zur Bestandsverwaltung – sowie einen Drag-and-drop-Generator, mit dem Sie Layout, Schriftart, Stil und Farben anpassen können.
Jede Übermittlung aus Ihrem Bestandsformular ist direkt mit Jotform Tabellen verbunden, sodass jeder Eintrag in dem Moment, in dem er übermittelt wird, in eine aktive, zentrale Tabelle fließt – ohne manuelle Exporte oder Kopieren und Einfügen. Ihr gesamtes Team hat eine gemeinsame Ansicht der Lagerbestände in Echtzeit, und Sie können das Inventar-Widget von Jotform hinzufügen, um die Annahme von Bestellungen automatisch zu stoppen, sobald der Bestand eines Produkts seine Grenze erreicht.
Mit Jotform können Sie außerdem in Sekundenschnelle eine vollständige, codefreie App zur Bestandsverwaltung erstellen. Jotform Apps sind standardmäßig mobilfreundlich, und gebrauchsfertige App-Vorlagen für die Bestandsverwaltung machen den Einstieg noch schneller. Es gibt Vorlagen für Einzelhandelsgeschäfte, Restaurants und vieles mehr – hier eine kleine Auswahl:
Die integrierte Automatisierung von Jotform übernimmt die wiederkehrenden Teile der Bestandsverwaltung – bedingte Logik, automatisierte E-Mails, Rechnungen und Workflows – zusammen mit über 150 Integrationen. Und für Teams, die Zahlungen entgegennehmen, lässt sich Jotform mit über 40 Zahlungs-Gateways verbinden.
Haben Sie bereits Formulare in Microsoft Forms erstellt? Sie müssen nichts manuell neu erstellen: Das Migrationstool von Jotform überträgt Ihre vorhandenen Formulare (und deren Übermittlungsdaten) in Ihr Jotform-Konto, sodass Sie wechseln können, ohne Ihren Verlauf zu verlieren.
Pro Tip
Für einen genaueren Vergleich der beiden Plattformen lesen Sie die vollständige Gegenüberstellung von Jotform vs. Microsoft Forms.
Verwalten Sie Ihren Bestand mühelos
Mit Microsoft Forms können Sie eine grundlegende Bestandszählung durchführen, aber es ist nicht für eine dynamische Bestandsverwaltung im gesamten Team konzipiert. Es gibt keine automatische Aktualisierung, keine Warnungen bei niedrigem Bestand und keine Möglichkeit, ein Formular in einen vernetzten Arbeitsbereich zu verwandeln, den Ihr gesamtes Team nutzen kann.
Migrate existing forms instantly
Sie müssen Ihre Online-Formulare nicht komplett selbst erstellen. Holen Sie stattdessen vorhandene Formulare und Antworten mit einem Klick in Ihr Jotform-Konto — so können Sie Daten erfassen, ohne etwas zu verpassen.
Your form can not be migrated.
Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.
Jotform schließt diese Lücke mit einer besseren Datenerfassung, integrierter Automatisierung und einem vollständigeren Workflow für die Bestandsverwaltung – alles in einer App, ganz ohne Programmierung.
Überzeugen Sie sich selbst. Testen Sie Jotform noch heute kostenlos.
Dieser Artikel richtet sich an Kleinunternehmer, Betriebsteams, Bestandsmanager und Verwaltungsteams, die eine einfache Möglichkeit suchen, Bestandsdaten zu erfassen und zu verwalten.
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